Adrian Anner, Jürg Stöckli Dozierender: Petra Schubert Publikationsdatum: Juni 2003

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1 Seminararbeit IT-Mgt./E-Business, Kurs Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Dozierender: Petra Schubert Publikationsdatum: Juni 2003 Seminararbeit Fachhochschule beider Basel (FHBB) Departement Wirtschaft

2 Abstract Die Ecademy ch ist ein als Verein organisiertes Kompetenznetzwerk von zurzeit 12 Schweizer Fachhochschulen aus allen Fachhochschulregionen der Schweiz. Die FHBB bildet das Leading House und Basel ist gleichzeitig Sitz der Geschäftsstelle. Der Vorstand der Ecademy ch wünscht sich eine Videokonferenzlösung, welche die einzelnen Mitglieder online miteinander verbindet. Die Software sollte möglichst breit eingesetzt und genutzt werden können. Installation und Bedienung der Software muss einfach sein und darf den Verlauf der Konferenz nicht verzögern. Weiter muss die Software zuverlässig, möglichst störungsfrei und stabil laufen. Ein Vorstandsmitglied hat bereits mit einer Videokonferenzlösung gearbeitet. Die anderen haben keine oder nur ganz geringe Erfahrung im Umgang mit Videokonferenzsystemen und besitzen, ausser dem Laptop- oder Desktopcomputer, keine entsprechende Ausrüstung dafür (Webcam, VC-Software, Headset, etc.). Heute verwenden die meisten VC-Systeme vergleichbare Grundfunktionen die je nach Software mehr oder weniger gut ausgestaltet sind. Zur Bestimmung der Relevanz von einzelnen Kriterien stehen demzufolge die Ziele im Vordergrund, welche mit der Applikation verfolgt werden. Für alle geprüften Softwarepakete gibt es den richtigen Einsatzplatz. Aufgrund der Zielsetzung der Ecademy ch und unseren persönlichen Eindrücken bei den praktischen Tests haben wir einige davon bei der definitiven Auswahl allerdings wieder fallen lassen oder erst gar nicht in die engere Auswahl miteinbezogen. Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen der vergangenen Wochen, empfehlen wir der Ecademy ch entweder mit dem Kauf noch abzuwarten und zu sehen, wie sich die neuen Versionen von Lotus und Microsoft entwickeln oder aber den Einsatz des Softwarepaketes CentraOne emeeting der Firma Centra Software Incorporation in Betracht zu ziehen. CentraOne emeeting ist allerdings sehr teuer und übertrifft das von der Ecademy ch vorgegebene Budget bei weitem. Die Anschaffung eines so teuren Systems für den Ecademy ch - Vorstand alleine lohnt sich aufgrund der hohen Kosten nicht. Wir empfehlen der Ecademy ch, sich im Rahmen des Zusammenschlusses der Fachhochschule Nordwestschweiz auch in diesem Bereich mit der FH-Baden zusammenzuschliessen. Die FH-Baden hat CentraOne emeeting bereits erfolgreich im Einsatz. Man müsste die Möglichkeit einer Kooperation in diesem Bereich prüfen. Die fixen Kosten des Softwarepaketes könnten dadurch minimiert werden und das Softwarepaket käme dadurch wieder in den Budgetbereich der Ecademy ch. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 2/36

3 Inhalt 1 Einleitung Ist-Analyse Ecademy ch Vorstand Motivation / Erfahrung im Umgang mit VC-Systemen Hardware Fragestellung / Abgrenzung Auftrag Anforderungen an die VC-Software Projektziel Theorie zu VC-Systemen Was ist eine Videokonferenz Wie funktioniert eine Videokonferenz Codecs Standards Die Möglichkeiten von DTVC-Systemen Evaluation VC-Softwarepakete und deren Anbieter Erarbeitung der Auswahlkriterien für die Software Evaluation der geeigneten Lösung / Diskussion Konklusion / Empfehlung Empfehlung Kooperation mit der FH-Aargau Fazit Dank Anhänge Literaturverzeichnis Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 3/36

4 1 Einleitung Beam me up Scotty! Mit möglichst kleinem Kostenaufwand von A nach B zu kommen und dabei keine Zeit für die Reise zu verlieren, ist wohl das Ziel aller Geschäftsreisenden und Managern. Lange Zeit lag dieses Ziel in unerreichbarer Ferne und war nicht mehr als ein futuristischer Wunsch von Sciencefiction begeisterten Erdlingen. Dass dem heute aber nicht mehr so ist, verdanken wir modernen Technologien und Breitband Kommunikationsnetzen. Videokonferenz lautet das Zauberwort der Neuzeit. Distanzen scheinen sich damit plötzlich in Luft aufzulösen und der Traum vom Beamen wird ansatzweise Realität. Der zunehmende Kostendruck und die vermehrten Terroranschläge werden den Videokonferenzsystemen einen neuen Wachstumsschub verleihen. Statt zahlreiche Flüge zu buchen, werden Unternehmen in Zukunft vermehrt auf die moderne Technologie setzen und ihre Sitzungen übers Netz abhalten, sich sozusagen in die Sitzung beamen und so teilweise das Geld für teure Reisen sparen. Die Auswahl an solchen Videokonferenz-Anbietern ist beträchtlich. Sie alle bieten komplette Konferenzsysteme in verschiedenen Preisklassen. Die Anschaffung entsprechender Spezialhardware ist dafür Pflicht. Daneben gibt es aber auch noch andere Möglichkeiten, um in Echtzeit mit einem räumlich getrennten Gesprächspartner kommunizieren zu können. Einfache oder komplexe Computersoftware, die es erlaubt, Daten auszutauschen, die Stimme des anderen zu hören und ihn auch sehen zu können. Diese Software kann auf einem normalen PC installiert werden, bedient sich des Internets als Übertragungsmedium und benötigt nur geringe Hardwareanschaffungen. Doch was ist nun eine Videokonferenz genau? Wie funktioniert eine Videokonferenz? Was kann ich bereits mit einer günstigen oder gar Gratissoftware (z.b. MS-Messenger oder Netmeeting) machen? Welches ist das beste Softwarepaket? Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, Antworten auf obige Fragen zu finden sowie einen Überblick über die verschiedenen Videokonferenzsysteme, Softwarepakete und deren Funktionsumfang zu erhalten. Daraus soll für den Vorstand der Ecademy ch eine geeignete Software evaluiert, installiert und in einer kleinen Wegleitung dem Benutzer einfach und verständlich erklärt werden. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 4/36

5 2 Ist-Analyse 2.1 Ecademy ch Als Schnittstelle zwischen Forschung, Bildung und Praxis konzentriert sich die Ecademy ch auf den Know-how-Transfer im Bereich von E-Business und E-Government. Durch ein gezieltes Angebot von innovativen und praxisorientierten Dienstleistungen soll die Informationsgesellschaft Schweiz gefördert und entwickelt werden sowie die E-Business Fachkompetenz der Fachhochschulen erweitert werden. Die Ecademy ch ist ein als Verein organisiertes Kompetenznetzwerk von zurzeit 12 Fachhochschulen aus allen Fachhochschulregionen der Schweiz. Die FHBB bildet das Leading House und Basel ist gleichzeitig Sitz der Geschäftsstelle. 2.2 Vorstand Der Vorstand besteht aus sechs Mitgliedern, welche aus verschiedenen Regionen der Schweiz kommen sowie einem Geschäftsführer mit Sitz in Basel. Vorstand und Geschäftsführung treffen sich in der Regel einmal pro Monat um laufende Traktanden zu besprechen. 2.3 Motivation / Erfahrung im Umgang mit VC-Systemen Die Vorstandsmitglieder sind motiviert und begrüssen den Einsatz einer VC-Lösung um Diskussionen virtuell zu führen und damit vor allem Reisezeit einsparen zu können. Jedoch hat nur ein Vorstandsmitglied bereits mit einer Videokonferenz-Lösung gearbeitet. Die anderen haben keine oder nur ganz geringe Erfahrung im Umgang mit Videokonferenzsystemen und besitzen, abgesehen von einem Laptop oder Desktopcomputer, keine entsprechende Ausrüstung dafür (Webcam, VC-Software, Headset, etc.). 2.4 Hardware Als Computer Hardware werden IBM-, Dell-, HP- oder andere IBM-kompatible-Systeme mit mindestens Pentium PII Prozessoren mit einer Taktfrequenz von 450 MHz und mehr verwendet. Alle Systeme verfügen über mindestens 256 MB RAM. Auf allen Systemen läuft Windows 2000 oder Windows XP als Betriebssystem. Ein Mitglied benutzt neben dem IBM-kompatiblen System zusätzlich einen Mac welcher auf MacOS läuft. Die Bildschirmgrössen variieren von 13 Zoll-Laptopbildschirmen bis hin zu 17 Zoll Monitoren. Jedoch verfügen alle Bildschirme über eine Auflösung von 1024 x 768 Pixel. Als Zugang zum Internet verwenden viele Mitglieder einen ADSL- oder Cable-Zugang mit einer Downloadrate von bis zu 512 KBytes pro Sekunde. Ein einzelnes Mitglied verwendet Privat eine 56 KByte Einwahlleitung. Die Downloadraten der Institute oder Geschäfte gehen bis zu 2 MBytes pro Sekunde. Ob und wie stark die Büro-Zugänge durch Firewalls abgesichert sind, ist nicht klar. Privat verwendet nur eine Person eine Firewall. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 5/36

6 3 Fragestellung / Abgrenzung Auftrag Grundlage für die vorliegende Seminararbeit bildet der Seminararbeitsauftrag, welcher im Anhang I ersichtlich ist sowie das Interview mit den Ecademy ch -Vorstandsmitgliedern dessen Fragebogen im Anhang II ersichtlich ist. Der Vorstand der Ecademy ch wünscht sich eine Videokonferenzlösung, welche die einzelnen Mitglieder online miteinander verbindet. Mit Hilfe der Videokonferenz sollen die herkömmlichen Sitzungen virtuell abgehalten werden. Es soll fortan möglich sein, über die Videokonferenz kurze Diskussionen zu führen, Dateien auszutauschen, Entschlüsse zu fällen oder einfach nur Termine zu vereinbaren. Dank der VC sollen vor allem Reisezeiten und kosten minimiert werden. Als Eingabemedien für Text und Sprache sollen die für Videokonferenzen gängigen Peripheriegeräte wie Keyboard, Maus, Mikrophon oder Telefon und allenfalls eine Webcam benutzt werden. 3.1 Anforderungen an die VC-Software Die Software sollte möglichst breit eingesetzt und genutzt werden können. Die Installation und Bedienung muss einfach sein und darf den Verlauf der Konferenz nicht verzögern. Weiter muss die Software zuverlässig, möglichst störungsfrei und stabil funktionieren. Als wichtige Features soll die Videokonferenz-Software eine Teilnehmerliste beinhalten, aus welcher ersichtlich ist, wer an der Sitzung teilnimmt. Da sich alle Mitglieder persönlich kennen, ist es sekundär, dass sich die Teilnehmer der Konferenz Realtime und lippensynchron sehen können. Ein aktualisiertes Standbild reicht aus. Das Videobild (falls vorhanden) soll ausschaltbar sein. Für gemeinsame Ideenentwicklung und Kommunikation muss die Software ein Text-Chat- Modul und ein Whiteboard enthalten, welches von allen Teilnehmern gleichzeitig benutzt werden kann. Eine Privat-Chat-Funktion, welche nur von zwei Teilnehmern gesehen werden kann, wäre wünschenswert ist aber nicht zwingend. Die Stimme sollte über IP übertragen werden können, kann aber je nach Performance der Datenleitung auch weiterhin über die herkömmliche Telefonkonferenz übertragen werden. 3.2 Projektziel Ziel dieser Arbeit ist die Evaluation und Installation (an einem IAB-Arbeitsplatz) einer Videokonferenz-Software, welche vom gesamten Ecademy ch Vorstand eingesetzt werden kann. Dabei sind weitestgehend alle Anforderungen des Ecademy ch Vorstandes zu berücksichtigen, damit die Software auf den bestehenden Systemen installiert werden kann. Zur Vervollständigung und Abrundung liegen der Arbeit zudem eine kurze und prägnante Anleitung zur korrekten Installation und einige hilfreiche Tipps im Umgang mit dem neuen Kommunikationsmedium bei. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 6/36

7 4 Theorie zu VC-Systemen 4.1 Was ist eine Videokonferenz Heutzutage gibt es eine breite Palette an Möglichkeiten, um miteinander zu kommunizieren. Wenn sich beide Personen zur gleichen Zeit am gleichen Ort befinden, kann man persönlich von Angesicht zu Angesicht miteinander kommunizieren. Ist man jedoch örtlich voneinander getrennt will aber trotzdem gleichzeitig miteinander sprechen, benutzt man das Telefon. Spielt eine kurze Antwortzeit keine so wichtige Rolle, so bedient man sich des s. Alle diese verschiedenen Arten erfüllen das Ziel der gemeinsamen Kommunikation. Allerdings bringt jede Form Nachteile mit sich. Entweder kann man nicht in Echtzeit miteinander kommunizieren, sieht den anderen nicht oder kann keine Dokumente austauschen. Die untenstehende Zeit-/Raum-Matrix soll dies verdeutlichen. 1 Gleicher Ort Anderer Ort Echtzeit Synchrone Kommunikation von Angesicht zu Angesicht Synchrone Kommunikation ohne Bild zeitverschoben Asynchrone Kommunikation ohne Vermittler Asynchrone Kommunikation, Vermittler notwendig Die Videokonferenz ist ein Mittel mit dem Fernbesprechungen ohne die bereits erwähnten Nachteile durchgeführt werden können. Das heisst, mit Hilfe der Videokonferenz kann man verschiedene Leute an verschiedenen Orten zu einem Gespräch in Echtzeit, auch Realtime genannt, zusammenführen. Dabei können die einzelnen Gesprächspartner sowohl als Sender als auch als Empfänger von Bildern, Tönen, Grafiken, Daten etc. auftreten. 2 Stehen dabei nur zwei Endstellen miteinander in Verbindung, so spricht man von einer Punkt-zu-Punkt- oder Point-to-Point-Videokonferenz. Natürlich können aber auch mehrere Endstellen zusammengeschlossen werden. Ist dies der Fall, so spricht man von einer Mehrpunkt- oder Multipoint-Videokonferenz. A B A B Point-to-Point-Konferenz C Multipoint-Konferenz 1 In Anlehnung an Hadjicharalambous, Simone Rangosch-Du Moulin, Videokonferenzen als Ersatz oder Ergänzung von Geschäftsreisen, (Zürich: Geographisches Institut Universität Zürich, 1997) 63. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 7/36

8 Egal ob es sich um Multipoint- oder Point-to-Point-Systeme handelt, im Grundsatz haben alle Systeme die gleichen Basiskomponenten. Diese sollen im folgenden Unterkapitel erklärt werden. Wir wollen aber nur einen groben Überblick geben und verzichten auf eine eingehende Betrachtung von technischen Details. 4.2 Wie funktioniert eine Videokonferenz Die Videokonferenz steht und fällt mit der Übermittlung der Daten über ein Netzwerk. Dabei ist die Bandbreite zwar ein sehr wichtiges aber nicht das einzige Kriterium. Die Basistechnologie, die Videoconferencing ermöglicht, sind Netzwerke, die eine bidirektionale Echtzeitübertragung ermöglichen. Solche Netze sind für den Transport von Realtime -Video, -Audio und Daten geeignet. 3 Als wesentliche Netzwerktypologien für Videokonferenzen unterscheidet man heute: TCP/IP-basierte Systeme ISDN-basierte Systeme ATM-basierte Systeme Während TCP/IP- und ISDN-basierte Systeme häufig eingesetzt werden (z.b. zur Kommunikation mittels Internet), sind ATM-basierte Systeme infolge der hohen Kosten wenig verbreitet. 4.3 Codecs Ein weiterer wichtiger Punkt neben den Netzwerken bilden die so genannten Codecs, welche für die Video- und Audiokodierung zuständig sind. Ziel dieser Kodierung ist es, die analogen Video- und Audiosignale in digitale Signale zu übersetzen, um sie über das Netzwerk transportieren zu können. Moderne Videoconferencing-Systeme für das Internet zeichnen sich dadurch aus, dass sie keine Hardwarecodecs mehr benötigen. Kodierung und Dekodierung geschieht ausschliesslich über Software-Codecs. 4 Durch den Einsatz eines gemeinsamen Standards ist es heute aber auch möglich, innerhalb von LAN s ohne Hardware-Codecs miteinander zu konferieren. 4.4 Standards Wie bereits erwähnt, spielen neben den Kodierungen die Standards eine entscheidende Rolle bei Videokonferenzen. Sprechen die Systeme nicht die gleiche Sprache, ist es unmöglich, sich mit verschiedenen Gesprächspartnern in einer Videokonferenz zu treffen. Verschiedenste internationale Gremien und Institutionen beschäftigen sich deshalb mit der Standardisierung der Videokonferenztechniken. Die wichtigsten Standards sind heute: 5 H.310 Broadband Audiovisual Communication Systems and Terminals H.320 Narrow-Band Visual Telephone Systems and Terminals H.321 Adaptation of H.320 Visual Telephone Terminals to B-ISDN Environments 3 Evangelos Hadjicharalambous, Benutzeranforderungen an Videoconferencing-Systeme (Köln: Universität Köln, 2002) Hadjicharalambous, Hadjicharalambous, 128. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 8/36

9 H.322 Visual Telephone Systems and Terminal Equipment for LANs that provide a Guaranteed Quality of Service H.323 Visual Telephone Systems and Terminal Equipment for LAN that provide a Non-Guaranteed Quality of Service H.324 Terminal for Low Bit Rate Multimedia Communication Auch wenn die Systeme alle auf derselben Basis aufbauen, sind die Unterschiede in punkto Ausgestaltung der einzelnen Systeme, sehr unterschiedlich. Grundsätzlich lassen sich drei Systemtypen unterscheiden, welche wir im Folgenden etwas genauer vorstellen wollen Grossstudios 6 Grossstudios sind in der Regel auf mehrere Personen ausgelegt. Solche Studios sind die professionellste aber auch teuerste Variante von Videokonferenzsystemen. Ein Grossstudio ist ein spezieller Raum, in dem es mehrere Monitore und mehrere Kameras gibt. Mit den Monitoren können gleichzeitig die Bilder der Gesprächspartner und das abgehende Bild betrachtet werden. Die Kameras sind fest installiert. Eine Kamera ist meistens schwenkbar und kann den ganzen Raum abbilden. Um Dokumente genau zeigen zu können, gibt es eine spezielle Kamera, die so genannte Dokumentenkamera. Die Bilder dieser Kamera werden auf einem eigenen Dokumentenmonitor gezeigt. Moderne Studios verfügen nebst der speziellen Videotechnik über alle Präsentationsmittel, welche auch in normalen Sitzungsräumen gebräuchlich sind. Dank der verschiedenen Kameras können alle diese Präsentationsmittel während der Besprechung eingesetzt werden. Die optimale Beleuchtung und teilweise Schallisolation der Räume gewährleisten ein Optimum an Übertragungsqualität von Bild und Ton. Mit solch kompletten Studios lassen sich Videokonferenzen auf einem technisch sehr hohen Niveau und mit vielen Sitzungsteilnehmern durchführen. Als Nachteil dieser Systeme sind die enormen Anschaffungskosten von bis zu einer halben Million Franken zu nennen Roll-About-Systeme 7 Das Roll-About-System eignet sich für kleinere Gruppen bis zu 6 Teilnehmern. Die gesamte Videotechnik befindet sich auf einem fahrbaren Gestell. Das ankommende Bild wird dabei auf einem Fernsehbildschirm dargestellt. Das abgehende Bild kann meistens als kleines Bild im Fernseher eingeblendet werden (Bild-in- Bild-Technik). Das Gestell verfügt darüber hinaus über eine schwenkbare Kamera, welche meist oberhalb des Bildschirms installiert ist. Für die Darstellung von Dokumenten lässt sich bei Bedarf eine spezielle Dokumentenkamera anschliessen. Um Dokumente im Grossformat begutachten zu können, müssten jedoch zwei Roll-About-Systeme zusammengeschlossen werden. Roll-About-Systeme sind weniger teuer als komplette Grossstudios. Sie benötigen keinen separaten Raum und können dank ihrer einfachen Handhabung überall dort eingesetzt werden, wo ein Netzstecker zu Verfügung steht. Allerdings verschlechtert sich bei ungenügender 6 Rangosch-Du Moulin, Rangosch-Du Moulin, 67. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 9/36

10 Echounterdrückung die Tonqualität durch unerwünschte Halleffekte. Ebenfalls verringert der einzelne Bildschirm die Darstellungsmöglichkeiten und Übersichtlichkeit stark, da während der Konferenz zwischen Dokument- und Videobild hin und her geschaltet werden muss Desktop Videoconferencing 8 Desktop-Videokonferenz-Systeme kurz DTVC-Systeme sind für den Einsatz am Arbeitsplatz entwickelt worden. Sie bauen auf der vorhandenen Arbeitsplatzrechner- Technologie auf und benötigen dementsprechend lediglich einen normalen PC mit entsprechender Software, einer Kamera sowie einem Mikrofon und Lautsprechern. Mittels Bild-in-Bild-Technik können auf dem Bildschirm sowohl das Bild des Gesprächspartners als auch zusätzliche Textoder Grafikdokumente dargestellt werden. Ausserdem besteht die Möglichkeit, gleichzeitig mit den Partnern im selben Programm zu arbeiten und auf gemeinsame Dateien zuzugreifen, was man Application Sharing nennt. Der Vorteil von solchen Desktop-Systemen liegt darin, dass man gemeinsam Dokumente bearbeiten kann, während man darüber spricht. Als Nachteil erweist sich das häufig eher kleine Bild des Gesprächspartners. Durch das kleine Bild kann nur ein kleiner Teil der nonverbalen Kommunikation übertragen werden. Aufgrund unserer Situationsanalyse können wir die Evaluation von Grossraum- oder Roll- About-Systemen ausschliessen. Wir werden uns deshalb im weiteren Verlauf dieser Arbeit ausschliesslich auf diese DTVC-Systeme konzentrieren. 4.5 Die Möglichkeiten von DTVC-Systemen 9 Die angebotenen DTVC-Lösungen weisen in ihrer Ausgestaltung nur geringfügige Unterschiede auf und bauen alle auf den gleichen grundlegenden Komponenten auf. Im Folgenden sollen diese Komponenten etwas näher vorgestellt werden Audiokomponente Die Audiokomponente ermöglicht die Aufnahme und Wiedergabe von Tönen und Sprache. In der Regel genügen hierfür handelsübliche Soundkarten, welche Vollduplex unterstützen. Vollduplex beschreibt die Möglichkeit, gleichzeitig hören und sprechen zu können. Dabei kann es vorkommen, dass das eingebaute Mikrophon den durch die Lautsprecher ausgegebenen Ton gleichzeitig wieder aufnimmt und zurück zum Sender schickt. Dies führt zu einem ungewollten Echoeffekt. Da die meisten Softwarepakete und Soundkarten eine Echounterdrückung nur teilweise unterstützen, verwendet man vorzugsweise ein Headset oder verzichtet auf Vollduplex und reduziert die Konferenz auf Halbduplex. Das heisst, der Audiokanal wird jeweils nur in eine Richtung geöffnet. Der Teilnehmer kann entweder nur senden (sprechen) oder empfangen 8 Rangosch-Du Moulin, Michael Herzceg et al., Erkenntnisse über die Nutzung von Video-Conferencing und Application Sharing bei der Unterstützung virtueller Teams, Graue Reihe des Instituts Arbeit und Technik , 2000: Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 10/36

11 (hören). Das Umschalten erfolgt automatisch durch die Software oder durch drücken einer Sprechtaste Lippensynchronität Lippensynchronität bedeutet, dass das Bild mit dem Tonsignal synchronisiert ist. In den meisten DTVC-Systemen ist das allerdings nicht der Fall. Dies führt dazu, dass das Videobild oft nicht beachtet wird, weil die Gesten zeitverzögert übermittelt werden und dadurch nur sehr schwer zu interpretieren sind Videokomponente Damit die Konferenzteilnehmer ein Videobild sehen können, muss eine Kamera an den Computer angeschlossen werden. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten: Videograbber Web-Cam Videograbber sind Erweiterungskarten, die den Anschluss einer herkömmlichen Videokamera an den Computer ermöglichen. Spezielle Kamera, die entweder über den USB- oder Parallelport an den Computer angeschlossen wird Datenkomponente Datenkonferenzen verfügen über die Telefonkonferenz hinaus über verschiedene Tools, welche das gemeinsame Arbeiten an Daten über die räumliche Entfernung ermöglichen. Die folgenden Tools sind die heutigen Standardtools und gehören zu einer guten DTVC-Lösung dazu Text-Chat, Dateiübertragung Mittels dieser beiden Funktionen können normaler Text oder auch Dateien direkt an die Teilnehmer übermittelt werden, ohne dabei auf ein programm greifen zu müssen. Die Teilnehmer erhalten die Nachrichten dadurch sofort und können sogleich antworten. Dies ist eine gute Kommunikationsmöglichkeit, wenn entweder die Audioverbindung noch nicht funktioniert oder wenn diese aus Performancegründen absichtlich nicht benutzt werden soll Whiteboard Ein integriertes Whiteboard ist eine Art Virtuelle Wandtafel, welche von allen Konferenzteilnehmern benutzt werden kann. Das Whiteboard bietet die Möglichkeit, Bilder, Grafiken oder Präsentationen zu übertragen und gleichzeitig zu kommentieren Application Sharing Mittels des Application Sharing kann jede Software konferenzfähig gemacht werden. Von einer Anwendung, welche gerade auf einem Rechner läuft, kann das Bild des Anwendungsfensters an alle Teilnehmer übertragen werden. Im Unterschied zum Whiteboard hat aber nur jeweils ein Teilnehmer die Kontrolle über die Applikation. Application Sharing erfordert Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 11/36

12 etwas Übung und eine sehr sorgfältige und konzentrierte Arbeitsweise, weil jeweils nur mit wechselnder Kontrolle gearbeitet werden kann. Im nächsten Kapitel werden nun einige Anbieter solcher DTVC-Lösungen vorgestellt. Die jeweiligen Softwarepakete werden dabei auf die von der Ecademy ch definierten Anforderungen sowie die in der Fachliteratur vorgeschlagenen Komponenten geprüft. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 12/36

13 5 Evaluation 5.1 VC-Softwarepakete und deren Anbieter Eine vollständige Auflistung aller auf dem Markt befindlichen Produkte macht an dieser Stelle aus ökonomischen und fallspezifischen Gesichtspunkten wenig Sinn. Wir wollen deshalb auf den folgenden Seiten lediglich einen Überblick über die auf dem Markt existierenden Systeme geben CU-SeeMe Client von CU-SeeMe Networks Inc. CU-SeeMe von der Cornell-University wurde ursprünglich mit US-Regierungsgeldern entwickelt, um die weltweite Internet-Videokommunikation zu fördern. Es war das erste Multicast Programm (mehrere Videos gleichzeitig sichtbar). Infolge Streitigkeiten beim Verkauf der Ursprungssoftware an einen kommerziellen Anbieter wurde die Software komplett neu und inkompatibel zur bisherigen programmiert. Da die Ursprungssoftware aber nach wie vor gratis herunter geladen werden konnte, und sich das neue Produkt im Markt nicht durchsetzen konnte, endeten die Parteien vor Gericht. Die heutigen Versionen von CU-SeeMe bescheren der rechtlichen Eigentümerin mangels Vertrauensverlust und Qualitätsmangel deshalb nur noch mässigen Erfolg (Bei Benutzerfragen orientiert man sich primär auf der Website der Cornell-University als Erfinderin und nicht bei CU-SeeMe Networks Inc.!). Für den einfachen Gebrauch besonders auf älteren Maschinen oder langsamen Datenleitung von Vorteil NetMeeting von Microsoft NetMeeting beinhaltet alle wichtigen Elemente einer einfachen aber durchwegs benutzerfreundlichen Videokonferenz-Software. Dazu gehören neben einem Whiteboard auch Document- und Application-Sharing, eine Videobildübertragung und ein Text-Chat. Der Aufbau dieser Software wurde schlicht und dadurch besonders übersichtlich gehalten. Videokonferenzen mittels Netmeeting sind nur zwischen zwei Partnern möglich. Für Videokonferenzen mit mehr als zwei Beteiligten stellt Microsoft entsprechende Server zur Verfügung. Da es sich hierbei um ein Microsoftprodukt handelt, werden eine Vielzahl von gängigen Webcams und Videohardware unterstützt. Damit dürfte Netmeeting die optimale Videokonferenzvariante für Punkt-zu-Punkt-Verbindungen sein ispq Videochat von ispq ispq Videochat wurde primär zum einfachen Kommunizieren auf dem Web mittels einer Webcam konzipiert. In verschiedenen öffentlichen Chaträumen kann sich der Benutzer mit anderen Personen treffen und sich mit diesen unterhalten. Überdies besteht hier die Möglichkeit, so genannte V-Mails (visuelle Mails / z. B. Ferienschnappschüsse), zu versenden. Daneben stehen natürlich auch private Chaträume zur Verfügung. Sollte der Empfänger einmal nicht online sein, so werden die Nachrichten auf einem Server zwischengespeichert und beim Einloggen der Zielperson automatisch zugestellt. In dieser Applikation wohl weniger verwendet, aber vorhanden ist eine Stimmenübertragung in Form von Videotelegrammen. Die Schriften, Hintergründe, Textfarben, etc. sind nach Belieben anpassungsfähig. Diese Software ist besonders für private Kommunikation sinnvoll. Für den Businesseinsatz eignet sich die Software nicht unbedingt, da die klassischen Hilfsmittel wie ein Whiteboard, etc. fehlen. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 13/36

14 5.1.4 Groove Workspace von Groove Networks Inc. Groove ist eigentlich kein richtiges Videokonferenzsystem sondern vielmehr eine gemeinsame Arbeitsplattform für geographisch verstreute Arbeitsgruppen. Es deckt durch seine spezifisch auf den professionellen Einsatz ausgelegten Bestandteile einen sehr hohen Anspruchslevel ab. Die Möglichkeit, verschiedene Rollen anzunehmen, und die automatische 192-Bit Verschlüsselung der lokalen und Transferdaten auf dem Netz sind Beispiele dafür. Teilnehmer können aufgrund ihrer adresse oder mittels Messenger eingeladen bzw. kontaktiert werden. Lästige Softwareupdates sind bei Groove Vergangenheit, denn die Software wird automatisch aktualisiert. Groove kann auch offline verwendet werden. Sämtliche Anpassungen werden dann beim nächsten Internetbesuch wieder synchronisiert VidSoft Client von VidSoft GmbH VidSoft ermöglicht und vereinfacht die alltägliche Kommunikation mit allen vorhandenen Telefon- und Mailkontakten. Die einfachere VidSoft Client-Variante beinhaltet alle Funktionen eines modernen Telefons (makeln, halten, etc,) und eignet sich deshalb besonders gut für ein Callcenter, Helpdesk oder eventuell sogar in einem Webshop. Die Funktionalität der Grundsoftware kann durch den Einsatz verschiedener Zusatzhardware (Video Control Server, Multipoint Conference Router etc.) noch erhöht werden ivista See Me Now von InetCam Inc. ivista See Me Now von InetCam ist eine typische Videosoftware für den privaten Gebrauch. Es erlaubt dem Benutzer die Aufnahme von Videofilmen und/oder Klangelementen. Diese können sodann als Video- an Freunde und Bekannte versandt werden. Die Webcam lässt sich mittels Scheduler auch zu Überwachungszwecken einsetzen. Als weitere Möglichkeit lassen sich Screenshots von Internetseiten erstellen und versenden. Dieses Softwarepaket verfügt nicht über die notwendigen Bestandteile für eine professionelle Videokonferenz im engeren Sinne CentraOne emeeting von Centra Software Inc. CentraOne emeeting stellt eine Präsentationssoftware dar, mit welcher interaktive Seminare, Meetings, allgemeine Präsentation und sogar Schulungen durchgeführt werden können. Der Empfänger kann ein Bild des Senders empfangen und bei Bedarf eine Wortmeldung oder bei Abstimmungen seine Stimme mittels eines speziellen Buttons abgeben. Document- und Application-Sharing erlauben es, dass alle Teilnehmer an der Erarbeitung von Dokumenten und Bildern mitarbeiten können. Die Empfänger werden hier nicht gefilmt, sondern erscheinen nur namentlich in der Teilnehmerliste. Ein grosser Vorteil dieses Pakets ist die Möglichkeit, die Konferenzen aufzeichnen zu können. Die Kalenderfunktion hilft bei der Planung von Meetings. Diese Funktion wird durch eine -Reminderfunktion ergänzt und lässt sich einfach mit dem Outlook synchronisieren Lotus Sametime von IBM IBM bietet mit Lotus Sametime ein übersichtliches Programm an, welches einerseits Videokonferenzen zu zweit aber auch Chats mit mehr als zwei Personen ermöglicht. Entscheidungen können somit schnell und unkompliziert gefällt werden. Die Software bietet darüber hinaus ein Whiteboard, Application- und Document-Sharing, Desk-Sharing und eine Agenda zur Planung von Sitzungen. Sitzungen können mittels einberufen werden. Sametime- Meetings lassen sich durch die Verwandtheit zu anderen Lotus Notes-Anwendungen mit Lotus Domino kreieren und verändern. Die Sametime-Meetings können passwortgeschützt werden. Beim Einsatz von Sametime an der FH-Aargau haben sich gravierende Mängel und Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 14/36

15 Probleme bei der Zusammenführung von verschiedenen Netzwerken und Firewalls ergeben. Lotus hat diese Fehler eingestanden und Verbesserung für die neuen Versionen versprochen Sharepoint Team Service von Microsoft Mit Sharepoint wurde eine weitere Software geschaffen, die den Informationsaustausch von Arbeitsgruppen unterstützt. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf die Kompatibilität mit den gebräuchlichen Officeprogrammen wie Outlook, Excel, Winword, etc. geworfen. Der Aufbau und der Unterhaltung einer Website wird ebenfalls als wichtiger Bestandteil dieser Applikation angesehen. Mittels verschiedenen Rollen können Zugriffsbeschränkungen auf Dokumente und Websites gemacht werden. Für weitergehende Bedürfnisse ist der Kauf einer grösseren Version notwendig. 5.2 Erarbeitung der Auswahlkriterien für die Software Bei der Erarbeitung der Auswahlkriterien für den geplanten Einsatz einer Videokonferenzsoftware haben wir uns vorderhand auf die im Vorfeld durchgeführte Benutzerbefragung gestützt. Die geäusserten Wünsche und Restriktionen sind wo jeweils möglich in die nachfolge Kriterienauswahl eingeflossen. Funktion / Leistungen Whiteboard Teilnehmerliste Application Sharing Elektronischer Kalender und Planer Elektronische Post ( ) Chatfunktion Dokumenten Sharing max. Anzahl Teilnehmer Bild-in-Bild- Technologie Softwarelösung CU-SeeMe - X X X X X - NetMeeting X X X - - X X 2 A X X X X X A X ispq Videochat - X - - X X - 5 B - X X X X B X Groove workspace X X X X X X X? - X X VidSoft 3 C X X X X C ivista See Me Now X X X - X emeeting X X X X - X X X X - - Sametime X X X X - X X 2 E X X - SharePoint X X X X - - X X - Vollduplexbetrieb Echounterdrückung Webcam-Betrieb Server notwendig Bildausblendfunktion A B C D E Für grössere Konferenzen braucht es einen Server 5 Personen mit Videobild und maximal 10 Personen im Text-Chat Für mehr als 3 Teilnehmer (max. 6 Teilnehmer möglich) muss ein Server angeschafft werden Software spezifisch auf UNIX-Systeme ausgelegt Nur Speakervideo sichtbar Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 15/36

16 Erklärung der einzelnen Funktionen: Funktion Whiteboard Teilnehmerliste Application Sharing Elektronischer Kalender Elektronische Post ( ) Chat-Funktion Document Sharing Maximale Anzahl Teilnehmer Bild-in-Bild-Technologie Vollduplex-Betrieb Echounterdrückung Webcam-Betrieb Server notwendig Bildausschaltfunktion Erklärung Ist ein Whiteboard verfügbar und kann jeder Teilnehmer darauf zugreifen bzw. können Teilnehmer gemeinsam darauf arbeiten (malen, schreiben, etc.) Alle Beteiligten der Videokonferenz werden auf einer Teilnehmerliste angezeigt Austauschmöglichkeit von Unterlagen und Dokumenten, die Thema der Besprechung sind. Die Unterlagen können von allen Parteien gemeinsam bearbeitet werden. Elektronischer Kalender und Terminplaner Software enthält eine -Funktion Teilnehmer können über den Text-Chat kommunizieren Gemeinsames Besprechen und Austauschen von Dokumenten Maximale Anzahl der möglichen Teilnehmer an der Videokonferenz (Zahlen in Klammern bezeichnen max. Anzahl beim Einsatz von zusätzlicher Hard-/ Software wie z. B. ein Server, etc.) Anzeige eines Bildes innerhalb eines anderen (z. B. abgehendes Videobild) Möglichkeit, dass alle Beteiligten gleichzeitig miteinander sprechen und hören können. Vorkehrung, um Echo-/Halleffekte zu verringern bzw. zu vermeiden Es kann eine Webcam verwendet werden Es ist ein separater Server notwendig für den Betrieb der Software Möglichkeit, das Videobild bei Bedarf auszuschalten Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 16/36

17 5.3 Evaluation der geeigneten Lösung / Diskussion Aus der vorstehenden Tabelle wird ersichtlich, dass die meisten heute verwendeten VC- Systeme vergleichbare Grundfunktionen aufweisen. Zur Bestimmung der Relevanz von einzelnen Kriterien stehen demzufolge jeweils die Ziele im Vordergrund, welche mit der Applikation verfolgt werden. Basierend auf den gewonnen Erkenntnissen und Erfahrungen wollen wir nun die drei Softwarepakete etwas genauer vorstellen, welche unserer Meinung nach den grössten Nutzen für die Ecademy ch stiften dürften: Groove workspace von Groove Networks Inc. CentraOne emeeting von Centra Software Inc. Netmeeting von Microsoft Inc. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 17/36

18 Variante 1: Hersteller Funktionen Vorteile Nachteile Groove workspace Groove Networks Inc. - Whiteboard - Teilnehmerliste - Document Sharing - Application Sharing - Elektronischer Kalender und Planer - -Funktion - Text-Chat - Vollduplexbetrieb - Echounterdrückung - verschiedene Rollen - automatische 192-Bit Verschlüsselung - Teilnehmer-Einladung via adresse oder Messenger - Automatische Softwareupdates - Offline-Betrieb möglich - Automatische Datensynchronisation - Individuelle Anpassung der Sharing Spaces - Zusätzliche Tools - kein Videobild Preis pro Lizenz US$ ca Fazit Preis-/Leistungsverhältnis überzeugt trotz fehlendem Videobild (In Notfällen können wichtige Bilder oder Filme mittels Document Sharing zur Verfügung gestellt werden.). Die Handhabung ist gewöhnungsbedürftig und sehr kompliziert. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 18/36

19 Variante 2: Hersteller CentraOne emeeting Centra Software Inc. Funktionen - Whiteboard - Teilnehmerliste - Document Sharing - Application Sharing - Text-Chat - Echounterdrückung - Abstimmungsfunktion - Einladungen / Reminder via - Videobild des Presentatoren Vorteile - Individuelle Anpassung Session - Automatische Systemeinstellung durch Systemcheck - Bis 1'000 Empfänger möglich Nachteile - Zeitaufwand des Senders für die Vorbereitung der Session - Tonqualität Preis komplette SW Ca. US$ 12' Fazit Der Rolls Royce unter den DTVC- Systemen. Centra deckt durch seinen Funktionsumfang alle erforderlichen Kriterien ab und bietet darüber hinaus weitere hilfreiche Features für die erfolgreiche Zusammenarbeit in Gruppen. Die Handhabung ist einfach und übersichtlich. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 19/36

20 Variante 3: Hersteller Funktionen Vorteile Nachteile Preis pro Arbeitsplatz Fazit Netmeeting Microsoft - Whiteboard - Teilnehmerliste - Document Sharing - Application Sharing - Text-Chat - Vollduplexbetrieb - Echounterdrückung - Teilnehmer-Einladung via IP oder MS Messenger - Einfache Bedienung - Gute Performance - Geringer Speicherplatzbedarf - Kann jederzeit auf neuen Systemen gratis heruntergeladen werden, falls eigenes Gerät nicht verfügbar ist! - Kein Kalender - Für mehr als zwei Personen ist ein Server notwendig - Fehlende Datenverschlüsselung Bestandteil Betriebssystem Windows Einfaches und sehr übersichtliches Softwarepaket für Videokonferenzen auf microsoftbasierenden Systemen. Preis- Leistungs-Umfang überzeugend. Für Punkt-zu-Punkt-Verbindungen optimal. Autoren: Adrian Anner, Jürg Stöckli Seite: 20/36