Drei Institutionen setzen auf gemeinsames Projekt AXcare erfolgreich einführen

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1 Aus der Praxis für die Praxis Branchenlösungen 1 Drei Institutionen setzen auf gemeinsames Projekt AXcare erfolgreich einführen Im Februar 2012 haben sich die Institutionen Johanneum, Stiftung Balm und Sprachheilschule St. Gallen entschieden, ihre bisherigen administrativen Branchenlösungen zu ersetzen und durch ein integriertes Ge samtsystem abzulösen. Es sollte sämtl iche Angebote im Bereich des Wohnens und Arbeitens für Er wach sene, der beruflichen Mass nahmen sowie der Schule und des Internats in einem einzigen Standardmandanten abdecken. Für die neu einzuführende Software wurden mehrere Software-Angebote und Implementierungspartner evaluiert. Axept Business Software erhielt den Zuschlag, dieses Projekt auf der Basis ihrer bewährten und umfassenden Ge samtlösung AXcare auf der Basis der Business Software ABACUS um zusetzen. Erfolgreiche Projektumsetzung Das Projekt begann im März Im Rahmen von Workshops wurden zuerst die gemeinsamen An forderungen definiert. Zusätzliche Sitzungen hatten den Zweck, die Eigenheiten und Ansprüche jeder Institution einzeln herauszukristallisieren, um anschliessend beiten Bereichen decken, haben sie sich entschlossen, einen Stan dardmandanten für alle drei Ins ti tu tionen für die Bereiche Klientenadministration, Finanz- und Rech nungswesen, Adress ma nage ment und Per sonalwesen entwickeln zu lassen. Im Rahmen des Projekts sollte einerseits der Erfahrungsaustausch zwischen den drei Beteiligten in tensiviert und gleichzeitig auch die Projektkosten sowie die wiederkehrenden Be triebskosten optimiert werden. So müssen neue Vor gaben wie beispielsweise bei der Verrechnung von Leistungen an die Kan tone nur einmal umgesetzt werden, damit sie anschliessend bei allen drei Institutionen implementiert werden können. Wesentlich für die Projektbeteiligten war, dass sich trotz der gewählten Standard lö Während das Johanneum und die Stiftung Balm Klienten in den Bereichen Wohnen und Arbeiten be treuen, ist die Sprachheilschule St. Gallen im heilpädagogischen Bereich tätig. Da sich die Anforderun gen der drei Institutionen an die neue Softwarelösung in den meissung jederzeit eigene Erweiterungswün sche individuell berücksichtigen lassen. Für das Projekt setzte jede Ins ti tution einen Verantwortlichen ein, der für einen Teil des neuen Stan dard mandanten zuständig war. Ziel war es, auf den Stichtag 1. Januar 2013 das bestehende Softwaresystem durch AXcare auf der Basis von ABACUS abzulösen.

2 2 Aus der Praxis für die Praxis Branchenlösungen spielsweise zusätzliche Auswer tungen und individuelle Leistungs arten zu definieren. Auch die An for derun gen in den Bereichen Elec tronic Banking, Anlagenbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Technik/Schnittstellen, Kreditoren visie rung, Aba Scan und Kostenrechnung wurden analysiert und in einem Lö sungsdesign beschrieben. Eine besondere Herausforderung hat die Umstellung der Verrechnung von Klienten des Kantons St. Gallen auf das proprietäre System Connet dargestellt, da die Anforderungen an diesen Verrechnungstyp bis zum Abschluss der Konzeptphase nicht bekannt waren und erst nachträglich unter Zeitdruck umgesetzt werden mussten. Zudem waren weitere Optimierte Klientenstammmaske für den Standardmandanten von AXcare.

3 Aus der Praxis für die Praxis Branchenlösungen 3 Dank der guten Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Institutionen, dem Informationsaustauch innerhalb der AXcare ERFA Gruppe und dem aktiven Einbezug der zuständigen kantonalen Behör den liess sich das herausfordernde Prokurzfristige Anpassungen für den Bereich der "beruflichen Massnahmen" einzubauen. Nach dem erfolgreichen Produktivstart im Januar 2013 konnte das Projekt im April abgeschlossen und für die weitere Betreuung an die Sup portorganisation von Axept übergeben werden. In Ergänzung dazu wurden für eine aktive Weiterbetreuung regelmässige Termine vor Ort bei den drei Institutionen vereinbart. Anfänglich wurden die Besuche monatlich, mit zunehmender Sicherheit der An wen der quartalsweise durchgeführt. Damit die finanziellen, terminlichen und funktionellen Ziele des Projekts überwacht werden konnten, hat es sich bewährt, dass ein Projektausschuss eingesetzt wurde. Dieser hat sich während der gesamten Pro jekt dauer monatlich getroffen. Dies erlaubte es, den Stand der Arbeiten regelmässig zu überprüfen und Projektrisiken rechtzeitig zu erkennen. Fazit und Ausblick Dank der AXcare Standardlösung auf der Basis von ABACUS konnten alle drei Institutionen ihre Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren. Zu den Highlights der Lösung zählen die Auf be reitung der SOMED Statistik auf Knopfdruck, die Abdeckung sämtli cher kantonalen Anforderungen in Bezug auf die Klienten und Schü ler Fakturierung sowie die Besoldung nach BVO und SGV Tari fen. Musterdokumente aus dem AXcare Standardmandanten Mit der Definition des Standardmandanten wurde eine beträchtliche Kosteneinsparung bei der Einführung der AXcare Lösung für die drei Institutionen erreicht. Die Umsetzung der verschiedenen Pro jektphasen erfolgte über einen Zeit raum von nur knapp zehn Mo naten relativ rasch und die an spruchsvollen Zielsetzungen konnten sowohl funktional als auch zeitlich mit dem Produktivstart per 1. Januar 2013 wie vorgesehen er reicht werden. jekt reibungslos umsetzen. Dank der standardisierten Software Ge samtlösung AXcare profitieren heute alle von effizient unterstützten Geschäftsprozessen. Allerdings muss auch ein gut eingeführtes System regelmässig un terhalten und weiterentwickelt wer den. So wurde zwischenzeitlich beim Johanneum die Standardlösung AXview als "Business In tel ligence" Lösung für ABACUS implementiert. Diese bietet zusätzliche Möglichkeiten im Bereich des Re porting und bei der Erstellung von betriebsrelevanten Manage men t informationen.

4 Aus der Praxis für die Praxis Branchenlösungen 4 ABACUS Business Software bei Anzahl Benutzer Johanneum Stiftung Balm Sprachheilschule SG Leistungs-/Projekterfassung Finanzbuchhaltung Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Anlagenbuchhaltung 6 Auftragsbearbeitung Adressmanagement Informationsmanagement 10 Electronic Banking AbaScan/AbaSearch Archivierung 6 6 AbaReport AXview BI für ABACUS 1 Neben einer aktiven System be treuung wird momentan das Update auf die ABACUS Version 2014 und die Einführung der Lohn option Mehrfachanstellungen geprüft. Zudem werden Anpassungen bei der Verrechnung der Leis tungen im Bereich der Schule und des In ternats per 1. Januar 2015 not wen dig. Wesentlich für alle drei Insti tutionen ist, dass die gemeinsame Weiterentwicklung der realisierten AXcare-Lösung zu einer nachhaltigen Optimierung der Kos ten für den Betrieb und den Ausbau der zentralen Business Software-Lö sung beiträgt. Axept Business Software AG Über 60 qualifizierte Mitarbeitende mit insgesamt mehr als 300 Mann jahren an ABACUS Erfahrung Unterstützung des gesamten ABACUS Produktsortiments Kompetenz in Beratung und Engineering Umfassende Service-Level-Agreements Partner für Outsourcing-Lösungen Standorte in Bern, Basel, Zürich und St. Gallen Permanent besetzte Hotline mit vier Mitarbeitenden Support in Deutsch und Französisch

5 5 Aus der Praxis für die Praxis Branchenlösungen Johanneum Lebensraum für Menschen mit Behinderung Seit 1902 ist das Johanneum Ankerpunkt für Menschen mit einer geistiger Behinderung oder einer Lernbehinderung. Derzeit werden rund 220 Schüler, Jugendliche und Erwachsene betreut. Sie besuchen die Schule, klären die Berufswahl, absolvieren eine Berufslehre oder arbeiten in den geschützten Werkstätten. Der Schule sind Internate angegliedert ebenso wie den Ausbildungsbetrieben und den Werkstätten be treute und begleitete Wohngruppen. Rolf Rechberger, Verwaltungsleiter CH 9652 Neu St. Johann, Telefon Stiftung Balm für Menschen mit einer geistigen Behinderung Die Stiftung Balm offeriert Menschen mit Behinderungen individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Dienstleistungen. In der Heilpäda gogischen Schule werden Kinder und Jugendliche mit einer geistigen Behinderung ihren Bedürfnissen entsprechend unterrichtet und gefördert. Jugendlichen und Erwachsenen werden an geschützten Arbeits plätzen Berufsausbildungen und abwechslungsreiche Tätigkeiten er möglicht. Das von der Stiftung geführte Wohnheim mit Wohn gemein schaften fördert die Eigenständigkeit der Bewohnerinnen und Bewohner. S T I F T U N G B A L M Rapperswil - Jona Werner Ruoss, Buchhaltung CH 8645 Jona, Telefon Rolf Rechberger Verwaltungsleiter Johanneum "Unsere bisherige Softwarelösung war in die Jahre gekommen, so dass verschiedene Programme und Prozesse nicht mehr unsere Anforderungen entsprochen haben. In der Evaluation hat sich schnell ABACUS mit der Branchenlösung AXcare als Favorit herauskristallisiert. Da im Kanton St. Gallen bereits mehrere Institutionen mit dieser Software arbeiten, konnten wir bei der Einführung von den branchenspezifischen Fachkenntnissen unserer Berater profitieren. Nun haben wir ein ERP System, das unsere vielfältigen Anforderungen professionell erfüllt und für zukünftige Aufgaben die notwendige Flexibilität bei Anpassungen gewährleistet." Werner Ruoss Buchhaltung Stiftung Balm "Unsere drei Institutionen, das Johanneum, die Sprachheilschule und die Stiftung Balm, haben mit dem gemeinsamen Projekt und der Software AXcare von Axept eine Standardlösung erhalten. Die Besonderheiten der jeweiligen Institution wurden durch individuelle Anpassungen im Rahmen der Standardsoftware umgesetzt. Die Einführung klappte reibungslos und auch der gleichzeitige Produktivstart in allen drei Institutionen am 1. Januar 2013 verlief ohne Probleme. Die Zusammenarbeit mit Axept war sehr positiv und die Projektkosten wurden eingehalten."

6 Aus der Praxis für die Praxis Branchenlösungen 6 Für Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an: Rorschacher Strasse 294 CH 9016 St. Gallen Telefon Grubenstrasse 109 CH 3322 Schönbühl Telefon Axept Business Software AG Hohenrainstrasse 10 CH 4133 Pratteln Telefon Spinnereiweg 6 CH 8307 Effretikon Telefon Jolanda Germann Mitglied der Geschäftsleitung / Partner E+S ASW.P2/ de.Schoop

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