Sparkasse. Social Media. Informationen für Führungskräfte in der Sparkassen-Finanzgruppe. Sparkassen-Finanzgruppe. Wenn s um Geld geht

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1 Sparkassen-Finanzgruppe Wenn s um Geld geht Sparkasse Social Media Informationen für Führungskräfte in der Sparkassen-Finanzgruppe Sparkasse_DINlang_210x100mm_RZ_ds_print.indd

2 Social Media ist ein Gewinn für Ihr Institut. Wenn klare Regeln gelten. Social Media kann für Sparkassen und andere Institute der Sparkassen- Finanzgruppe ein wertvolles Instrument zur Kundengewinnung und Kundenbindung sein. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick, was Sie als Entscheider tun können, um diese Vorteile für sich zu nutzen. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für beide Geschlechter _Sparkasse_DINlang_210x100mm_RZ_ds_print.indd :44

3 Schaffen Sie klare Zuständigkeiten. Legen Sie einen Social-Media-Beauftragten fest, der für die Social-Media-Aktivitäten Ihres Instituts verantwortlich ist. Natürlich können sich aber auch mehrere Mitarbeiter in den sozialen Netzwerken engagieren. Durch einen festen Ansprechpartner stellen Sie aber sicher, dass eine Hand stets weiß, was die andere tut. Achten Sie insbesondere auf folgende Punkte: Freiwilliges Engagement Das Engagement Ihrer Mitarbeiter sollte freiwillig erfolgen Social-Media-Beauftragte sollten keinesfalls gegen ihren Willen ernannt werden. Denn auch online ist nur ein engagierter, überzeugter Mitarbeiter ein guter Botschafter Ihrer Marke. Stellenbeschreibung festlegen Die Aufgaben des Social-Media-Beauftragten sollten Sie in einer Stellenbeschreibung festhalten und diese zum Bestandteil des Arbeitsverhältnisses des Social-Media- Beauftragten machen. Übergeben Sie dem Mitarbeiter eine Kopie der Stellenbeschreibung und nehmen Sie eine Kopie der Stellenbeschreibung, auf welcher der Mitar- beiter den Empfang einer Kopie bestätigt, zur Personalakte des Mitarbeiters. Zeitlicher Umfang Legen Sie gegebenenfalls fest und vereinbaren Sie schriftlich mit dem Mitarbeiter, welchen zeitlichen Umfang die Tätigkeit als Social-Media-Beauftragter im Rahmen der Gesamttätigkeit des Mitarbeiters haben soll. Stellvertreter / Nachfolger Legen Sie Stellvertreterregelungen fest, damit auch im Fall von Krankheiten oder anderen Abwesenheiten stets klar ist, wer für Ihre Social-Media-Aktivitäten verantwortlich ist. Treffen Sie Absprachen, was geschieht, wenn Ihr Social-Media-Beauftragter aus Ihrem Institut ausscheiden sollte. Account-Besitzer Legen Sie vorab fest, wem der erstellte Account gehört. Wird der Account im Namen des Instituts erstellt, gehört der Account auch dem Institut und der Social-Media- Beauftragte muss die Zugangsdaten im _Sparkasse_DINlang_210x100mm_RZ_ds_print.indd :44

4 Falle seines Ausscheidens herausgeben oder den Account vollständig löschen. Es ist also sinnvoll, den Social-Media- Beauftragten anzuweisen, den Account im Namen des Instituts zu erstellen und nicht in seinem eigenen Namen. Sicherheitskonzept Entwerfen Sie ein Sicherheitskonzept zum Beispiel Absprachen zu Passwörtern und zur Hinterlegung von Zugangsdaten an einem sicheren Ort. Accountpflege / Tonalität Legen Sie genau fest, was im Rahmen der Account-Pflege gestattet ist und was nicht. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter beispielsweise über den gewünschten Umgangston und darüber, welche Angaben und Inhalte sie in den sozialen Netzwerken weitergeben dürfen. Diese Informationen sollten Sie schriftlich festhalten und durch die Mitarbeiter bestätigen lassen. Eine Kopie erhält der Mitarbeiter und eine vom Mitarbeiter unterschriebene Kopie wird zur Personalakte genommen. So können Sie auf Verstöße der Mitarbeiter besser reagieren und Ihre Mitarbeiter wissen, worauf es Ihnen ankommt _Sparkasse_DINlang_210x100mm_RZ_ds_print.indd :44

5 Fördern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter. Social Media funktioniert nur auf freiwilliger Basis. Fördern Sie daher das Engagement Ihrer Mitarbeiter. Mit regelmäßigen Schulungen Bieten Sie regelmäßige Schulungen für Ihre Mitarbeiter an davon profitieren diese genauso wie Ihr Institut. Mit der Vorstellung des Teams Stellen Sie Ihr Social-Media-Team der Belegschaft vor und erläutern Sie Ihre Ziele und Ihr Konzept. Mit Eigeninitiative Gehen Sie selbst mit gutem Beispiel voran. Machen Sie sich mit den sozialen Netzwerken vertraut, in denen Sie sich engagieren wollen, beobachten Sie die Arbeit Ihres Social-Media-Teams und geben Sie konstruktives Feedback. Mit Guidelines Führen Sie Social-Media-Guidelines in Ihrem Unternehmen ein. So können Sie die Nutzung von Social Media als Werbemittel für Ihr Unternehmen durch Ihre Mitarbeiter fördern und anregen _Sparkasse_DINlang_210x100mm_RZ_ds_print.indd :44

6 Entwickeln Sie ein Social-Media- Konzept. Entwickeln Sie in Absprache mit Ihrem Social-Media-Beauftragten ein Konzept, wie Sie für Ihr Institut Social Media nutzen und Ihre festgelegten Ziele optimal erreichen wollen: Wo wollen Sie aktiv sein? Welche Netzwerke sollen aktiv bespielt werden? Von Facebook über Twitter bis Xing: Das Angebot ist groß. Konzentrieren Sie sich zunächst auf eines oder auf wenige Netzwerke. Welches Image soll entstehen? Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Social-Media-Beauftragten, welches Image von Ihrem Institut transportiert werden soll. Mit welchen Inhalten? Legen Sie mit Ihrem Social-Media-Beauftragten fest, welche Inhalte Sie Ihren Kunden und Nutzern bieten wollen und welche nicht _Sparkasse_DINlang_210x100mm_RZ_ds_print.indd :44

7 Treffen Sie Absprachen zur Arbeitszeit. Soziale Netzwerke halten sich nicht an Arbeitszeiten. Gleichzeitig haben Ihre Mitarbeiter aber auch einen Anspruch auf ihren Feierabend. Treffen Sie klare Absprachen, wie Sie mit diesem Spannungsfeld umgehen wollen: Erreichbarkeit Können Kommentarfunktionen vorübergehend abgeschaltet werden? Und soll Ihren Nutzern kommuniziert werden, zu welchen Uhrzeiten Sie auf sozialen Netzwerken erreichbar sind? Notfälle Sollen alternative Ansprechpartner für Notfälle angegeben werden (z. B. Kartensperrungen)? Arbeitszeitgesetz Beachten Sie zwingend die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes: Die zulässige Höchstarbeitszeit von acht bis maximal zehn Stunden täglich dürfen Ihre Mitarbeiter nicht überschreiten. Der Arbeitgeber ist für die Einhaltung verantwortlich. Mitarbeiter können nicht auch nicht freiwillig auf die Einhaltung verzichten. Kein Arbeiten in der Freizeit Erteilen Sie klare Anweisungen zur Nutzung der Social Media durch Ihren Social- Media-Beauftragten außerhalb der Arbeitszeit. Wenn der Social-Media-Beauftragte auch in seiner Freizeit ständig über private oder dienstliche Geräte auf der Social- Media-Plattform angemeldet ist, entsteht eine Situation ähnlich der Rufbereitschaft. Beantwortet der Social-Media-Beauftragte dann nach Feierabend die Nachrichten, gilt dies als Arbeitszeit. Abmeldung nach Feierabend Sie sollten den Social-Media-Beauftragten anweisen, den Account nur während der Arbeitszeit zu pflegen und nicht während der Freizeit auf mobilen Endgeräten mit dem Firmen-Account angemeldet zu sein _Sparkasse_DINlang_210x100mm_RZ_ds_print.indd :44

8 Beteiligen Sie den Betriebsrat oder den Personalrat bei Betriebsvereinbarungen/ Dienstvereinbarungen. Die Beteiligung des Betriebsrates/Personalrates birgt immense Vorteile, wenn Sie Social- Media-Guidelines einführen. Wenn Sie Guidelines in Form einer Betriebsvereinbarung/ Dienstvereinbarung einführen, gelten sie direkt und unmittelbar für alle Arbeitnehmer und müssen nicht erst durch Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag verbindlich für alle Arbeitnehmer geregelt werden. Der administrative Aufwand reduziert sich deutlich. Einige Bereiche der Einführung von Social Media unterliegen der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrates/Personalrates. Dazu gehören: Private Nutzung Die private Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz. Leistungskontrolle Wenn eine Leistungskontrolle des Social- Media-Beauftragten durch die Nutzung des Accounts möglich ist. Melde-Verpflichtungen Wenn Sie Mitarbeiter verpflichten wollen, Verstöße gegen Unternehmensvorgaben innerhalb von Social-Media-Seiten zu melden. Social-Media-Guidelines Regelungen in Form einer Betriebsvereinbarung / Personalvereinbarung. Gut zu wissen: Da Betriebsvereinbarungen / Dienstvereinbarungen nicht der AGB- Kontrolle unterliegen, können Sie darin auch Bereiche regeln, die in Arbeitsverträgen unwirksam wären _Sparkasse_DINlang_210x100mm_RZ_ds_print.indd :44

9 Verantwortlich Deutscher Sparkassen- und Giroverband e. V. Abteilung Kommunikation und Medien Charlottenstraße 47, Berlin Ansprechpartner Kommunikation in digitalen Netzwerken Ibrahim Ghubbar Telefon: Druck DCM Druck Center Meckenheim Sparkasse_DINlang_210x100mm_RZ_ds_print.indd

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