Checkliste zur Durchführung von Videokonferenzen und Internet- Meetings

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1 Checkliste zur Durchführung von Videokonferenzen und Internet- Meetings von Gerhard Schwed, Zentrum für Bildung und Medien, Donau-Universität Krems Vorbemerkung: Neue Techniken und Tools üben anfangs oft eine große Faszination aus, sie verleiten dazu, die Technik in den Mittelpunkt zu stellen, zu zeigen, was alles machbar ist, zu experimentieren,... - Das ist verständlich und in der ersten Zeit der Nutzung auch kaum vermeidbar. Trotzdem muss man immer darauf achten, dass die Technik nicht den Inhalt bestimmt, sondern umgekehrt. Zuerst müssen Ziele und Inhalte festgelegt und danach erst kann die dafür geeignete Technik ausgesucht werden. 1. Ziele des virtuellen Meetings Was soll mit dem Meeting erreicht werden? Zusammenarbeit an einem Projekt oder einer Anwendung, Schulung, Vortrag, Demonstration; Informationsfluss vorwiegend (oder ausschließlich) in eine Richtung (Vortrag) oder wechselseitig (Diskussion, Zusammenarbeit) 2. Welcher Art sind die Inhalte? Hauptsächlich Text (Skripten, Dokumente, Präsentationen), akustisch (Vortrag, Referate, Musik), optisch (Bilder, Pläne, Skizzen, Fotos von Objekten live oder "aus Konserve"), audiovisuell (Animation, Video, Live-Übertragung von Bewegtbild und Ton), multimedial. Welche dieser Komponenten sind unbedingt notwendig, welche verzichtbar? Wo liegt der Schwerpunkt, wo der Mehrwert der entsprechenden Vermittlungsformen bzw. Inhalte?

2 3. Zielgruppe(n) - Beteiligte Wer bzw. was ist die Zielgruppe? Wer ist am virtuellen Meeting beteiligt und eingebunden? externe Mitarbeiter, Fachkollegen, Bekannte oder Fremde, homogene oder heterogene Gruppen, Kinder/Schüler oder Erwachsene Einzelpersonen oder Gruppen? Bei Gruppen: Sind alle gleich aktiv oder gibt es Akteure und Zuseher/Zuhörer? Wie viele Stellen sind beteiligt? 1:1 Verbindung oder Multipoint-Verbindung? Mit einer Zentralstelle oder gleichrangig? (ev. MCU bzw. Anmeldeserver nötig) 4. Technische Verfügbarkeit und Kompetenzen der Beteiligten Welche technischen Vorraussetzungen bringen die Beteiligten mit? Umgang mit PC, Internet, Videokonferenz, Netzanbindung, Hard- und Software, Präsentationserfahrung,... Welche Geräte und Tools sind verfügbar und können wie (sicher) eingesetzt werden? 5. Inhaltliche Kompetenzen: Sollen völlig neue Inhalte vermittelt werden oder wird an schon Bekanntem weitergearbeitet? Sie die Beteiligten Anfänger oder Experten auf diesem Gebiet?

3 => Entscheidung für den Vermittlungsweg Aufgrund der Ziele und Inhalte, sowie der verfügbaren Ressourcen und vorhandenen Kompetenzen muss nun entschieden werden, welcher Vermittlungsweg am besten geeignet ist. => Abwägen von Aufwand und Nutzen! (Meistens sind einfache Lösungen, die sicher beherrscht werden, besser als aufwändige.) Welche Geräte bzw. Kompetenzen müssen ev. angemietet oder angekauft werden? Checkliste für Videokonferenzen Vermittlungsweg: ISDN (kanalgebunden über 2,4 oder 6 Kanäle) oder TCP/IP (Internet)? Internet ist wesentlich einfacher und billiger, aber unsicher. - Probleme mit wechselnder Datenrate (verfügbare Bandbreite). ISDN ist professioneller und sicherer aber aufwändiger und teurer (Hardware, Leitungskosten für mehrere ISDN-Kanäle.)

4 Raumsituation: Ausreichend Licht an der richtigen Stelle (nicht nur von oben); ev. Scheinwerfer Vermeidung von direkter Sonneneinstrahlung und störenden Reflexionen (Verdunkelung) Akustik, schallisolierende Wände (ev. Teppichboden, Vorhänge), um Nachhall zu vermeiden. Vermeidung von störendem Lärm (Straßenverkehr, Arbeiten in Nebenräumen,...) Neutraler und einfacher (einfärbiger) Hintergrund: Ablenkung der Zuseher vermeiden; der Komprimierungsaufwand steigt mit Anzahl an Details und Veränderungen (Bewegung) => die Bildqualität sinkt in gleichem Maße. Ev. Pinwand, Vorhang, großes Tuch,... Kamera: Bei Gruppen unbedingt PTZ-Kamera (Pan-Tilt-Zoom), ev. zweite Kamera einsetzen (1 für Vortragenden + 1 für Gruppe) Position beachten: Gegenlicht vermeiden, ca. in Kopfhöhe, in der Nähe Bildschirms (Sprecher sollte in die Kamera blicken, sieht jedoch meist auf den Bildschirm, um die Gegenseite zu sehen) geeigneter Ausschnitt: (eigenes Bild regelmäßig kontrollieren!)

5 Verhalten: Ruhige Bewegungen! Schnelle Bewegungen führen aufgrund der notwendigen Datenkompression und Übertragungsverzögerungen zu Verzerrung und Asynchronität bei Bild- und Ton. Audio: Ton ist meist wesentlich wichtiger und kritischer als das Bild! (Ein Vortrag im Radio ohne Bild ist kein Problem; ein Vortrag im Fernsehen ohne Ton dagegen schon!) gute Mikrophone verwenden, ev. mehrere Mikrophone; Laut, deutlich und nicht zu schnell sprechen; (Sprecherfahrung über Lautsprecheranlagen?!) Einbindung weiterer Quellen Sollen Fotos, Videos, Präsentationen verwendet werden? Ev. vorher per Mail schicken. Verringerung der Datenrate während der Konferenz. Sicherheit gegen Ausfall Bei online-präsentation können diese Quellen entweder einfach abgefilmt werden (Foto in die Kamera halten, bzw. Schwenk zur Bildwand) oder die Datenquelle umgeschaltet werden (Dokumentenkamera, Einblenden des Computerbildschirms) Bei Meetings via Internet hängt dies von den Möglichkeiten der Software ab: Whiteboard und Application-Sharing bei Neetmeeting, Collaborative-Browsing bei Groove und Webex,...

6 Test der Technik Unbedingt rechtzeitig vorher alle Tools testen!! Rechtzeitig ist, wenn genug Zeit für Reparatur, Ersatz oder Alternativen bleibt! Ablauf: Virtuelle Meetings bedürfen einer klaren Regie! Moderation, Administration Wer stellt die Verbindung her? Wer moderiert und erteilt ev. das Wort? Wer hat welche Rechte (z.b. Steuerung bei Applikation-Sharing)? => Klarer Ablaufplan, Storyboard Das kann bei reinen Vorträgen sehr einfach sein, bei Multipoint-Verbindungen mit Gruppen sind eine sehr genaue Planung und sehr viel Disziplin nötig. Bei größeren Aktionen sind mehrere Personen nötig: Präsentator/in, Technik, Kameramann/-frau, Moderator,... Abwechslung im Ablauf didaktische Impulse Feedback der Teilnehmer einholen und beachten

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