Scannen, Bearbeiten, Prüfen und Archivieren externer Rechnungen

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1 Scannen, Bearbeiten, Prüfen und Archivieren externer Rechnungen Thomas Heepe Senior Presales Consultant SER HealthCare Solutions GmbH GMDS Rotenburger Archivtage 19./

2 Agenda Kurze Vorstellung SER Motivation Anforderungen an den Markt Umsetzung Beispiel am Kundenprojekt Fazit

3 Agenda Kurze Vorstellung SER Motivation Anforderungen an den Markt Umsetzung Beispiel Kundenprojekt Fazit

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5 Die SER Gruppe 1984 gegründet 320 Mitarbeiter 17 Standorte 39 Mio. Umsatz

6 Ausgewählte SER Kunden Krankenkassen Bayern Sachsen Krankenhäuser Betreiber- Gesellschaften Versicherer

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9 Problem: Die Rechungen wandern durch zu viele Hände (!) =

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11 Anforderungen an den Markt Integrierte Komplettlösung alles aus einer Hand Einfache Integration zu ERPs und vorhandenen Applikationen Erfahrung aus abgeschlossenen Projekten und damit schnelle Implementierung ohne aufwändige Programmierung Hohe Erkennungsraten durch kombinierte Klassifikations- und Abstimmungsverfahren Einfache Ergonomie, Benutzeroberflächen Easy-touse und Anwenderunterstützung durch Assistenten

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13 Scannen Klassifizierung Rechnungsleser Daten- Extraktion Validierung Interne Rechnungsprüfung Bildverbesserung Daten- Import Rechnungsprüfung Buchung ERP-System Externe Rechnungsprüfung Benachrichtigung Prüfung/Freigabe via Web

14 Höchster Grad an Automatisierung Rechnungen mit Bestellbezug Dunkelbuchung direkt im ERP verbuchen

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18 Datengewinnung automatische Datenextraktion aller relevanten Buchungsdaten durch lernende Analyse-Verfahren Überdurchschnittlich hohe Erkennungsraten durch beste Erkennungssoftware (sog. OCR- Engines zur Dokumentumwandlung z.b. ABBYY FineReader) Einfaches Tuning der Erkennungsqualität per Point & Klick

19 Highlights Rechnungsleser Analyse des Dokumententyps (Rechnung, Lieferschein, Bestellung, Gutschrift, Anhang) Vortrainiertes System Selbstlernende Algorithmen Generisch anwendbare Verfahren / Freiform-Technologie Analyse der Rechnungen Vollständig- und Richtigkeit (Anforderung gemäß UStG) Formate (z.b. Datum), Prüfsummen, Beträge Online Abgleich mit Datenbeständen aus ERPs (z.b. Lieferanten-und Bestelldaten)

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21 Rechnungsprüfung direkt im ERP und/oder via Web-Browser z.b. SAP-Workflow Web-Workflow Auf dem SAP Standard Business Workflow basierend Web-basierter Prüfungs- und Genehmigungsworkflow Volle SAP Funktionalität für die SAP-User! Minimale Anforderungen an den Arbeitsplatz!

22 Rechnungsprüfung im ERP (z.b. SAP)

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25 Rechnungsprüfung außerhalb ERP

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27 Highlights Rechnungsprüfung Fertige Schablone mit zentraler Administration für Prozessablauf Verteilte Freigabestrategien, 4-Augenprinzip, Vertreterregelung, etc. Differenzierung der Prozessabläufe pro Buchungskreis, Mitarbeiter, etc. Flexible Integration in und mit bestehenden ERP und Archiv Systemen

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29 Highlights Archivierung Gesetzeskonforme, revisionssichere Langzeit-Archivierung der Belege Zusätzliche DMS-Funktionen z.b. digitale Bearbeitung von Rechnungen (Eingangsstempel, Anmerkungen, Highlighting, etc.) im Prüfungsprozess Archivierung und Verknüpfung mit kreditorischen Vorgängen im ERP System

30 Referenzen aus der Praxis Berufsgenossenschaftliche Klinik: Unfallklinik Murnau (BGU) Börsennotierter Betreiber von Seniorenresidenzen und Pflegezentren: CURANUM AG München Größter kommunaler Krankenhauskonzern Deutschlands: Berliner Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH

31 Unfallklinik Murnau 1953 in Murnau eröffnet im Jahr rund stationäre Patienten, rund Operationen Versorgung von Notfall-Patienten ist an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr sichergestellt

32 Projektinhalte Verarbeitung von FI- und MM-Belegen im ERP System (hier SAP R/3) Vorerfassung / automatisches Buchen bei MM- Belegen durch SER InvoiceMaster Adhoc -Prozess ("Abzweigungen") in strukturierten Prozessen mit integrierter Webfreigabe für NON-SAP User Manuelles und automatisches Buchen nach erfolgter Freigabe im ERP System

33 Das sagen unsere Kunden Die SER Lösung passte einfach am besten zu uns und unseren Anforderungen Matthias Tripp, IT-Verantwortlicher für das Projekt

34

35 Zielsetzung & Aufgabenstellung Optimierung der fachbereichs-übergreifenden Geschäftsprozesse Beschleunigung des Belegflusses innerhalb der Organisation Zahlungsziele und Skonto besser ausnutzen Optimierung der Liquiditätsplanung durch Überblick über die im Haus im Umlauf befindlichen Rechnungen

36 Zielsetzung & Aufgabenstellung Beschleunigung der Rechnungserfassung und prüfung und maximal mögliche Extraktion von Belegdaten Einfache Integration des Rechnungsleser (OCR- Lösung) in den Workflow Automatische Zuweisung der Rechnungsbelege an den Zuständigen per Workflow und manuelle Weiterleitung an den Freigeber Systemseitige Unterstützung bei der formalen Prüfung von Rechnungen/Gutschriften im Hinblick auf 14 Abs.4 UStG

37 Sie haben Fragen und Diskussionsbedarf?? Sprechen Sie uns an!

38 Vielen Dank! für Ihre Aufmerksamkeit Thomas Heepe Senior Presales Consultant SER HealthCare Solutions GmbH Innovationspark Rahms D Neustadt/Wied Telefon: Telefax: Internet:

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