REORGANISATION DER ETH-BIBLIOTHEK ZÜRICH EINE WEGBESCHREIBUNG. Oh nein, nicht schon wieder ein neues System!

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1 REORGANISATION DER ETH-BIBLIOTHEK ZÜRICH EINE WEGBESCHREIBUNG Oh nein, nicht schon wieder ein neues System!

2 «Willingness to change is a strength, even if it means plunging part of the company into total confusion for a while.» Jack Welch (* ) ehem. CEO General Electric ( )

3 WARUM? Randbedingungen für wissenschaftliche Bibliotheken verändern sich sehr schnell Bibliothek ist tendenziell noch auf klassische Informationsvermittlung ausgerichtet Elektronische Nutzung steigt kontinuierlich

4 WIE? Organisatio nsvarianten Prozesslandkart e Produktportfolio Ziele SWOT-Analyse Strategie

5 WOZU?

6 WOZU?

7 WOZU?

8 WOZU?

9 WOZU?

10 WOZU?

11 WIE? Organisatio nsvarianten Prozesslandkart e Produktportfolio Ziele SWOT-Analyse Strategie

12 ID Produktname 1 Bereitstellung von Informationsressourcen 1.1 Ausleihe von gedruckten Büchern B Ausleihe von gedruckten Zeitschriften Postversand von Dokumenten Elektronisches Angebot lizenzierter Zeitschriften Elektronisches Angebot von E Books Fachdatenbanken Elektronische Kopien und Dokumentenversand Bestellung von Dokumenten aus Fremdbeständen Online Angebot digitalisierter Bestände Aufbereitung und Vermittlung von Informationen Online Publikation von Beständen (Porträt dm, virtuelle 2.1 Ausstellungen, Einstein Online, Spezialsammlungen digital) Information nach Sachgebieten, Tutorials Ausstellungen Führungen zu Beständen Angebot von Recherchemitteln 3.1 Suchportal, Wissensportal OPAC Online Recherche nach Zeitschriften (SEALS) Archivdatenbank Publikation und Registrierung wissenschaftlicher Arbeiten 4.1 Archivierung und Publikation auf Dokumentenserver DOI Vergabe ISBN Vergabe Hochschulbibliographie (E Citation) Sicherung und Archivierung 5.1 Archivierung von Originaldokumenten Archivierung von Fotos, physisch und elektronisch Elektronische Langzeitarchivierung von Forschungsdaten Infrastruktur für Lernen und Arbeiten 6.1 Lesesaal mit Recherchestationen und Arbeitsplätzen Arbeitsplätze für Studierende WLAN, Kopiergeräte, Drucker, Scanner Arbeitsplätze in Spezialbibliotheken Vermittlung von Informationskompetenz 7.1 Schulungen und Führungen Vorträge und Publikationen Beratung OpenAccess Hilfe beim Suchen von Dokumenten 8.1 Auskunft, Kontakt Fachliche Beratung (Fachreferenten) Elektronische Information/Kommunikation Gedruckte Information über Angebot und Dienstleistungen ID Produkte 1 Bereitstellung von Informationsressourcen 1.1 Ausleihe von Büchern und Zeitschriften Postversand von Dokumenten Elektronisches Angebot lizenzierter Zeitschriften Angebot von E-Books Fachdatenbanken Elektronische Kopien und Dokumentenversand Bestellung von Dokumenten aus Fremdbeständen Digitalisierung von eigenen Beständen Aufbereitung und Vermittlung von Informationen 2.1 Online-Publikation von Beständen Information nach Sachgebieten, Tutorials Ausstellungen Führungen zu Beständen Angebot von Recherchemitteln 3.1 Wissensportal OPAC Online Recherche nach Zeitschriften (SEALS) Archivdatenbank Publikation und Registrierung wissenschaftlicher Arbeiten 4.1 Archivierung und Publikation auf Dokumentenserver DOI-Vergabe ISBN-Vergabe Hochschulbibliographie (E-Citation) Sicherung und Archivierung 5.1 Archivierung von Originaldokumenten Archivierung von Fotos, physisch und elektronisch Elektronische Langzeitarchivierung von Forschungsdaten Bereitstellung von Infrastruktur für Lernen und Arbeiten 6.1 Lesesaal mit Recherchestationen und Arbeitsplätzen Arbeitsplätze für Studierende WLAN, Kopiergeräte, Drucker, Scanner Arbeitsplätze in Spezialbibliotheken Vermittlung von Informationskompetenz 7.1 Schulungen und Führungen Vorträge und Publikationen Beratung OpenAccess Hilfe beim Suchen von Dokumenten 8.1 Auskunft, Kontakt Fachliche Beratung Elektronische Information/Kommunikation Gedruckte Information über Angebot und Dienstleistungen WIE? Geschäftsfelder und Produkte Definition von Zielgruppen, Kernkompetenzen & Kernprodukte Forscher Dozenten Master Studierende Alumni Firmen Historiker Bewertungskriterien Strategie; Attraktivität für den Kunden; Vorteil für die ETH-Bibliothek; Nachfrage; Finanzieller & Personeller Aufwand Forscher Dozenten Master Studierende Alumni Firmen Historiker Umfrage und Validierung der Resultate

13 WIE? Langzeitarchivierung Digitale Zeitschriften Ausstellungen Ausleihe

14 WIE? Organisatio nsvarianten Prozesslandkarte Produktportfolio Ziele SWOT-Analyse Strategie

15 WIE? Liste der Kern- und Hauptprozesse Liste der Support- und Managementprozesse Prozessmodell

16 WIE? Managementprozesse Lieferanten Kernprozesse Kunden Supportprozesse

17 WIE?

18 WIE? Organisationsvarianten Prozesslandkarte Produktportfolio Ziele SWOT-Analyse Strategie

19 Innovation und Marketing Innovation / Serviceportfolio Kommunikation Sammlungen HR Contentmanagement Direktion Serviceentwicklung Contententwicklung Medienbearbeitung Digitalisierung Preservation / Archivierung Mediendistribution inkl. Webredaktion Con trolling Kundenservices Serviceentwicklung und -betrieb Benutzerinformation (Online, Vor Ort) Applikationsentwicklung/ Integration& Entwicklung Arbeitsplatzinfrastruktur (Online, Vor Ort) Wissenschaftl. Publizieren (Online, Vor Ort) Archivieren Fremdbestände (Online, Vor Ort) NEBIS- Verbundzentrale Spezialbibliotheken Interne Services / Prozesse Prozess- und Projektbüro Bibliotheks IT- Services Infrastrukturmanagement Logistik/Bau WIE? Organisationsvarianten Bewertung (Gewichtung der Kriterien durch Bereichsleitungen) Gewich Nutzwertanalyse % Digitale Bibliothek 17% Erfolg bei Zielgruppen 21% Innovationsfreundlichkeit 7% Effizienz 14% Effektivität 12% Mitarbeiter 14% Aussenwirkung 10% Umsetzbarkeit 5% 100% Variante 1 Variante 2 Variante 3 Variante 4 Ist Prozessorientierung Kundenorientierung Vor Ort / Remote Produktorientierung Teamnote Punkte Teamnote Punkte Teamnote Punkte Teamnote Punkte Teamnote Punkte Evaluation (Nutzwertanalyse) Entscheid und detaillierte Ausarbeitung

20 WIE?

21 ZIEL ERREICHT?

22 DIGITALE BIBLIOTHEK IT und Medienbearbeitung in einem Bereich Unterstützt die Entwicklung der digitalen Bibliothek durch engeren Austausch.

23 ERFOLG BEI ZIELGRUPPEN Teilbibliotheken, Information & Ausleihe in einem Bereich Entwicklung Marketingstrategie Contingent-Valuation Methode (TNS infratest)

24 INNOVATIONSFREUNDLICHKEIT Bereich Innovation und Marketing Innovationsmanagement Produktmanagement / Produktportfolio

25 EFFIZIENZ Prozessmanagement Klärung/Definition von Stellvertretungsregelungen & Transparenz der Abläufe Wichtig: Reduzierung der Schnittstellen auch durch eine Reorganisation niemals absolut! Es bestehen weiterhin Schnittstellenproblematiken, die es zu lösen gilt.

26 Evaluation im November 2010 AUSSENWIRKUNG ETH-Bibliothek has focused on the right things and the results are pretty professional and adequate with the new structure it is possible to provide all kinds of services, digital and more traditional in both an effective and efficient way.

27 Review durch unabh. Berater im November 2011 Der allgemeine Eindruck ist sehr positiv AUSSENWIRKUNG Gute Stimmung bei den Mitarbeitenden, engagiertes und konstruktives Verhalten aller Beteiligten Handlungsbedarf identifiziert und bestimmt

28 LESSONS LEARNT Grundlage: tragfähige Strategie & SWOT 1. Schritt: Zieldefinition Vom Groben zum Detail Schnelle Umsetzung (keine langen Übergangsfristen) Externe Fachkompetenz Methoden und Tools für ein nachhaltiges Management

29 LESSONS LEARNT Personalentscheide sind Aufgabe der obersten Führungsebene zu treffen Regelmässige und transparente Kommunikation

30

31 «Change before you have to.» Jack Welch (* ) ehem. CEO General Electric ( )

32 KONTAKT ETH Zürich ETH-Bibliothek Lisa Littau Prozess- und Projektbüro Rämistrasse Zürich Schweiz Telefon Mail URL

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