Dateien hochsicher austauschen und speichern

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1 Dateien hochsicher austauschen und speichern Anforderungen an Datensicherheit in virtuellen Datenräumen Austauschplattformen im Vergleich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

2 Datensicherheit in virtuellen Projekträumen Den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien mit Kunden und Partnern assoziieren viele IT-Verantwortliche mit FTP oder Sharepoint. In jüngster Zeit kommen zusätzlich Cloud-Speicherdienste ins Spiel, die Mitarbeiter oft in Eigenregie am Arbeitsplatz etablieren. Vor allem dort, wo unternehmenseigene Services für den Austausch von Dateien mit externen Firmen fehlen, bieten Cloud-Speicherdienste einfache Lösungen, die ohne IT-Kenntnisse eingesetzt werden können. So sind diese Dienste in vielen Fällen bereits unbemerkt von IT und Datenschutz zu einem informellen Bestandteil der eigenen IT-Instrastruktur geworden. Die Integration in unternehmens-übergreifende Sicherheitskonzepte bleibt jedoch in der Regel meist nur graue Theorie. Mit zunehmend digitalen Business-to-Business-Interaktionen wachsen die Anforderungen an Compliance und Datensicherheit bei Unternehmen. Gebraucht werden verlässliche Lösungen, die den Austausch von geschäftlichen Dateien beliebiger Größe und über jegliche Plattform und Entfernung sicher, transparent und zugleich einfach ermöglichen. Virtuelle Projekträume müssen daher einer Reihe von Anforderungen genügen, die einen professionellen Betrieb über Unternehmensgrenzen hinaus jederzeit sicherstellen. Checkliste Anforderungen an virtuelle Datenräume in Unternehmen SICHERHEIT INTEGRATION GESCHWINDIGKEIT NUTZERMANAGEMENT AUTOMATISIERUNG AUFWAND KOSTEN Die Übertragung und Speicherung von geschäftlichen Dateien ist zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort durchgängig verschlüsselt. Die Datenraum-Lösung wird natlos in das Sicherheitskonzept des Unternehmens eingebunden. Dateien erreichen den Datenraum und berechtigte Nutzer schnell und nachvollzieh bar. Gleiches gilt für Informationen über Änderungen an Dateien im Datenraum. Zugriffs- und Nutzungsrechte werden zentral verwaltet und gesteuert. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren, um kostbare Ressourcen einzusparen und die Produktivität zu steigern. Der Aufwand für Installation und Betrieb des Systems ist für IT-Administratoren so gering wie möglich. Die Kosten für Installation und Betrieb des Systems stehen im optimalen Verhältnis zum Nutzen für die Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen. 1

3 Austauschplattformen im Vergleich Compliance-Anforderungen wachsen, ebenso wie die Gefahr durch Cyberkriminalität. Dennoch setzen viele Unternehmen auf Kollaborations-Lösungen, die sich für den professionellen Einsatz nur bedingt oder gar nicht eignen. FTP, Dropbox und Sharepoint haben gemeinsam, dass sie weder ausreichend sicher noch effizient in der Handhabung sind, da strukturierte Prozesse und Managementfunktionen für den professionellen Einsatz im Unternehmen fehlen. FTP Cloud-Speicher MS Sharepoint Sicherheit Integration Geschwindigkeit Nutzermanagement Automatisierung Aufwand* Kosten* FTP Urgestein mit deutlichen Defiziten Der Austausch von Geschäftsdateien per FTP erfolgt völlig unverschlüsselt, d.h. Dateien können sowohl während des Transports, als auch am Server von Dritten eingesehen werden. Sicherer ist die Übertragung per SFTP oder SCP. Hier wird allerdings nur der Transportweg verschlüsselt. Die Dateien selbst werden wiederum unverschlüsselt auf dem Server abgelegt. Der Aufwand, um Dateien per FTP zu übertragen, kann erheblich sein: Dateien auf FTP-Server hochladen, dann Empfänger telefonisch oder per benachrichtigen, anschließend nachfragen, ob Dateien vollständig heruntergeladen wurden. Bei alldem kann kaum nachvollzogen werden, ob eine Datenübermittlung erfolgreich abgeschlossen wurde oder fehlgeschlagen ist, bzw. wer eine Datei tastsächlich und wie oft heruntergeladen hat. FTP-Server, die längere Zeit in Betrieb sind, werden nach und nach mit Dateien zugemüllt. Der IT-Administrator muss deshalb regelmäßig dafür sorgen, dass nicht mehr benötigte Dateien vom Server entfernt werden. Eine sehr mühsame und zeitaufwändige Angelegenheit. Die Erstellung eines neuen FTP-Accounts ist zeitraubend und aufwändig. Um die Einrichtung von einzelnen Accounts zu umgehen, werden bei FTP-Servern häufig sogenannte Anonymous-Accounts für alle Arten von Zustellungen und für Jedermann verwendet. Das Sicherheitsniveau sinkt damit drastisch. Dropbox & Co Sicherheitslücken in der Cloud Kostenlose Cloud-Speicherdienste verschärfen den IT-Wildwuchs in Unternehmen. Dadurch, dass Mitarbeiter in Eigenregie Dateien in der Cloud speichern, verlieren Unternehmen nach und nach die Hoheit über geschäftsrelevante Informationen. Das Risiko für die Sicherheit insbesondere von sensiblen Dokumenten steigt. Herkömmliche Speicherdienste in der Cloud eignen sich daher nicht für den Einsatz in Unternehmen. Sie sind für den privaten Gebrauch konzipiert und verzichten auf professionelle Sicherheitsmechanismen und -standards. 2

4 Eine zentrale Schwachstelle vieler Cloud-Speicher stellt die mangelnde Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung von Dateien dar. Diese werden in der Cloud meist im Klartext gespeichert und sind somit theoretisch für jedermann sichtbar. Selbst wenn für Dropbox & Co. spezielle Mechanismen oder Hilfsprogramme zur Verschlüsselung angeboten werden, so gewährleisten diese in der Regel keine durchgängige Sicherheit über den gesamten Übertragungsweg vom Sender bis zum Empfänger. Auch bei Cloud-Speicherdiensten kann der Aufwand für das übertragen von Dateien in einen Austauschordner in der Cloud erheblich sein. Denn wie beim FTP-Server ist die Bereitstellung einzelner Dateien für Kollegen, externe Partner oder Kunden mit einer Reihe von Einzelschritten verbunden. Strukturierte Prozesse für den professionellen Austausch von Dateien sehen anders aus, zumal ein zentrales Nutzer- und Zugriffsmanagement bei Cloud-Speicherdiensten fehlt. MS Sharepoint Sicherheitslücken im Hause Der SharePoint-Server von Microsoft ist die meistgenutzte Lösung für Collaboration und Datenaustausch in Unternehmen weltweit. SharePoint birgt aber auch enorme Risiken für die Datensicherheit, da grundlegende Sicherheitsfunktionen fehlen. Jüngst wurde bekannt, dass Sicherheitslücken in gängigen Webbrowsern Remote-Angriffe ( Framesniffing ) auf diebstahlgefährdete Daten auf SharePoint-Seiten ermöglichen. Um den SharePoint-Verkehr ausreichend verschlüsseln zu können, müssen Public-Key-Infrastrukturen eingerichtet werden. Gleichermaßen muss der Datenverkehr zwischen SharePoint-Servern mit IPSec verschlüsselt sein. Beide Arten der Verschlüsselung sind von Zertifikaten und einer zugrunde liegenden PKI-Infrastruktur abhängig, die nicht immer mit der notwendigen Priorität behandelt wird. Zugriffsrechte müssen in SharePoint für jedes Dokument einzeln eingerichtet werden, was eine konsistente Anwendung von Sicherheitsrichtlinien auf alle vertraulichen Inhalte erschwert oder gar unmöglich macht. SharePoint ermöglicht den Dateiaustausch zwischen internen und externen Nutzern ohne Berücksichtigung geltender Sicherheitsrichtlinien. Dadurch besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter diese Umgebung nutzen, um Dateien auszutauschen, die üblicherweise von der vorhandenen -Security blockiert würden. Damit wird nicht nur Malware Tür und Tor geöffnet. Anforderungen an Datensicherheit in virtuellen Datenräumen Unternehmen, die geschäftliche Dateien mit Kunden und Partnern in virtuellen Datenräumen austauschen, sollten folgende wesentlichen Sicherheitsaspekte berücksichtigen: Geeigneter Speicherort Manipulationssicherheit Verschlüsselte Ablage Compliance & Nachweisbarkeit Verschlüsselte Übertragung Sicherer Dateiaustausch Empfänger- Verifizierung 3

5 Verschlüsselte Übertragung - secure in motion Die Dateien sind während der gesamten Übertragung geschützt. Dieser beginnt beim Upload vom PC und endet beim Download oder der Weiterleitung an den Empfänger. Verschlüsselte Ablage - secure at rest In der Praxis liegen sensible Geschäftsdateien oft Tage oder Wochen in einem virtuellen Datenraum. Daher ist gerade in dieser Phase eine durchgehende Verschlüsselung der Dateien unerlässlich. Geeigneter Speicherort Neben der Verschlüsselung der Dateien ist auch der Ort, an dem die Dateien gespeichert werden, von entscheidender Bedeutung. So kann u.a. verhindert werden, dass dort zwischengelagerte Dateien von Dritten missbraucht oder gelöscht werden. Auch rechtliche Probleme können durch die geeignete Wahl des Serverstandorts vermieden werden. Manipulationssicherheit Ein sicheres Datenraum-System stellt die Integrität der gespeicherten Dateien sicher, indem es Manipulationsversuche erkennt und veränderte Dateien als solche kennzeichnet. Compliance & Nachweisbarkeit Ein sicheres System gewährleistet lückenlose Transparenz und Kontrolle der gesamten Transaktionen. Es muss revisionssicher nachvollziehbar sein, wann im Unternehmen welche Dateien von den einzelnen Mitarbeitern hoch- oder heruntergeladen wurden. Nur so kann im Zweifelsfall auch ein zuverlässiger Nachweis über alle Vorgänge erbracht werden. Nutzer-Verifizierung Es muss sichergestellt sein, dass nur der berechtigte Mitarbeiter Zugang zu einem Datenraum erhält und Dateien herunterladen kann. Das unkontrollierte Weiterleiten von Download-Links oder Login-Daten wird so unterbunden. (Risiko-)Faktor Mensch Neben den genannten technischen Sicherheitsfaktoren gibt es eine weitere entscheidende Voraussetzung für die praktische Sicherheit einer IT-Lösung zum Dateiaustausch mit Partnern und Kunden: Deren Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Ist die Verwendung des Systems zu komplex oder zeitaufwändig für den Arbeitsalltag, besteht das Risiko, dass Mitarbeiter auf Kosten der Sicherheit auf andere Lösungen zurückgreifen und Sicherheitsregeln außer Kraft setzen. Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Für eine konsequent durchgehende Sicherheitsarchitektur ist eine sogenannte harte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unabdingbar, bei der die Dateien auf dem gesamten Weg vom Sender bis zum Empfänger verschlüsselt sind und dies auch durchgängig bleiben. Die zugrundeliegende Verschlüsselungstechnologie eines Systems ist wesentlich für die Einhaltung entsprechender Sicherheitsstandards. Viele Verschlüsselungstechniken, die derzeitig immer noch produktiv eingesetzt werden, sind hoffnungslos veraltet und bieten so gut wie keinen Schutz mehr. AES-256 mit einer Schlüssellänge von 256 Bits bietet den größtmöglichen Schutz. Aber auch AES-128 kann immer noch als verhältnismäßig sicher betrachtet werden. 4

6 Exkurs - Verschlüsselung von Passwörtern Neben der Verschlüsselung der Dateien ist es vor allem wichtig, dass die Passwörter bei einem Login verschlüsselt übertragen und abgelegt werden. Um die Passwörter während der Übertragung zum Server zu schützen, ist eine SSL/ TLS-Verbindung mit mindestens einer Stärke von RSA-1024 empfohlen. Einen deutlich besseren Schutz bietet eine RSA Verschlüsselung. Dies kann z.b. durch die Verwendung von HTTPS erreicht werden. Passwörter sollten niemals im Klartext auf dem Server abgelegt werden, sondern zuvor immer mit einem Einweg-Verschlüsselungsverfahren (Hashing) verschlüsselt sein. Um die Passwort-Hashes resistent gegenüber Dictionary- und Brute-Force-Attacken zu machen, ist es unbedingt notwendig, dass das System diese zusätzlich mit Salt- und Key-Stretching-Verfahren bearbeitet. Kommen zusätzlich zur Verschlüsselung noch Passwort-Policies zum Einsatz, wie z.b. dass ein Passwort eine bestimmte Mindestlänge und Kombination von Zeichenarten besitzen muss, so kann die Ablage der Passwörter als sicher bezeichnet werden. FAZIT: FTP, Sharepoint und Cloud-Speicherdienste eignen sich nur bedingt für den Einsatz in Unternehmen, da sie keine ausreichenden Sicherheits- und Managementmechanismen bieten. Für eine konsequent durchgehende Sicherheitsarchitektur ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unabdingbar, bei der die Dateien auf dem gesamten Weg vom Sender bis zum Empfänger verschlüsselt sind und bleiben. Das gilt auch für Passwörter. Neben der Verschlüsselung der Dateien ist bei Lösungen für die virtuelle Zusammenarbeit auch der Ort, an dem die Dateien gespeichert werden, von entscheidender Bedeutung. Ein sicheres System für den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien gewährleistet lückenlose Transparenz und Kontrolle der gesamten Transaktionen. FTAPI SecuTransfer ist die Unternehmenslösung für den einfachen und durchgängig verschlüsselten Austausch sowie die Speicherung von Dateien mit Kunden, Lieferanten und Projektteams. Die server-software unterscheidet sich von anderen Managed-File-Transfer-Lösungen im Wesentlichen durch die besondere Kombination von echter Ende-zu-Ende- Verschlüsselung und einfacher Bedienung im Webbrowser. Sowie die Möglichkeit, den Austausch von Dokumenten wahlweise per Simple File Transfer oder über Datenräume zu realisieren. Kontakt Die FTAPI Software GmbH in München entwickelt und vertreibt Software- Systeme für die sichere Übertragung und Speicherung geschäftlicher Dateien. Ihr Produkt FTAPI SecuTransfer basiert auf einer eigenen Technologie, deren Entwicklung durch die Europäische Union und das Bundesministerium für Wirtschaft gefördert wurde. Das 2010 gegründete Unternehmen setzt neue Maßstäbe an Sicherheit und Effizienz bei geschäftlichem Dateiaustausch und bietet im Gegensatz zu den gängigen File Transfer-Lösungen eine tatsächlich durchgängige (Ende-zu-Ende) Verschlüsselung aller Dateien. FTAPI Software GmbH Stefan-George-Ring München 5

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