Neue ergänzte Entsprechenserklärung gemäß 161 AktG der Beta Systems Software AG zum Deutschen Corporate Governance Kodex

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1 ERKLÄRUNG ZUR UNTERNEHMENSFÜHRUNG Eine verantwortungsvolle, transparente Unternehmensführung hat bei Beta Systems seit jeher einen hohen Stellenwert. Seit der Einführung des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK), der Standards für eine wertorientierte und transparente Unternehmensführung und -überwachung setzt, folgt Beta Systems mit wenigen Ausnahmen den Anregungen und Empfehlungen des Kodex, derzeit in seiner Fassung vom 15. Mai In dieser Erklärung berichten Vorstand und Aufsichtsrat der Beta Systems Software AG gem. 289a HGB über die Unternehmensführung. Die Erklärung wurde auf der Website des Unternehmens unter im Bereich Investor Relations/Coporate Governance/Erklärung zur Unternehmensführung und Corporate-Governance-Bericht öffentlich zugänglich gemacht. Der zusammengefasste Lagebericht und Konzernlagebericht 2011/12 der Beta Systems Software AG enthält einen Hinweis auf diese Veröffentlichung. Entsprechenserklärung Vorstand und Aufsichtsrat von börsennotierten Gesellschaften sind gemäß 161 AktG verpflichtet, jährlich bekannt zu geben, inwiefern den vom Bundesministerium der Justiz im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gemachten Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht. Vorstand und Aufsichtsrat der Beta Systems Software AG haben am 25. September 2012 gemeinsam die Entsprechenserklärung 2012 gemäß 161 AktG abgegeben. Diese wurde am 10. Dezember 2012 im Rahmen der Abgabe einer aktualisierten Entsprechenserklärung durch eine Ergänzung zu Ziffer der Fassung 2012 des Deutschen Corporate Governance Kodex erweitert. Neue ergänzte Entsprechenserklärung gemäß 161 AktG der Beta Systems Software AG zum Deutschen Corporate Governance Kodex Vorstand und Aufsichtsrat der Beta Systems Software AG haben im Jahr 2011 die Entsprechenserklärung gemäß 161 AktG am 20. September 2011 abgegeben. Diese Entsprechenserklärung wurde im Internet und im Geschäftsbericht 2011 veröffentlicht. Die letzte Entsprechenserklärung gemäß 161 AktG gaben Vorstand und Aufsichtsrat der Beta Systems Software AG am 25. September 2012 ab. Die nachfolgende Erklärung bezieht sich für den Zeitraum ab dem 21. September 2011 auf die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex ( DCGK ) in seiner Fassung vom 26. Mai 2010, die am 2. Juli 2010 im elektronischen Bundesanzeiger bekannt gemacht worden ist ( Fassung 2010 ). Für den Zeitraum ab dem 15. Juni 2012 bezieht sich die nachfolgende Erklärung auf die Empfehlungen des Kodex in seiner Fassung vom 15. Mai 2012, die am 15. Juni 2012 im Bundesanzeiger bekannt gemacht worden ist ( Fassung 2012 ). Die nachfolgende Erklärung enthält gegenüber der Entsprechenserklärung vom 25. September 2012 eine Ergänzung zu Ziffer der Fassung 2012 des Deutschen Corporate Governance Kodex. Dies vorausgeschickt erklären Vorstand und Aufsichtsrat der Beta Systems Software AG, dass den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex seit der Entsprechenserklärung vom 20. September 2011 mit den nachfolgenden unten genannten Ausnahmen entsprochen wurde. Die Beta Systems Software AG wird den Empfehlungen des Kodex der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex auch in Zukunft mit den folgenden Ausnahmen entsprechen: -1-

2 Ziff Übermittlung der Einberufungsunterlagen zur Hauptversammlung auf elektronischem Wege: Der Kodex empfiehlt, dass die Gesellschaft allen in- und ausländischen Finanzdienstleistern, Aktionären und Aktionärsvereinigungen die Einberufung der Hauptversammlung mitsamt den Einberufungsunterlagen auf elektronischem Wege übermittelt, wenn die Zustimmungserfordernisse erfüllt sind. Dieser Empfehlung entspricht die Gesellschaft nicht, da die notwendigen (satzungsgemäßen) Zustimmungserfordernisse nicht vorliegen. Da aufgrund der Eigenart der Inhaberaktie die Gesellschaft ihre in- und ausländischen Finanzdienstler, Aktionäre und Aktionärsvereinigungen nicht kennt und derzeit noch nicht sichergestellt ist, dass der überwiegende Teil hiervon über den elektronischen Weg erreicht wird, sieht die Gesellschaft aktuell von einem elektronischen Versand ab. Ziff. 3.8 Selbstbehalt bei D&O-Versicherungen: Die Empfehlung des Kodex bzgl. der Vereinbarung eines Selbstbehalts in Ziff. 3.8 bezieht sich nur auf die D&O-Versicherung von Aufsichtsratsmitgliedern, während der Selbstbehalt bei Abschluss einer D&O- Versicherung für Vorstandsmitglieder nunmehr gesetzlich vorgeschrieben ist. Die derzeitig von Beta Systems abgeschlossenen Versicherungsverträge sehen keinen Selbstbehalt für Aufsichtsratsmitglieder vor. Beta Systems wird auch zukünftig keinen Selbstbehalt für Aufsichtsratsmitglieder vorsehen, da das Unternehmen durch eine solche Maßnahme keine grundsätzlich verbesserte Anreizwirkung hinsichtlich Motivation und Verantwortungsbewusstsein seiner Aufsichtsratsmitglieder sieht. Hingegen sehen die Versicherungsverträge in Bezug auf den Vorstand, wie gesetzlich vorgeschrieben, einen Selbstbehalt für den Vorstand vor. Ziff Vorstandsvergütung: Die Vorstandsmitglieder der Beta Systems Software AG erhalten eine fixe und variable Vergütung. Derzeit besteht keine Ermächtigung der Hauptversammlung für ein Programm zur Vergütung des Vorstands mittels Komponenten mit langfristiger Anreizwirkung und Risikocharakter im Sinne von Aktien bzw. Aktienoptionsrechten oder vergleichbaren Gestaltungen. Letztmalig ist die Ausgabe im Rahmen entsprechender Programme im Jahr 2001 erfolgt. Im Jahr 2004 wurden die aus diesen Programmen resultierenden Rechte letztmalig ausgeübt bzw. sind verfallen. Die Vorstandsverträge der Beta Systems Software AG sehen kein Abfindungs-Cap vor. Grund hierfür ist insbesondere die Befristung der Vorstandsverträge auf drei bzw. zweieinhalb Jahre. Unter Berücksichtigung dieser kurzen Laufzeiten waren zusätzliche Vereinbarungen zwecks Vermeidung unangemessener Abfindungen nicht erforderlich. Zudem kann die Vereinbarung und ggf. erforderliche spätere Durchsetzung solcher Abfindungs-Caps rechtliche Probleme aufwerfen. Dem Grundgedanken der Empfehlung wird aber insoweit Rechnung getragen, im Falle der vorzeitigen einvernehmlichen Aufhebung eines Vorstandsvertrags eine Abfindungsregelung mit dem betroffenen Vorstandsmitglied zu vereinbaren, die dem Gebot der Angemessenheit entspricht. Ziff bzw Altersgrenzen für Vorstände und Aufsichtsräte: Beta Systems sieht in einer Festlegung von Altersgrenzen für Aufsichtsräte (Ziff ) eine Einschränkung des Rechts der Aktionäre, die Mitglieder des Aufsichtsrats zu wählen. Die Gesellschaft legt daher keine Altersgrenze diesbezüglich fest. Ebenso ist abweichend von der entsprechenden Empfehlung des Kodex keine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder vorgesehen (Ziff ), da dies den Aufsichtsrat pauschal in seiner Auswahl geeigneter Kandidaten einschränken würde. -2-

3 Ziff bzw Vielfalt (Diversity) bei Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat: Der Kodex empfiehlt, bei der Zusammensetzung des Vorstands auch auf Vielfalt (Diversity) zu achten und dabei insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen anzustreben (Ziff ). Bei der Berufung der Vorstandsmitglieder wurde der Gleichheitsgrundsatz angewendet. Die Qualifikationen der Kandidaten waren jeweils ausschlaggebend für Besetzung der entsprechenden Positionen. Der Kodex empfiehlt, bei der Benennung konkreter Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats unter Beachtung der unternehmensspezifischen Situation neben der vorgenannten Altersgrenze auch die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potentielle Interessenkonflikte, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinn von Nummer DCGK sowie Vielfalt (Diversity) zu berücksichtigen und dabei insbesondere eine angemessene Beteiligung von Frauen vorzusehen (Ziff ). Bei den Wahlvorschlägen für die Aufsichtsratsmitglieder wurde ebenfalls der Gleichheitsgrundsatz angewendet und zudem die internationale Tätigkeit und Unabhängigkeit berücksichtigt. Die Qualifikationen der Kandidaten waren auch insoweit ausschlaggebend für Besetzung der entsprechenden Positionen. Hinsichtlich des Zieles der Berücksichtigung der Unabhängigkeit von Mitgliedern des Aufsichtsrats im Sinne von Ziff DCGK bei der Zusammensetzung des Aufsichtsrats verweisen wir zudem auf die ergänzenden Ausführungen am Ende dieser Entsprechenserklärung. Ziff Bildung von Ausschüssen: Der Kodex empfiehlt dem Aufsichtsrat, abhängig von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl seiner Mitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse zu bilden. Der Aufsichtsrat der Beta Systems Software AG bildet aufgrund seiner Größe und Zusammensetzung (sechs Personen) jedoch keine derartigen Ausschüsse, da im Gesamtaufsichtsrat umfassend und transparent über alle relevanten Themen informiert, beraten und entschieden wird. Ziff Bildung eines Prüfungsausschusses: Aufgrund der derzeitigen Größe und Zusammensetzung des Aufsichtrats sowie der Unternehmensgröße von Beta Systems beabsichtigt der Aufsichtsrat derzeit nicht, einen gesonderten Prüfungsausschuss (Audit Commitee) einzurichten. Grundsätzlich befasst sich der gesamte Aufsichtsrat mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems und des internen Revisionssystems, der Abschlussprüfung, hier insbesondere der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen, der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung sowie der Compliance. Ziff Bildung eines Nominierungsausschusses: Aufgrund der derzeitigen Größe und Zusammensetzung des Aufsichtrats sowie der Unternehmensgröße von Beta Systems beabsichtigt der Aufsichtsrat derzeit nicht, einen gesonderten Nominierungsausschuss einzurichten. Grundsätzlich befasst sich der gesamte Aufsichtsrat mit Wahlvorschlägen. Ziff Benennung konkreter Ziele bzgl. der Zusammensetzung des Aufsichtsrats: Der Deutsche Corporate Governance Kodex empfiehlt weiter, dass der Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennt, die unter Beachtung der unternehmensspezifischen Situation unter anderem auch die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinn von Ziff DCGK berücksichtigen. Der Aufsichtsrat strebt eine angemessene Anzahl unabhängiger Aufsichtsratsmitglieder an. Eine Festlegung hinsichtlich Zahl oder Quote ist bisher nicht erfolgt. Grundsätzlich hält der Aufsichtsrat die Festlegung einer Zahl oder Quote auch für nicht sachgerecht. Vielmehr ist der Aufsichtsrat der Meinung, dass es im Interesse des Unternehmens und zur Erreichung einer optimalen Beratung zielführend ist, wenn -3-

4 hinsichtlich der Wahl seiner Mitglieder Fachkompetenz und ausgewiesene Expertise im Vordergrund stehen. Die Entsprechenserklärung vom 25. September 2012 wird insofern ergänzt. Berlin, den 10. Dezember 2012 Dr. Günter Lewald Aufsichtsratsvorsitzender Jürgen Herbott Vorstandsvorsitzender Relevante Unternehmensführungspraktiken Verantwortungsvolles Risikomanagement Zu einer guten Corporate Governance gehört auch der verantwortungsbewusste Umgang des Unternehmens mit Risiken. Dem Vorstand der Beta Systems Software AG und dem Management des Beta Systems-Konzerns stehen umfassende konzernübergreifende und unternehmensspezifische Berichts- und Kontrollsysteme zur Verfügung, die die Erfassung, Bewertung und Steuerung dieser Risiken ermöglichen. Ein systematisches Risikomanagement sorgt dafür, dass eventuelle Risiken frühzeitig erkannt und bewertet werden. Dabei wird das Risikomanagementsystem von Beta Systems kontinuierlich weiterentwickelt und den sich ändernden Rahmenbedingungen angepasst. Das Risikofrüherkennungssystem wird von den Abschlussprüfern überprüft. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig über bestehende Risiken und deren Entwicklung Der Aufsichtsrat befasst sich insbesondere mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, einschließlich der Berichterstattung, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagements und des internen Revisionssystems, der Compliance sowie der Abschlussprüfung. Entsprechend den gesetzlichen Vorschriften hat Beta Systems ein Risikomanagementsystem für die Gesellschaft und den Konzern implementiert. Dabei wurde das bisher auf Excel-Basis bestehende System zum Jahresende 2010 durch ein Standardprodukt abgelöst. Mit dem GRC Cockpit (Governance Risk Compliance Cockpit) optimiert Beta Systems sein bestehendes Risk Management. Vorteil des GRC Cockpits ist es, dass alle Informationen bzw. Risiken zeitnah auf dem aktuellen Stand sind und auf einen Blick übersichtlich und verständlich dargestellt werden können. Darüber hinaus ist das umfangreiche Analyse- und Berichtswesen mit automatischen Alerts und Wiedervorlagen sowie mit einem standardisierten Risikobericht für Wirtschaftsprüfer verbunden, so dass keine Information verloren geht. Beta Systems ist mit diesem System in der Lage, schneller und kostengünstiger auf Veränderungen zu reagieren. Das Unternehmen identifiziert, analysiert und bewertet dabei potenzielle und bestehende Risiken in einem fortlaufenden Prozess in Bezug auf ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und Höhe. Compliance Auch im Geschäftsjahr 2011/12 war die Überwachung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien wieder ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements. Dazu gehörte die kontinuierliche Information der Mitarbeiter zu rechtlichen Grundlagen und den entsprechenden Anforderungen für die interne und externe Kommunikation. Zudem wurde zum 1. Oktober 2012 ein internes Compliance-System eingeführt an dessen Spitze der Chief Compliance Officer die deligierte Verantwortung für die Einhaltung der Compliance-Richtlinie sowie anderer relevanter Vorschriften übernimmt. -4-

5 Die Beta Systems Software AG hat zudem mit ihrem Verhaltenskodex einen Maßstab für das Verhalten im Umgang mit Kunden, Lieferanten und Partnern geschaffen. Die Grundsätze, auf denen die Beta Systems Software AG und ihre Mitarbeiter ihr Handeln gründen, sind Überzeugung, Vertrauen, Transparenz, Rechtschaffenheit und ethisches Verhalten. Mit der Compliance-Richtlinie der Beta Systems Software AG legt das Unternehmen die Einhaltung und Anwendung von Compliance in die Gesamtverantwortung aller Mitarbeiter. Die Beta Systems Software AG hat sich innerhalb dieser Richtlinie als Maßstab eine Null-Toleranz-Strategie gesetzt. Dies bedeutet, dass jede das Unternehmen schädigende Handlung ohne Ansehen der Person verfolgt und aufgeklärt und entsprechend der Schwere des Verstoßes geahndet wird. Dem Vorstand obliegt die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und somit für das Thema Compliance. Im Rahmen der Einführung eines Compliance-Systems wurde eine Compliance-Organisation gebildet, die unter anderem die Entwicklung und Umsetzung des Compliance-Programms und die Durchführung der hierfür notwendigen Aktivitäten zusammen mit den dezentralen Compliance-Ansprechpartnern und den Compliance Officern übernimmt. Zu ihren Aufgaben gehören unter anderem die laufende Information und Berücksichtigung der wirtschaftlichen wie rechtlichen Veränderungen im Unternehmen und im Unternehmensumfeld zur Vorbeugung möglicher Compliance-Verstöße, die Entwicklung und Implementierung von geeigneten Kommunikationsmaßnahmen nach festgelegten Grundsätzen, die unabhängige Durchführung von Kontrollen in den Fachbereichen zur Überprüfung der Umsetzung von Compliance und zur Aufdeckung von Compliance- Verstößen und die Regelmäßige, mindestens jährliche Berichterstattung an den Aufsichtsrat über den Stand der Umsetzung des Compliance-Programms übernimmt. Des Weiteren werden alle relevanten Personen, die für das Unternehmen tätig sind und bestimmungsgemäß Zugang zu Insiderinformationen haben, in einem Insiderverzeichnis geführt und regelmäßig über die sich aus dem Insiderrecht ergebenden Pflichten informiert. Weitere Einzelheiten zum Risikomanagement sind im Chancen- und Risikobericht nachzulesen, der im zusammengefassten Lagebericht 2011/12 der Beta Systems Software AG enthalten ist. Hierin ist auch der gemäß Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) geforderte Bericht zum rechnungslegungsbezogenen internen Kontroll- und Risikomanagementsystem enthalten. Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie die Zusammensetzung und Arbeitsweise von deren Ausschüssen Über die Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie die Zusammensetzung und Arbeitsweise von deren Ausschüssen berichtet die Beta Systems Software AG in ihrem Corporate-Governance-Bericht, der im Geschäftsbericht 2011/12 veröffentlicht wurde. Darüber hinaus steht er zum Download auf der Website des Unternehmens unter im Bereich Investor Relations/Coporate Governance/Erklärung zur Unternehmensführung und Corporate-Governance-Bericht zur Verfügung. -5-

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