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1 Willkommen zum Webinar START: 9:30 Uhr Sprecher: Grauzone -Archivierung Was sollten Sie beachten? Jan Reichelt Consultant ECM/EDI Robert Hohlstein Consultant ECM/EDI

2 Agenda 1 Comarch Capital Gruppe - Überblick 2 Eine Universalplattform für die Kommunikation im Unternehmen? 3 Archivierung von s im Kontext von ECM 4 Weitere Entwicklungspotentiale zur Prozessoptimierung 5 Fragen Seite 2

3 Comarch Kapitalgruppe globales Softwarehaus und Anbieter von innovativen IT- Produkten und Dienstleistungen Systemintegrator F&E Hintergrund Branchenfokussiert Mitarbeiter Kunden M&A mit SoftM Seite 3

4 Comarch in der D-A-CH-Region IT Komplettanbieter 1973 gegründet Regionale Nähe durch 14 Geschäftsstellen 300 Mitarbeiter Kunden Hohe Branchenkompetenz Int. Projektmanagement Entwicklungszentrum Competence Cluster Seite 4

5 Agenda 1 Comarch Capital Gruppe - Überblick 2 Eine Universalplattform für die Kommunikation im Unternehmen? 3 Archivierung von s im Kontext von ECM 4 Weitere Entwicklungspotentiale zur Prozessoptimierung 5 Fragen Seite 5

6 Universalplattform im Unternehmen Vorteile der in allen Unternehmen lange etabliert technische Umsetzung problemlos kostengünstiger Weg zur Abwicklung der Kommunikation kein umständliches Eintüten der s innerhalb von Sekunden beim Empfänger Dokumente liegen in elektronischer Form vor Erreichbarkeit Seite 6

7 Universalplattform im Unternehmen Hat die nur Vorteile? Lähmung der Prozesse Absicherungsmentalität Vernachlässigung der Normen Sicherheit muss von allen Beteiligten berücksichtigt werden Integrität der Informationen nicht gesichert asynchrone Kommunikation Missbrauch als Fileserver Seite 7

8 BPM Vorlagen CRM ERP Seite 8

9 Agenda 1 Comarch Capital Gruppe - Überblick 2 Eine Universalplattform für die Kommunikation im Unternehmen? 3 Archivierung von s im Kontext von ECM 4 Weitere Entwicklungspotentiale zur Prozessoptimierung 5 Fragen Seite 9

10 Enterprise Content Management 2013 Capturing u. Inputmanagement Records Management ECM Archivierung Dokumentund Process Management Seite 10

11 Comarch ECM Geschäftsprozess COMARCH Workflow Applikationen ERP Mail FIBU Office ECM Datenhaltung FileSys DB NAS / SAN ECM Betriebssysteme Linux iseries MS Windows Netzwerk Protokoll: TCP / IP Seite 11

12 Archivierungskonzepte - serverbasiert Zentrales Regelwerk entscheidet was archiviert wird Zentrales Regelwerk entscheidet wann archiviert wird Vor / Nach Zustellung in Postfach Zeitliche Lücke zwischen Eingang und Archivierungsprozess möglich Revisionssicherheit? Lückenloser Nachweis? Seite 12

13 Archivierungskonzepte - clientbasiert Plug-In im Client Software-Verteilung Benutzer entscheidet was archiviert wird Benutzer entscheidet wann archiviert wird Nach Zustellung in Postfach Zeitliche Lücke zwischen -Eingang und Archivierungsprozess Revisionssicherheit? Lückenloser Nachweis? Seite 13

14 Archivierungskonzepte - Vorteile Entlastung der Infrastruktur Postfachbegrenzung entfällt Ordnungsgemäße Aufbewahrung Effiziente Suche steigert die Produktivität Aufbewahrung von -Dokumenten im fachlichen Kontext Aufbewahrung unabhängig vom Mailsystem Seite 14

15 Archivierungskonzept - Stolpersteine Fristgerechte Aufbewahrung Relevante s bestimmen Private s dürfen nicht archiviert werden Inhaltliche Klassifikation Volltextsuche in Anhängen Einfache Regularien finden Format Original vs. Langzeit Seite 15

16 Rechtliche Anforderungen Deutschland: HGB GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GOB Grundsätze Ordnungsgemäßer Buchführung AO Abgabenordnung BMF Schreiben Seite 16

17 Comarch ECM MailArchiver - Beispiel serverseitig Header Body Datei Jetzt archivieren Header Body Datei Mail Server MailArchiver Server SQL Server 1. Archivierungsanforderung (manuell oder automatisch) 2. Eintrag in die SQL Datenbank inkl. Hash-Wert für Dateianhang 3. Gesamtes Element wird in Ablage-System kopiert 4. Entfernung des Dateianhangs aus Mail-Server (gemäß Regelwerk) 5. Entfernung des Nachrichtentextes aus Mail-Server (gemäß Regelwerk) 6. Rest der wird auf Mail-Server entfernt (gemäß Regelwerk) 7. mit identischem Dateianhang wird archiviert. Für Dateianhang wird nur Link erstellt COMARCH ECM Server Archiv Seite 17

18 Comarch ECM MailArchiver - Beispiel clientseitig Senden / Empfangen und Archivieren von s MS Outlook ECM Plugin Automatisches Indexierung Automatisches Zuordnen in Akten Automatisches Starten von Workflowaufgaben ECM ECM Aktenmodul ECM Workflow Seite 18

19 Seite 19

20 Seite 20

21 Seite 21

22 Seite 22

23 Agenda 1 Comarch Capital Gruppe - Überblick 2 Eine Universalplattform für die Kommunikation im Unternehmen? 3 Archivierung von s im Kontext von ECM 4 Weitere Entwicklungspotentiale zur Prozessoptimierung 5 Fragen Seite 23

24 Scannen von Eingangsrechnungen Automatisches Starten des Prüfungsprozesses Automatische Prüfung gegen Daten aus Finanzbuchhaltung und ERP ECM Scanning ECM OCR Sachliche Prüfung ECM Workflow Fachliche Prüfung ECM Workflow Automatische Verbuchung FIBU Seite 24

25 Haben Sie Fragen? Seite 25

26 Wir wünschen ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr! Termine und Themen für 2014 werden im neuen Jahr unter : bekannt gegeben. Aktuelle Informationen unter Seite 26

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