META Archivdepot GmbH

Transkript

1 Bezeichnung Aufbewahrungsfrist Vernichtbare Unterlagen aus denn bzw. mit letztem Eintrag im Jahr Abrechnungsunterlagen Abschlußbuchungsbelege Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen Akkreditive Aktenvermerke (allgemein) Aktenvermerke (Bilanzunterlagen) Änderungsnachweis der EDV-Buchführung Anfragen (eigene und fremde) mit und ohne Auftragsfolge 0 -- Angebote (eigene und fremde) - mit Auftragsfolge - ohne Auftragsfolge 0 -- Angestelltenversicherung (Belege) Anlagenvermögensbücher und -karteien Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung Arbeitsgerichtsvorgänge Arbeits- und Betriebsschutzvorgänge Arbeitszeitordnung (wenn nicht Lohnunterlage) 0 -- Auftrags- und Bestellunterlagen (einschließlich vorausgegangenem Angebot) Ausfuhrnachweise, USt-Erstattung an drittlandkunden Ausgangsrechnungen Ausgangsschecks (nach der Belastung von Kreditinstituten zurückgereicht) Außendienstabrechnungen Bankauszüge

2 Bankbelege Bankbürgschaften (nach Vertragsende) Baupläne für Gebäude Bauvorschriften (behördliche) Behördliche Anweisungen Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Belege, Beleglisten usw., wenn Buchungsunterlagen - bei kontenblattloser und ähnlicher Buchführung - mit Buchfunktion - sonst 0 -- Bestandsunterlagen Bestell- und Auftragsunterlagen Beteiligungsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen Betriebskostenrechnungen Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzunterlagen (ausgenommen Bücher, Inventare) Buchungsanweisungen Buchungsbelege bei kontenblattloser und ähnlicher Buchführung - (z. b. bei Offener-Posten-Buchhaltung, wenn die Belege Buchfunktion übernehmen, bei Buchführung mit Kurz- Teil- oder Symboltext) - bei Buchführung mit Kurz-, Teil- oder Symboltext nach Vereinbarung mit zuständiger Finanzdirektion Bürgschaftsunterlagen (nach Vertragsende) Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)

3 Dateien (soweit Verfahrensdokumentation) Dauerauftragsunterlagen Debitorensaldenlisten Depotauszüge Dubiosenbuch Dubiosenunterlagen Einfuhrunterlagen (Anträge, Zollunterlagen, etc.) Eingangsrechnungen Einheitswertunterlagen Ergebnisrechnungen (GuV) Eröffnungsanträge für Kontokorrentkonten Eröffnungsbilanzen Essenmarken-Abrechnungen Exportunterlagen Fahrtkostenerstattungsunterlagen Fahtennachweisbücher - (im Werkfernverkehr) (im Güterfernverkehr) Fernsprechunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Finanzberichte Finanzpläne und -statistiken 0 -- Frachtunterlagen (keine Rechnung) Freistemplerabrechnungen Gebäude- und Grundstücksunterlagen, wenn Inventare - sonst 0 -- Gehaltskontenkarten Gehaltslisten Gehaltsquittungen Genehmigung, behördliche und private Geschäftsbriefe

4 Geschäftsberichte (eigene und von Beteiligungsgesellschaften) Geschenknachweise Gesellschafterversammlungsunterlagen (Protokolle) Gewinn- und Verlustrechnungen Grundbuchauszüge des Grundbuchamts 0 -- Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare - sonst Gutachten (versicherungsmathematische) Gutschriftenanzeigen (extern) Handelsbriefe (empfangene und Kopien abgesandter) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlußberichte (an Bilanzstelle) Hauptbücher und -karteiunterlagen Herstellungskostenlisten Inkassobücher, -karteien und -quittungen Inventare Inventuren (Reinschriften) Investitionszulage-Unterlagen Jahresabschlüsse Jahresabschlußerläuterungen Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Kalkulationsunterlagen, wenn steuerlich bedeutsam (z. B. Inventurbewertung) Kassenbelege Kassenberichte, wenn Buchungsunterlagen Kassenbücher und -blätter Kassenkontrollstreifen, Kassenzettel, Bons

5 - wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden sonst Kilometergeldabrechnungen Klageakten Körperschaftsteuer (Erklärungen und Bescheide) Kommissionslisten Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge (extern) Kontokorrentbücher Krankenkassen-Beitragsberechnungen Kreditoren-Saldenlisten Kreditunterlagen wenn Buchungsunterlagen Kurzfristige Erfolgsrechnung Lageberichte Lagerbuchführung Lastschriftenanzeigen Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen Lochkarten, Lichtstreifen und andere Datenträger - mit Belegfunktion - mit Kontenfunktion Lohnbelege Lohnkontenkarten Lohnlisten Lohnsteuer-Jahreausgleichsunterlagen (für Arbeiter/Angestellte) Magnetbänder mit Buchfunktion Mahnbescheide Mahnvorgänge Maschinenkarteikarten (Inventur)

6 Mietunterlagen, wenn nicht Buchungsunterlagen sonst Mietverträge (nach Vertragsende) Nachnahmebelege Nebenbücher Nettosaldenabrechnungen Offenbahrungseidanträge Offene-Posten-Listen Orderpapiere Organisationsanweisungen Organisationsunterlagen EDV-Buchführung Pachtunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Pachtverträge (nach Vertragsende) Patentunterlagen (nach Ablauf) Pensionszahlungen (Unterlagen) Personalunterlagen Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postquittungsbücher Postscheckauszüge - mit Grundbuchfunktion Prämienunterlagen für Verbesserungsvorschläge Prämienunterlagen, wenn Buchungsunterlagen Preisnachweise über das Zustandekommen bei Bauleistungen für die öffentliche Hand Preislisten wenn Buchungsunterlagen Protokolle Provisionsabrechnungen und -unterlagen Prozeßakten

7 Quartalsabschlüsse 0 -- Quittungen, wenn Buchungsunterlagen Rabattsparbücher, eingelöste Rechnungen und Rechnungsunterlagen Rechnungen (Offene-Posten-Buchhaltung) Rechtsstreitfälle und -unterlagen (nach Abschluß) Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons, - wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden sonst Reisekostenabrechnung Reparaturunterlagen 0 -- Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) Sachkonten Saldenbilanzen Saldenlisten Schadensunterlagen Scheckbelege, wenn Buchungsunterlagen Schecks (nach Einlösung) Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) Schuldscheine (nach Entwertung) Schuldwechsel (eingelöste) Skontolisten Sondergratifikationen (Belege) Sonstige Forderungen Sparbücher Speicherbelegungspläne der EDV-Buchführung Spendenbescheinigungen Statistiken und Übersichten Steuerunterlagen Summenbilanzen

8 Tagesendsummenbons Teilzahlungsunterlagen Telefongebührennachweise Überstundenlisten Umsatzsteuerunterlagen Urlaubslisten (für Rückstellungsermittlungen) Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnisse Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) Versandunterlagen, wenn Buchungsunterlagen - sonst 0 -- Versicherungspolicen Versorgungsunterlagen Verträge Vertreterverzeichnisse Warenaus- und -eingangsbücher Wartungsabkommen und -unterlagen Wechsel Werbeunterlagen, wenn nicht Buchungsunterlagen 0 -- Zahlungsanweisungen Zinsabrechnungen Zollbelege Zwischenbilanzen (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres oder Gesellschafterwechsel) -sonst 0 -- Diese Tabelle soll nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.