Europaschule Schulzentrum SII Utbremen. Die von uns bestellte Ware ist eingegangen und liegt in Form eines Lieferscheins und einer Rechnung vor.

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1 Europaschule Schulzentrum SII Utbremen Dokumentation: Das Buchen des Waren- und des Rechnungseingangs (aus Beschaffung) Stand/Version: / Version Autor: Beschreibung: Bemerkungen: Nils Peschke Die von uns bestellte Ware ist eingegangen und liegt in Form eines Lieferscheins und einer Rechnung vor. In dieser Dokumentation werden ausschließlich die Wareneingänge aus Beschaffungsaufträgen behandelt. Allgemeines Waren können aus der eigenen Produktion, aus einer Verteilung oder aufgrund eine Bestellung geliefert werden. Alternativ kann auch ein Kunde Waren zurücksenden. Die Quelle der Zugänge kann also ganz unterschiedlich sein. In der Übungsfirma können Zugänge basierend auf dem Beschaffungsprozess, aber auch durch Rücksendungen mit Ursprung aus dem Vertriebsprozess, erfasst werden. Durch das Buchen eines Wareneingangs wird die erfasste Menge eines lagergeführten Artikels dem Bestand zugebucht. Ausgangspunkt ist also immer ein Beschaffungs- oder Vertriebsauftrag (bei Rücksendungen von unserem Kunden), dem die gelieferten Artikel im Zuge der Wareneingangserfassung auch zugeordnet werden müssen. Für jeden Typ (Beschaffung oder Waren-Rücksendung), gibt es in der Anwendung Wareneingänge eine eigene Ansicht mit den jeweils erforderlichen Feldern zur Erfassung von Wareneingängen. Verschiedene Begriffe Wareneingang Eine eingehende Lieferung wird im System mit dem Artikel, der Menge und dem Wareneingangsdatum in einem Wareneingangsbeleg erfasst. Wareneingänge haben immer einen Auftragsbezug. Wareneingangsarten Wareneingangsarten identifizieren zusammen mit der Nummer einen Wareneingang eindeutig. Außerdem wird in der Wareneingangart festgelegt, für welchen Typ von Wareneingang die Art verwendet wird: Wareneingänge aus Beschaffung, Kunden- Rücksendungen. Damit wird auch festgelegt, in welcher Ansicht ein Wareneingang bearbeitet wird. In den Wareneingangsarten werden ergänzend weitere Einstellungen und Vorschlagswerte für die Wareneingänge hinterlegt. Waren- und Rechnungseingang Erstellt am von Nils Peschke - Seite 1 von 9

2 Wareneingangstyp Beschaffung Der Wareneingangstyp Beschaffung dient zum Erfassen und Bearbeiten von Wareneingängen aus einer Bestellung. Diese sind auf Beschaffungsaufträge zurückzuführen und können nur mit einem Bezug zu einem oder mehreren Beschaffungsaufträgen gebucht werden. Wareneingangstyp Kunden-Rücksendung Der Wareneingangstyp Kunden-Rücksendung dient zum Erfassen und Bearbeiten von Warenrücksendungen von Kunden. Diese sind auf Vertriebsaufträge zurückzuführen und können nur mit einem Bezug zu einem oder mehreren Vertriebsaufträgen gebucht werden. Die Anwendung Waren- und Rechnungseingänge werden in COMARCH ERP in unterschiedlichen Anwendungen erfasst. Das folgende Schaubild soll die Vorgehensweise in Semiramis verdeutlichen. Wareneingang Lieferung ist erfolgt Lieferschein Framework Lagerlogistik Wareneingänge Rechnung Framework Beschaffung Eingangsrechnungen Die Ware ist nun vollständig eingetroffen und ist frei von Mängeln. Wir können also buchen. Wareneingang buchen Wir öffnen im Benutzermenü das Framework Lagerlogistik und die Anwendung Wareneingänge. In das erste der beiden Nummernfelder wird 100 eingetragen. Danach den Neu-Button anklicken. Unserer Buchung wird die Nummer WEB1351 zugeteilt. Waren- und Rechnungseingang Erstellt am von Nils Peschke - Seite 2 von 9

3 Folgende Felder erwarten eine Eingabe. Feld Lieferpartner Fremdbelegnummer Fremdbelegdatum Inhalt Rhein-Ruhr-Werke (oder entsprechender Lieferant) LS (entsprechende Lieferschein-Nummer) (das entsprechende Datum des Lieferscheins) Dann speichern auf dem Diskettensymbol und die Basisdaten unseres Wareneingangs sind gespeichert. Die noch fehlenden Angaben werden aus den Stammdaten übernommen (siehe nächstes Bild umrandete Felder). Dann wählen wir aus der Aktionsrolle Positionen mit Auftragsbezug einfügen... Es erscheint der Webseitendialog. Wir wählen mit der Wertehilfe aus... Waren- und Rechnungseingang Erstellt am von Nils Peschke - Seite 3 von 9

4 Es erscheint ein weiterer Webseitendialog (Beschaffungsaufträge suchen) in dem wir die Nummer unseres Beschaffungsauftrags (* und die entsprechende Nummer) eingeben und ihn mit dem Startbutton auswählen. Der Beschaffungsauftrag wird mit einem Haken ausgewählt und den Button Übernehmen übernommen. Unser gewählter Beschaffungsauftrag erscheint nun im Webseitendialog (Postionen mit Auftragsbezug einfügen). Wir bestätigen mit der Entertaste bzw. mit dem Startbutton. Es erscheint die von uns bestellte Ware im unteren Bereich des Dialogfensters. Wir bestätigen die Auswahl durch Setzen des Hakens und speichern die Auswahl über den Button Zuordnung speichern (siehe nächstes Bild). Sollte die Ware nicht in ausreichender Menge geliefert worden sein, haben wir hier Möglichkeit, die tatsächlich gelieferte Menge einzutragen (Feld Menge - Umrandung). Dann bestätigen wir unsere Auswahl durch das Setzen des Hakens uns speichern (Diskettensymbol). Waren- und Rechnungseingang Erstellt am von Nils Peschke - Seite 4 von 9

5 Über die Aktionsrolle wählen wir Wareneingang buchen. Den jetzt folgenden Webseitendialog bestätigen wir durch das anklicken des Buttons Sofort. Jetzt ist der Vorgang abgeschlossen. Die Ware wurde in unserem Lager gebucht. Die Buchung erfolgt automatisch! Es werden keine Belege von Comarch ausgegeben! Im nächsten Abschnitt müssen wir uns noch mit dem Buchen der Rechnung befassen. Denn nur wenn auch die Rechnung gebucht wurde, können wir den Beschaffungsprozess abschließen. Waren- und Rechnungseingang Erstellt am von Nils Peschke - Seite 5 von 9

6 Das Buchen der Eingangsrechnung Zunächst werden wir im Benutzermenü im Framework Beschaffung die Anwendung Eingangsrechnungen auswählen. Im Feld Nummer geben wir wieder eine 100 ein und klicken dann auf NEU. Die Eingangsrechnungs-Nummer ER0572 wurde selbständig vergeben. Folgende Felder erwarten dann eine Eingabe: Feld Rechnungsersteller Fremdbelegnummer Fremdbelegdatum Leistungsdatum Beschaffungs-Auftrag Inhalt Rhein-Ruhr-Werke (oder entsprechender Lieferant) (oder entsprechende Rechnungsnummer) (oder entsprechendes Rechnungsdatum) (entspricht dem Rechnungsdatum) BA1851 (entsprechenden Beschaffungs-Auftrag mit der Wertehilfe auswählen) Auf das Diskettensymbol zum Speichern klicken. Die Zahlungsbedingungen werden dann aus den Stammdaten des Lieferanten automatisch eingefügt. Danach klicken in der Positionsleiste (unterer Bereich) auf den Button Ausführen und wählen Postion automatisch einfügen und mit Wareneingangspostion verknüpfen aus. Waren- und Rechnungseingang Erstellt am von Nils Peschke - Seite 6 von 9

7 Es öffnet sich ein Webseitendialog. Im Feld Lieferschein-Nummer geben wir unsere zuvor schon eingegebene (beim Buchen des Lieferscheins) Nummer LS (oder entsprechende Lieferschein- Nummer) ein. Dann den Button START betätigen. Jetzt erscheint unsere Wareneingangsbuchung innerhalb des Webseitendialogs in Listenform. Wir wählen unsere Artikelpositionen durch setzen des Häkchen aus und klicken auf Zuordnung speichern. Danach werden die Artikel automatisch in den Positionseditor übernommen. Waren- und Rechnungseingang Erstellt am von Nils Peschke - Seite 7 von 9

8 Sind jetzt noch zusätzliche Kosten angefallen beispielsweise Frachtkosten oder Verpackungskosten können wir diese im Positionseditor durch einen Klick auf den Neu-Button erfassen. ACHTUNG: Beim buchen von Rechnungen der Rhein-Ruhr-Werke oder der Deutschen Warenhaus AG entfallen die Frachtkosten! Wir wählen den Artikel 100 Fracht DHL und geben den Nettobetrag ein. Jetzt übernehmen wir unsere Angaben mit dem Übernehmen-Button auf das Diskettensymbol in der Standard-Symbolleiste. und speichern durch Klick Wir sehen, dass wir als Saldo immer noch den in Rot dargestellten Saldo in Höhe von -528,36 EUR stehen haben. In das Feld Bruttobetrag geben wir nun den auf der Rechnung ausgewiesenen Bruttobetrag in Höhe von 528,36 EUR ein und bestätigen mit ENTER. Wir sehen, dass sich dann der Saldo auflöst. Jetzt speichern (Diskettensymbol). Waren- und Rechnungseingang Erstellt am von Nils Peschke - Seite 8 von 9

9 Jetzt muss die Rechnung nur noch gebucht werden. Dazu gehen wir in die Standard-Symbolleiste und klicken auf den Aktionsrolle und wählen Eingangsrechnung buchen. Es öffnet sich der Webseitendialog Eingangsrechnung buchen. Wir bestätigen Sofort. Jetzt muss die Rechnung nur noch gebucht werden. Dazu gehen wir in die Standard-Symbolleiste und klicken auf den Aktionsrolle und wählen Eingangsrechnung ausgeben. Es öffnet sich der Webseitendialog Eingangsrechnung ausgeben. Wir bestätigen Anzeigen und können dann die Rechnung ausgeben. Waren- und Rechnungseingang Erstellt am von Nils Peschke - Seite 9 von 9