Wissenswertes über die Bewertung. Arbeitshilfe

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1 Wissenswertes über die Bewertung Arbeitshilfe

2 Grundlagen 02 Der Zweck der Archivierung ist es, Rechtssicherheit und Rechtsstaatlichkeit zu gewährleisten, eine kontinuierliche und rationelle Aktenführung zu unterstützen und Grundlagen für die Forschung bereitzustellen. Der Zweck der Bewertung ist es, diejenigen Unterlagen zur Archivierung auszuwählen, die rechtlich-administrativ und/oder historisch-sozialwissenschaftlich bedeutend sind. Dabei gilt immer, so viel wie nötig und so wenig wie möglich aufzubewahren. Eine Verdichtung der Informationen gewährleistet einen effektiven und effizienten Einsatz von Ressourcen. Dies ermöglicht auch eine rationelle Auswertung von weit gefächertem Archivgut. Bewertung schafft Überblick. Die gesetzliche Grundlage ist das Bundesgesetz über die Archivierung (BGA). Dieses legt fest, dass rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell wertvolle Unterlagen des Bundes archiviert werden. Die Aufgabenverteilung besteht darin, dass das BAR für die längerfristige Überlieferungsbildung auf Bundesebene verantwortlich ist und die anbietepflichtigen Stellen für die Bewertung ihrer Unterlagen mitverantwortlich sind. Die Verantwortung liegt bei den leitenden Personen der anbietepflichtigen Stelle und bei spezialisierten Mitarbeitenden des BAR. Bewertung ist eine Fachund Führungsaufgabe, welche Kenntnisse von Inhalten und ihrem Stellenwert innerhalb der Aufgabenerfüllung voraussetzt.

3 Rund um die Bewertung 03 Gegenstand der Bewertung sind alle aufgezeichneten Informationen, welche bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben des Bundes empfangen oder erstellt worden sind. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Bewertung erfolgt unabhängig vom Informationsträger. Die prospektive Bewertung ist die Bewertung von Unterlagen vor ihrem Entstehen, auf der Grundlage von Unterlagenverzeichnissen (z.b. Ordnungssystemen). In den kommenden Jahren werden die Unterlagen sämtlicher anbietepflichtiger Stellen prospektiv bewertet. Die Vorteile der prospektiven Bewertung sind die vorausschauende Bewirtschaftung und die Gewährleistung der langfristigen Benutzbarkeit der Unterlagen. Die Vorteile umfassen zudem die Möglichkeit zur effizienten Aussonderung, Aufbewahrung und Archivierung. Die retrospektive Bewertung ist die Bewertung von Unterlagen nach ihrem Entstehen. Für die retrospektive Bewertung und die prospektive Bewertung gelten die gleichen Grundsätze und Kriterien. Das Ziel der Bewertung ist es, die Erfüllung öffentlicher Aufgaben durch die beteiligten Handlungsträger nachvollziehbar zu machen und die Wahrnehmung von Kompetenzen und Aufgaben abzubilden.

4 Methode 04 Die Bestimmung der Archivwürdigkeit erfolgt nach rechtlich-administrativen und historisch-sozialwissenschaftlichen Kriterien. Das Verfahren erfolgt in zwei Schritten: In einem ersten Schritt untersucht die anbietepflichtige Stelle die rechtliche und administrative Bedeutung der Unterlagen (wobei diese auch von historischem und sozialwissenschaftlichem Wert sein können). In einem zweiten Schritt untersucht das BAR die bisher nicht als archivwürdig eingestuften Unterlagen auf ihre historische und sozialwissenschaftliche Bedeutung. In beiden Fällen können Samplings bzw. die Auswahl von Mustern oder ausgewählten Fällen sinnvoll sein. Das restliche Mate rial kann (nach Ablauf der internen Aufbewahrungsfristen) vernichtet werden. Interne Aufbewahrungsfristen sind zeitlich beschränkt, während Archivwürdigkeit die dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen bedeutet. Bei der Bewertung geht es darum, die Unterlagen zu bestimmen, die dauerhaft aufbewahrt werden.

5 Darstellung Ablauf 05

6 Umsetzung 06 Das praktische Vorgehen beinhaltet folgende Punkte: Bewertet wird auf der tiefsten Stufe des Unterlagenverzeichnisses (z.b. Rubrik im Ordnungssystem). Zusätzlich wird eine Begründung für die Archivwürdigkeit angegeben. Dieses Vorgehen sorgt für Nachvollziehbarkeit und erleichtert die Kommunikation zwischen BAR und den anbietepflichtigen Stellen. Werte zur Auswahl bei der Bewertung gibt es drei. Folgende Werte können hinterlegt werden: A = archivwürdig S = Sampling oder Selektion N = nicht archivwürdig Bewertet entweder die anbietepflichtige Stelle oder das BAR die Unterlagen als archivwürdig, wird auf alle Fälle archiviert. Wird von einer Stelle ein N gesetzt, sind die Unterlagen nur dann nicht archivwürdig, wenn die andere Stelle auch ein N setzt. Das Resultat der Bewertungsarbeit ist ein von beiden Partnern vollständig kommentiert bewertetes Unterlagenverzeichnis. Die Ergebnisse werden vom BAR in einem Bewertungsentscheid zusammengefasst, der zusammen mit dem kommentiert bewerteten Unterlagenverzeichnis die Bewertungsunterlagen bildet. Der Bewertungsentscheid zeigt auf, wie die Bewertung vollzogen wurde, auf welche Grundlagen sie sich stützt, und welche Unterlagen (bei prospektiver Bewertung zukünftig) an das BAR abzuliefern sind.

7 Kriterien 07 Die Bewertungskriterien sind im kommentierten Kriterienkatalog festgelegt und beschrieben. Diese Kriterien dienen zur Ermittlung der Archivwürdigkeit und sind Voraussetzung für transparente und konsistente Bewertungen. Der Kriterienkatalog ist aufgeteilt in Ausschlusskriterien und in Kriterien für die Archivwürdigkeit. Die Ausschlusskriterien dienen dazu, gewisse Kategorien von Unterlagen von vornherein von der Bewertung auszuschliessen (z.b. Unterlagen auf einer genehmigten Negativliste oder mit fremder Federführung). Die Kriterien für Archivwürdigkeit sind nach rechtlicher und administrativer sowie nach historischer und sozialwissenschaftlicher Bedeutung aufgeteilt. Dabei sind erstere für die Bewertung durch die anbietepflichtige Stelle relevant, während letztere bei der Bewertung durch das BAR angewandt werden. Mindestens ein Kriterium des kommentierten Kriterienkatalogs muss erfüllt sein, damit Unterlagen als archivwürdig bezeichnet werden können. Deshalb muss sich nicht nur die Bewertung, sondern auch die Begründung auf den Kriterienkatalog abstützen.

8 Weitere Informationen 08 Alle Arbeitshilfen zur Bewertung finden sich unter Kurzanleitung Kommentierter Kriterienkatalog Kontakt Impressum Text und Redaktion: Projekt IPB Titelbild: lauperzemp.ch Herausgeber: Schweizerisches Bundesarchiv, 3003 Bern 2010 Schweizerisches Bundesarchiv

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