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1 Projektmanagement Heute haben wir den ganzen Tag damit verbracht ein grosses Projekt zu planen. Wir hatten die Aufgabe einen Plan zu erstellen, wie wir vorgehen würden, wenn wir die ganzen Möbel, PCs und Maschinen der LBVO in ein neues Gebäude zügeln müssten. Dies war keine einfache Arbeit, da wir die meisten noch keine Erfahrung auf diesem Gebiet hatten. Dies waren die Schwierigkeiten, welche aufgetreten sind: Ohne Projektmanagement, würde heute vieles nicht funktionieren, auch früher hat man schon Projektmanagement angewendet, z.b. beim Bau der Pyramieden

2 Oder der Eifelturm Was ist Projektmanagement Zu wissen, wo ich hin will Zu planen, wie ich dort hingelange Zu überprüfen, ob ich noch auf dem richtigen Weg bin Sicher ans Ziel zu gelangen Anders ausgedrückt: Die Ziele formulieren Das Projekt planen Das Projekt steuern Das Projekt abschliessen Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.

3 Die Kriterien eines Projekts Projektphasen Vorbereitungsphase Planungsphase Durchführungsphase Abschlussphase Vorbereitungsphase Um ein gelungenes Projekt durchzuführen ist es zunächst wichtig, dieses mit allen Beteiligten gut vorzubereiten. Dabei soll auf Dauer, Kosten und vor a llem Ziele des Projektes Augenmerk gelegt werden. Planungsphase In der Planungsphase werden die Ziele des Projektes überprüft, nochmals genauer ausformuliert und in übersichtliche Arbeitspakete zerlegt. Wichtige Abschnitte, sprich Meilensteine, werden defi niert. Es wird eine genaue Kosten-, Personal- und Zeitplanung erstellt. Spätestens jetzt wird die Projektleitung ernannt, und jedes Teammitglied erhält ein Arbeitspaket, für das es verantwortlich ist. Durchführungsphase In der Durchführungsphase wird das Projekt laut Plan umgesetzt und wenn nötig den Gegebenheiten angepasst. Mit Problemen ist zu rechnen, denn es ist nicht alles planbar. Abschlussphase In der Abschlussphase wird überprüft, ob das Ziel erreicht wurde.

4 Das Projekt wird abgeschlossen und dokumentiert, das heißt die Entstehung des Projektes, eventuelle Schwierigkeiten bei der Umsetzung und das Ergebnis werden aufgezeichnet. Ziele Am wichtigsten bei einem Projekt ist es Ziele zu setzen. Jedes Ziel soll positiv formuliert sein, so ist es einfacher und motivierter umsetzbar! Um Ziele griffig und punktgenau zu formulieren bietet sich die SMART-Regel an S specific - spezifisch M measureable - messbar A achievable - abgestimmt, akzeptiert R relevant - realistisch T timely - - terminisiert Bei einem Projekt sollte man sich mit Nicht-Zielen befassen, das sind Ziele, welche man nicht erreichen will, so kann man das Projekt begrenzen und man schweift nicht vom Thema ab. Projektleitung

5 Projektteam Meilensteine Soll-Ist-Plan Soll-Ist-Pläne helfen bei der Überwachung des Projektfortschritts und der Kostenplanung. Es ist zu empfehlen, den geplanten Kosten von Zeit zu Zeit die tatsächlichen Kosten gegenüber zu stellen.http://promana.edulearning.at/icon_preknowledge.gif

6 So kann bei groben Unterschieden gegengesteuert werden (z.b. durch Einsparungen in anderen Bereichen). Projektabnahme Projektabnahme bedeutet, dass der/die Auftraggeber/in das OK zum Ergebnis gibt. Die Projektleitung wird von ihren Pflichten befreit, in der Umsetzung ist nichts mehr zu tun. Bei bezahlten Projekten entscheidet der/die Auftraggeber/in über die erfolgreiche Umsetzung des Projektauftrages im Sinne der vorgegebenen Ziele.: Ist das Haus der Familie XY fertig und entspricht es den genauen Vorstellungen der Familie? Bei Projekten, die durch eine Arbeitsgruppe entstehen, entscheidet die Gruppe über die Qualität des Ergebnisses. Empfehlenswerter Aufbau eines Abschlussberichtes Projektauftrag Projektziele Projektdurchführung Soll-Ist-Vergleich bzgl. Qualitäts-, Zeit-, und Kostenplanung Schilderung etwaiger Störungen Vorschläge für weitere Vorgehensweisen Informationsübermittlung 1. Face-to-Face-Kommunikation Die Kommunikationspartner befinden sich im selben Ra um. Mimik und Gestik fliessen in das Gespräch ein. o o o Sitzungen Diskussionen Workshops 2. Interaktive Medien o Plattformen o Foren o Chat o Wiki o Telefon o o VoIP-Telefonie inkl. Video + Konferenz

7 Projektstrukturplan PSP Projektablaufplan PAP SOLL-IST Vergleich

8 Der Projektauftrag IPERKA Eine verbreitete Art von Projektmanagement ist das IPERKA Schema. Dies wird vielmals verwendet, um ein Fest zu planen, oder eine Reise zu Planen Das IPERKA Schema ist folgendermassen aufgebaut: I Informieren P Planen E Entscheiden R Realisieren K Kontrollieren A Auswerten Ein Projekt hat einen klaren Anfang und ein klares Ende Die Wichtigsten Begriffe zum Projektmanagement Arbeitspaket (= Vorgang, Arbeitsschritt): Teil eines Projektes, der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert ist. Ein Arbeitspaket kann auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen. Um das Projektziel zuerreichen, ist die Abarbeitung aller Arbeitspakete nötig. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Arbeitspakete häufig auch mit "Aufgabe", "Aktivität" oder "Vorgang" bezeichnet, in Microsoft Project mit "Vorgang".

9 Auftraggeber/in eines Projektes: Gesamtverantwortliche/r für ein Vorhaben oder ein Projekt. Auftraggeber/innen genehmigen das Projektbudget und die Rahmentermine. Kick Off - Sitzung: Erstes Treffen von Projektleitung und Projektteam zum Start eines Projektes. Dabei werden der Projektauftrag, Projektziele, - inhalte, - termine und deren Rahmenbedingungen diskutiert, die Teammitglieder miteinander bekannt gemacht, sowie die weitere Vorgehensweise beschlossen. Meilenstein: Wichtiger Anhaltspunkt im Projekt, bei dem eine Kontrolle des aktuellen Stands vorweggenommen und die weiteren Projektaktivitäten freigegeben werden. Meilensteine markieren üblicherweise den Übergang zur nächsten Phase. Projekt: Einmaliges, umfangreiches, zeitlich begrenztes Vorhaben. Projektantrag: Ein noch nicht erteilter Projektauftrag, der alle Informationen enthält, nach denen eine Entscheidung über die Sinnhaftigkeit eines Projektes gefällt werden kann. Projektauftrag: Der Projektauftrag ist Bindeglied zwischen Auftraggeber/in (z.b. Geschäftsleitung) und Auftragnehmer/in (Projektleitung) und dient als Grundlage für das weitere Vorgehen. Mit der Unterschrift beider Vertragspartner erhält der Projektauftrag "Vertragscharakter". Er ist für alle Beteiligten verbindlich und fordert zum tatsächlichen Handeln auf. Projektmanagement: Aufbau - und Ablauforganisation zum Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten Projektleitung: Primär ist die Projektleitung für die Planung und Steuerung des Projektes verantwortlich. In diesem Zusammenhang trägt sie die Verantwortung für das Erreichen von Sach -, Termin - und Kostenzielen im Rahmen der Projektdurchführung. Im Bereich der Planung legt sie Ziele sowie benötigte Mittel für deren Erreichung fest. Projektabschluss: Letzte Phase des Projektes, in der das Projektergebnis an die Auftraggeber/innen übergeben, die Projektorganisation aufgelöst und eine abschließende Betrachtung über den zurückliegenden Projektverlauf gemacht wird (zur Erfahrungssicherung für zukünftige Projekte). Nach dem Projektabschluss ist das Projekt offiziell zu Ende. Projektteam (= Kernteam): Projektmitarbeiter/innen, die zusammen mit der Projektleitung für die Projektdurchführung verantwortlich sind. Projektabschlussbericht: Bericht der Projektleitung mit einer Zusammenfassung des Projektverlaufs.

10 Projektorganisation:e Die Projektorganisation besteht in erster Linie aus dem / der Auftraggeber/in, der Projektleitung und dem Projektteam. Mit dem Ende des Projektes wird die Projektorganisation aufgelöst. Projektphasen: Zeitlich voneinander abhängige Abschnitte eines Projektablaufs. Beispiel: Planung Durchführung - Abschluss Projektplanung: Alle Tätigkeiten, die zu einem Projektplan führen. Ein Proje ktplan kann aus folgenden Elementen bestehen: Projektstrukturplan inkl. Arbeitspaketbeschreibungen, Ablaufplan, Terminplan, Ressourcenplan, Finanzplan Projektstrukturplan: Ein Projekt wird in immer kleinere Elemente (Vorgänge oder Arbeitspakete) zerteilt. Die unterste Ebene ist die Basis für die weitere Projektplanung und die ablaufkonforme Umsetzung. Der PSP gibt eine Übersicht über alle zur Erreichung des Projektziels erforderlichen Arbeitsschritte. Ziel: Das Projektziel muss eindeutig und allgemein vers tändlich formuliert sein. Es muss realistisch sein und mit den vorgegebenen Rahmenbedingungen erreichbar sein. MS Projects Aus Mindjet kann man Dateien in MS Project exportieren:

11 Dies sieht dann folgendermassen aus:

12 Wenn man die Zeiten überarbeitet und die Zeilen abhängig voneinander macht (dies kann man in der Spalte Vorgänger machen) dann sieht das folgendermassen aus: Unter Extras Arbeitszeit ändern kann man verschiedene Kalender erstellen, für die Ferien oder z.b. für die Schultage der einzelnen Berufe.

13

14 In den Berichten kann man die Kosten anzeigen lassen Als Kostenbericht:

15 Vorgangsverknüpfungen Es gibt vier verschiedene Vorgangsverknüpfungen: Das Programm gibt einem Projekt standartmässig immer die EA Verknüpfung, dies ist die Ende- Anfang Verknüpfung. Netzplan Mit einem Netzplan kann man das Vorgehen bei einem Projekt verdeutlichen ein Netzplan sieht folgendermassen aus: Dies ist ein einfacher Netzplan, bei grösseren Projekten wie dem zügeln der Möbel der LBVO ist dieser viel grösser und auch ein wenig komplizierter. Dieser würde folgendermassen aussehen

16 Die Verbindungen kann man durch das Ziehen der gewünschten Elemente auf das andere verbinden (voneinander abhängig machen) oder in der normalen Ansicht bei der Spalt e Vorgänger. Mit den Meilen Steinen (Salten mit der Dauer 0) kann man einen Startpunkt oder einen Endpunkt einsetzen. Dies hilft die Übersicht zu behalten. Diese Meilensteine findet man in den oben gezeigten Netzdiagrammen auch. Diese sehen in der Normalen Ansicht folgendermassen aus:

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