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1 Wie verkaufen Sie Ihrem Mandanten eine Kontokorrentbuchführung? Hohe Kontokorrentzinsen sind eventuell ein Indiz dafür, dass Ihr Mandant keinen Überblick über die Zahlungsein- und -ausgänge in seinem Unternehmen hat. Anhand eines Abgleichs von Rechnungsdaten und Zahlungseingängen bei der Bank können Sie erkennen, ob sehr lange Zeiträume bis zum Zahlungseingang vergehen. Wie können Sie schnell feststellen, wie viel Geld Ihr Mandant hier verschwendet? Hohe Außenstände sind oft für die Insolvenz eines Unternehmens verantwortlich: Dem Betrieb an sich geht es gut, aber durch fehlende Kundenzahlungen können laufende Verbindlichkeiten nicht mehr beglichen werden. Deshalb ist eine gewissenhafte Überwachung der offenen Forderungen wichtig. Eine Kontokorrentbuchführung bietet die Möglichkeit, zeitnah zu mahnen und so die Liquidität sicherzustellen. Neben der Offene-Posten-Buchführung können Sie Ihrem Mandanten auch noch weitere Dienstleistungen anbieten, wie z. B. die Überwachung von Zahl- und Mahnfristen und der Zahlungsein- und -ausgänge. Das Mahnwesen ist ein unbeliebtes Geschäftsfeld. Oft reicht es aber schon aus, beim Debitor nachzufragen, ob auch bei ihm der gleiche zu zahlende Betrag vermerkt ist, um eine Zahlung auszulösen ( Saldenabgleich ). Voraussetzung ist auch hier ein schneller Informationsfluss zwischen allen Beteiligten, der eine höhere Informationsqualität und Aktualität zur Folge hat. Weiß Ihr Mandant, wie viel Geld er ohne eine konsequente Kontokorrentbuchführung verschwendet? Ihr Mitarbeiter erkennt in der laufenden Buchführung, dass der Aufwand für Kontokorrentzinsen gestiegen ist oder dass der Mandant extrem lange auf die Zahlungen seiner Kunden wartet. Sie möchten Ihrem Mandanten daher eine Offene-Posten-Buchführung empfehlen, um so die Liquidität seines Unternehmens zu optimieren. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 1 von 6

2 Kapitel 1: Bisher notwendiger Umsatz für Debitorenlaufzeit 1.1 Zur Vorbereitung auf das Gespräch mit Ihrem Mandanten erfasst Ihr Mitarbeiter in der beigefügten Microsoft Excel-Berechnung ca. 30 bis 50 Rechnungen und die dazugehörigen Zahlungen. (Speichern Sie dazu die Datei mit einem beliebigen Namen in Ihre Dokumentenorganisation über Datei Speichern unter.) Zusätzlich trägt er den aktuellen Kontokorrent- Zinssatz Ihres Mandanten ein. Aus der aktuellen Buchführung erfasst er die gesamten Forderungen des letzten Jahres als erzielten Gesamtumsatz und den derzeitigen Prozentsatz des Betriebsergebnisses. 1.2 Die Microsoft Excel-Tabelle ermittelt dann, welcher Zinsaufwand für die erfassten Forderungen angefallen ist. Sie rechnet anhand des eingegebenen Prozentsatzes hoch, wie viel Umsatz als Betriebsergebnis erwirtschaftet werden musste, um die Zinsen zu zahlen, und gibt Ihnen den Anteil am Gesamtumsatz des betrachteten Zeitraums aus. So wissen Sie ungefähr, welchen Zinsaufwand Ihr Mandant durch verzögerte Zahlungen bei den betrachteten Forderungen hat und welchen Umsatz er benötigt, um diesen auszugleichen. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 2 von 6

3 1.3 Im Gespräch mit Ihrem Mandanten zeigen Sie ihm auf, was er im betrachteten Zeitraum an Zinsen und dazu nötigen Umsatz gespart hätte, wenn die Kunden Ihres Mandanten innerhalb einer kürzeren Zeit vielleicht sogar mit Skontoabzug gezahlt hätten. Kapitel 2: Voraussetzungen Offene-Posten-Liste und Mahnwesen Sofern dieses Zahlungsverhalten repräsentativ für alle Kunden und Zeiträume Ihres Mandanten ist, kann die Auswirkung des Zahlungsverhaltens hochgerechnet werden. Sie fragen Ihren Mandanten daher, ob das Zahlungsverhalten seiner Kunden allgemein so ist. Eine Hochrechnung auf den gesamten Umsatz des letzten Jahres dient als Anhaltspunkt dafür, wie viel Zinsen Ihr Mandant bisher in einem Jahr an die Bank gezahlt hat und wie viel Mehrumsatz er zum Ausgleich hierfür benötigte. So können Sie ihm verdeutlichen, wie viel er künftig jährlich sparen kann. 2.1 Sie erläutern Ihrem Mandanten, wie Sie gemeinsam dieses Thema in Zukunft angehen können. Eine Offene-Posten- Buchführung ist die Grundlage. Ihr Mandant faxt Ihnen hierfür zeitnah alle Rechnungen, die dann in der Kanzlei als digitaler Beleg gebucht werden. Die Zahlungseingänge werden darüber hinaus ebenfalls regelmäßig gebucht. So sind alle Informationen vorhanden, um regelmäßig zu beobachten: Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 3 von 6

4 welche Zahlungen noch fällig bzw. bereits überfällig sind wie hoch die Umsätze je Kunde und Lieferant sind, um eventuell Sonderkonditionen zu vereinbaren (in der ABC- Analyse) welchen Anteil der Kunde oder Lieferant am Gesamtumsatz des Unternehmens hat, also Top-Kunden und Top- Lieferanten (im Controllingreport). 2.2 Sie besprechen mit Ihrem Mandanten auch, ob dieser selbst oder Ihre Kanzlei mahnen soll, wann dies geschieht und mit welcher Gebühr. Sie fragen nach, ob die Möglichkeit besteht, bei ausgewählten Kunden eine Einzugsermächtigung zu bekommen. (Sie hinterlegen die jeweiligen Informationen unter Stammdaten Mandantendaten Registerkarte OPOS und beim jeweiligen Debitor: Registerkarten Übergreifend und Zahlungskonditionen.) 2.3 Die Grunddaten rund um das Mahnwesen hinterlegen Sie einmalig. Sie buchen laufend die Rechnungen sowie Zahlungseingänge. An festgelegten Stichtagen werden Ihnen dann für den ausgewählten Kundenbereich Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 4 von 6

5 2.4 immer die passenden Mahnungen vorgeschlagen. (Auswertungen Mahnwesen Schaltfläche: Erstellen) 2.5 Sofern Sie vereinbart haben, dass Ihre Kanzlei die Mahnungen nach Sichtung durch den Mandanten durchführt, senden Sie ihm die Vorschlagsliste per Telefax oder . Er entscheidet, welche Mahnungen die Kanzlei an seine Kunden verschickt. Sie können ihm auch die Mahnungen per (als PDF-Dateien) senden, damit er sie selbst verschicken kann. Wenn Ihr Mandant wünscht, dass nicht sofort eine schriftliche Mahnung versandt wird, rufen Sie säumige Zahler an und fragen im Sinne eines Kontenabgleichs nach, ob bei diesen ebenfalls der Betrag X noch als offen vermerkt ist. So bieten Sie Ihrem Mandanten an, die Buchführung künftig derart zu gestalten, dass durch eine Kontokorrentbuchführung unterjährig auch alle nötigen Informationen vorhanden sind, die zur Optimierung der Zahlungseingänge Ihres Mandanten nötig sind. Damit unterstützen Sie Ihren Mandanten bei der Sicherung Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 5 von 6

6 der Liquidität in seinem Unternehmen. Weitere Informationen zum Thema Offene-Posten- Buchführung erhalten Sie im Szenario: Gestaltung der Finanzbuchführung als Basis für ein unterjähriges Controlling. Kanzleientwicklungsdialog, Stand 04 11, DATEV Seite 6 von 6

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