Auditbericht BASIEREND AUF DER EN ISO 9001:2000. Top Lack Spritzwerk Mitlödi - Walter Faoro. Fabrikstrasse 1 CH-8756 Mitlödi

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1 Auditbericht BASIEREND AUF DER EN ISO 9001:2000 Top Lack Spritzwerk Mitlödi - Walter Faoro Fabrikstrasse 1 CH-8756 Mitlödi Partner im Stichprobenverfahren der ceq November 2007

2 1 Zertifizierungsempfehlung Das Auditteam empfiehlt der LQMS: EN ISO 9001:2000 das Zertifikat auszustellen nach Beseitigung der Schwachstellen das Zertifikat auszustellen die Aufrechterhaltung des Zertifikates nach Beseitigung der Schwachstellen die Aufrechterhaltung des Zertifikates 2 Das Management-System 2.1 Die Struktur und seine Anwendung Das Unternehmen Das Unternehmen wurde 2006 von Herrn Walter Faoro gegründet und hat zur Zeit 3 Mitarbeiter. Das Leistungsspektrum umfasst Lack-Unfallreparaturen, Design- und Industrielackierungen, Spot Repair Lackierung und Restaurationen, Fahrzeugaufbereitung und -Beschriftungen Die Funktion des Qualitätsmanagementbeauftragten wird von der Geschäftsführung übernommen. Die Verantwortlichkeiten sind im QMH dokumentiert, diese werden auch nachweislich ernst genommen und umgesetzt. Die Werkstatt Ordnung und Sauberkeit eine vorgelebte Devise vom Chef Q Bericht-Faoro.doc 2/12

3 Dokumentations- und Organisationsstruktur Das Managementsystem der Firma Top Lack ist im Qualitätsmanagementhandbuch, Stand July.2007, und in weiteren mit geltenden Dokumenten, wie Arbeitsanweisungen, Checklisten und Formblättern normkonform beschrieben. Es ist gegliedert in folgende Teile: Einführung Vorstellung des Unternehmens, Unternehmenspolitik, Ausschlüsse, Ausgegliederte Prozesse, QMH, Aufbauorganisation, QMB, Ablauforganisation, Wechselwirkungen der Prozesse. Führungsprozesse 1. Zielsetzung und Bewertung 2. Schulung und Information 3. Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen 4. Interne Audits Leistungsprozesse 5. Angebotserstellung und Auftragsannahme 6. Auftragsbearbeitung 7. Übergabe und Auslieferung Stützprozesse 8. Beschaffung und Lager 9. Dokumente und Aufzeichnungen 10. Vorbeugende Wartung von Betriebsmitteln Die Wechselwirkungen der Prozesse sind für die einzelnen Prozesse mit Vorgänger- und Nachfolgeprozess in der QMH-Einführung und in jedem Prozessdeckblatt festgelegt. Das QMH entspricht den Vorgaben der Obersten Leitung für die ceq-partnerbetriebe. Die Zuständigkeiten sind in einem Organigramm, in den Prozessbeschreibungen sowie in Stellenbeschreibungen festgelegt. Q Bericht-Faoro.doc 3/12

4 Prozessmanagement Führungsprozess 1: Zielsetzung und Bewertung Unternehmens-/Qualitätspolitik, Zielsetzung und Zielverfolgung Die Qualitätspolitik der Firma Top Lack ist im Handbuch festgelegt und wird innerhalb des Unternehmens in Mitarbeiterschulungen sowie im persönlichen Gespräch kommuniziert. Das Unternehmen leitet daraus Jahresziele ab, für die Ressourcen und Mittel zur Verfügung gestellt werden. Am Jahresende werden diese bewertet und für das darauf folgende Jahr neue gesetzt. Die Unternehmensziele für 2007 wurden aufgestellt. Ein Kennzahlensystem ermöglicht die Überwachung der Prozesse hinsichtlich ihrer Wirksamkeit. Die Kennzahlen sind angemessen und in der Lage, die Prozesse auf deren Wirksamkeit zu überwachen. Politik, Ziele und Maßnahmen werden angemessen an die Mitarbeiter vermittelt. Management Review Das Managementsystem wird jährlich basierend auf den Vorgaben beurteilt. Das Ergebnis wird im C3 Audittool dokumentiert. Dem Auditor lag das Review vom vor. Die Bewertung enthält alle Forderungen. Maßnahmen werden termingerecht abgearbeitet. Kundenorientierung Die Kundenorientierung des Unternehmens ist dadurch gegeben, dass der Geschäftsführer im ständigen Kontakt mit Kunden und Mitarbeitern die Kundenanforderungen bewertet und das Potenzial zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit erarbeitet. Führungsprozess 2: Schulung und Information Die Mitarbeiter werden regelmäßig und nach Bedarf zu technischen Neuerungen sowie über die sie betreffenden Arbeitsabläufe und die Wichtigkeit der Inhalte des Qualitätsmanagementsystems informiert und geschult. Die Schulungspläne dokumentieren die Planung und Durchführung der Schulungen, intern sowie extern. Zusätzlich werden externe Schulungen aufgezeichnet. Während des Audits konnten Schulungsaufzeichnungen eingesehen werden, einschließlich Arbeitssicherheitsunterweisungen. Ein Alarmplan hängt aus. Führungsprozess 3: Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen Der Schwerpunkt im Unternehmen liegt bei der Fehlervermeidung. Festgestellte Fehler werden durch die Geschäftleitung umgehend analysiert und Maßnahmen abgeleitet, damit diese Fehler nicht erneut auftreten Bei Bedarf werden die Mitarbeiter nachgeschult oder gegebenenfalls technische Verbesserungen umgesetzt. Bei externen Reklamationen werden umgehend Korrekturmaßnahmen eingeleitet. Reklamationen und Nacharbeiten werden zukünftig systematisch erfasst und regelmäßig ausgewertet (läuft gerade an). Kundenzufriedenheit Kunden werden im persönlichen Gespräch auf deren Zufriedenheit befragt. Q Bericht-Faoro.doc 4/12

5 Ständige Verbesserung Das Unternehmen realisiert durch die verschiedenen eingeführten Prozesse (Kundenzufriedenheitsbefragung, Datenanalyse aus internen und externen Reklamationen und internen Audit) ein System der ständigen Verbesserung, in das alle Mitarbeiter auf allen Ebenen eingebunden sind. Führungsprozess 4: Interne Audits Am wurde zusammen mit einem Berater ein internes Audit geplant und durchgeführt. Das festgestellte Verbesserungspotenzial ist in einer Auditauswertung dokumentiert und wird an die oberste Leitung kommuniziert. Die zu erledigenden Maßnahmen wurden zum größten Teil bereits umgesetzt. Leistungsprozess 5: Angebotserstellung und Auftragsannahme Die Auftragsannahme erfolgt im Regelfall durch Herrn Faoro. Es werden zunächst alle Fragestellungen geklärt und die durchzuführenden Arbeiten auf dem Auftragsannahmeformular bzw. werden auch bildlich mit Digitalfoto dokumentiert. Alle Aufträge sind eindeutig durch den Kundennamen und die Auftragsnummer eindeutig identifizierbar und rückverfolgbar. Leistungsprozess 6: Auftragsbearbeitung Der Auftrag wird zusammen mit dem Formblatt "Auftragsannahme" an die Werkstatt weitergegeben, die Mitarbeiter werden entsprechend den Tätigkeiten und Terminen einteilt. Die einzelnen Arbeitsschritte werden mit anschließender Zwischenprüfung gemäß Auftrag durchgeführt und auf dem Werkstattdurchlaufblatt dokumentiert. Betriebsanweisungen hängen an den entsprechenden Arbeitsplätzen aus. Die Autovorbereitung Der Lackvorbereitungsplatz und die Lackierkabine Q Bericht-Faoro.doc 5/12

6 Leistungsprozess 7: Übergabe und Auslieferung Vor der Übergabe wird das Fahrzeug noch einmal kontrolliert und gegebenenfalls letzte Korrekturen vorgenommen. Anschließend erfolgt die Rechnungsstellung. In der Regel werden die Fahrzeuge ausgeliefert oder persönlich übergeben. Eventuelle Unklarheiten oder Rückmeldungen der Kunden werden vom Kunden aufgenommen. Eventuelle Nachbereitung Stützprozess 8: Beschaffung und Lager Benötigte Teile, Lacke und Zubehör werden bei ausgewählten Lieferanten (Lieferantenliste) per Fax oder telefonisch bestellt. Nach der Anlieferung wird die Ware geprüft und freigegeben bzw. bei Bedarf gesperrt und ggf. zurückgeschickt. Diese Dokumentation erfolgt auf dem Lieferschein, eventuelle Reklamationen erfolgen telefonisch. Im Büro werden die Lieferungen später gegen die eingegangenen Rechnungen kontrolliert. Eine Gefahrstoffübersicht der verwendeten Gefahrstoffe liegt für das vergangene Jahr vor. Q Bericht-Faoro.doc 6/12

7 Stützprozess 9: Dokumente und Aufzeichnungen Dokumente werden gemäß den Vorgaben im Handbuch in einer Liste geführt und gelenkt. Daten und Aufzeichnungen werden, wo erforderlich, gesammelt und gemäß den Vorgaben in den einzelnen Prozessschritten verwendet und behandelt. Es erfolgt eine regelmäßige Datensicherung. Stützprozess 10: Vorbeugende Wartung von Betriebsmitteln Eine Wartungsübersicht enthält alle zu wartenden, zu überprüfenden und zu kalibrierenden Geräte und Anlagen. Daraus werden interne Wartungspläne erstellt, die auch die Aufzeichnungen in ausreichender Anzahl enthalten. Externe Wartungsnachweise waren ausreichend vorhanden. 2.2 Die Risiken, die Schwächen und die Stärken des Systems Das Unternehmen wird sehr innovativ von Herrn Faoro geführt. Der Geschäftsführer legt großen Wert auf zufriedene Kunden und eine langfristige Zusammenarbeit mit den Kunden. Das zur Zeit noch junge normenkonforme Qualitätsmanagementsystem wird sich erst noch im Laufe der Zeit richtig institutionalisieren und seine Vorzüge zeigen. 2.3 Die Verbesserungspotentiale / Empfehlungen Klärung der Sternchen-Funktion im Organigramm Korrektur der ausgelagerten Prozesse bzgl. der Beschriftungen im QMH Q Bericht-Faoro.doc 7/12

8 3 Auditergebnis 3.1 EN ISO 9001:2000 Geltungs- / Anwendungsbereich: Lack-Unfallreparaturen, Design- und Industrielackierungen, Spot Repair Lackierung und Restaurationen, Fahrzeugaufbereitung und -Beschriftungen Ausgegliederte Prozesse: 7.3, 7.4.3, f Ausgelagerte Prozesse: [nur bei ausgegliederten Prozessen]: Die Kompetenz und/oder die Verantwortung Produkte aus zu liefern welche die Kundenforderungen und/oder die gesetzlichen Forderungen erfüllen sollen? Sandstrahlen, Abschleppungen, Sattlerarbeiten ist nicht betroffen ist betroffen siehe Korrekturmassnahmen [Nur bei Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit]: Korrekturmassnahmen aus dem vorherigem Audit sind?: eingeführt und wirksam nicht wirksam eingeführt nicht zutreffend Das Managementsystem erfüllt die Forderungen des zugrunde liegenden Regelwerkes? Ja teilweise siehe Korrekturmassnahmen Nein siehe Korrekturmassnahmen Die Dokumentation des Managementsystems ist?: für das Unternehmen angemessen angemessen, muss aber verbessert werden nicht angemessen Die Anwendung des Managementsystems ist?: wirksam nicht wirksam Anzahl der Massnahmenpläne?: 0 Anmerkungen: keine Q Bericht-Faoro.doc 8/12

9 4 Daten zum Unternehmen und Audit 4.1 Unternehmen Unternehmen: Top Lack Spritzwerk Mitlödi - Walter Faoro Zertifikatnummer: Q Hauptzertifikatnummer Q Datum des Audits: Anzahl der Audittage: 0,5 Anzahl der Mitarbeiter: 4 Schichtarbeit: Ja Nein Schichtzeiten: keine Datum der Systemanalyse: 06/ Auditdaten Auditplan: Korrekturmassnahmen welche beim Audit erledigt wurden? Betroffene(r) Bereich(e)? der Auditplan wurde eingehalten der Auditplan wurde wie folgt geändert: Keine Korrekturmassnahmen: Die Verwendung des Zertifikates und des LQMS-Logos entspricht den Regeln? Ja Nein siehe Korrekturmassnahmen Abschlussbesprechnung: In der Abschlussbesprechung wurden die Auditergebnisse vorgestellt, erläutert und soweit erforderlich diskutiert. Wo Korrekturmaßnahmen erforderlich waren, wurden sie mit den jeweils Verantwortlichen vereinbart. Die nächsten Schritte, einschließlich Erstellung und Freigabe des Auditberichtes, wurden erläutert. Q Bericht-Faoro.doc 9/12

10 5 Nächste Schritte 5.1 Aktivitäten des/der: Top Lack Spritzwerk Mitlödi - Walter Faoro Korrekturmassnahmen: Verbesserungspotential: Wesentliche Änderungen des Managementsystems: keine Korrekturmassnahmen Korrekturmassnahmen werden eingeführt und bzgl. ihrer Wirksamkeit verifiziert. Die identifizierten Verbesserungspotentiale werden intern bewertet und fließen ggf. in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein. Das Unternehmen informiert die LQMS möglichst frühzeitig, um gemeinsam mit der LQMS geeignete Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung zu vereinbaren. 5.2 Aktivitäten der LQMS Nächstes Audit: Datum des nächsten Audits:5 Überwachungsaudit Nachaudit Datum (KW/Monat): Festlegung im Rahmen des Stichprobenverfahrens Anzahl Tage? 0,5 Durch 1 Auditor(en) Standort(e): Mitlödi Schwerpunkte: Optimierung der Systemdokumentation und der Prozesse Auditplanung: Ca. sechs Wochen vor dem festgelegten Audittermin wird der Auditleiter gemeinsam mit dem Unternehmen den genauen Auditzeitplan vereinbaren. Weitere Anmerkungen: (z. B. gewünschte Informationen, Angebote usw.) Q Bericht-Faoro.doc 10/12

11 6 Ansprechpartner Geschäftsführer / Oberste Leitung: Walter Faoro Telefon: Fax: info@top-lack.ch Managementbeauftragte(r): Telefon: Fax: dito Auditleiter/in: Cl. Flammang Telefon: Fax: claude.flammang@lqms.eu LQMS-Kundenservice: Frau Constance DENY Telefon: Fax: neu constance.deny@lqms.eu Q Bericht-Faoro.doc 11/12

12 7 Anlagen (nur für LQMS Verwendung) Maßnahmenpläne (sofern erforderlich) Basisdaten (nur bei Zertifizierung und Wiederholungsaudit) Auditzeitplan (P) 1 Prüfplan, für Regelwerk(e) (P) 1 Auditaufzeichnungen (Falls nicht im Bericht wiedergegeben) Teilnehmerliste(n) Abschlussgespräch (P) 1 Sonstiges (P) :Pflichtdokument, muss immer enthalten sein Auditbericht vom: Vorbereitet von Doris Schellies, Auditleiter(in) Bericht geprüft und freigegeben: LQMS Sàrl Société Luxembourgeoise pour la Certification de Systèmes 23/11/07 Datum LQMS Freigabe 7.1 Vertraulichkeit Der Inhalt dieses Berichts und alle im Zusammenhang der Begutachtung erhaltenen Informationen über das begutachtete Unternehmen werden von den Mitgliedern des Auditteams und von der LQMS vereinbarungsgemäß vertraulich behandelt. Verteiler: LQMS Top Lack Spritzwerk Mitlödi - Walter Faoro Andreas Oldag, QMB des ceq-stichprobenverfahrens Q Bericht-Faoro.doc 12/12