Qualitätsmanagement Prozesse der Hochschul-IT an der Fachhochschule Hannover. IT-Forum 16. April 2009

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1 Qualitätsmanagement Prozesse der Hochschul-IT an der Fachhochschule Hannover IT-Forum 16. April

2 Inhalt Prozessmodell der FHH Strategieansatz der FHH Realisierung QM Zentrale IT-Funktionen der FHH Prozessbereiche der H-IT Prozessbereiche und Prozesse der Studierendenverwaltung 2

3 QM: Strategieansatz SAkk (PAkk) Familienfreundl. Hochschule ISO 9001 H-IT (ITIL) 3

4 Prozessmodell der FHH 4

5 Prinzip der Prozessdefinition Ein Prozess ist ein wiederkehrende, relevanter Arbeitsablauf hat Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten ist verlässlich für Nutzende und Ausführende Wir strukturieren Prozesse in Hauptprozesse, gruppiert in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse Hauptprozesse bestehend aus Prozessbereichen Prozessbereiche bestehend aus (Einzel-)Prozessen Wir nummerieren Einzelprozesse Kennzeichen für den Hauptprozess, z. B. UIT (Unterstützungsprozess Hochschul-IT) Kennzeichen für den Prozessbereich, z. B. UIT-INST (IT Grundversorgung) Nummer für den Einzelprozess, z. B. UIT-INST-1 Format [M,K,U]AA-AAAA-[1..9].MMYY 5

6 QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung) Managementprozesse (8 Hauptprozesse) MSZ Strategie- und Zielvereinbarungsprozess PP MAS Akademische Selbstverwaltung PP MQM Ständige Verbesserung (4 UP) QMB MWT Weiterbildung und Schulung ZWT MD1 Berufung von Professoren Dez. I MD4 Haushalts- und Wirtschaftsplanung Dez. IV MCO Controlling (qualitativ und quantitativ) PP / Controller MPP Hochschulmarketing und Öffentlichkeitsarbeit PP 6

7 QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung) Kernprozesse (5 Hauptprozesse) KLS Lehre und Studium (8 PB) VPK KFE Forschung und Entwicklung (2 PB) VPJ KWT Weiterbildung und Technologietransfer (1 PB) ZWT KD3 Studierenden- und Alumniverwaltung (2 PB) Dez. III KIB Internationale Kooperation (4 PB) IB 7

8 QM: Verantwortlichkeit (Koordinierung) Unterstützungsprozesse (6 Hauptprozesse) UD1 Personalmanagement Dez. I UD2 Gebäudemanagement und Instandhaltung Dez. II UD4 Rechnungswesen und Beschaffung Dez. IV UBI Bibliotheksmanagement B UCC Career Center / Mentoringprogramme ZWT UIT Hochschul-IT H-IT 8

9 Zentrale IT-Funktionen der FHH Personalwesen Dez. I (HIS SVA, IntraKey, IntraCard) Liegenschaften Dez. II (HIS Bau GX, Speedikon, IntraKey) Studierendenverwaltung Dez. III (HIS Module) Rechnungswesen Dez IV (Navision, BAAN, Elster) Bibliothek B Raum-/Vorlesungsverzeichnis Fak. V (Kufer) IT-Infrastruktur Z-IT (Netzwerk, Server, Mail, ) IT-Management H-IT (Benutzerverwaltung, IdM, FHHCard) IT-Support (FHHServiceDesk) Content Management H-IT (Typo3, Vbulletin) Qualitätsmanagement V-IT (Sycat, EvaSys) 9

10 Prozessbereiche im Hauptprozess UIT Hochschul-IT UIT-INST IT-Grundversorgung UIT-SERV FHHServiceDesk UIT-STUD IT-Service Studierende UIT-ALUM IT-Service Alumni UIT-PERS IT-Service Personal UIT-MAIL Mail-Dienste UIT-SICH Datensicherung 10

11 Prozessbereiche im Hauptprozess KD3 Studierenden- und Alumniverwaltung KD3-IMMA Immatrikulation KD3-EXMA Exmatrikulation KD3-RÜCK Rückmeldung / besondere Semester KD3-AEND Änderung an formellen Verfahren KD3-LEIS Leistungserfassung KD3-EVAL Evaluation KD3-STAM Stammdaten KD3-BERI Berichte, Reporting 11

12 Einzelprozesse im Prozessbereich KD3-IMMA KD3-IMMA-1.MMYY Zulassungsverfahren durchführen KD3-IMMA-2.MMYY Bewerber immatrikulieren KD3-IMMA-3.MMYY Bewerber bei Studiengangswechsel immatrikulieren 12

13 KD3-IMMA SOLL_GP_Immatrikulation Dateiname: SOLL_GP_Immatrikulation.vsd DBPfad: C:\PROJEKT_HIPO\ _GPM_DATENBANK.sycat Druckdatum: Stand: 0 NEIN Immatrikulationsamt 1 Zulassung senden IAMT IAMT 5 Stud-Daten 6 von Voraussetzungen ZUL nach SOS erfüllt? JA übertragen IAMT ggf. 7 Studentenausweise 8 Vorstudienzeiten mit EASY erfassen drucken IAMT 9 Ausweise versenden 10 Stud nicht angenommen IAMT Zulassung + Überweisungsträger Annahme + Krankenkassen- Bescheinigung NEIN Student 2 Semesterbeitrag STUD überweisen 3 Annahme bestätigen 4 Schon Immatrikuliert? STUD JA Antrag 11 auf Studiengang Wechsel 14 SOLL_GP_Studi engang wechseln STUD STUD STUD 13

14 Organigramme Organigramme der Organisationseinheiten werden durch Bezeichnungen der Rollen ergänzt. 14

15 Organisation Funktionen Prozesse 15

16 Zeitplan Funktion SS08 WS08/09 SS09 WS09/10 SS10 WS10/11 SS11 Programmreakkreditierung Dokumentation Dokumentation /Audits Audits Systemakkreditierung Dokumentation Dokumentaion Dokumentation Audits Audits ISO9001 Dokumentation Dokumentation int. Audits Verwaltung int. Audits Fakultäten ISO-Zertifizierung Studierendenverwaltung HISinONE IT-Infrastruktur IT-Redundanz IT-Management FHHCard / IDM / Asset Mgt. / Support / Security Mgt. 16