Richtlinie des Rektorats für die Durchführung von Drittmittelprojekten (Drittmittelprojektrichtlinie) vom

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1 Richtlinie des Rektorats für die Durchführung von Drittmittelprojekten (Drittmittelprojektrichtlinie) vom in Ergänzung der Drittmittelordnung der HfK (DMO HfK) zur Beachtung durch die Projektleitungen Der Rektor der Hochschule für Künste Bremen hat gem. 110 Abs. 3 BremHG vom (Brem.GBl. S. 375) am die vom Rektorat der Hochschule am beschlossene Drittelmittelprojektrichtlinie genehmigt. Inhalt Ablauf... 2 Abschlussbericht ( 7 DMO)... 2 Anmeldung ( 3 DMO)... 3 Antragsberechtigung ( 1 Abs. 2 DMO)... 3 Bankverbindung... 3 Beschaffungen... 4 Dienstreisen... 4 Exkursionen... 4 Folgelasten ( 1 Abs. 4 DMO)... 4 Forschungs- und Entwicklungsförderung... 4 Freiheit von Forschung und Kunst ( 1 Abs. 5 DMO)... 5 Gültigkeit der Drittmittelordnung:... 5 Kostenkalkulation ( 2 Abs. 2 DMO)... 6 Direkte Kosten ( 2 Abs. 2 DMO)... 6 Gemeinkosten/Indirekte Kosten ( 2 Abs. 2 DMO)... 6 Gewinnzuschlag ( 2 Abs. 2 DMO)... 7 Steuern... 7 Mittelverwaltung ( 6 Abs. 2 DMO)... 7 Nachkalkulation ( 2 Abs. 3 DMO)... 7 Nachmeldung ( 4 Abs. 3 DMO)... 7 Nebentätigkeit... 8 Personaleinstellung ( 6 Abs. 3 DMO)/Personalkosten... 8 Projektbeginn/-ende ( 4 Abs. 1 DMO)... 8 Vertrag ( 5 DMO)... 8 Verwendungsnachweise

2 Vorhabenbeschreibung ( 3 Ziff. 2 DMO)... 8 Wirtschaftliche/Nichtwirtschaftliche Drittmittelprojekte... 9 Ablauf Zunächst ist die Projekt-Idee in einem Projektplan, bestehend aus einer Vorhabenbeschreibung und einer Kostenkalkulation, darzustellen. Das Dezernat Finanzen und Beschaffung nimmt die Bestimmung vor, ob es sich um ein wirtschaftliches oder ein nichtwirtschaftliches Projekt handelt. Diese Festlegung hat Einfluss auf die Kostenkalkulation. Zur Erstellung der Kalkulation werfen Sie bitte einen Blick auf unsere Checkliste. Die Checkliste soll Ihnen dabei helfen, an alle eventuellen Kosten zu denken wie beispielsweise GEMA-Gebühren. In der Checkliste finden Sie auch die jeweils zuständigen Stellen an der HfK. Projektplan und Kostenkalkulation sind danach im jeweiligen Dekanat anzumelden. Das Dekanat entscheidet innerhalb einer Frist von 4 Wochen über Genehmigung bzw. Einschränkung oder Ablehnung hinsichtlich der Nutzung von Hochschulressourcen des Projektvorhabens. Bei Genehmigung können Vertragsverhandlungen mit dem potentiellen Drittmittelgeber aufgenommen werden. Soll aus bestimmten Gründen auf Gemeinkosten verzichtet, oder die Gemeinkosten nur teilweise erstattet werden, ist dieses von der Hochschulleitung genehmigen zu lassen. Gegebenenfalls muss daraufhin die Kostenkalkulation überarbeitet werden und erneut mit dem Drittmittelgeber verhandelt werden. Liegt ein Vertragsentwurf vor (der unter Einbeziehung des Dezernates 2- Finanzen und Beschaffung entstanden ist), ist dieser von der Innenrevision der HfK zu prüfen. Bestehen keine Einwände gegen den Entwurf, kann der Vertrag vom Drittmittelgeber, der Hochschulleitung und ggf. von der Projektleitung unterzeichnet werden. Nach Eingang einer rechtsgültigen schriftlichen Zusage bzw. Bescheides und schriftlicher Genehmigung durch das jeweilige Dekanat kann mit der Projektarbeit begonnen werden. Ggf. einzustellendes Personal wird auf Vorschlag der Projektleitung vom Dezernat 3- Personal eingestellt. Die Verwaltung der Drittmittel findet im Dezernat 2- Finanzen und Beschaffung statt. Diese erstellt auch den zahlenmäßigen Verwendungsnachweis gegenüber dem Drittmittelgeber. Zum Projektende ist von der Projektleitung ein Abschlussbericht zu erstellen, je nach Anforderung des Drittmittelgebers sind evtl. auch Zwischenberichte notwendig. Nach Projektende wird eine Nachkalkulation von der Projektleitung erstellt und beim Dezernat Finanzen und Beschaffung eingereicht. Abschlussbericht ( 7 DMO) In der Regel verlangen die Drittmittelgeber zum Projektabschluss einen Abschlussbericht. Dieser besteht meistens aus einem Sachbericht, der von der Projektleitung zu erstellen ist und einem zahlenmäßigen Verwendungsnachweis über die sachgerechte Verwendung der Mittel, der vom Dezernat Finanzen und Beschaffung erstellt wird. Drittmittelgeber wie z.b. 2

3 das BMBF, die EU oder die DFG verfügen über ihre eigenen Bestimmungen und/oder Formulare. Fordern Sie bitte diese beim Drittmittelgeber an. Der Abschlussbericht ist von der Projektleitung an die Rektorin bzw. den Rektor, die Dekanin bzw. den Dekan des Fachbereichs bzw. der Leitung der künstlerischwissenschaftlichen Einrichtung zu leiten. Bei umfänglichen Vorhabenbeschreibungen genügt ein Hinweis darauf, wo diese aufbewahrt werden und eingesehen werden kann. Anmeldung ( 3 DMO) Die Projektanmeldung, bestehend aus einer Vorhabenbeschreibung und einer Kostenkalkulation, ist im jeweiligen Dekanat einzureichen. In begründeten Fällen kann innerhalb einer Frist von 4 Wochen die Inanspruchnahme hochschuleigener Ressourcen (Personal, Sachmittel und Einrichtungen) abgelehnt oder durch Auflagen beschränkt werden. In solchen Fällen ist ggf. der Projektplan mit der Kostenkalkulation zu überarbeiten. Frühzeitig vor Vertragsabschluss informiert die Projektleitung im Rahmen einer Projektbesprechung das Dezernat 2- Finanzen und Beschaffung und das Dezernat 3- Personal. Hierbei sind die für die jeweilige Verwaltungseinheit erheblichen Tatsachen wie z.b. besondere Finanzierungsmodalitäten (z.b. zu erbringende Eigenanteile) oder für das Projekt erforderliche Personalmaßnahmen mitzuteilen. Antragsberechtigung ( 1 Abs. 2 DMO) Antragsberechtigt sind Hochschulmitglieder, zu deren dienstlichen Aufgaben die selbständige Durchführung von Forschung und künstlerischen Entwicklungsaufgaben gehört, also die Professorinnen und Professoren (ordentliche und Vertretungsprofessorinnen und -professoren) der Hochschule. Auch künstlerische/wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Drittmittelprojekte durchführen, wenn und soweit ihnen Forschungsaufgaben zur selbständigen Wahrnehmung übertragen wurden. Bankverbindung Die Bankverbindung der HfK lautet: Bremer Landesbank BLZ Kto Damit die Drittmittel, die auf unserem Konto eingehen, richtig zugeordnet werden können, soll der Drittmittelgeber bei der Überweisung die SAP-Innenauftragsnummer (IA) des Projektes angeben. Innenaufträge werden im Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung 3

4 angelegt. Unter der Innenauftragsnummer werden die Mittel für das Projekt verwaltet und abgerechnet. Beschaffungen Auch in Drittmittelprojekten sind Beschaffungen entsprechend den vergaberechtlichen Vorschriften vorzunehmen. Beachten Sie dazu die Dienstanweisung SAP oder halten Rücksprache mit dem Dezernat 2 Finanzen und Beschaffung. Dienstreisen Auch bei Drittmittelvorhaben werden Reisekosten nach den Bestimmungen des bremischen Reisekostengesetzes (BremRKG) abgerechnet. Ein Dienstreiseantrag ist 14 Tage vor Reiseantritt zu stellen. Die Formulare Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise und Reisekostenrechnung finden Sie auf der HfK-Website. Siehe auch Exkursionen. Exkursionen Bei Drittmittelvorhaben werden Exkursionen nach der gültigen Richtlinie zur Durchführung von Exkursionen abgerechnet. Ein Exkursionsantrag ist 3 Wochen vor Reiseantritt zu stellen. Die Antragsformulare Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise (für die Reisekosten der Exkursionsleitung), Exkursionsantrag (für die Reisekosten der Studierenden) und die Formulare für die Abrechnung Reisekostenrechnung und Bestätigung der Exkursion finden Sie auf der HfK-Website. Folgelasten ( 1 Abs. 4 DMO) Folgelasten sind z.b. Personalkosten aufgrund der (zwingenden) Weiterbeschäftigung einer Person, die im Rahmen des Drittmittelprojekts eingestellt wurde oder laufende Wartungskosten für investive Güter (Maschinen, Geräte, etc.) über die Projektlaufzeit hinaus. Folgelasten müssen gemäß Drittmittelordnung angemessen berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass separat in der Anmeldung auf die Folgekosten hingewiesen werden muss. Ist die genaue Höhe der Kosten bekannt, listen Sie diese bitte mit auf. Forschungs- und Entwicklungsförderung Reichen eingeworbene Drittmittel für die Durchführung des Projektes nicht aus, können zusätzlich Gelder beim Forschungs- und Entwicklungsfonds der HfK beantragt werden. Stichtage für Anträge sind jeweils der 1. März und der 1. Oktober eines Jahres. 4

5 Antragsformulare und die Grundsätze zur Forschungs- und Entwicklungsförderung an der HfK sind auf der Website herunterzuladen. Freiheit von Forschung und Kunst ( 1 Abs. 5 DMO) Die Freiheit der Forschung und der Kunst muss auch im Rahmen der Drittmittelvorhaben uneingeschränkt gewährleistet sein. Drittmittel dürfen nur unter dieser Voraussetzung angenommen werden. 7 BremHG: Die Freiheit der Forschung umfasst insbesondere die Fragestellung, die Grundsätze der Methodik sowie die Bewertung des Forschungsergebnisses und seine Verbreitung. Die Freiheit der Kunst und der künstlerischen Entwicklung umfasst das Recht der Herstellung, Verbreitung und Darbietung von Kunstwerken. Gültigkeit der Drittmittelordnung: Gemäß 1 DMO ist die Ordnung anzuwenden auf Vorhaben, die aufgrund von Forschungsund künstlerischen Entwicklungsaufträgen durchgeführt werden als auch Vorhaben, die zum Zwecke der Förderung von Forschung und künstlerischer Entwicklung finanziert werden. Dabei erfolgt die Finanzierung aus Drittmitteln. Es werden keine oder nur zum Teil Haushaltsmittel verwendet, sondern Geld-, Sach- oder Dienstleistungen von Dritten. Die Anwendung der DMO ist für die o.g. Vorhaben unabhängig von der Höhe der Zuwendung. Grundsätzliche Bestandteile eines Drittmittelprojektes sind insbesondere: - Vertrag mit einem Drittmittelgeber (oder Angebot und Annahme), - Projektplan und Kostenkalkulation, - Eine festgelegte Projektlaufzeit, - Bewilligungsbescheid/Zuwendungsbescheid, - Verpflichtung zur Berichtsabgabe nach Projektabschluss bzw. Verwertung des Ergebnisses durch Drittmittelgeber. Nicht als Drittmittelprojekte im Rahmen der Ordnung sind folgende Vorhaben anzusehen: - Alle Konzerte/Ausstellungen/sonstige Veranstaltungen, die nicht Teil eines Forschungsprojektes bzw. künstlerischen Entwicklungsvorhaben sind, für die aber eine Mitfinanzierung durch Dritte erfolgte, z.b. durch den Verkauf von Eintrittskarten / kostenlose Bereitstellung eines Raumes o.ä. / Spenden ohne Gegenleistung - Studentische Projekte/Veranstaltungen/Exkursionen, die im Rahmen von Lehrveranstaltungen stattfinden und auf ähnliche Weise wie oben bezuschusst werden 5

6 Kostenkalkulation ( 2 Abs. 2 DMO) Dieser Richtlinie ist ein Kalkulationsschema beigefügt. Bitte wenden Sie sich an das Dezernat 2- Finanzen und Beschaffung für die digitale Fassung. Die Projektkalkulation ist zusammen mit der Vorhabenbeschreibung bei der Projektanmeldung einzureichen. Die Kalkulation ist außerdem Grundlage der Verhandlungen mit dem Drittmittelgeber. Direkte Kosten ( 2 Abs. 2 DMO) Direkt zurechenbare Kosten sind alle Kosten, die dem Drittmittelprojekt eindeutig zuzuordnen sind, z.b. für das Projekt eingestelltes Personal inkl. der Personalnebenkosten, Sachkosten (z.b. Geräte bis 410 Euro, Honorare und Dienstreisen) und Investitionen. Gemeinkosten/Indirekte Kosten ( 2 Abs. 2 DMO) Definition: Zu den Gemeinkosten/indirekten Kosten gehören Sachkosten eines Arbeitsplatzes, Kosten der Nutzung von Räumen, Werkstätten, Geräten der HfK und allgemeine Verwaltungskosten, die dem Drittmittelprojekt nicht verursachungsgerecht, also durch Anwendung von Umlageschlüsseln zugerechnet werden. Berechnung: Im Kalkulationsschema ist der zeitliche Arbeitsumfang der Personen anzugeben, die direkt für das Projekt tätig sind. In dem Kalkulationsschema (Datei Drittmittel_Kostenkalkulation.xls erhältlich beim Dezernat 2 und ggf. auf der Website) werden die Gemeinkosten automatisch berechnet. Sie sind das Ergebnis aus den eingetragenen Personalhauptkosten multipliziert mit den hinterlegten Zuschlagssätzen. Bei wirtschaftlichen Vorhaben müssen die Gemeinkosten vollständig vom Drittmittelgeber getragen werden. Bei nichtwirtschaftlichen Vorhaben sollen die Gemeinkosten 20 % der direkten Kosten betragen. Eine Überschreitung von 20 % hat zu erfolgen, wenn dies mit dem Drittmittelgeber abrechenbar ist. Eine Unterschreitung oder ein Verzicht der Gemeinkostenpauschale ist bei nichtwirtschaftlichen Vorhaben möglich, wenn hierfür ein schriftlicher Antrag von der Projektleitung bei der Hochschulleitung gestellt wird, weil der Drittmittelgeber die Gemeinkosten nicht oder nur teilweise erstattet und die HfK ein dringendes Interesse an der Durchführung hat und 6

7 die Genehmigung, in der das dringende Interesse begründet wird, durch die Hochschulleitung schriftlich erfolgt ist. Das Dezernat 2, das für die Abwicklung des Drittmittel-Vorhabens zuständig ist, ist zu informieren. Ein dringendes Interesse der Hochschule an der Durchführung eines Drittmittelprojekts ist i.d.r. gegeben, wenn die Finanzierung zum Zwecke der Forschungsförderung aus öffentlichen Mitteln (z.b. vom Bund oder den Ländern) oder aus Mitteln gemeinnütziger Einrichtungen und Stiftungen, die zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben der Wissenschaftsförderung verpflichtet sind (z.b. DFG, VW-Stiftung), erfolgt. Die Entscheidung über einen Verzicht oder eine Reduzierung der Gemeinkosten trifft die Hochschulleitung auf Antrag der Projektleitung. Gewinnzuschlag ( 2 Abs. 2 DMO) Bei wirtschaftlichen Vorhaben ist ein Gewinnzuschlag von mindestens 3% der Gesamtkosten zu berücksichtigen. Steuern In bestimmten Fällen kann das Drittmittelprojekt der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Dies ist grundsätzlich bei wirtschaftlichen Vorhaben der Fall. Hierbei berät Sie das Dezernat 2- Finanzen und Beschaffung. Mittelverwaltung ( 6 Abs. 2 DMO) Die Mittelverwaltung erfolgt durch das Dezernat Finanzen und Beschaffung. Hochschulprojekte sind immer über die Hochschulkonten abzuwickeln und dürfen keinesfalls über Privatkonten laufen. Projekte, die über Privatkonten der Projektleitung abgewickelt werden, sind keine Hochschulprojekte. Für private Projekte dürfen nur gegen Entgelt Hochschulressourcen verwendet werden und sind als Nebentätigkeit anzumelden. Nachkalkulation ( 2 Abs. 3 DMO) Unter der Nachkalkulation ist die Erfassung der tatsächlichen Kosten zu verstehen, die spätestens 3 Monate nach vollständiger Beendigung des Projektes von der Projektleitung und dem Dezernat Finanzen und Beschaffung zu erstellen ist. Bei einem wirtschaftlichen Projekt darf die Nachkalkulation nicht zu einer Unterschreitung des Gewinnanteils von 3% führen. Nachmeldung ( 4 Abs. 3 DMO) Ergeben sich in den Verhandlungen mit dem Drittmittelgeber Abweichungen gegenüber der ursprünglichen Projektanmeldung, muss eine schriftliche Nachmeldung durch die Projektleitung bei der/dem zuständigen Dekanin bzw. Dekan oder der Leitung der künstlerisch-wissenschaftlichen Einrichtung sowie beim Dezernat Finanzen und Beschaffung erfolgen. 7

8 Nebentätigkeit Drittmittelforschung kann als Dienstaufgabe im Hauptamt oder als Nebentätigkeit durchgeführt werden. Eine Kombination ist nicht möglich. Drittmittelprojekte als Nebentätigkeit sind keine Hochschulprojekte und vor Aufnahme dem Personaldezernat anzuzeigen. Ggf. wird ein Entgelt für die Nutzung von Hochschulressourcen erhoben. Personaleinstellung ( 6 Abs. 3 DMO)/Personalkosten Aus Drittmitteln können studentische Hilfskräfte, wissenschaftliches Personal sowie weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt werden sowie Honorar- und Werkverträge geschlossen werden. Die Einstellung erfolgt befristet bzw. auf Stundenbasis (stud. Hilfskräfte) und auf Vorschlag der Projektleitung durch die Hochschule. Das Dezernat 3 Personal berät Sie hierbei und auch bei der Kalkulation der Personalkosten. Projektbeginn/-ende ( 4 Abs. 1 DMO) Die Projektarbeit darf erst aufgenommen werden, wenn zumindest eine rechtsgültige schriftliche Zusage oder ein Bescheid des Drittmittelgebers vorliegt und die Dekanin bzw. der Dekan oder die Leitung der künstlerisch-wissenschaftlichen Einrichtung die Durchführung des Vorhabens schriftlich genehmigt hat. Idealerweise steht mindestens eine erste Rate zum Projektbeginn zur Verfügung. Diese Genehmigung und die Bestätigung bzw. der Zuwendungsbescheid sind beim Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung einzureichen. Vertrag ( 5 DMO) Bei der Vertragsgestaltung ist, soweit nicht ausschließlich inhaltliche Fragen zu klären sind, das Dezernat 2- Finanzen und Beschaffung einzubeziehen. Ein schriftlicher Vertrag ist zwingend. Nach Prüfung des Entwurfes wird der Vertrag von der Rektorin bzw. dem Rektor unterzeichnet. Auch Anträge an Drittmittelgeber, wie z.b. das BMBF oder die DFG, sind von der Rektorin bzw. dem Rektor zu unterzeichnen. Verwendungsnachweise Die zahlenmäßigen Verwendungsnachweise werden nach den Bestimmungen des jeweiligen Drittmittelgebers durch das Dezernat 2- Finanzen und Beschaffung erstellt. Die Projektleitung ist für die Erstellung des Sachberichtes verantwortlich. Vorhabenbeschreibung ( 3 Ziff. 2 DMO) Die Vorhabenbeschreibung ist der inhaltliche Teil des Projektplanes (Formular Anmeldung eines Drittmittelprojektes (Vorhabenbeschreibung) ). 8

9 Wirtschaftliche/Nichtwirtschaftliche Drittmittelprojekte Eine wirtschaftliche Tätigkeit im Bereich der Forschung ist die Auftragsforschung (Forschungstätigkeit für die gewerbliche Wirtschaft). Grundsätzlich handelt es sich um eine wirtschaftliche Tätigkeit, sobald eine Ware oder Dienstleistung angeboten wird, für die es einen Markt (also Mitbewerber) gibt. Unter nichtwirtschaftliche Vorhaben fällt z.b. die Grundlagenforschung (unabhängige Forschung und Entwicklung zur Erweiterung des Wissens und des Verständnisses). Die Festlegung, um welche Art der Tätigkeit es sich handelt, trifft das Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung. Die Zuordnung hat Auswirkung auf die Kostenkalkulation, insbesondere auf die Höhe der Gemeinkosten. 9