Umgangsformen und Kulturtechniken in der deutschen Geschäftswelt

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1 Umgangsformen und Kulturtechniken in der deutschen Geschäftswelt Allgemeines über deutsche Umgangsformen In vielen Ländern hat man heute ein eher "lockeres Verhältnis" zu Kleidung, Titeln und Anredeformen entwickelt. Anders in Deutschland. Hier kann man häufig die zwei Seiten im Hinblick auf Umgangsformen beobachten. Die eine Seite, welche die private Sphäre betrifft und die andere in der Öffentlichkeit, wo man verstärkt professionell auftritt. Ordnung, Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Höflichkeit sind grundsätzliche Voraussetzungen dafür, wenn man von deutschen Geschäftsleuten als ernstzunehmender Geschäftspartner akzeptiert werden möchte. Bequeme Bekleidung, Spaß und das Erzählen lustiger Geschichten und Witze gehören in das Privatleben. Begrüßung Jüngere grüßen zunächst die Älteren. Der Mitarbeiter/Untergebene grüßt den Vorgesetzten/Chef. Derjenige, der einen Raum betritt, grüßt zuerst. Ein Herr erhebt sich zur Begrüßung, wenn jemand den Raum betritt, eine Frau darf sitzenbleiben. Bei der Begrüßung reicht man sich die Hand und sagt "Guten Morgen, Frau Müller/Herr Meier; Guten Tag; Guten Abend usw." Nur im privaten Kreis ist auch eine Umarmung erlaubt. Natürlich kann die Begrüßung unter alten Freunden auch besonders herzlich dann ausfallen, wenn man sich lange nicht gesehen hat. Aber Vorsicht! In Süddeutschland, der Schweiz und Österreich begrüßt man sich mit "Grüß Gott", das gilt auch am Telefon. Vor dem Betreten eines Raumes öffnet der Herr der Dame die Tür und lässt sie vorantreten. "Bitte, nach Ihnen..." und hilft ihr aus dem Mantel. Ähnlich ist es, wenn eine Frau in ein Auto einsteigen möchte: Der Herr öffnet die Tür und ist beim Einsteigen behilflich. Anrede Im Umgang zwischen älteren Erwachsenen, jedoch häufig auch gegenüber

2 jüngeren Erwachsenen - vor allem wenn man diese nicht besonders gut kennt - benutzt man grundsätzlich die Anrede "Sie; Ihr; Ihnen". In Deutschland ist es absolut unüblich, dass man sich - wie im angelsächsischen Raum - unter Geschäftsleuten nach dem Kennenlernen lediglich mit dem Vornamen, z. B. "John" oder "Fritz" anredet. Es gilt als grober Verstoß gegen den "Guten Ton", wenn man ohne gegenseitige Abrede vom "Sie" in das "Du" wechselt. Vor allem als Ausländer in Deutschland sollte man nie zuerst mit dem "Du" beginnen. Man sagt, z. B. bei großen Versammlungen: "Meine Damen und Herren; Meine sehr verehrten Damen und Herren". Sollten sich unter den Anwesenden sehr hochgestellte Persönlichkeiten befinden, z. B. ein Botschafter, so wird dieser mit "Exzellenz" ausdrücklich begrüßt. Einzelpersonen werden mit ihrem Familiennamen angesprochen, also z. B. Herr Meier, Frau Müller. Die Anrede "Fräulein" ist heute unüblich und kann als Diskriminierung empfunden werden. Auch junge Frauen spricht man - insbesondere im Geschäftsleben - z. B. mit "Frau Junge" an. Wenn der Betreffende einen akademischen Grad hat, wird dieser in der Regel nicht im Zusammenhang mit dem Namen genannt. Man sagt also nicht "Herr Diplomkaufmann Rolf Augustin" sondern nennt nur den Familiennamen. Anders ist es, wenn jemand einen "Doktortitel" hat. In Deutschland kann man den "Doktortitel" erwerben, auch wenn man kein Arzt/Mediziner ist. Viele Rechtsanwälte, z. B. tragen einen "Doktortitel". Wenn derjenige oder diejenige nicht ausdrücklich darauf verzichtet - "Lassen Sie den Doktor ruhig weg..." - spricht man die betreffende Person auch mit "Frau Doktor Hansen; Herr Dr. Borstelmann" an. Wenn man einen Raum betreten möchte... kommt man pünktlich zu vereinbarten Zeit. Man betritt keinen verschlossenen Raum ohne vorher anzuklopfen und tritt erst ein, wenn man mit "Herein" auch hereingebeten wird. Oft wird auch gesagt "Die Tür ist offen, hereinspaziert" - dieses ist aber eher der lockere Ton. Man setzt sich erst dann, wenn man dazu aufgefordert wird, z. B. "Bitte, nehmen Sie Platz!" oder "Bitte, setzen Sie sich doch!", "Möchten Sie nicht Platz nehmen...". Im Allgemeinen wird der Herr einer Dame den Stuhl

3 bereitstellen. Ein Geschäftsgespräch beginnt Fremdsprachenkenntnisse sind in Deutschland weniger verbreitet als in vielen anderen Ländern Europas. Wenn man also als nichtdeutscher Besucher mit deutschen Geschäftsleuten zusammentrifft, sollte man die deutsche Sprache gut bis sehr gut beherrschen. Es gibt jedoch viele Ausnahmefälle, denn auch viele Deutsche beherrschen neben Englisch eine weitere Sprache nämlich dann, wenn sich der Betreffende längere Zeit im Ausland aufgehalten hat. Wenn die Verwendung einer gemeinsam beherrschten Fremdsprache erwünscht ist, wird es der Geschäftspartner signalisieren, z. B. "Wollen wir unser Gespräch in...(sprache) führen?" Wenn man ein Geschäftsgespräch beginnt, präsentiert man nicht nur sich persönlich, sondern auch die Firma, die man vertritt. Allgemein beginnt ein Geschäftsgespräch mit einem "smalltalk" über eher belanglose Fragen, die eigentlich nichts mit dem Thema des Besuches zu tun haben. "Smalltalk" verfolgt kein bestimmtes Ziel und man muss sich auch bei der Überleitung zur eigentlichen Fragestellung; Grund; Problem" nicht unbedingt einig sein. Es ist jedoch von großer Wichtigkeit, dass man sich seinem Gesprächspartner gegenüber informiert zeigt und die "Spielregeln" kennt und beherrscht. Manche Gesprächspartner nutzen allerdings das "smalltalk" dazu aus, ein langes belanglose Vorgespräch und dann nur ein kurzes "Geschäftsgespräch" zu führen. Als Ausländer sollte man in Deutschland gut über sein eigenes Land informiert sei, über die Kultur, die Geografie, man sollte sich auch ein wenig mit der Geschichte seines eigenen Landes und der gegenwärtigen politischen Lage beschäftigt haben. Man sollte auch über die wesentlichen Entwicklungstendenzen in Deutschland informiert sein. Ein Geschäftsgespräch wird beendet Derjenige, der die Initiative zu einem Gespräch begonnen hat, sollte auch

4 derjenige sein, der das Gespräch beendet. Derjenige, der angerufen hat, sollte das Gespräch beenden. Der Abschluss eines Gesprächs kann durch folgende "Signale" erfolgen: " Dann wären wir ja soweit..." oder "Haben wir noch etwas vergessen...?" oder, "Gibt es sonst noch etwas, wir besprechen müssen...?"; "Gibt es noch Fragen...?". Normalerweise wird ein Gespräch beendet, wenn man sich einig geworden ist. Man führt man also noch einmal einen "smalltalk". Dieser kann begleitet sein durch Fragen aus der privaten Sphäre, z. B. nach dem Wohlergehen der Ehefrau, des Ehemannes, den Kindern, dem Urlaub o. ä.. Bevor man sich trennt, fasst man die vereinbarten Ergebnisse noch einmal zusammen oder stellt die Punkte fest, in denen man sich noch nicht geeinigt hat. Zum Abschied sagt man am Telefon "Auf Wiederhören" oder, wenn man sich besser kennt, "Tschüs Herr Schulze, bis demnächst". Ähnliches gilt bei der persönlichen Verabschiedung, also "Auf Wiedersehen, Herr Dr. Haarmann/ Frau Professor Berberich-Müller". In Deutschland ist es nicht üblich, dass man sich nach einem erneuten Treffen noch einmal bedankt für etwas, was lange zurückliegt. Allerdings bietet das Anknüpfen an etwas Vorhergegangenes einen guten Auftakt für den üblichen "smalltalk". Bekleidung und übriges "Outfit" In der Zusammenarbeit mit deutschen Geschäftsleuten gilt man als unseriös, wenn man nicht korrekt gekleidet ist. Vor allem bei Geschäftsgesprächen ist die passende Krawatte zum Anzug oder zur "Kombination aus Jackett und Hose" ein unbedingtes "MUSS" für den Herren. Hierzu gehören auch geputzte Schuhe, keine Sandalen und/oder Freizeitschuhe in auffallenden Farben. Damen sollten sich - je nach Jahreszeit - geschmackvoll kleiden, z. B. ein Kleid oder ein Kostüm. In der kalten Jahreszeit sind auch Hosenanzüge gestattet. Diese müssen aber zum übrigen "Outfit" passen. Sowohl für Damen und Herren gilt, dass man Parfums und Duftwasser sehr zurückhaltend verwendet. Viele anfänglich erfolgreiche Geschäftsgespräche führten letztlich zu keinem Ergebnis, weil der/die Betreffende ein "aufdringliches" Duftwasser verwendet hat.

5 Für Herren gilt: Auch an warmen Sommertagen sollten Sie unbedingt eine (korrekt gebundene) Krawatte tragen. Weiße Tennissocken, Jeans und ungeputzte Schuhe lassen keinen erfolgreichen Geschäftsabschluss erwarten. Ebenso gehören "Cupmützen" nicht in das Bekleidungssortiment eines Herren beim Geschäftsbesuch. Für Damen gilt: Weit ausgeschnittene Kleider/Pullover sollten Sie nicht tragen - ebensowenig "rote" Bekleidung, es sei denn, Sie wollen auffallen! - dann aber werden Sie den gewünschten Abschluss sicher nicht tätigen. Einladung in das Haus/die Wohnung des Geschäftspartners Sollten Sie die Einladung zu einem privaten Treffen in der Wohnung/Haus des Geschäftspartners erhalten, gelten im Prinzip die oben genannten Empfehlungen. Einiges kommt allerdings noch hinzu: In Deutschland ist es üblich, dass zu einer derartigen Gelegenheit Blumen überreicht werden, die der Dame des Hauses/Frau des Geschäftspartners überreicht werden. Die Blumen sollten vor der Übergabe aus dem Papier entnommen werden. Rote Rosen sollten zu solchen Anlässen nicht überreicht werden. Hübsche Gestecke, die kunstvoll arrangiert wurden, werden sehr aufmerksam entgegen genommen. Statt Blumen kann man allerdings auch eine gute Flasche Wein oder das Nationalgetränk des Landes überreichen. Damit wird man große Aufmerksamkeit erregen, da die Wirkung langfristig andauert. Mit der Überreichung eines derartigen Präsentes tritt die "Langzeitwirkung" ein. (Der Geschäftsfreund wird sich noch lange und gern an der Besuch erinnern.) Der Genuss von Alkohol sollte auf das erforderliche Maß reduziert werden. Auch wenn das Getränk noch so lecker schmeckt - betrinken sollte man sich nie! Die "Geschäfte" sollten bei einer derartigen Einladung ruhen. Das Essen und die angebotenen Getränke sollte man gegenüber der Gastgeberin loben. Auch ein gemütlicher Abend hat einmal ein Ende. Spätestens gegen 23 Uhr sollte man bei einem derartigen Besuch den Abschied planen. Dies hängt natürlich von

6 den jeweiligen Umständen ab. Man sollte sich nie nach Alkoholgenuss an das Steuer des eigenen Fahrzeuges setzen. Die Strafen dafür sind in Deutschland sehr hoch. Bei den Gastgebern sollte man sich für den schönen Abend beim Abschied bedanken und der Hoffnung Ausdruck geben, dass man einen ähnlich schönen Abend auch beim Gegenbesuch bereiten möchte.