ELAK und Amtssignatur in der Praxis

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1 ELAK und Amtssignatur in der Praxis Wichtige Schritte zur elektronischen Verwaltung Prok. Leopold Kitir

2 Amtssignatur Rechtlicher Rahmen ab AVG = Zulässigkeit bzw. verpflichtende Verwendung der Amtssignatur SigG = Grundlagen elektronischer Signaturen E-GovG = Definition, Darstellung und Prüfung der Amtssignatur

3 Allgemeines Verwaltungsverfahrens-Gesetz (AVG) Genehmigung der Erledigung Schriftliche Erledigungen sind vom Genehmigenden mit seiner Unterschrift zu genehmigen ( 18 Abs. 3 AVG) Bei elektronischen Erledigungen kann an die Stelle dieser Unterschrift ein Verfahren zum Nachweis der Identität ( 2 Z 1 E-GovG) des Genehmigenden und der Authentizität ( 2 Z 5 E-GovG) der Erledigung treten Umsetzung durch Qualifizierte elektronische Signatur Rechte- und Rollenkonzept im ELAK

4 Allgemeines Verwaltungsverfahrens-Gesetz (AVG) Ausfertigung der Erledigung ( 18 Abs. 4 AVG) Ausfertigung in elektronischer Form Amtssignatur ist zwingend erforderlich Ausfertigung in schriftlicher Form Unterschrift des Genehmigenden oder Beglaubigung durch die Kanzlei oder basierend auf einem Dokument, das amtssigniert wurde

5 Signaturgesetz (SigG) Signaturtypen für Amtssignatur Fortgeschrittene elektronische Signaturen auch für juristische Personen möglich als Beweismittel zulässig für Stapelsignaturen, Behördenzertifikate Qualifizierte elektronische Signaturen nur für natürliche Personen möglich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ( 4 SigG) mit Ausnahme bei gesetzlich definierten Formerfordernissen Verwaltungseigenschaft Zusätzliche Information im Zertifikat

6 E-Government-Gesetz (E-GovG) Definition der Amtssignatur ( 19 E-GovG) Dokument muss digital signiert sein Mindestens fortgeschrittene Signatur Verwaltungseigenschaft Visualisierung auf dem Dokument Bildmarke (gesicherte Veröffentlichung im Internet) Hinweis, dass amtssigniert Prüfhinweis 2 Hinweis, dass amtssigniert 1 Bildmarke 3 Prüfhinweis

7 E-Government-Gesetz (E-GovG) Beweiskraft der Amtssignatur ( 20 E-GovG) elektronisches amtssigniertes Dokument gilt immer als Original = öffentliche Urkunde auch der Ausdruck eines amtssignierten Dokuments hat im Rahmen der Hoheitsverwaltung die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde unabhängig davon, wer das amtssignierte Dokument ausgedruckt hat

8 E-Government-Gesetz (E-GovG) Prüfung der Amtssignatur Prüfung des elektronischen Dokumentes Prüfservice (RTR) Prüfung des Ausdruckes Technische Methoden der Rückführbarkeit Verifizierung (Online-Archiv, Kontaktadresse)

9 Amtssignatur Schritte zur praktischen Umsetzung Schritt 1 Bildmarke Schritt 2 Veröffentlichung Schritt 3 Zertifikat Schritt 4 Software Erstellung der Bildmarke Gesicherte Veröffentlichung der Bildmarke (Publikation auf der Gemeinde-Homepage) Bestellung von fortgeschrittenen bzw. qualifizierten Signaturzertifikaten (Verwaltungseigenschaft!) Software zum Aufbringen der elektronischen Signatur

10 Funktionen der Signatur-Software Unterstützung von fortgeschrittenen und qualifizierten Zertifikaten Integrierte PDF-Konvertierung Individuelle Definition des Signaturblocks Verschiedene Varianten zur Positionierung des Signaturblocks auf dem Dokument Integration in die Fachanwendungen Unterstützung von Stapelsignaturen

11 Beispiel einer Amtssignatur-Integration in ELAK Ausgangssituation 1. Schritt Akt mit Eingangsschriftstück Akt- Zuordnung Erstellung Ausgangsschriftstück

12 Beispiel einer Amtssignatur-Integration in ELAK 2. Schritt Generierung Ausgangsschriftstück direkt aus dem Akt 3. Schritt Erstelltes Dokument wird automatisch dem Akt zugeordnet

13 Beispiel einer Amtssignatur-Integration in ELAK 4. Schritt Sachbearbeiter fordert Genehmigung der Erledigung an 5. Schritt Genehmigungsberechtigter wird informiert

14 Beispiel einer Amtssignatur-Integration in ELAK 6. Schritt Genehmigungsberechtigter genehmigt (und signiert) die Erledigung

15 ELAK und Amtssignatur in der Praxis Wichtige Schritte zur elektronischen Verwaltung Anfragen: Prok. Leopold Kitir gemdat Niederösterreich

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