Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung

Transkript

1 European Schools Az: D-11-de-2 ORIG: EN Fassung: DE Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung (Vorrübergehend, bis zum 31. Dezember 2019 gültige Artikel, in Übereinstimmung mit der neuen Haushaltsordnung vom 5. September 2017) Geändert durch : Beschluss des Obersten Rates vom Dezember 2014 Dokument D- 21-de-2 Beschluss des Obersten Rates vom Dezember 2011 Dokument D-5- de-3 Beschluss des Obersten Rates vom April 2011 Dokument D-26- de-2. Der Oberste Rat der Europäischen Schulen - gestützt auf seinen Beschluss vom 24. Oktober 2006 zur Haushaltsordnung des Gesamthaushalts der Europäischen Schulen, insbesondere auf Artikel 104; - gestützt auf die Stellungnahme des Rechnungshofes vom 18. Oktober 2006 zur Haushaltsordnung; - in der Erwägung, dass bestimmte Vorschriften von Artikel 5, 7, 10, 19, 20, 23, 27, 28, 33, 34, 35, 38, 42, 43, 49, 50, 54, 55, 62, 66, 71, 72, 76 und 104 der Haushaltsordnung vom 24. Oktober 2006 ausdrückliche Durchführungsbestimmungen vorsehen;

2 - in der Erwägung, dass die Festlegung dieser Durchführungsmodalitäten kein Hindernis für die spätere Ausarbeitung anderer Durchführungsmodalitäten darstellt, die nicht formell durch die Bestimmungen der Haushaltsordnung vorgesehen sind, aber die im weiteren Verlauf als angebracht erscheinen könnten; erlässt folgende Durchführungsbestimmungen. 2/9

3 (...) TITEL III BEFUGNISÜBERTRAGUNG UND DURCHFÜHRUNG DES HAUSHALTS (Artikel 19 der Haushaltsordnung) Artikel 5 Die Anweisungen, durch die Befugnisse gemäß den Vorschriften von Artikel 19 der Haushaltsordnung erteilt werden, bestimmen jene Personalmitglieder der Schulen und des Büros, die bevollmächtigt sind, an Stelle und Ort des Befugniserteilers zu unterzeichnen. In diesen Anweisungen wird sich auf die Vorschriften der internen Ordnung gemäß Artikel 19, Absatz 9, l. Buchstabe, der Haushaltsordnung bezogen, die die Bedingungen festlegt, unter denen die Befugnisübertragung erfolgt. Artikel 6 Diese Anweisungen, denen eine Vorlage der Unterschrift des befugten Personalmitglieds beigefügt wird, werden folgenden Personen zugestellt: - dem Befugniserteiler; - dem Rechnungsführer der Schule oder des Büros, der keine durch einen Nichtbefugten angewiesenen Zahlungen ausführen darf; - dem Finanzkontrolleur; - den Anweisungsbefugten, falls es sich um Befugnisse handelt, die entweder vom Finanzkontrolleur oder vom Rechnungsführer erteilt wurden. Die Anweisungen, durch die die erteilten Befugnisse aufgehoben werden, werden den betreffenden Personen unter den gleichen Bedingungen zugestellt. Artikel 7 Die Befugnisanweisung legt die Bedingungen fest, unter denen die Bevollmächtigten befugt sind, Anträge auf Schuldforderungen und Deckungsanweisungen zu stellen, Ausgaben- und Zahlungsaufträge zu veranlassen sowie die Befugnis betreffende Artikelnummern und Posten, und gegebenenfalls die Dauer der Vollmacht festzulegen. Artikel 10 Aufbewahrung der Belege bei den Anweisungsbefugten 3/9

4 Die Verwaltungssysteme und -verfahren für die Aufbewahrung der Originalbelege müssen derart organisiert sein, dass deren geordnete Aufbewahrung gewährleistet ist und erforderliche Aufsuchen jederzeit möglich sind. Diese Belege müssen während eines Zeitraums von mindestens fünf Jahren aufbewahrt bleiben, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem der Oberste Rat die Entlastung für das Haushaltsjahr erteilt hat, auf das sich die jeweiligen Belege beziehen. Die Belege für nicht endgültig abgeschlossene Vorgänge werden über den in Absatz 2 vorgesehenen Zeitraum hinaus bis zum Ende des Jahres aufbewahrt, das auf das Jahr des Abschlusses dieser Vorgänge folgt. Artikel 11 Berufsethischer Kodex 1. Die vom zuständigen Anweisungsbefugten mit der Überprüfung der Finanzvorgänge betrauten Bediensteten werden aufgrund ihrer besonderen Fachkenntnisse und beruflichen Fähigkeiten ausgewählt, die durch Zeugnisse oder eine entsprechende Berufserfahrung nachgewiesen werden oder im Zuge einer besonderen Schulung erworben wurden. 3. Das Büro des Generalsekretärs führt Strukturen ein, die es ermöglichen, relevante Informationen über die Kontrollnormen sowie die einschlägigen Methoden und Techniken bei den anweisungsbefugten Dienststellen zu verbreiten und regelmäßig zu aktualisieren. 4/9

5 TITEL IV GELTENDE VORSCHRIFTEN FÜR DIE FINANZKONTROLLEURE, DIE UNTERSTELLTEN FINANZKONTROLLEURE UND DEN INTERNEN PRÜFER Artikel 13 (Artikel 20 (...) der Haushaltsordnung) Die vom Obersten Rat ernannten unterstellten Finanzkontrolleure unterstehen der hierarchischen Verwaltungsordnung des Finanzkontrolleurs, der die zu erteilenden Befugnisse bestimmt. Im Rahmen dieser Befugnisse tragen sie die volle Verantwortung für die erteilten Sichtvermerke. Artikel 14 Sämtliche Beschlüsse im Zusammenhang mit den vom Finanzkontrolleur oder von den unterstellten Finanzkontrolleuren erteilten Befugnisse unterliegen den Bestimmungen der Artikel 5 bis 7. Artikel 15 Bei der Ausübung seines Prüfungsamtes genießt der Finanzkontrolleur völlige Unabhängigkeit und ist nur vor dem Obersten Rat verantwortlich. Er darf keinerlei Anweisungen bezüglich der Ausübung seines Amtes erhalten, mit dem er aufgrund der Vorschriften der Haushaltsordnung bei seiner Ernennung beauftragt wurde. Diese Vorschriften gelten ebenfalls für die unterstellten Finanzkontrolleure, und zwar im Rahmen der Befugniserteilung durch den Finanzkontrolleur. Das Büro des Generalsekretärs stellt dem Finanzkontrolleur alle erforderlichen Ressourcen zwecks ordnungsgemäßer Ausübung seiner Prüfungsfunktion zur Verfügung. Artikel 16 Der Finanzkontrolleur kann dem Obersten Rat jederzeit und in allen Angelegenheiten mit finanziellen Auswirkungen Berichte unterbreiten, insbesondere was die ausgeglichene Haushaltsführung betriff. Artikel 17 Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure haben Zugang zu allen Belegen und Unterlagen, die sich auf die zu überprüfenden Einnahmen und Ausgaben beziehen. Sie können Kontrollen vor Ort durchführen. Artikel 17 bis. Im Sinne von Artikel 20 der Haushaltsordnung kann Folgendes als "außergewöhnliche Umstände" bezeichnet werden: 5/9

6 a) Bevor die internen Kontrollsysteme über die Trennung der Funktionen, die nach Maßgabe von Artikel 19, Absatz 6, der Haushaltsordnung durch den Anweisungsbefugten eingeführt werden, durch den Finanzkontrolleurs genehmigt worden sind; b) Bei Betrug oder Verdacht auf Betrug an einer Schule oder im Büro des Generalsekretärs; c) Für Transaktionen über den in der Haushaltsordnung für Aufträge von geringem Wert festgelegten Schwellenwerten. d) Im Falle von Meinungsverschiedenheiten oder wesentlichen Schwächen, die aufgedeckt wurden infolge von Audits durch den Europäischen Rechnungshof, von Assurance-Aufträgen durch das interne Audit (...) oder Finanzkontrollaktivitäten. Artikel 18 Die disziplinarische und möglicherweise finanzielle Verantwortung des Finanzkontrolleurs und der unterstellten Finanzkontrolleure im Sinne von Artikel 80 der Haushaltsordnung darf gemäß den nachstehenden Bedingungen nicht vom Obersten Rat selbst in Frage gestellt werden. Der Oberste Rat fasst einen begründeten Beschluss über die Einleitung einer Untersuchung. Dieser Beschluss wird dem Betroffenen und, falls es sich um einen unterstellten Finanzkontrolleur handelt, dem Finanzkontrolleur mitgeteilt. Der Oberste Rat beauftragt den Generalsekretär mit der Untersuchung. Im Laufe dieser Untersuchung müssen der Betroffene und, falls es sich um einen unterstellten Finanzkontrolleur handelt, der Finanzkontrolleur angehört werden. Der Untersuchungsbericht wird dem Betroffenen und, falls es sich um einen unterstellten Finanzkontrolleur handelt, dem Finanzkontrolleur unterbreitet. Der Betroffene wird anschließend vom Obersten Rat zum Anliegen des Berichts befragt. Aufgrund des Berichts und der Anhörung fasst der Oberste Rat entweder einen begründeten Beschluss zur Entlastung des Betroffenen oder einen begründeten Beschluss zur Einleitung eines Disziplinarverfahrens ab dem Zeitpunkt der schriftlichen Warnung bis auf Widerruf. Dieser Beschluss wird dem Betroffenen mitgeteilt, dem Rechnungshof zur Information und, falls es sich um einen unterstellten Finanzkontrolleur handelt, dem Finanzkontrolleur zugestellt. 6/9

7 TITEL V EINZIEHUNGSANORDNUNG (Artikel 27 und 28 der Haushaltsordnung) Artikel Über die Einkassierung [wird] der Finanzkontrolleur durch den Rechnungsführer unterrichtet. Artikel 27 Vor Abschluss des Haushaltsjahres muss der Anweisungsbefugte dem Finanzkontrolleur die Änderungen der vorgesehenen Anträge vorlegen, damit diese den wirklich festgestellten Forderungen entsprechen können. Artikel 30 Die Buchhaltung muss so organisiert sein, dass es dem Finanzkontrolleur ermöglicht wird, die Ordnungsmäßigkeit der Eintragung der Anträge auf Schuldforderungen und der Einziehungsanordnungen jederzeit zu überprüfen und seine Pflichten zu erfüllen, die ihm gemäß Artikel 28, Absatz 3, der Haushaltsordnung aufgetragen wurden. Artikel 31 Jeder Antrag auf Verzicht der Einziehung einer festgestellten Forderung muss insbesondere die Art, die Beurteilung, die Auswirkung der Einnahmen auf den Haushalt, die Gründe für die beantragte Annullierung sowie Angaben über den Schuldner umfassen. Wenn der Verwaltungsrat der Schule oder der Generalsekretär des Büros beschließen, sich über die Entscheidung des Finanzkontrolleurs den Sichtvermerk zu verweigern, hinwegzusetzen, wird dieser Beschluss dem Anweisungsbefugten zugestellt, der den Antrag auf Verzicht mit diesem Beschluss an den Finanzkontrolleur weiterleitet. Der Antrag auf Verzicht, begleitet von dem Beschluss der Hinwegsetzung, wird gemäß den Vorschriften von Artikel 27, Absatz 2 (...) der Haushaltsordnung verbucht. 7/9

8 TITEL VIII SICHTVERMERK FÜR DIE MITTELBINDUNGSANTRÄGE (Artikel 35 der Haushaltsordnung) Artikel 37 Vorbehaltlich Artikel 38 und in allen Fällen, in denen die ex-ante-prüfung des Finanzkontrolleurs nach Artikel 20, Absatz 3 erforderlich ist, wird der Sichtvermerk durch die Unterschrift des Finanzkontrolleurs oder eines unterstellten Finanzkontrolleurs auf dem Mittelbindungsantrag angebracht. Zusätzlich werden ein Stempel mit dem Vermerk "Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs" unter Angabe des Datums des Sichtvermerks angebracht. Artikel 38 In dringenden Fällen kann der in vorstehendem Artikel genannte Sichtvermerk mit Hilfe einer schriftlichen Mitteilung, eines Fernschreibens, einer Fernkopie oder jeden anderen Mittels erfolgen, das beweist, dass die betreffende Mittelbindung unwiderruflich mit einem Sichtvermerk versehen wurde. Gleichfalls werden alle "EDV-Anwendungen" der Haushaltsund Finanzbereiche dem Finanzkontrolleur ausreichende Zugriffsmöglichkeiten bieten, um den Sichtvermerk auf elektronischem Wege anzubringen. Artikel 39 Der durch den Anweisungsbefugten erteilte Sichtvermerk sowie der durch den Finanzkontrolleur erteilte Sichtvermerk in allen nach Artikel 20, Absatz 3 anwendbaren Fällen steht für die Bestätigung aller Elemente, die unter Artikel 35, Absatz 1, Buchstaben a) bis d) der Haushaltsordnung angeführt werden. Artikel 40 Wenn der Verwaltungsrat der Schule oder der Generalsekretär i.a. des Büros sich über den Verzicht eines Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur in den Fällen hinweggesetzt hat, in denen dieser Sichtvermerk nach Artikel 20, Absatz 3 der Haushaltsordnung erforderlich ist, wird der Beschluss an den Anweisungsbefugten übertragen, der den Mittelbindungsantrag mit dem betreffenden Beschluss an den Finanzkontrolleur weiterleitet. Artikel 41 Wenn der Finanzkontrolleur die (...) in der Haushaltsordnung vorgesehenen (...) Belege für unzureichend oder unvollständig erachtet, unterlässt er seinen Sichtvermerk in den Fällen, in denen dieser Sichtvermerk nach Artikel 20, Absatz 3 der Haushaltsordnung 8/9

9 erforderlich ist, und sendet den Antrag mit Angabe der Art der erforderlichen Belege an den Anweisungsbefugten zurück. (...) Brüssel, den 24. Oktober 2006 Für den Obersten Rat, Die Vorsitzende 9/9