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1 Rechnungen mit MS-Word und MS-Excel 1 Es gibt viele Möglichkeiten, ein Rechnungsformular zu erstellen, ohne einen Taschenrechner verwenden zu müssen. Wir zeigen Ihnen heute eine ganz einfache Methode - Sie brauchen keine zusätzliche Software, wenn Sie die Office Suite von Microsoft verwenden: Die im Folgenden beschriebenen Schritte basieren auf MS-Word und MS-Excel Sie können in anderen Versionen dieser Programme abweichen. Meine Oberfläche ist Englisch, die Bezeichnung der in Deutsch angegebenen Optionen kann von den in MS-Word bzw. MS-Excel tatsächlich verwendeten abweichen. 1. Sie brauchen eine Excel-Tabelle Legen Sie eine Excel-Tabelle wie zum Beispiel die folgende an: Wie Sie die einzelnen Spalten benennen und formatieren, bleibt Ihnen überlassen. Die erste Zeile der Excel-Tabelle erscheint später als Spaltenüberschrift in Ihrer Rechnung. In der leeren Tabelle formatieren Sie die Spalten /Einheit und /Gesamt so, dass zwei Nachkommastellen angezeigt werden. Wenn Sie wollen, können Sie auch den Tausenderpunkt vorgeben. Jetzt geben Sie die Formeln in der Spalte /Gesamt ein. In diesem Beispiel lauten die Formeln: 1 MS-Word und MS-Excel sind eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten von Amerika und/oder anderen Ländern

2 Zelle F2: =SUM(D2*E2), wobei D2 die Spalte ist, in der sich der Einzelpreis befindet und E2 den Multiplikator enthält. Diese Formel kopieren Sie anschließend in die Zellen F3, F4 usw. Wenn Sie die Zelle anklicken, in der sich die Formel befindet (hier: F2), sehen Sie ein kleines Quadrat rechts unten in der Umrahmung. Klicken Sie es an, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Cursor nach unten. Excel passt die Bezeichnung der Zellen automatisch an, aus F2 wird G2 usw. Zelle F5: =SUM(F2:F4), Excel hat alle in den Zellen 2 bis 4 der Spalte F eingetragenen Beträge addiert. Zelle F6: =SUM(F5/100*19) - der einfachste Weg, die Umsatzsteuer zu berechnen. Wenn keine Umsatzsteuer anfällt, können Sie entweder die Formel überschreiben oder eine zweite Vorlage für Auslandsrechnungen anlegen. Hinweis: Wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen wollen und den Inhalt der Zelle F6 einfach löschen, kann Excel die Gesamtsumme nicht mehr berechnen. Geben Sie deshalb hier einfach 0 ein. Zelle F7: =SUM(F5:F6), der vom Kunden zu zahlende Rechnungsbetrag, wieder eine einfache Addition der Zellen F5 (Nettobetrag) und F6 (Steuer). So lange die Spalten D und E keine Daten enthalten, sehen Sie 0,00 in Ihrer Spalte F. Speichern Sie diese Excel-Tabelle in demselben Dateiordner, in dem Sie Ihre Rechnungen speichern, oder an einem zentralen Ort, wenn Sie Ihre Rechnungen nicht in einem spezifischen Dateiordner ablegen. 2. Sie brauchen ein Word-Dokument Legen Sie sich ein Rechnungsformular an. Wenn Sie den Kopfbereich erstellt haben, können Sie über die Word-Funktion Einfügen -> Quick Parts -> Feld ein automatisches Datum einfügen. Schreiben Sie Ihren Rechnungstext wie gewohnt. 3. Verknüpfen der Excel-Tabelle Jetzt kommt Ihre Excel-Tabelle ins Spiel. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Excel-Tabellen in Word- Dokumente einzubinden. Wir stellen Ihnen heute die einfachste vor. Öffnen Sie Ihre Excel-Tabelle und markieren Sie die Zellen, die in Ihr Word-Dokument übernommen werden sollen. Drücken Sie entweder STRG+C oder setzen Sie einen Rechtsklick auf Ihre markierten Zellen und wählen Sie die Option Kopieren aus. Hinweis: Markieren Sie auch ein oder zwei leere Tabellenzeilen. Es kann vorkommen, dass sonst die letzte Zeile ( Zu zahlender Betrag ) beim Einfügen verschwindet. Auf diese Weise haben Sie auch gleich den passenden Abstand zum übrigen Text in Ihrer Word-Vorlage. Wechseln Sie zurück zu Ihrem Word-Dokument und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Überschrift der ersten Spalte (A) stehen soll. Drücken Sie auf STRG+V oder auf Einfügen in der Word-Menüleiste.

3 Hinweis: Wenn Sie STRG+V oder Einfügen in der Menüleiste verwenden, wird das Format der Excel-Tabelle dem Format der Zieldatei, Ihrer Word-Vorlage, angepasst. Das kann zu unerwünschten Umrandungen oder Textformatierungen führen. Es empfiehlt sich daher, die Tabelle mit einem Rechtsklick und der Option Verknüpfen & Quellformatierung beibehalten (F) einzufügen: Ihre Word-Datei sollte jetzt etwa so aussehen:

4 Der gelb markierte Bereich unter dem Rechnungstext ist Ihre Excel-Tabelle. Wenn Sie Ihre leere Tabelle aus dem ersten Schritt eingefügt haben, sehen Sie nur die Spaltenüberschriften und 0,00 in allen Zellen der Spalte /Gesamt. Sie haben es geschafft, Ihre Vorlage ist fertig! Speichern Sie sie. 4. Die Rechnung schreiben Wenn Sie Ihre gespeicherte Vorlage wieder öffnen, erscheint folgende Meldung auf Ihrem Bildschirm: Klicken Sie Nein an. Wenn Sie Ja auswählen, wird Ihre Tabelle noch einmal eingefügt. Sie sehen jetzt Ihre leere Vorlage. Bewegen Sie den Cursor jetzt zur ersten Spaltenüberschrift (hier: Nr. ). Links über der Spaltenbezeichnung wird ein Kästchen eingeblendet:

5 Setzen Sie den Cursor auf das oben rot markierte Kästchen und klicken Sie rechts. Sie erhalten jetzt einige Optionen: Wählen Sie Verknüpftes Arbeitsblatt-Objekt und Link editieren (rot markiert) aus. Ihre Excel- Tabelle wird in einem neuen Fenster geöffnet: Geben Sie alle Daten in die Spalten A bis E ein. Spalte F wird automatisch berechnet. Die Tabelle in Ihrer Word-Datei wird automatisch aktualisiert, das heißt, Sie sehen alle Einträge in den Spalten A bis E und das Ergebnis in Spalte F gleichzeitig in Ihrer Excel-Tabelle und Ihrem Word- Dokument.

6 Wenn Sie alle Daten eingetragen haben, schließen Sie die Excel-Tabelle einfach. Sofern Sie sie nicht schon gespeichert haben, werden Sie beim Schließen zum Speichern aufgefordert. Wenn Sie die Excel-Tabelle nicht speichern, werden alle Einträge zurückgesetzt und Ihre Tabelle ist wieder leer. Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre erste Rechnung mit eingebetteter Excel-Tabelle erstellt! Speichern Sie jetzt Ihre Rechnung unter einem neuen beliebigen Namen ab. Wenn Sie diese Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal öffnen wollen, müssen Sie alle Fragen zur Aktualisierung der Tabelle mit Nein beantworten. Sie brauchen keine neue Tabelle für die nächste Rechnung anzulegen, Sie öffnen einfach wieder Ihre Rechnungsvorlage und überschreiben die Daten in der Excel-Tabelle, und speichern wieder unter einem anderen Dateinamen. Diese Tabelle können Sie auch für Ihre Statistik verwenden. Sie können zum Beispiel auf Blatt 2 der Excel-Arbeitsmappe eine weitere Tabelle anlegen, in die Sie die Felder Rechnungsbetrag netto, Umsatzsteuer und Zu zahlender Betrag übernehmen. Diese Tabelle auf dem zweiten Blatt Ihrer Arbeitsmappe können Sie als Diagramm oder Kurve darstellen und für Hochrechnungen verwenden. Wir wünschen viel Spaß beim Experimentieren mit MS-Excel!

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