Studie - Kurzversion Face to Phase: Die Konvergenz von Geschäftsreisen und Virtual Meetings

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1 Studie - Kurzversion Face to Phase: Die Konvergenz von Geschäftsreisen und Virtual Meetings

2 IMPRESSUM Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung von Easynet GmbH. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischer Form. Eine Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Ansprechpartner: Easynet GmbH Sabine Beselin PR-Manager Central Europe Harburger Schlossstraße 1, D Hamburg Telefon: Fax: Realisierung: IMWF Institut für Managementund Wirtschaftsforschung GmbH Holstenhofweg 62, D Hamburg Telefon: Fax: Seite 2

3 UNTERSUCHUNGSANSATZ Untersuchungsdesign Der Berichtsband stellt die Ergebnisse einer Online-Panel-Befragung dar, die im Auftrag von der Easynet GmbH in Kooperation mit dem IMWF Institut für Management- und Wirtschaftsforschung durchgeführt wurde. Die Befragungen wurden in der jeweiligen Landessprache durchgeführt. Zielgruppe Geschäftsreisende Fach- und Führungskräfte Befragungszeitraum 31. Oktober bis 7. November 2008 Teilnehmer Insgesamt 716 Teilnehmer. Deutschland 105, Großbritannien 104, Frankreich 105, Italien 106, Spanien 105, Niederlande 105, Schweiz 33 und Belgien 53. Seite 3

4 Zeitfresser Geschäftsreise: Der halbe Arbeitstag ist futsch Die Zeit, die ich auf einer Geschäftsreise verbringe, verteilt sich folgendermaßen: Eigene (private, verschwendete) Zeit Beachtliche 19 Prozent einer Geschäftsreise gelten als verschwendete Zeit. Lediglich 55 Prozent der gesamten Reisezeit kann im Durchschnitt für das effektive Arbeiten genutzt werden Effektive Arbeitszeit Reisezeit (z.b. Autofahrt, Flug) 27 Mittelwerte Basis: N = 716, an alle. Numerische Frage. Frage 2: [ ] Wir möchten gerne wissen, wie viel Zeit Sie während der gesamten Geschäftsreise für effektives Arbeiten nutzen konnten, wie viel Zeit Sie für das Reisen (Autofahrt, Flug) benötigten und ob Sie eventuell auch Ihre eigene private Zeit für die Geschäftsreise genutzt haben. [ ] Bitte verteilen Sie 100% auf die genannten drei Aspekte. [ ] Seite 4

5 Videokonferenz versus Geschäftsreise: Ergänzung ja, kompletter Ersatz nein Geschäftsreisen sind aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken, allerdings wäre die Kombination mit Videokonferenzen die optimale Lösung. Geschäftsreisen sind wichtig, um den persönlichen Kontakt aufrecht zu halten. sind aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken. 52% 62% 43% 1% 1% verursachen hohe Kosten. 21% 5 2% kombiniert mit Videokonferenzen wären die optimale Lösung für den Berufsalltag. 49% 2 sind wegen des CO 2 -Ausstoßes schlecht für die Umwelt. verschwenden zu viel unproduktive Reisezeit. 14% % verursachen Stress bei den betroffenen Mitarbeitern. 39% 41% 12% können überwiegend durch Videokonferenzen ersetzt werden. 10% 34% 42% 14% haben ein schlechtes Kosten-Nutzen-Verhältnis. 7% 32% 54% 7% können überwiegend durch Telefonkonferenzen ersetzt werden. 2 46% Basis: N = 716, an alle. Einfachnennung. Frage 4: Was denken Sie über Geschäftsreisen? Bitte geben Sie an, inwieweit Sie folgenden Aussagen zustimmen. Stimme voll und ganz zu Stimme eher zu Stimme nicht zu Stimme gar nicht zu Seite 5

6 Zeit- und Kostenargument ganz vorn: Die größten Vorteile von Videokonferenzen Top 5 Vorteile von Videokonferenzen Einsparung von Reisekosten Einsparung von Reisezeit (kein Arbeitsausfall wegen Reisen) Schnellere Reaktionszeiten (Sitzungen können kurzfristig und öfter einberufen werden) Überregionale Erreichbarkeit (Mitarbeiter an weltweiten Standorten können erreicht werden) Schnellere Entscheidungsfindung 37% 36% 42% 61% 59% Neben Reisekosten- und Reisezeiteinsparungen werden schnellere Reaktionszeiten und Entscheidungsfindungen sowie die überregionale Erreichbarkeit als wichtigste Vorteile von Videokonferenzen genannt. Für Großbritannien, Frankreich und Schweiz ist auch das Thema Umweltschutz durch Reduktion des CO2-Ausstoßes ein wichtiger Vorteil. Basis: N = 716, an alle. Mehrfachnennungen möglich N = Frage 9: Was sind aus Ihrer Sicht die fünf wichtigsten Vorteile von Videokonferenzen? Seite 6

7 Konferenz-Technik: Professionelle Systeme auf dem Vormarsch Über ein Viertel der Befragten setzt professionelle Videokonferenz-Systeme bereits ein, oder plant sie einzusetzen. Telefonkonferenzen 5 16% Chat* 40% 20% 16% Einfache Videokonferenzen Low-Cost-Desktop-Lösungen * Professionelle Videokonferenz-Systeme (NICHT IN HIGH-DEFINITION-QUALITÄT)* 39% Professionelle Videokonferenz-Systeme (IN HIGH-DEFINITION QUALITÄT)* 12% 3 Rundumservice Videokonferenz-Systeme* 9% 17% 34% 39% * siehe ausführliche Erläuterung der Antwortoptionen auf der folgenden Seite Ja, wird bereits eingesetzt Nein, wird noch nicht eingesetzt, ist aber konkret geplant Nein, wird noch nicht eingesetzt, ist aber denkbar Nein, wird nicht eingesetzt und ist auch nicht vorstellbar Basis: N = 716, an alle. Einfachnennung. Frage 5: Kommen wir nun zum Thema Echtzeitkommunikation. Inwieweit werden in Ihrem Unternehmen folgende Möglichkeiten der Echtzeitkommunikation eingesetzt (= RTC = Real Time Communications)? Seite 7

8 Begriffserklärung Erläuterungen zur Frage 5 Chat: Elektronische Kommunikation in Echtzeit, meist über das Internet. Einfache Videokonferenzen Low-Cost-Desktop-Lösungen : Selbstorganisierte Videokonferenzen, die über den eigenen PC anhand einer Software durchgeführt werden können. Professionelle Videokonferenz-Systeme (NICHT IN HIGH-DEFINITION-QUALITÄT): Selbstorganisierte Videokonferenzen, die in einem separaten Raum mit speziellen Geräten durchgeführt werden. Professionelle Videokonferenz-Systeme (IN HIGH-DEFINITION-QUALITÄT): Selbstorganisierte Videokonferenzen, die in einem separaten Raum mit speziellen Geräten in High-Definition-Qualität durchgeführt werden. Rundumservice Videokonferenz-Systeme: In High-Definition-Qualiät, lebensechte Übertragung per Video und Ton in einem separaten Raum, mit speziellen Geräten. Dazu gehört ein Dienstleister, der einen Rundumservice zur Videokonferenz liefert. Seite 8

9 Kostendrücker Telepresence: Mehrheit schätzt Ersparnis auf über 20 Prozent Über die Hälfte der Befragten rechnet mit Einsparungen von mehr als 20 Prozent der Reisekosten durch den Einsatz von Videokonferenzen 30 52% 25 21% % 10 7% Prozent Prozent Prozent Prozent Prozent 50+ Prozent Gar keine Basis: N = 716, an alle. Einfachnennungen. Frage 10: Was schätzen Sie, wie hoch sind die Einsparungen bei den Reisekosten, die Ihr Unternehmen mit Videokonferenzen erreicht hat oder erreichen könnte? Seite 9

10 Einsatz von Videokonferenzen: Deutsche Firmen stehen erst am Anfang Marktpotenzial Ländervergleich N = 105 Die Nutzung von Kommunikationssystemen liegt in Deutschland unter dem Durchschnitt. Jedoch sind über ein Drittel offen für den Einsatz von professionellen Videokonferenz-Systemen. Telefonkonferenzen 5 51% 16% N = 716 Deutschland N = 105 Chat 40% 3 20% 16% 27% N = 716 Deutschland N = 105 Einfache Videokonferenzen Low-Cost-Desktop-Lösungen 27% 30% 29% N = 716 Deutschland N = 105 Professionelle Videokonferenz-Systeme (NICHT IN HIGH-DEFINITION-QUALITÄT) 7% 44% 39% 36% N = 716 Deutschland N = 105 Professionelle Videokonferenz-Systeme (IN HIGH-DEFINITION-QUALITÄT) 12% 6% 12% 41% 3 41% N = 716 Deutschland N = 105 Rundumservice Videokonferenz-Systeme 9% 17% 32% 34% 51% 39% N = 716 Deutschland N = 105 Ja, wird bereits eingesetzt Nein, wird noch nicht eingesetzt, ist aber konkret geplant Nein, wird noch nicht eingesetzt, ist aber denkbar Basis: N = 716, an alle. Einfachnennung. Nein, wird nicht eingesetzt und ist auch nicht vorstellbar Frage 5: Kommen wir nun zum Thema Echtzeitkommunikation. Inwieweit werden in Ihrem Unternehmen folgende Möglichkeiten der Echtzeitkommunikation eingesetzt (= RTC = Real Time Communications)? Seite 10

11 Einsatz von Videokonferenzen: Banken und Pharmaindustrie als Vorreiter Befragte aus den Branchen Banken sowie Pharma setzen Full-Service-Videokonferenz- Systeme am häufigsten ein. Rundumservice Videokonferenz-Systeme Sortierung nach Größe der Branche (N = 716) 9% 17% 34% IT/Telekommunikation/Medien (N = 149) 14% 3 Produzierendes Gewerbe (N = 92) 2 Banken/Finanzdienstleister (N = 86) 3 Einzel-/Groß-/Versandhandel (N = 71) 7% 32% Öffentlicher Sektor (N = 61) 3% 3 Tourismus/Verkehr (N = 60) 2 3 Pharma/Gesundheit (N = 52) 17% 17% 2 Sonstiges (N = 145) 7% 14% 3 39% 32% 51% 2 52% 41% 32% 40% 41% Ja, wird bereits eingesetzt Nein, wird noch nicht eingesetzt, ist aber konkret geplant Nein, wird noch nicht eingesetzt, ist aber denkbar Nein, wird nicht eingesetzt und ist auch nicht vorstellbar Basis: N = 716, an alle. Einfachnennung. Frage 5: Kommen wir nun zum Thema Echtzeitkommunikation. Inwieweit werden in Ihrem Unternehmen folgende Möglichkeiten der Echtzeitkommunikation eingesetzt (= RTC = Real Time Communications)? Seite 11

12 Videokonferenzen: Einem Viertel menschelt es zu wenig Unwissenheit: Videokonferenzen sind bei einem Drittel der Befragten nicht vorstellbar, da man sie noch nicht einmal in Erwägung gezogen hat. Videokonferenzen w urden noch nicht in Erw ägung gezogen 31% Videokonferenzen sind zu unpersönlich Videokonferenzen sind von der Unternehmensführung nicht gew ünscht Zu teuer 17% 16% Die Umsetzung von Videokonferenzen ist uns zu aufw endig 12% Videokonferenzen sind zu kompliziert (z.b. Technik, Durchführung) 10% In unserer Branche sind Videokonferenzen nicht notwendig * Zw eifel an der Sicherheit bei der Übertragung von sensiblen Themen 7% Nervosität der Teilnehmer (z.b. Hemmungen vor der Kamera zu sprechen) 4% Videokonferenzen werden nicht benötigt * Schlechte Ton- und Bildqualität Angst vor technischen Störungen 1% 3% Unserer Projekte müssen vor Ort realisiert werden * Der persönliche Kontakt ist uns wichtiger * Andere Gründe 46% 0% 10% 20% 2 30% 3 40% 4 50% Filter-Frage: Falls in Frage 5 bei jeder Form von Videokonferenz nicht vorstellbar angegeben. Basis: N = 94. Mehrfachnennungen möglich N = 161. Frage 8: Sie haben angegeben, dass Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen nicht eingesetzt werden und nicht vorstellbar sind. Woran liegt das? * Andere Gründe, die mindestens dreimal genannt wurden. Seite 12

13 Videokonferenzen im Qualitätsvergleich: Deutsche Firmen gehören zu den zufriedensten Die Spanier, Deutschen und Belgier sind mit ihren Videokonferenzen am zufriedensten. Ländervergleich N = 80 4% 4 3 4% 10% N = 91 1% 20% 42% 32% 1% 4% N = 622 2% 10% 2 3 9% 20% 1% 2% 3 41% 7% 10% 1% 9% 34% 3 6% 12% N = 92 N = 87 10% 2 44% 10% 26% 52% 3% 10% N = 93 N = 31 2% 7% 27% 40% 16% 42% 29% 4% N = 100 N = 48 Sehr zufrieden Zufrieden Mittelmäßig Unzufrieden Sehr unzufrieden Kann ich nicht beurteilen Filter-Frage: Falls in Frage 5 bei jeder Form von Videokonferenz bereits eingesetzt/konkret geplant ODER denkbar angegeben. Basis: N = 622. Einfachnennung. Frage 11: Sie haben angegeben, dass Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden, konkret geplant sind oder denkbar sind. Wie zufrieden sind Sie damit bzw. wie zufrieden werden Sie nach der Umsetzung damit voraussichtlich sein? Seite 13

14 Chefsache Videokonferenz: Jede dritte Führungskraft bucht selbst Bei technischen Störungen muss auch die interne IT auf externe Dienstleister zugreifen. 36% Buchen und einladen zu der Konferenz 17% 43% Führungskraft 4% Verbindungsaufbau und Bedienung der Videokonferenz-Geräte 26% 4 Assistenz 7% Interne IT 12% Wartung und Support bei technischen Störungen 51% Externer Dienstleister 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Filter-Frage: Falls in Frage 5 bei jeder Form von Videokonferenz bereits eingesetzt/konkret geplant ODER denkbar angegeben. Basis: N = 622. Einfachnennung. Frage 13: Wer ist für die Abwicklung von folgenden Tätigkeiten einer Videokonferenz in Ihrem Unternehmen vorwiegend zuständig oder wird dies zukünftig sein? Seite 14

15 Videokonferenzen: Deutsche Manager spannen Assistenzkräfte ein Im Vergleich zu allen anderen Ländern übernimmt die Assistenz in Deutschland bei der Buchung und beim Verbindungsaufbau eine überdurchschnittlich wichtige Rolle ein. Ländervergleich N = 80 Buchen und einladen zu der Konferenz 3% 21% 61% 36% 43% 17% 4% Führungskraft Verbindungsaufbau und Bedienung der Videokonferenz-Geräte 4% 20% 36% 40% 26% 4 7% Assistenz Interne IT 10% 12% Wartung und Support bei technischen Störungen 14% 60% 51% Externer Dienstleister 16% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Filter-Frage: Falls in Frage 5 bei jeder Form von Videokonferenz bereits eingesetzt/konkret geplant ODER denkbar angegeben. Basis: N = 622. Einfachnennung. Frage 13: Wer ist für die Abwicklung von folgenden Tätigkeiten einer Videokonferenz in Ihrem Unternehmen vorwiegend zuständig oder wird dies zukünftig sein? Seite 15

16 Videokonferenzen: In Deutschland kein Privileg der Vorstände Das mittlere Management nutzt in Deutschland Videokonferenzen überdurchschnittlich oft. Ländervergleich N = 80 Vorstand 6% 9% 26% 2 20% 6% 20% Deutschland Geschäftsführung 7% 26% 2 2 6% 4% 10% 17% Deutschland Bereichsleitung 30% 21% % 26% 22% 9% Deutschland Abteilungsleitung 6% 16% 2 2 9% 10% 2 Deutschland Fachkräfte 14% 2 23% 22% 21% 30% Deutschland Assistenz 12% 26% 17% 9% 4% 39% 26% Deutschland Täglich Wöchentlich Monatlich 2-4 Mal im Jahr Einmal im Jahr Nie Filter-Frage: Falls in Frage 5 bei jeder Form von Videokonferenz bereits eingesetzt/konkret geplant ODER denkbar angegeben. Basis: N = 622. Einfachnennung. Frage 14: Wie häufig nehmen folgende Personengruppen an Videokonferenzen teil oder werden zukünftig daran teilnehmen? Seite 16

17 Nutzung von Videokonferenzen: Deutsche Teams konferieren gerne virtuell Zweck der Videokonferenz: Teambesprechungen in Deutschland an erster Stelle, noch vor der europäischen Nummer eins Geschäftsführersitzungen Ländervergleich Geschäftsführersitzungen 3% 16% 4% 23% 23% Täglich N = 80 Sortierung analog Kundenbesprechungen Teambesprechungen 4% 16% 6% 3% 6% 6% 29% % Wöchentlich Mitarbeiterversammlungen 1% Projektbesprechungen 4% 6% 20% 23% 3% 31% 46% Monatlich Krisenmanagement (kurzfristige Krisensitzungen) 3% Tagung mit Hauptkunden 3% 14% 6% 14% 31% 31% 2-4 Mal im Jahr (Ergebnis)präsentationen mit Kunden Kundenakquise 4% 4% 4% 1% 31% 36% 43% 26% Einmal im Jahr Bewerbungsgespräche 1% Interne Bekanntgebungen 3% 6% Interne Seminare/Schulungen für Mitarbeiter Externe Seminare/Schulungen für Mitarbeiter 1% 3% 14% 16% 31% 3% 30% 30% 34% Wird noch gar nicht per Videokonferenz durchgeführt, ist aber vorstellbar Wird noch gar nicht per Videokonferenz durchgeführt, ist aber auch NICHT vorstellbar Filter-Frage: Falls in Frage 5 bei jeder Form von Videokonferenz bereits eingesetzt/konkret geplant ODER denkbar angegeben. Basis: N = 622. Einfachnennung. Frage 16: Wie häufig werden folgende Sitzungen/Besprechungen in Ihrem Unternehmen per Videokonferenz durchgeführt oder sollen zukünftig per Videokonferenz durchgeführt werden? Seite 17

18 Videokonferenzen: Die Messlatte für Dienstleister liegt hoch Top-Kriterien für Videokonferenz-Dienstleister: Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, Zuverlässigkeit sowie exzellente Bild- und Tonqualität Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis 57% Zuverlässigkeit 56% Exzellente Bild- und Tonqualität 4 Fachkompetenz Maßgeschneiderte Lösungen Rund-um-Service (Full-Service) für Schaltung von Konferenzen Einfache Buchung* 30% 29% 29% 29% Nutzung neuester Technologien Kundendienst während den Konferenzen Weltweite Präsenz Umweltschonende Technologien Persönliche Beratung Regionale Präsenz Breites Produktspektrum Referenzen Bekanntheit/Image 22% 21% 12% Größe des Dienstleister-Unternehmens 7% Sonstiges 2% *Einbindung der Videokonferenz-Einladungen in - Kalendersysteme, Schaltung durch Dienstleister, usw. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Filter-Frage: Falls in Frage 5 bei jeder Form von Videokonferenz bereits eingesetzt/konkret geplant ODER denkbar angegeben. Basis: N = 622. Mehrfachnennungen möglich N = Frage 17: Kommen wir nun zum Thema Videokonferenz-Dienstleister. Welche fünf Kriterien sind Ihnen bei der Auswahl eines Videokonferenz-Dienstleisters am wichtigsten? Seite 18

19 Vielen Dank für Ihr Interesse Seite 19

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