Local Government MDESK. Das System für die Registrierung, Bearbeitung und die Berichterstattung von Meldungen in den Kommunen!

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1 Local Government MDESK Das System für die Registrierung, Bearbeitung und die Berichterstattung von Meldungen in den Kommunen!

2 MDESK DENN BÜRGER SIND UNS WICHTIG! mdesk ist ein führendes Informationssystem für die Berichterstattung und Bearbeitung/Erledigung von Meldungen und Beschwerden, seitens Bürger und Betriebe aus der jeweiligen Kommune. Durch den Einsatz von mdesk kann eine Kommune ihre Ausgaben deutlich reduzieren, die Qualität ihrer Dienstleistungen verbessern und Risiken einschränken. mdesk ist ein führendes Informationssystem für die Berichterstattung und Bearbeitung/Erledigung von Meldungen und Beschwerden, seitens Bürger und Betriebe aus der jeweiligen Kommune. Pharox local government ist mit über 80 niederländischen Kommunen, die bereits erfolgreich mdesk einsetzen, klar der Marktführer auf diesem Gebiet. Durch den Einsatz von mdesk kann eine Kommune ihre Ausgaben deutlich reduzieren, die Qualität ihrer Dienstleistungen verbessern und Risiken einschränken. mdesk unterstützt dabei die Aufnahme, das Einordnen, Verteilen, Bereitstellen, Überwachen und die Erstellung von Managementinformationen bei der Berichterstattung von Beschwerden und sonstiger Meldungen. mdesk registriert alle Meldungen, die sich im öffentlichen Bereich auf Gebäudeverwaltung, Recyclinghof, Straßen- und Anlagenbeleuchtung, Abwasserkanäle, Zivilisationsmüll, Abfallverarbeitung, Fundbüro, Grünflächen und Grünanlagen beziehen. Darüber hinaus kann mdesk auch allgemeine Beschwerdemeldungen zum Beispiel unkorrektes Verhalten und soziale Missstände, überarbeiten. So können auch diese Meldungen problemlos in Behandlung genommen werden und überwacht werden. Anschließend lassen sich die benötigten Managementinformationen mittels Digitalisierung, grafischer Darstellungen und Berichte darstellen. Qualität der Kommunen Die Bürger machen nur sporadisch Behördengänge. Die Wahrnehmung der Qualität bei den kommunalen Dienstleistungen wird größtenteils bestimmt durch die Qualität und die Verwaltungsmaßnahmen in den kommunalen Bereichen. Eine ordnungsgemäße Bearbeitung und Erledigung von Meldungen aus der Bürgerschaft ist hierbei ebenfalls ein wesentlicher Aspekt. Nicht zuletzt ist der Bürger sowohl Kunde als auch Informant wertvoller Informationen! Immer häufiger erkennen die Kommunen, dass die Registrierung und Bearbeitung von Meldungen eine wichtige Verantwortung ist, die es in einer speziellen Anwendung zu sichern gilt, welche nahtlos integriert mit Mid- und BackOffice Systemen.

3 MDESK LENKT MELDUNGEN SCHNELL IN DIE RICHTIGEN BAHNEN Durch den Einsatz von mdesk werden die Ausgaben reduziert: mdesk digitalisiert die gesamte Informationskette, von der Meldung durch den Bürger bis zum Auftrag für den Abwickler und wieder zurück. Der Einsatz von mdesk beschleunigt das Annahmeverfahren erheblich. mdesk unterstützt ein integriertes Mehrkanal-Aufnahmeverfahren (Webformular, Apps, Schalter) Durch einmalige Eingabe und mehrfache Verwendung der Daten Durch eine effiziente und optional automatisierte Verteilung der Meldung innerhalb des Prozesses Durch die digitale Integration mit dem Außendienst und den Subunternehmern mithilfe von mdesk Web und dem mdesk Außendienst App. Durch den Einsatz von mdesk wird die Qualität der Dienstleistungen verbessert: Präzise und korrekte Kommunikation mit den Bürgern Ihrer Kommune Die Verwendung von Normzeiten und die Überwachung der entsprechenden Normzeiten Da Ihre Kommune immer erreichbar ist (Selbstservice) um Meldungen entgegennehmen zu können Durch unser einzigartiges Annahmeverfahren reduziert sich der Arbeitsaufwand bei der Meldestelle und werden Fehler vermieden. Da Meldungen präzise registriert werden, können diese nicht einfach verschwinden, verloren gehen oder ignoriert werden. Durch Verknüpfungen mit weitere Mid-office Programmen werden Fehler vermieden. Durch den Einsatz von mdesk beschleunigt sich die Bearbeitungszeit erheblich Durch einen besseren Einblick in den Prozess und anfallende Probleme können Sie die Prozesse evaluieren und optimieren. Durch den Einsatz von mdesk hält die Kommune die Risiken besser unter Kontrolle: Durch die Anwendung von Normzeiten für standardisierte Kategorien bleiben die Anliegen nicht unbearbeitet. Da die Verantwortlichen entsprechend der jeweiligen Situation selbst das Risiko erhöhen können, können gefährliche Situationen klar erkenntlich gemacht und unverzüglich erledigt werden. Wenn die Normzeiten in Verbindung mit den Risikofaktoren überschritten werden, wird das Anliegen automatisch der nächsten Managements-Ebene vorgelegt. MeineKommune App Die Kommunen, die mdesk einsetzen, dürfen kostenlos die MeineKommune App verwenden. Diese App kann dem Bürger zur Verfügung gestellt werden, damit er Meldungen innerhalb seiner Kommune machen kann. Nachdem der Bürger die App runtergeladen und installiert hat, gibt er/sie die Ortsbezeichnung ein. Anschließend holt die App den Hausstil der Kommune, sowie das Straßenregister und die verschiedenen Kategorien ab, wonach die App das gleiche Erscheinungsbild hat, das die Kommune verwendet. Die Meldungen kommen direkt auf mdesk mit den richtigen Daten und GPS Koordinaten an. Darüber hinaus kann der Bürger gleichzeitig mit seiner Meldung auch ein Bild hochladen. Die Einteilung von mdesk wird falls erforderlich, automatisch von der App übernommen. Zu einem Aufpreis kann die Kommune Ergänzungen und Daten hinzufügen, wie der Kalender für die Müllentsorgung, kommunale Nachrichten, Öffnungszeiten, usw.

4 WEITERE VORTEILE VON MDESK mdesk hat noch viele andere Vorteile zu bieten, wie: Einfache Anwendung Flexibel und nach eigenem Ermessen einzurichten, unterstützt damit grundlegend Ihre Arbeits- und Verfahrensweise. Innerhalb der Kommune vielseitig für mehrere Dienste einsetzbar. Sehr schnelle Implementierung und intuitive Lernkurve für Mitarbeiter mdesk verfügt über Schnittstellen, die mit allen etablierten Sach- Systemen eine Verbindung herstellen können. mdesk unterstützt alle Aspekte eines Beschwerdemanagements, worunter: Registrierung, Beurteilung und Einordnung Zuweisung von Normzeiten Hinzufügen und Überwachen von Protokollen Rückkopplung zur Meldeperson Zuweisung an den Abwickler Fertigmeldung Überwachung der Durchführungsarbeiten bei den Meldungen Berichte, Gesamtdarstellung und Grafiken Risikomanagement mdesk ist bekannt wegen seiner äußerst flexiblen Installationsmöglichkeiten, wodurch das System grundsätzlich bei Ihrer eigenen Organisation, Ihren Protokollen, Prozessen und Systemen, nahtlos anschließt. Sie entscheiden selbst ob Sie mdesk, zentralisiert, oder dezentralisiert, mit primären Kategorien und Subkategorien, Normzeiten, Abteilungen und vielem mehr einsetzen wollen. Erweiterte Autorisierungsmöglichkeiten räumen Ihnen die Möglichkeit ein, pro Anwender, oder Funktion festzulegen, welche Aktionen autorisiert sind und wer letztendlich endverantwortlich ist. Vertrauliche Daten bleiben somit vertraulich. mdesk App für den Abwickler mdesk App ist eine mobile Anwendung, die häufig verwendet wird durch mdesk Kommunen, mit der sie Meldungen schneller und wirksamer bearbeiten und erledigen können. Der Abwickler hat alle Daten über die ihm zugegangenen Meldungen auf seinem Smartphone oder Tablet. (ios oder Android) mobil verfügbar. Er kann die Meldungen danach ändern oder fertigmelden. Darüber hinaus kann er seine eigenen Beobachtungen als Meldung hinzufügen. Mit mdesk App gehören die Meldezettel der Vergangenheit an. mdesk bietet auf einfache Weise Einblick in die Anzahl und Art der Meldungen. Von jeder Meldung kann schnell der Status aufgerufen werden. Dokumentiert wird, welche Aktionen bereits unternommen wurden und welche Handlungen noch durchgeführt werden müssen und wer dafür verantwortlich ist. So können Sie zum Beispiel schnell erkennen, welche Meldungen häufig eingereicht werden, welche Abteilungen viele Meldungen erhalten und wie viele Meldungen über das Internet eingereicht werden.

5 VIELE KOMMUNEN SIND IHNEN BEREITS EINEN SCHRITT VORAUS Optimieren Sie Ihre Ausgaben Verbessern Sie die Qualität Ihrer Dienstleistungen und halten Sie die Risiken im Griff! Wir kommen gerne bei Ihnen vorbei und zeigen Ihnen, Ihrem Projektteam und/oder Ihren Kollegen eine Präsentation und Demonstration über die zahlreichen Fähigkeiten von mdesk. Anhand von Praxisbeispielen zeigen wir Ihnen, wie wir für andere Kommunen Lösungen haben umsetzen können und was mdesk in Ihrer ganz spezifischen Situation bedeuten kann. Wenn Sie auch der Meinung sind, dass Ihre Bürger Ihnen wichtig sind, Sie gleichzeitig die Kosten einsparen wollen, Ihre Dienstleistungen und Risikomanagement verbessern wollen, dann wenden Sie sich unverbindlich an uns. Intera Gesellschaft für Software-Entwicklung mbh Im Technologiepark Hanau / Geb. 805 Rodenbacher Chaussee Hanau fon: +49 (0) mail: info@intera.de Website: