Whitepaper. Produkt: address manager David XL Tobit InfoCenter AddIn für den address manager Zuordnung

Transkript

1 combit GmbH Untere Laube Konstanz Whitepaper Produkt: address manager 2003 David XL Tobit InfoCenter AddIn für den address manager Zuordnung

2 David XL Tobit InfoCenter AddIn für den address manager Zuordnung Inhalt Beschreibung 3 Voraussetzungen 4 Installation 5 Konfiguration 6 zuordnen 7 Schnellsuche 7 Normalsuche 7 Ablauf der Zuordnung 7 Zuordnung im Detail 7 Datensatz anzeigen 8

3 David XL Tobit InfoCenter AddIn für den address manager Zuordnung Beschreibung Beim Starten vom Tobit InfoCenter stehen Ihnen im Kontextmenü einer Nachricht drei neue Funktionen zur Verfügung. Auch über den Menüpunkt Aktionen haben Sie die Möglichkeit, die drei Menüpunkte aufzurufen. Das Kontextmenü einer Nachricht sieht dann wie folgt aus: Mit Hilfe dieses AddIns haben Sie die Möglichkeit, die markierte im Tobit InfoCenter einem Datensatz im address manager zuzuordnen, so dass die in dessen Dokumenten-Container gepeichert wird. Es werden Nachrichten aus dem Ordner Eingang und aus dem Ordner Ausgang im Tobit InfoCenter zugeordnet. Hinweis: Es wird keine Multiselektion von Nachrichten unterstützt. Wenn Sie mehrere Nachrichten markiert haben und dann eine der AddIn Funktionen ausführen, wird lediglich die zuletzt markierte Nachricht berücksichtigt.

4 David XL Tobit InfoCenter AddIn für den address manager Zuordnung Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit das Tobit InfoCenter AddIn funktioniert: 1. address manager 2003 ab der Version In der Dokumentenverwaltung des address managers (Konfiguration > Dokumentenverwaltung) muss die Auto- -Ablage entsprechend konfiguriert werden. Hierfür geben Sie bitte einen Ablagepfad für die zu speichernde an; bspw. C:\Programme\combit\amw\Daten\Testdocs. 3. David XL Tobit InfoCenter ab dem ServicePack 'dwsp exe' vom Visual Basic Runtimes von Microsoft (

5 David XL Tobit InfoCenter AddIn für den address manager Zuordnung Installation Um das Tobit InfoCenter AddIn verwenden zu können, müssen Sie folgende Einstellungen am Client- Computer vornehmen: 1. Das Tobit InfoCenter AddIn (cmta01.exe) muss sich im address manager Installationsverzeichnis befinden (bspw. C:\Programme\combit\amw). 2. Die Datei tobit.ini muss um folgende drei Einträge in der Sektion [DVWIN] ergänzt werden: (Hinweis: Die Datei tobit.ini finden Sie im Windows-Hauptverzeichnis). EntryCommand<ID> = address manager - zuordnen, <absoluter Pfad der Datei (%AMDIR%) 'cmta01.exe'> Zuordnen %s EntryCommand<ID> = address manager - Datensatz anzeigen, <absoluter Pfad der Datei (%AMDIR%) 'cmta01.exe'> Datensatz anzeigen %s EntryCommand<ID> = address manager - Konfiguration..., <absoluter Pfad der Datei (%AMDIR%) 'cmta01.exe'> Konfiguration Wichtig: In der tobit.ini muss zuvor in der Sektion geprüft werden, ob schon EntryCommand's existieren! Es dürfen in der Sektion keine doppelten EntryCommand ID's vorkommen, da diese dann nicht angezeigt werden! Die <ID> muss eine fortlaufende Nummer sein! Beispiel:... [DVWIN]... EntryCommand01 = EntryCommand02 =... EntryCommand03 = address manager - zuordnen, C:\Programme\combit\amw\cmta01.exe Zuordnen %s EntryCommand04 = address manager - Datensatz anzeigen, C:\Programme\combit\amw\cmta01.exe Datensatz anzeigen %s EntryCommand05 = address manager - Konfiguration..., C:\Programme\combit\amw\cmta01.exe Konfiguration...

6 David XL Tobit InfoCenter AddIn für den address manager Zuordnung Konfiguration 1. Sie wählen eine address manager Datenbank aus. 2. Zeitgleich zum Laden der Datenbank werden die beiden Listenfelder Schnellsuche und Normalsuche mit den jeweiligen in Frage kommenden Feldern der geladenen Datenbank gefüllt. Schnellsuche: Schnellsuchkriterien, welche für die Datenbank festgelegt wurden (Organisation > Sortierung) Normalsuche: Zeichenfelder, welche für eine -adresse in Frage kommen könnten 3. Nun wählen Sie die Felder aus, die Sie für die Suche verwenden möchten. 4. ohne Rückfrage zuordnen: Es wird vor jeder Zuordnung gefragt, ob diese zugeordnet werden soll, wenn diese Option nicht gesetzt ist.

7 David XL Tobit InfoCenter AddIn für den address manager Zuordnung zuordnen Bei Verwendung dieses Menüpunktes wird die -adresse der markierten ausgelesen. Wenn noch keine Konfiguration vorliegt, wird zunächst die Konfiguration aufgerufen. Anhand der Konfigurationsdaten wird nun die Zuordnung gestartet. Die selektierte ( -adresse) wird in der eingestellten Datenbank gesucht. Es gibt zwei Suchmodi zur Auswahl, welche Sie zuvor in der Konfiguration eingestellt haben: Schnellsuche Normalsuche Schnellsuche Bei der Schnellsuche wird über den Index im address manager gesucht. Normalsuche In der Normalsuche wird jedes selektierte Feld durchsucht und auf Übereinstimmung mit der -adresse aus dem Tobit InfoCenter verglichen. Ablauf der Zuordnung Die Absenderadresse wird anhand der ausgewählten Suchfelder in der gewählten address manager Datenbank gesucht. Wird ein eindeutiger Suchtreffer gefunden, so wird die in dem Dokumenten-Container der Datenbank gespeichert. Im Anschluss bekommen Sie eine Meldung, die Ihnen mitteilt inwiefern die Zuordnung erfolgreich war. Zuordnung im Detail Bei einer Übereinstimmung, d.h. wenn die Absenderadresse in einem der Suchfelder gefunden wurde, wird die Suche fortgesetzt, um einen eindeutigen Sucherfolg zu erzielen. Wird eine weitere passende Absenderadresse im selben oder in einem weiteren Suchfeld gefunden, wird die Suche für diese Absenderadresse abgebrochen und Sie bekommen eine entsprechende Meldung, da eine eindeutige Zuordnung nicht möglich ist. Bei einer eindeutigen Zuordnung wird die in dem Dokumenten-Container der Datenbank gespeichert. Gibt es keine Übereinstimmung, wird das nächste Suchfeld verwendet. Wenn kein Suchfeld mehr vorhanden ist, bekommen Sie auch hier eine entsprechende Meldung.

8 David XL Tobit InfoCenter AddIn für den address manager Zuordnung Datensatz anzeigen Wenn Sie diesen Menüpunkt wählen haben Sie die Möglichkeit, sich den passenden Datensatz zu der gerade markierten anzeigen zu lassen. Wurde diese bereits zugeordnet, wird die zugehörige Datenbank geöffnet und der Datensatz angezeigt. Andernfalls wird versucht, die -adresse anhand der Konfigurationseinstellung in der Datenbank zu suchen. Hinweis: combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung obiger Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich vorbehalten, die Angaben erfolgen ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Informationen können z.t. auch ein Versuch sein, Ihnen bei einer Aufgabenstellung zu helfen, selbst wenn das Produkt eigentlich nicht für diesen speziellen Zweck vorgesehen wurde.