Wirtschaftlichkeit von CAFM-Systemen unter dem Aspekt der Optimierung der Lebenszykluskosten von Immobilien

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1 U. Rotermund/2010 Seite: 1 Wirtschaftlichkeit von CAFM-Systemen unter dem Aspekt der Optimierung der Lebenszykluskosten von Immobilien Prof. Dipl.-Ing. Uwe Rotermund M. Eng. Öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Facility Management (Ingenieurkammer Niedersachsen) Benchmarking 2010 in Kooperation mit GEFMA, RealFM und DGNB Leiter Benchmarking Fachhochschule Münster Fachbereich Architektur Lehrstuhl Immobilien-Lebenszyklus-Management Institut für Baumanagement, Gebäudedatenmanagement u. Bewertung e.v. uwe.rotermund@fh-muenster.de Prof. Uwe Rotermund Ingenieurgesellschaft mbh & Co KG In der Mönchemühle Pfennigbreite 8 D Höxter Tel.: +49/5271/ Mobil: +49/160/ uwe.rotermund@rotermundingenieure.de

2 U. Rotermund/2010 Seite: 2 Kurzvorstellung des Referenten Prof. Dipl.-Ing. Uwe Rotermund M. Eng. Jahrgang: 1961 Stiftungsprofessur Immobilien-Lebenszyklus-Management, Fachhochschule Münster, Fachbereich Architektur Lektor an der FH KufsteinTirol (Österreich) Vorstand des Instituts für Baumanagement, Gebäudedatenmanagement und Bewertung von Immobilien Ingenieur- u. Beratungsleistungen:, Höxter Leiter FM Benchmarking 2010, zuvor RealFM-Benchmarking Sachverständiger für Immobilienbewertung (WBZ) Vorsitzender des Aufsichtsrats der Öffentliche Facility Management GmbH, Braunschweig Öffentlich bestellter u. vereidigter Sachverständiger für Facility Management (Ingenieurkammer Niedersachsen)

3 U. Rotermund/2010 Seite: 3 ERGEBNISSE BENCHMARKING 2009

4 U. Rotermund/2010 Seite: 4 Kostenarten Strukturierte Daten Standardisierter Kostenartenbaum auf Basis DIN Ca. 75 Kostenarten Schwerpunkte IGM, TGM, KGM und Ver- & Entsorgung Vollkostenanalyse (interne und externe Kosten)

5 U. Rotermund/2010 Seite: 5 FM Benchmarking Bericht 2009 Daten/Gebäudekosten aus 2008 (Deutschland) ~ Gebäude ~ m 2 BGF Daten/Gebäudekosten aus 2008 (D/A/CH) ~ Gebäude ~ m 2 BGF Datenerfassung auf Vollkostenbasis Kosten: (GEFMA-Mitglieder)

6 U. Rotermund/2010 Seite: 6 Inhaltsverzeichnis

7 U. Rotermund/2010 Seite: 7 Datenaufnahme

8 U. Rotermund/2010 Seite: 8 Auswertungen FM Benchmarking Bericht 2009 (Bürogebäude)

13 U. Rotermund/2010 Seite: 13 ENERGIEDATEN BÜROGEBÄUDE BENCHMARKING 2010

14 Spez. Nutzungskosten [ /m²bgf*a] U. Rotermund/2010 Seite: 14 Nutzungskosten und Baujahr des Gebäudes 180,00 160,00 140,00 120,00 100,00 80,00 60,00 40,00 20,00 0, Baujahr

15 Spez. Kosten Heizenergie [ /m²bgf*a U. Rotermund/2010 Seite: 15 Heizenergiekosten und Baujahr des Gebäudes 10,00 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0, Baujahr

16 Spez. Kosten Elektroenergie [ /m²bgf*a] U. Rotermund/2010 Seite: 16 Elektroenergiekosten und Baujahr des Gebäudes 35,00 30,00 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00 0, Baujahr

17 Spez. Instandhaltungskosten [ /m²nf*a] U. Rotermund/2010 Seite: 17 Instandhaltungs- und Elektroenergiekosten 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 0,00 5,00 10,00 15,00 20,00 25,00 30,00 35,00 Spez. Energiekosten [ m²/nf*a] Zielbereich

18 U. Rotermund/2010 Seite: 18 DATENBESCHAFFUNG UND IT- SYSTEME

19 U. Rotermund/2010 Seite: 19 Kennzahlen für die Immobilienwirtschaft Bilanzkennzahlen ROI Eigenkapitalrentabilität Umsatzrentabilität Eigenkapitalquote Verschuldungsgrad Cash-Flow Bestandskennzahlen Buchwert Verkehrswert Fläche Leerstand Personalstand Alter Performancekennzahlen Mieterträge Verkaufserträge Mietrückstände Vermietungsgrad Mietvertragsalter Kostenkennzahlen Errichtungskosten Nutzungskosten Personalkosten Instandhaltungskosten Energiekosten Externe Dienstleistungskosten Kennzahlen im Facility Management

20 Einflussfaktoren für Kennzahlen, Bsp. Reinigung Beeinflussung Zähler Raumkonzept Arbeitsplatzkonzept Entsorgungskonzept Zugänglichkeit Lohnniveau Reinigungszyklen Flächenleistungen Externe/Interne Leistungen Outsourcinggrad Nutzungsdauer Verschmutzungsgrad Nutzungsdichte Umgebungseinflüsse Reinigungs kosten Reinigungs fläche Beeinflussung Nenner Reinigungsflächen Zugänglichkeit Nutzflächenanteil Verkehrsflächenanteil Fassadenfläche Bodenbelagsarten Materialität Deckenbekleidungen Wandbekleidungen Ausstattungen Flächenverhältnisse Zusammenhängende Flächen U. Rotermund/2010 Seite: 20

21 U. Rotermund/2010 Seite: 21 Aufbau eines erfolgreichen Kennzahlensystems Vorbereitende Überlegungen Was soll erfasst werden? Wie ist der bisherige Datenbestand? Wie kann dieser Datenbestand genutzt werden? Wo stehen welche Immobilien? In welcher Tiefe sollen Daten erfasst werden? Sollen die Daten in ein Erfassungssystem oder in das Zielsystem eingegeben werden? Welches Zielsystem soll gewählt werden? Welche Kennzahlen sollen gebildet werden? Facility Management Immobilienmanagement

22 U. Rotermund/2010 Seite: 22 Erfahrungen mit Nutzungskosten in IT-Systemen Nur sehr wenige Teilnehmer können ihre Kennzahlen auf Knopfdruck liefern Umständliches Zusammenführen von einzelnen Datenbeständen Zeitaufwändige Erfassung: bis zu 3-4 Monate Keine einheitlichen Normierungsvorgaben erschweren Systemaufbau Viele Kostendaten befinden sich in ERP-Systemen (SAP R/3 u.ä.) Zu wenige Kostenarten für ein aussagekräftiges Benchmarking Aufbau von Sekundärsystemen CAFM-Systeme liefern Daten zu Nutzungskosten und bieten eine ideale Basis

23 U. Rotermund/2010 Seite: 23 Definition der Anforderungen für die Instandhaltungsplanung Gebäude Gewerk Raum/Anlage Temperatur Leistung Reaktionszeit Notfall-, Störungsmanagement Ersatzversorgung (Redundanz)

24 U. Rotermund/2010 Seite: 24 Wartungsintervalle Hersteller

25 U. Rotermund/2010 Seite: 25 Wartungsintervalle FM-Dienstleister

26 U. Rotermund/2010 Seite: 26 Arbeitskarte Hersteller/Anlagenerrichter

27 Priorität 1 Priorität 2 Priorität 3 U. Rotermund/2010 Seite: 27 Die Auswahl der richtigen Instandhaltungsstrategie Fragen für die Auswahl der Instandhaltungsstrategie Welche Funktionen erfüllt das Bauteil/die Anlage unter Berücksichtigung der gegenwärtigen Gebäudenutzung? In welcher Weise kann das Bauteil/die Anlage bei der Erfüllung der Funktionen gestört werden? Welche Ursachen kann die Störung haben? Welche Folgen kann eine Störung des Bauteils/der Anlage haben? Wie wirkt sich die Störung aus? (vgl. Einteilung von Störungsprioritäten) Kann eine Störung akzeptiert werden? Müssen vorbeugende Lösungen zur Vermeidung von Störungen gefunden werden?

28 Abnutzungsvorrat U. Rotermund/2010 Seite: 28 Definition Abnutzungsvorrat je Bauteil/Anlage (Best Case) Abnutzung durch Verschleiß, etc. Instandsetzung 1 Sanierung Instandsetzung 2 Nutzungsdauer in Jahren [a]

29 Abnutzungsvorrat U. Rotermund/2010 Seite: 29 Definition Abnutzungsvorrat je Bauteil/Anlage (Worst Case) Abnutzung durch Verschleiß, mangelhafte Wartung,etc. Sanierung 1 Sanierung 2 Instandsetzung 1 Instandsetzung 2 Nutzungsdauer in Jahren [a]

30 Abnutzungsvorrat U. Rotermund/2010 Seite: 30 Abnutzungsvorrat Vergleich Best-Worst Case Kürzere Nutzungsdauer bis Sanierung Geringere Erhöhung Abnutzungsvorrat Höherer Sanierungsaufwand Best Case Worst Case Nutzungsdauer in Jahren [a]

31 U. Rotermund/2010 Seite: 31 Typische Budgetierung des Instandhaltungsbudgets , ,00 7% , , , , , , , , % 3% Gebäude 1 Gebäude 2 Gebäude 3 Linear (Gebäude 1) Linear (Gebäude 2) Linear (Gebäude 3)

32 U. Rotermund/2010 Seite: 32 Praxis: Berechnung der Instandhaltungskosten (Verfahren Gewerke) Wiederbeschaffungswerte KGR 300 KGR 400 IH-Raten IH-Raten 0,5 1,5% 1,5 5,0% IH-Kosten Gebäude IH-Kosten Technik

33 U. Rotermund/2010 Seite: 33 Wo liegt ein mögliches, grobes Optimierungsziel? Falsches Ziel Richtiges Ziel

34 U. Rotermund/2010 Seite: 34 Umsetzung der Anforderungen mit einem CAFM-System

35 U. Rotermund/2010 Seite: 35 Wie gehe ich bei der Auswahl von CAFM-Systemen vor? Erfassung des Bedarfs je Dienstleistungsbereich Priorität 1:Geschäftsprozesse! Erstellung eines Lastenheftes Erstellung eines Leistungsverzeichnisses Dauer ca. 3-6 Monate Einholung der Angebote Überprüfung Funktionalität durch Testszenarien Auftragsvergabe an CAFM-Lieferanten

36 U. Rotermund/2010 Seite: 36 OPTIMIERUNG DER LEBENSZYKLUSKOSTEN

37 0% 5% 10% 15% 20% 25% Aufteilung der Nutzungskosten 1 Gebäudetyp: Bürogebäude 3 Wasser/Abwasser 1,37% Bruttogrundfläche: m 2 BGF Elektroenergie 6,44% Standort: Großraum Hannover Heizenergie 10,12% Berechnung: 2010 Instandhaltung Technik Instandhaltung Gebäude 5,76% 17,03% Betriebsführung 5,26% Entsorgung 0,72% 2 Kaufmännisches Gebäudemanagement Sicherheitsdienste Winterdienste 0,61% 2,96% Hausmeisterdienste 6,32% ,97 13% Außenanlagendienste Grundreinigung 1,37% 0,27% Fassadenreinigung 2,72% ,02 ; 46% Fensterreinigung Unterhaltsreinigung 3,62% 20,66% Technisches Gebäudemanagement ,71 ; 41% Infrastrukturelles Gebäudemanagement Flächenmanagement Gebäudeversicherungen Grundsteuer Kaufmännische Verwaltung 2,15% 1,23% 1,87% 3,86% Management 5,65% U. Rotermund/2010 Seite: 37

38 U. Rotermund/2010 Seite: 38 Lebenszykluskosten Unterschiede über Nutzungsdauer Lebenszyklusbetrachtung Nutzungsdauer nach Wert R 70 Jahre Peiststeigerungsrate 1,90 % Diskontierungssatz 4,30% Differenz zum anderen TN Abweichung [%] zum anderen TN Lebenszykluskosten bezogen auf 70 Jahre 301 Mio. 462 Mio. Nutzungskosten [ /70a] Errichtungskosten: [ pro m²] % % % Abweichung belaufen sich auf 160 Mio. (54 % ) zum günstigsten Teilnehmer Eklatanter Unterschied bereits in der Planungsphase der Immobilie Rechtzeitige Sensibilisierung der Thematik in Bezug auf den Wettbewerb unabdingbar

39 U. Rotermund/2010 Seite: 39 Vergleich der Teilnehmer eines Architektenwettbewerbs Ranking

40 U. Rotermund/2010 Seite: 40 Ablauf der Gebäudenutzungskostenberechnung Kunde: Gebäude: Berechnungs-ID: Aixtron AG, Herr Mustermann Erweiterung Standort Herzogenrath, Herzogenrath 2009-AIX-ENT-0001 Kunde: Gebäude: Berechnungs-ID: Aixtron AG, Herr Mustermann Erweiterung Standort Herzogenrath, Herzogenrath 2009-AIX-ENT-0001 Eingabeformular 3: Innen- u. Außenflächen Flächen des Gebäudes E3.1 Bruttogrundfläche m 2 BGF E3.2 Nettogrundfläche m 2 NGF E3.3 Konstruktionsgrundfläche m 2 KGF E3.4 Nutzfläche m 2 NF E3.5 Verkehrsfläche m 2 VF E3.6 Funktionsfläche 600 m 2 FF E3.7 Hauptnutzfläche m 2 HNF E3.8 Nebennutzfläche m 2 NNF E3.9 Mietfläche m 2 MF1 E3.10 Mietfläche 2 0 m 2 MF2 E3.11 Gesamtmietfläche m 2 MF Flächen außerh. Gebäude E3.12 Grundstücksfläche m 2 GstF E3.13 Überbaute Fläche m 2 BF Außenanlagenfläche E3.14 Parkplatzfläche ohne Tiefgarage m 2 E3.15 Straßen-,Wegefläche 300 m 2 E3.16 Plätze,Gleise o.ä. 0 m 2 E3.17 Befestigte Außenanlagenfläche m 2 AF,B E3.18 Rasenfläche m 2 E3.19 Gehölzfläche m 2 E3.20 Pflanzfläche m 2 E3.21 Wasserfläche 50 m 2 Ca. 600 Berechnungsparameter GNKR/ ILKR Ergebnis: Instandhaltung Bruttogrundfläche: m 2 BGF Eingangsdaten: Bruttogrundfläche m 2 BGF Gebäudetyp Technisches Gebäude Technisierungsgrad mittel Baujahr 2010 Parameter/Berechnungsergebnisse: Bruttorauminhalt m 3 Gebäudeerrichtungskosten Spez. Gebäudeerrichtungskosten 810 /m 2 BGF ( ) Gewählte prozent. Gesamtkosten Bauwerk 71% Gewählte prozent. Gesamtkosten TGA 29% Resultierende Gesamtkosten Bauwerk Resultierende Gesamtkosten TGA Mittlere Instandhaltungsrate Bauwerk 0,34 % Mittlere Instandhaltungsrate TGA 3,03 % Mittlere Instandhaltungsrate Bauwerk + TGA 1,78 % Anteil Inspektion 25,00 % Anteil Wartung 45,00 % Anteil Instandsetzung 30,00 % Ausgangsdaten: Jährliche Instandhaltungskosten Bauwerk /a 22,83% Jährliche Instandhaltungskosten TGA /a 77,17% Gesamtkosten für Instandhaltung /a 100,00% Spez. Inspektionskosten 0,19 /m 2 BGF*Monat Spez. Wartungskosten 0,34 /m 2 BGF*Monat Spez. Instandsetzungskosten 0,22 /m 2 BGF*Monat Spez. Gesamtkosten für Instandhaltung pro Jahr 9,52 /m 2 BGF*a Spez. Gesamtkosten für Instandhaltung pro Monat 0,79 /m 2 BGF*Monat 10 Eingabedatenformulare 25 Ausgabeblätter je Kostenart

41 U. Rotermund/2010 Seite: 41 Gesamtkostenausgabe Projekt: Projektbearbeitung: Aixtron AG, Erweiterung Standort Herzogenrath, Herzogenrath, ID: 2009-AIX-ENT-0001 Uwe Rotermund Gebäudenutzungskostenübersicht Bruttogrundfläche: m 2 BGF Gebäudeerrichtungskosten: Gebäudenutzungskosten/-errichtungskosten: 14,6 % Laufzeit bis zur Höhe der Gebäudeerrichtungskosten 6,86 a Gesamtkosten Gesamtkosten Gesamtkosten Gesamtkosten Gesamtkosten Gesamtkosten Gesamtkosten /a % /m 2 BGF*a /m 2 BGF*Monat /m 2 NGF*Monat /m 2 NF*Monat /Pers.*Jahr Kaufmännisches Gebäudemanagement Gesamtkosten für Management ,13 0,43 0,48 0, Gesamtkosten für kaufmännische Verwaltung ,97 0,16 0,18 0,27 59 Kapitalkosten ,13 3,18 3,53 5, Grundsteuer ,76 0,81 0,90 1, Gesamtkosten für Gebäudeversicherungen ,73 0,06 0,07 0,10 22 Gesamtkosten für KGM ,20% 55,72 4,64 5,16 7, Infrastrukturelles Gebäudemanagement Gesamtkosten für Flächenmanagement ,69 0,06 0,06 0,09 21 Gesamtkosten für Umzüge ,56 0,05 0,05 0,07 17 Gesamtkosten für Unterhaltsreinigung ,58 0,80 0,89 1, Gesamtkosten für Fensterreinigung ,09 0,09 0,10 0,15 33 Gesamtkosten für Fassadenreinigung ,75 0,15 0,16 0,24 52 Gesamtkosten für Grundreinigung ,37 0,03 0,03 0,05 11 Gesamtkosten für Sicherheitsdienste ,31 0,61 0,68 0, Gesamtkosten für Außenanlagendienste ,52 0,04 0,05 0,07 16 Gesamtkosten für Winterdienst ,20 0,02 0,02 0,03 6 Gesamtkosten für Hausmeisterdienste ,90 0,33 0,36 0, Gesamtkosten für Kopierdienste ,67 0,56 0,62 0, Gesamtkosten für Catering 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0 Gesamtkosten für Entsorgung ,17 0,18 0,20 0,29 65 Gesamtkosten für IGM ,48% 34,80 2,90 3,22 4, Technisches Gebäudemanagement Gesamtkosten für Betriebsführung ,17 0,35 0,39 0, Gesamtkosten für Instandhaltung Gebäude ,17 0,18 0,20 0,29 65 Gesamtkosten für Instandhaltung Technik ,35 0,61 0,68 0, Gesamtkosten für Heizenergie ,57 0,21 0,24 0,35 77 Gesamtkosten für Elektroenergie ,23 0,85 0,95 1, Gesamtkosten für Wasser/Abwasser ,02 0,09 0,09 0,14 31 Gesamtkosten für TGM ,32% 27,52 2,29 2,55 3, Gebäudenutzungskosten ,04 9,84 10,93 15, ,26

42 Nutzungskosten in /a U. Rotermund/2010 Seite: 42 Mgl. Varianz der Nutzungskosten am Beispiel Büronutzung Varianz Nutzungskosten pro Jahr Daten entsprechen nicht der Planung! Best Case [25%-Q.] Worst Case [75%-Q.] Best Case = 25%-Quartil-Wert des FM Benchmarking Bericht 2009 Worst Case = 75%-Quartil-Wert des FM Benchmarking Bericht 2009 Nutzungskostenberechnung optimiert die Planung Niederigste Werte durch Einbindung angestrebt

43 Kumulierte Lebenszykluskosten in [ ] U. Rotermund/2010 Seite: 43 Mgl. Varianz der Lebenszykluskosten Best-Case [25%-Q.] Kumulierte Worst-Case [75%-Q.] Kumulierte 60a = a = EK

44 U. Rotermund/2010 Seite: 44 Optimierungsrechnung eines Objektes Bruttogrundfläche m 2 BGF Spez. Nutzungskosten aus Benchmarking-Pool 78,80 /m 2 BGF*a Jährliche Nutzungskosten ,40 /a Bruttogrundfläche m 2 BGF Jährliche Nutzungskosten ,40 /a Nutzungsdauer a Gewählte Nutzungsdauer 60 a Zinssatz 4,00% Jährliche, mittelere Preissteigerungsrate 2,50% 1,50% Rentenbarwertfaktor 39,38 Nutzungskosten in angenommener Nutzungsdauer [70a] Geschätztes Optimierungspotenzial 10%

45 U. Rotermund/2010 Seite: 45 OPTIMIERUNG DER ORGANISATION

46 Organisationsmodelle U. Rotermund/2010 Seite: 46 Strategie Betreibermodelle Langfristige Kosten? Eigenleistung Welche Leistungen? Fremdleistung Beteiligungsgesellschaft Qualität der Dienstleitung?

47 U. Rotermund/2010 Seite: 47 Modelle für die Dienstleistungserbringung FM Gesellschafter Gesellschafter Gesellschafter Extern/DL X % Eigen 100% Eigen 100% Extern Y % Extern FM- Gesellschaft FM- Beteiligungs gesellschaft Interne Dienstleistungserbringung Keine externen Leistungen Externe Dienstleistungserbringung Wenige interne Leistungen Externe und interne Dienstleistungserbringung Verteilung in Gewerken unterschiedlich Häufigste Form Erbringung der Eigenleistungen in GmbH Alleiniger Gesellschafter ist die Mutter Erbringung der Leistungen in GmbH Operative Eigenund Fremdleistungen Gesellschafter ist die Mutter und externer DL

48 Operative Dienstleistungen A - Fremdleistung Operative Dienstleistungen B- Fremdleistung Operative Dienstleistungen C- Fremdleistung Operative Dienstleistungen D- Fremdleistung Operative Dienstleistungen E- Fremdleistung U. Rotermund/2010 Seite: 48 Häufig empfohlenes Modell, Berücksichtigung Markt Kunde Kunde Kunde Kunde Management Dienstleistungen Betriebsführung IT-Systeme Berichtswesen Betriebsmonitoring Kostenrechnung Technisches Gebäudemanagement Infrastrukturelles Gebäudemanagement Kaufmännisches Gebäudemanagement Zyklische Ausschreibung Optimierter Einkauf Wirtschaftlichkeitsrechnung Paket 1 Paket 2

49 Wartungskosten in [ /a] U. Rotermund/2010 Seite: 49 Wartungsleistungen: Anlagenerrichter oder FM-Dienstleister? , ,00 FM-Dienstleister Errichter , , , , ,00 0,00

50 U. Rotermund/2010 Seite: 50 Hinweise zur Ausschreibung von FM-Dienstleistungen Eigengenutzte Immobilien Schreiben Sie Ihre FM-Dienstleistungen zyklisch aus Eine Ausschreibung spätestens nach Ablauf des 3. Vertragsjahres hat sich bewährt Bündeln Sie Einzelverträge Vergeben Sie die Leistungen nicht automatisch an den Immobilienerrichter Asset-/Property-/Portfolio-Manager Optimieren Sie die Nebenkosten für Ihre Mieter Eine sehr große Zahl von Immobilien in Fonds etc. ist optimierbar Bewerten Sie den Dienstleistungseinkauf vor dem Ankauf des Objektes (techn. Due Dilligence) Bündeln Sie Einzelverträge und mehrere Gebäude Ausschreibungserfahrung sichert beste Vertragskonditionen

51 U. Rotermund/2010 Seite: 51 NACHHALTIGKEITSZERTIFIZIERUNG NACH DGNB

52 U. Rotermund/2010 Seite: 52 Welche Zertifikate gibt es am Markt? Eingesetzte Zertifizierungssysteme Deutschland Zertifizierungssysteme weltweit DGNB Deutsche Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen e.v. LEED US Green Building Council BREEAM BRE Environmental Assessment Method Green Building dena Deutsche Energie Agentur BNB Bundesbauten Bundesministerium BMVBS

53 U. Rotermund/2010 Seite: 53 Kategorien nach DGNB Kategorien: Bewertung: I. Ökologische Qualität 22,5% II. Ökonomische Qualität 22,5% III. Soziokulturelle u. funktionale Qualität 22,5% IV. Technische Qualität 22,5% V. Prozessqualität 10% VI. Standortqualität o.w.