Benutzerhandbuch (Lehrer)

Transkript

1 (Lehrer) Internetportal Berufsfelder erkunden Version: 2.0 Datum: 26. Februar Seite 1 von 12

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 Lehrer 3 Anmeldung 3 Erstmalige Anmeldung 4 Abmelden 4 Aufgaben des Lehrers 4 Schüler verwalten (Konfiguration Lehrer) 5 Schüler importieren 5 Liste mit Schüler-Zugängen generieren 5 Schülerbuchungen bearbeiten (Konfiguration Lehrer) 5 Löschen einer Schülerbuchung 6 Schülerbuchungen bestätigen (Konfiguration Lehrer) 6 Klassenliste und Elternbriefe (Dokumente) 7 Buchungslisten für Betriebe 7 Dokumentation der en 8 Buchungsliste für Betriebe 8 Elternbrief 8 Klassenübersicht 8 Importe 9 CSV -Import 9 Allgemeine Funktionalität und Voraussetzungen 9 Identifikation 10 Importvorgang und Meldungen 10 Löschen von Daten 11 Spezielle Formate der Import-Dateien (CSV) 11 Import der Benutzer 11 Import-Formate 11 Klassen 11 Schüler Seite 2 von 12

3 Lehrer Anmeldung Wenn die Zugangsdaten (Benutzernamen und Passwort) bekannt sind, erfolgt die Anmeldung wie folgt: 1. Internetportal aufrufen: 2. Klick auf Anmeldung Seite 3 von 12

4 Erstmalige Anmeldung Beim Import der Benutzer ins System erhalten diese eine mit einem Link. Beim Klick auf den Link wird der Bildschirm zur Vergabe eines eigenen Passwortes angezeigt. Das hier eingetragene Passwort muss dann zukünftig für die Anmeldung verwendet werden. Nachdem ein eigenes Passwort eingegeben wurde ist die erneute Anmeldung mit dem neuen Passwort erforderlich (siehe Anmeldung ). Nach der Anmeldung stehen alle Funktionen im linken Auswahlmenü zur Verfügung. Abmelden Besonders auf Rechnern, die auch von anderen Benutzern verwendet werden ist es sehr wichtig, sich wieder abzumelden, wenn man den Rechner verlässt! Aufgaben des Lehrers Durchführung der Buchungen gemeinsam mit der Klasse. Unterstützung einzelner Schüler bei der Buchung. Abschließende Bestätigung aller Buchungen der Klasse Seite 4 von 12

5 Schüler verwalten (Konfiguration Lehrer) Unter dem Menüpunkt Schüler verwalten befinden sich folgende Funktionen: Schüler importieren Hier können die Schüler mit Hilfe einer CSV-Datei importiert werden. Hinweis: Beim Import wird die aktuelle Auswahl von Schule und Klasse nicht berücksichtigt. Weitere Infos zum Import finden Sie im Bereich Importformate des Pflichtenheftes. Liste mit Schüler-Zugängen generieren Über die Schaltfläche Liste generieren kann eine PDF-Datei erzeugt werden, die die Benutzernamen und initialen Passwörter aller Schüler einer Klasse enthält. Diese Informationen müssen an die Schüler zum ersten Login verteilt werden. Die Schüler können sich mit dem initialen Passwort anmelden und müssen sofort ein eigenes Passwort vergeben. Falls ein Schüler sein eigenes Passwort vergessen sollte, kann hier der Zugang wieder auf das initiale Passwort zurückgesetzt werden. Dazu muss bei den entsprechenden Schülern das Kästchen in der Spalte Pw. zurücksetzen aktiviert, und anschließend die Schaltfläche Passwörter zurücksetzen angeklickt werden. Schülerbuchungen bearbeiten (Konfiguration Lehrer) Auf diesem Bildschirm sehen Sie eine Liste aller Schüler der Klasse. Durch Klick auf die Schaltfläche Buchung bearbeiten können die Buchungen des jeweiligen Schülers eingesehen werden. Solange die Buchung des Schülers noch nicht durch den Lehrer bestätigt wurde, kann sie gelöscht und durch eine neue Buchung ersetzt werden. Die Bearbeitung der Schüler-Buchungen erfolgt analog zur Buchung der Schüler. Siehe dazu den Abschnitt Buchung Schüler Seite 5 von 12

6 Löschen einer Schülerbuchung Hinweis: Schülerbuchungen können nur gelöscht werden, solange sie noch nicht durch den Lehrer bestätigt wurden. Links neben den Buchungsdaten befindet sich dann ein Kästchen. Die Buchung kann gelöscht werden, indem das Kästchen der Buchung angeklickt, und anschließend auf die Schaltfläche Ausgewählte Buchungen löschen geklickt wird. Schülerbuchungen bestätigen (Konfiguration Lehrer) Alle Schülerbuchungen müssen durch den Lehrer bestätigt werden. Erst dann erscheinen Sie in den Listen, die den Eltern der Schüler und den Betrieben als Information über die Buchungen zur Verfügung gestellt werden. Um möglichst lange die Möglichkeit zum Ändern der Schülerbuchungen zu haben, sollte die Bestätigung der Buchungen möglichst spät erfolgen Seite 6 von 12

7 Klassenliste und Elternbriefe (Dokumente) Auf dieser Seite können die Informationen für die Elternbriefe und die Buchungsliste der Klasse erstellt werden. Die Dokumente können beliebig oft generiert werden und spiegeln immer den aktuellen Datenstand wieder. Buchungslisten für Betriebe Für jede Klasse kann eine Liste pro Betrieb erstellt werden, die durch den Lehrer an die Betriebe weitergegeben werden müssen um die Betriebe über die Buchungen zu informieren. Für jeden Betrieb muss eine Liste generiert werden, die dann per Post oder per an den Betrieb weitergegeben wird Seite 7 von 12

8 Dokumentation der en Pro Schüler kann eine Dokumentation seiner en generiert werden. Buchungsliste für Betriebe Der Lehrer kann für seine Klasse pro Betrieb eine Liste generieren, die alle Schüler enthält, die bei dem jeweiligen Betrieb einen Erkundungsplatz gebucht haben. Elternbrief Der Lehrer kann für seine Klasse die Elternbriefe mit den gebuchten Erkundungsterminen generieren. Es wird ein Blatt pro Schüler erstellt. Klassenübersicht Der Lehrer kann sich jederzeit den aktuellen Status seiner Klasse als Liste generieren Seite 8 von 12

9 Importe CSV -Import Allgemeine Funktionalität und Voraussetzungen Allgemeines Dateiformat Es können nur CSV-Dateien importiert werden. CSV-Dateien können aus XLS-Dateien (Excel) erzeugt werden, indem man sie als CSV (Trennzeichen-getrennt) abspeichert. Es ist daher sinnvoll, die Daten als XLS-Dateien anzulegen und zu pflegen und nur für den Import in CSV-Dateien umzuwandeln ( speichern unter ). In den zu importierenden CSV-Dateien müssen die Datenfelder durch ; (Semikolon) getrennt sein. Dies ist die Standardeinstellung beim Speichern als CSV-Datei. Alle Datensätze/Dateizeilen müssen die dieselbe Struktur haben und immer alle erforderlichen Daten enthalten. Bestimmte Daten kommen daher in vielen Zeilen identisch vor. Die erste Zeile enthält immer die Spalten-Namen. Beispiel Excel-Datei (XLS) Seite 9 von 12

10 Beispiel CSV-Datei (Anzeige in einem Texteditor) Umwandeln von Excel-Dateien in CSV-Dateien Die Excel-Dateien müssen im Format CSV (Trennzeichen-getrennt) gespeichert werden. Identifikation Jeder zu importierende Datensatz muss eine eindeutige systemweite Identifikation haben. Dies kann eine spezielle ID oder die Kombination aus mehreren Feldern sein. Anhand dieser Identifikation wird ermittelt, ob der Datensatz bereits vorhanden ist und ob der Datensatz wird. überschrieben neu angelegt Importvorgang und Meldungen Für den Import muss eine Datei auf dem lokalen Rechner ausgewählt werden. Anschließend muss der Import über Klick auf die Schaltfläche Importieren gestartet werden. Während des Imports erfolgt keine Rückmeldung. Nach Abschluss des Imports erfolgt eine Meldung, die angibt, wie viele Datensätze fehlerfrei importiert worden sind: Seite 10 von 12

11 33 Datensätze wurden erfolgreich importiert. Neu: 3 Überschrieben: 30 Grundsätzlich gilt: Alle fehlerfreien Datensätze werden importiert. Fehlerhafte Datensätze werden nicht importiert. Pro fehlerhaften Datensatz erfolgt eine Ausgabe. Löschen von Daten Mit den CSV-Importen können nur Datensätze überschrieben oder hinzugefügt werden. Das Löschen von Datensätzen kann nur durch OEVERMANN direkt in der Datenbank erfolgen. Spezielle Formate der Import-Dateien (CSV) Im Folgenden werden zu jedem Format die Spalten-Namen angegeben, die waagerecht nebeneinander in der Datei angeordnet sind. Import der Benutzer Beim Import der Benutzer wird immer ein initiales Passwort generiert. Der Benutzer kann sich danach mit seinem Benutzernamen und seinem initialen Passwort anmelden. Wenn eine -Adresse angegeben wird (das ist immer der Fall, außer bei den Schülern) wird beim Import eine Bestätigungsmail an den Benutzer versendet. Die Mail enthält einen Link auf eine Seite, auf der ein neues Passwort vergeben werden kann. Import-Formate Die folgenden Beschreibungen geben die zu verwendenden Spalten in der Excel-Datei an. Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig. Unter Identifikation sind die Felder genannt, die die Eindeutigkeit eines Datensatzes definieren. Wenn die genannten Felder gleich sind, wird auch der Datensatz als gleich angesehen. Klassen ID_Klasse Name Wenn der Import nicht im Schul-Kontext durchgeführt wird, muss ein zusätzliches Feld ID_Schule verwendet werden ( Super-Admin). Hierdurch ist es möglich, dass der Super-Admin Klassen mehrerer Schulen importieren kann Schüler Die Datei sollte nach Möglichkeiten in den Schulen z.b. aus der SchiLD-NRW-Anwendung exportiert werden. Hier muss sichergestellt werden, dass immer das geforderte Format generiert wird Seite 11 von 12

12 ID_Klasse Hinweis: Als Feldbezeichnung darf anstelle von ID_Klasse auch Klasse verwendet werden. Vorname Nachname Identifikation: ID_Schule, ID_Klasse, Vorname, Nachname Wenn der Import nicht im Schul-Kontext durchgeführt wird, muss ein zusätzliches Feld ID_Schule verwendet werden ( Super-Admin). Hierdurch ist es möglich, dass der Super-Admin Schüler mehrerer Schulen importieren kann. Hinweis: Falls in einer Klasse zwei Schüler mit demselben Namen existieren sollten, muss mindestens bei einem dieser Schüler der Vorname durch eine Zahl erweitert werden Seite 12 von 12