Scania Finance Deutschland. Der Wandel zu einem papierlosen Unternehmen

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1 Scania Finance Deutschland Der Wandel zu einem papierlosen Unternehmen

2 Inhalt: Porträt Scania Finance Deutschland durchgeführte Maßnahmen Auslagerung der physischen Akten Migration des bisherigen elektronischen Archivs Einführung eines neuen elektronischen Archivs Einführung eines automatisierten Rechnungsworkflows aktuelle Maßnahmen Umstellung auf elektronischen Posteingang inkl. automatischer Archivierung Einführung einer digitalen Informationsplattform 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 2

3 Scania Finance rund um den Globus 15 Business Units umfassen 52 Märkte Scania Finance Deutschland Group Germany Austria Switzerland Scania Finance CER Czech Republic Slovakia Hungary Scania Finance Great Britain Great Britain Ireland Scania Finance Benelux The Netherlands Belgium Luxemburg Scania Finance France Scania Finance Iberia Spain Portugal Scania Finance Poland Scania Finance Italy Scania Finans Sweden Norway Denmark Finland Estonia Latvia Lithuania Scania Finance Southern Africa South Africa Namibia Botswana Tanzania Kenya Zambia Scania Leasing (Russia) Scania Credit Belarus Ukraine Kazakhstan Romania Bulgaria Serbia Montenegro Bosnia Herzegovina Slovenia Croatia Macedonia UAE Ghana Scania Finance Asia South Korea Thailand China Malaysia Taiwan Australia Scania Banco Brasil Scania Finance Hispanoamerica Chile Peru 3

4 Scania Finance Deutschland 28 Standorte ÖsterreicH 14 Standorte Schweiz 14 Standorte 4

5 Scania Finance 25. März 1991 gegründet Größte Finanzierungsgesellschaft in der Scania Finance Gruppe Hauptsitz in Koblenz Wir bieten auf Kundenbedürfnisse zugeschnittene Finanzierungs- und Versicherungslösungen für Lastkraftwagen, Busse sowie für das komplette Gespann. 5

6 Die Portfolioentwicklung Eine Erfolgsgeschichte 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 Portfolio in Mrd Portfolio Von über 1 Mrd. Seit

7 Inhalt: Porträt Scania Finance Deutschland durchgeführte Maßnahmen Auslagerung der physischen Akten Migration des bisherigen elektronischen Archivs Einführung eines neuen elektronischen Archivs Einführung eines automatisierten Rechnungsworkflows aktuelle Maßnahmen Umstellung auf elektronischen Posteingang inkl. automatischer Archivierung Einführung einer digitalen Informationsplattform 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 7

8 urchgeführte Maßnahmen Ziel der Maßnahmen: Just-in-time-Verarbeitung des gesamten Posteingangs Bereitstellung aller Dokumente in elektronischer Form Einheitliches Archiv für alle Dokumente 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 8

9 Ausga gssituatio 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 9

10 Aus ageru g der physische Akte 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 10

11 Migratio des bisherige e ektro ische Archivs Übertragung als Bestandteil der Komplettlösung bisheriges Archiv 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 11

12 Einführung eines neuen e ektro ische Archivs 1. Kundenakte Archivierung aller kundenbezogenen Dokumente 2. Vertragsakte Archivierung aller vertragsbezogenen Dokumente 3. Lieferantenakte Archivierung aller lieferantenbezogenen Dokumente 4. Sicherungsgeberakte Archivierung aller sicherheitenbezogenen Dokumente 5. Versicherungsvermittlungsakte Archivierung aller versicherungsbezogenen Dokumente 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 12

13 Einführung eines neuen e ektro ische Archivs Wie erfolgt die Archivierung? 2. per Upload im Antragssystem 1. per Upload in doku@web oder die Drag&Drop-Funktion 3. Durch automatische Übertragung beim Druck ausgehender Dokumente 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 13

14 Einführung eines neuen e ektro ische Archivs Wie erfolgt der Zugriff auf hochgeladene Dokumente? 1. via doku@web 2. via Antragssystem 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 14

15 Einführung eines automatisierten Rech u gs orkf o s Eingang aller Rechnungen bei Datasec Einscannen sowie Erfassung der Kopfdaten Kontrolle und Freigabe durch Scania Finance zukünftig Übertragung an das Vertragsverwaltungssystem automatische Anlage der Rechnung 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 15

16 Inhalt: Porträt Scania Finance Deutschland durchgeführte Maßnahmen Auslagerung der physischen Akten Migration des bisherigen elektronischen Archivs Einführung eines neuen elektronischen Archivs Einführung eines automatisierten Rechnungsworkflows aktuelle Maßnahmen Umstellung auf elektronischen Posteingang inkl. automatischer Archivierung Einführung einer digitalen Informationsplattform 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 16

17 Umste u g auf e ektro ische Postei ga g Weiterleitung sämtlicher Eingangspost zu Datasec Einscannen sowie Erfassung der notwendigen Daten Archivierung in der korrekten Archivlasche gleichzeitig Zuordnung in den Posteingang des zuständigen Mitarbeiters Kontrolle und ggf. Korrektur der Archivlasche durch Scania Finance Weiterbearbeitung des Dokuments 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 17

18 Einführung einer igitalen I formatio sp attform Digitaler Raum zum Austausch von Neuigkeiten und Arbeitsanweisungen Informationsbereitstellung für individuelle Arbeitsgruppen (z. B. Abteilungen) Automatischer Genehmigungsprozess für Arbeitsanweisungen inkl. automatischer Befristung und Wiedervorlage Verwaltung von Dokumenten der eigenen Arbeitsgruppe 10. November 2017 Markus Wirth / Scania Finance Deutschland Der Weg zu einem papierlosen Unternehmen 18

19 Ihr Ansprechpartner Markus Wirth Teamleiter Customer Service Telefon Mobil Fax to mail markus.wirth@scania-finance.de Scania Finance Deutschland GmbH Ferdinand-Nebel-Str Koblenz 19