Maximale Anpassungsfähigkeit

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1 Organization Fabian Bechara, Gwendolin Garbe Maximale Anpassungsfähigkeit Warum Einkaufssysteme einfach und für Veränderungen ausgelegt sein sollen Äußere Faktoren und Einflüsse sowie das interne Streben nach Effizienz haben zur Folge, dass Unternehmen auch im Einkauf Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen überdenken müssen. Oft wird bei diesem Veränderungsprozess die Rolle der IT und deren Auswirkung unterschätzt. Nur mit einer flexiblen IT-Landschaft lassen sich die angestrebten Veränderungen optimal umsetzen. 54 Detecon Management Report 4 / 2010

2 Maximale Anpassungsfähigkeit D ie Situation der Einkäufer hat sich in 2010 verändert. Vorbei sind die Zeiten, als ihnen die Lieferanten mit sinkenden Preisen entgegen gekommen sind. Seit Jahren haben Firmen zum ersten Mal wieder ansteigende Preise bei ihren Lieferanten gesehen. Dies ist nicht zuletzt auf die sich erholende Wirtschaftlage zurückzuführen. Beispielsweise sind die Preise von Rohstoffen wieder stark angestiegen. Der Preis pro Tonne Stahl hat sich im Zeitraum von März 2009 bis März 2010 um 200 Euro erhöht. Diese Preissteigerung betrifft vor allem das produzierende Gewerbe in Deutschland Beispiel Automobil industrie. Ein weiterer negativer Effekt für Einkäufe außerhalb der Europäischen Union ist der schwächere Euro. Er hat sich seit November 2009 von 1,50 auf 1,31 US-Dollar im September 2010 verringert. Diese Entwicklungen führen dazu, dass Chief Procurement Officers (CPOs) ihre Geschäftsprozesse überdenken müssen, um neue Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz und Verringerung der Prozess- und Organisations kosten zu finden. Um diese Ziele zu erreichen, denken Einkaufsbereiche oft über die Themen Outsourcing und Zentralisierung oder intensivere Preisverhandlungen nach. Ein wichtiger Aspekt, der hierbei oft vergessen wird, sind die Potenziale, welche innerhalb der IT-Systeme des Einkaufs verborgen sind. Eine flexible IT- Landschaft kann einem Unternehmen signifikante Vorteile bescheren. Aber was bedeutet dies genau? State-of-the-Art Einkaufssysteme zeichnen sich durch Einfachheit aus Flexible Einkaufssysteme zeichnen sich dadurch aus, dass eine Software eingesetzt wird, die schnell an neue oder veränderte Prozesse angepasst werden kann. Um eine flexible IT-Landschaft im Einkauf zu erreichen, sollte bei der Wahl von Systemen und Lösungen vermehrt auf Standardsoftware gesetzt werden. Diese ist in der Lage, die Prozesse des Einkaufs entlang eines Best- Practice-Ansatzes abzubilden, sich aber dabei so nah an einem vorgegebenen Standard zu bewegen, dass organisatorische oder prozessuale Veränderungen leichter und kostengünstiger umgesetzt werden können. State-of-the-Art Einkaufsysteme bieten die Möglichkeit, neue Geschäftsideen zu installieren sowie die Zusammenarbeit mit den angrenzenden Einheiten Accounting, Logistik und Produktion zu verbessern und dadurch Kosten zu senken. Diese Systeme zeichnet aus, dass sie einfach zu implementieren sind und sich in die bestehende Systemlandschaft einfügen. Durch diese Eigenschaft verringern sie den Aufwand bei der Implementierung, was wiederum niedrigere Kosten zum Ergebnis hat. Auch der niedrige Aufwand bei der Pflege und Instandhaltung der Systeme ist charakteristisch. Gerade die Instandhaltungskosten und Kosten für Updates oder Releases belasten oft die Budgets der Unternehmen. Das Thema der Standardisierung spielt nicht nur bei der Kommunikation innerhalb des Unternehmens eine Rolle, sondern auch bei der Interaktion mit Lieferanten und Kunden. So sollte darauf geachtet werden, Einkaufssysteme zur Verfügung zu haben, in die Lieferanten oder Kunden reibungslos eingebunden werden können, um durch elektronischen Datenaustausch Effizienzpotenziale zu heben. Des Weiteren zeichnet sich eine flexible Systemlandschaft im Einkauf dadurch aus, dass Weiterentwicklungen und Anpassungen auf ein Notwendiges reduziert werden, so dass die Software handhabbar bleibt. Ob Eigenentwicklungen notwendig sind, sollte immer kritisch überprüft werden, da sie einen erhöhten Arbeitsaufwand mit sich bringen. Auch sollte ein Unternehmen nach einer homogenen Systemlandschaft für seinen Einkauf zu streben. Zum einen können dadurch IT-seitige Kosten verringert werden, und zum anderen die Effizienz der Mitarbeiter gesteigert werden, die in ihrer täglichen Arbeit nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen. Die nachfolgende Abbildung zeigt das Detecon Referenzmodell für Einkaufssysteme. 55 Detecon Management Report 4 / 2010

3 Organization Eine eingehende Analyse hat gezeigt, dass für den Großteil dieser Applikationsbereiche im Einkauf eine Vielzahl an Standardsoftwarelösungen und State-of-the-Art Produkten verfügbar ist. Bei der Auswahl einer Lösung sollten Einkaufsbereiche ihre spezifischen Anforderungen entsprechend ihrer Geschäftsprozesse analysieren und definieren, aber gleichzeitig in enger Zusammenarbeit mit den IT-Experten darauf achten, dass sich ein neues System in die bestehende IT-Landschaft integrieren und an zukünftige Veränderungen anpassen lässt. Der Trend geht hierbei ganz klar in Richtung Standardprodukte, um die beschriebenen Vorteile nutzen zu können. Individualisierung ist hier fehl am Platz Unflexible und ineffiziente Einkaufssysteme zeichnen sich oft durch eine zu stark integrierte und starre Systemlandschaft aus. Die einzelnen Komponenten sind in hohem Maße miteinander verzahnt und beinhalten viele individuell programmierte oder angepasste Schnittstellen. Viele Unternehmen haben über die Jahre eine Standardsoftware so stark individualisiert, dass sie weit vom Standard abgekommen sind und mittlerweile fast schon eine Eigenentwicklung betreiben. Diese Systeme sind nur durch hohen Aufwand und Kosten veränderbar und hindern den Einkauf, seine Prozesse schlanker und kostengünstiger aufzustellen. Oft sind diese Systeme auch nur durch Mehraufwand innerhalb der Organisation zu vernetzen, welches gerade bei der Wartung einen erhöhten Aufwand mit sich zieht. Einer der Hauptgründe für das Bestehen solcher Systeme ist die Historie der IT-Landschaft. Meistens sind die Einkaufssysteme historisch gewachsen. Auch organisatorische Veränderungen, zum Beispiel Mergers und Acquisitions, können dazu führen, dass eine heterogene Systemlandschaft im Einkauf besteht. Es gibt aber auch Unternehmen, die von Anfang an auf Eigenentwicklungen setzen mit der Hoffnung, ihre Geschäftsprozesse so opti- Abbildung; Darstellung des Procure to Pay (P2P)-Prozesses Strategischer Einkauf Operativer Einkauf (P2P) Einkaufsunterstützung Sourcing Lieferantenmanagement Vertragsmanagement Bestellanforderung Bestellung Wareneingang/ Zahlung Controlling & Reporting Stammdaten esourcing, Rfx und Auktions-Tools Spend Analyse & Compliance Kataloglösungen Kataloginhalte Stammdatenmanagement Lieferantenmanagement/Lösungen Elektronischer Self-Service-Lösungen Business Intelligence Services Procurement Solutions Vertragsmanagement/Lösungen SCM- Lösungen ERP Backend Systeme (Einkaufsrelevante Module) Portale, Lösungen zur elektronischen Zusammenarbeit und Anwendungsintegration (nicht speziell für den Einkauf) Quelle: Detecon 56 Detecon Management Report 4 / 2010

4 Maximale Anpassungsfähigkeit mal unterstützen zu können. Übergreifend wird oft festgestellt, dass für die Fachseite eine schnelle und reibungslose Umsetzung oder Implementierung von Prozessänderungen im Vordergrund steht. Die Systeme sollen die aktuellen Prozesse unterstützen und eventuelle Effizienzen oder Potenziale heben. Auf eine langfristige IT-Strategie, die auch langfristig Effizienzen fördert, wird hierbei oft verzichtet. Als Beispiel für dieses Szenario dient die Implementierung einer Software-Lösung für den Einkauf einer speziellen Warengruppe. Die Implementierung würde relativ schnell Erfolge für die Fachabteilung bringen und Einsparungen generieren. Allerdings ist der Implementierungsaufwand sehr aufwendig, mit hohen Kosten verbunden, und die Software muss in jedem lokalen ERP-System implementiert werden. Dies bedeutet für das Unternehmen, dass jeder weitere Rollout aufgrund der hohen Folgekosten genau überdacht werden muss. Das Unternehmen hätte besser im Vorfeld prüfen sollen, ob es nicht eine Standardsoftware gibt, die ähnliche Funktionalitäten besitzt, aber zentral implementiert werden kann. Besseres Lieferantenmanagement durch die IT Die richtigen Einkaufssysteme können den Einkauf befähigen, stärker mit den Lieferanten zu kooperieren und diese besser zu managen. Gerade das Thema Transparenz gewinnt immer mehr an Bedeutung. So ist es zum Beispiel immer wichtiger für ein Unternehmen, Klarheit darüber zu haben, wie hoch das jeweilige Volumen mit den Lieferanten ist. Denn nur wenn der Einkauf diese Kennzahlen kennt, kann er seine Lieferanten strategisch entwickeln und ausbauen. Durch das Wissen über die jeweiligen Einkaufsvolumen kann der strategische Einkauf die Entscheidung treffen, einen Lieferanten eventuell aus dem Portfolio zu streichen, da das Einkaufsvolumen zu gering ist. Auf der anderen Seite kann es von Vorteil sein, einen wichtigen Lieferanten stärker an sich zu binden, zum Beispiel durch Langzeitverträge. Ein Lieferant, der unternehmenskritische Materialien (A-Artikel) liefert, sollte intensiver betrachtet werden als ein Lieferant von C-Material, der zum Beispiel Büroartikel liefert. Basierend auf solchen Kennzahlen kann sich der Einkauf auch für eine Zwei-Lieferantenstrategie entscheiden, um sich nicht von einem Lieferanten abhängig zu machen. Ein flexibles Einkaufssystem sollte sowohl in der Lage sein, einen neuen Lieferanten ohne großen Aufwand zu integrieren, als auch wichtige Kennzahlen über das Lieferantenportfolio des Unternehmens zu liefern. Hier spielt zum Beispiel das Thema Business Intelligence eine starke Rolle. Auch Einkaufsprozesse wie Vendor Managed Inventory (VMI) können nur mit der Hilfe von Einkaufssystemen implementiert werden. Aber auch beim klassischen Einkaufsprozess können IT-Systeme den Einkauf unterstützen und zu Kosteneinsparungen führen. Dies bietet sich bei der Preisverhandlung an, in der sich ein Einkaufssystem sogar effektiver als ein Einkäufer erweisen kann. Zum Beispiel kann bei einer Auktion, die durch das System gesteuert wird, ein niedrigerer Preis verhandelt werden als durch eine einkäufergeführte Auktion. Das System kann darauf programmiert werden, bis zum allerletzten Gebot weiter nach einem niedrigeren Preis zu fragen, wohingegen ein Einkäufer vielleicht nach dem dritten oder vierten Gebot eines Lieferanten den Preis für angemessen hält und die Auktion beendet. Diese Fähigkeiten und Eigenschaften des Einkaufsystems ermöglichen es dem Einkauf, Preise zu verringern und diese nachhaltig zu reduzieren. Sicherlich können die Szenarien auch mit eigenentwickelten oder historisch gewachsenen Einkaufsapplikationen abgebildet werden. Es sei aber hervorzuheben, dass gerade flexible Systeme bei der Implementierung von neuen Geschäftsprozessen, zum Beispiel VMI, Kosteneinsparungen gegenüber Eigenentwicklungen erzielen können, da die Integration und Vernetzung mit den Lieferanten über eine Standardschnittstelle verläuft. Es können multiple Lieferanten ohne Mehraufwand angebunden werden, da die Schnittstelle dem Standard folgt und nicht für jeden Lieferanten neu definiert werden muss. Flexibel auf organisatorische Veränderungen reagieren: Zentralisierung, Outsourcing und M&As Neben einem verbesserten Lieferantenmanagement können auch organisatorische Veränderungen durch das richtige Einkaufssystem gefördert und positiv unterstützt werden. Um Kosten zu senken, überlegen Unternehmen oft, den Einkauf zu zentralisieren und eventuell die Anzahl der Mitarbeiter zu reduzieren. Dieses Vorhaben ist gerade in den letzten Jahren häufiger in der Industrie zu beobachten. Häufig werden Standorte zentralisiert und der operative Einkauf von dem strategischen Einkauf getrennt. Dadurch ist es den Unternehmen möglich, die Mitarbeiterzahl zu reduzieren und Kosten zu senken. Allerdings sind solche Vorhaben nur dann möglich, wenn Einkaufssysteme vorhanden sind, die die Flexibilität besitzen, auf diese Art der Veränderung zu reagieren. Ziel ist, dass An- 57 Detecon Management Report 4 / 2010

5 Organization wender an allen Standorten mit denselben Systemen arbeiten und dadurch auf gemeinsame Stammdaten innerhalb der Organisation ohne großen Aufwand und Kosten zugreifen können. Auch sollten die Einkaufssysteme in der Lage sein, einen Merger und den damit verbundenen Zusammenschluss zweier Einkaufsorganisationen zu unterstützen. Die Systeme müssen so flexibel und offen sein, die neue Organisation schnell und kosteneffizient zu integrieren. Dies beinhaltet eine Abbildung der beiden Prozesse und die Begleitung zu einem einheitlichen Einkaufsprozess sowie die Integration des Einkaufs innerhalb der neuen Organisation. Gerade nach einem Merger kann es dazu kommen, dass zwei Bereiche nebeneinander existieren und erhalten werden müssen, da die IT-Systeme die neuen Prozessen nicht abbilden können. Ein weiterer Trend, mit dem sich Unternehmen beschäftigen, ist die Überlegung, den operativen Einkauf aus der Organisation auszugliedern und in einem Outsourcing Deal an einen externen Dienstleister zu vergeben. Bei diesem Vorgehen werden gerade manuelle Tätigkeiten ausgelagert, da man sich Kosteneinsparungen bei den Mitarbeitern erhofft. Der Dienstleister wird durch einen langjährigen Vertrag an das Unternehmen gebunden und durch Service Level Agreements angehalten, einen gewissen Standard zu erfüllen. Bei einem Outsourcing kann unterschieden werden zwischen der Auslagerung der Tätigkeiten oder der Übernahme der Mitarbeiter. Prominente Unternehmen in Deutschland beinhalten zum Beispiel die Deutsche Bank oder Hochtief. Gerade beim Outsourcing ist es von Bedeutung, dass die Systemlandschaft flexibel genug ist, diese Prozessänderungen zu unterstützen. Im Idealfall sind die Schnittstellen zu dem neuen Dienstleister so gestaltet, dass der interne Anforderer oder Lieferant nicht bemerkt, dass die Bestellung von einem externen Dienstleister bearbeitet wird. Ein klassisches Beispiel für eine organisatorische Veränderung und deren Auswirkung auf die Systemlandschaft ist die Zusammenlegung von mehreren Abteilungen mit dem Ziel, einen zentralen Bereich zu gründen. Oftmals finden sich hier histo- 58 Detecon Management Report 4 / 2010

6 Maximale Anpassungsfähigkeit Projektbeispiel Ausgangssituation: Der Kunde befand sich in einer heterogen gewachsen Einkaufssystemlandschaft, die stark an die Prozesse der strategischen Einkäufer angepasst war. Es gab mehrere Systeme, die die jeweiligen Einkaufsprozesse unterstützten. Allerdings waren diese Systeme vornehmlich Eigenentwicklungen. Herausforderung: Durch den steigenden Preisdruck ist der strategische Einkauf, wie viele andere Bereiche auch, aufgefordert worden, effizienter und kostengünstiger zu arbeiten. Um dies zu erreichen, sollte ein neues Einkaufssystem, eine elektronische Arbeitsumgebung (Suite) implementiert werden. Dies stellte sich als sehr aufwendig heraus, da die unterschiedlichen Tools der Einkäufer sehr stark auf die historisch entstandenen und bestehenden Prozesse angepasst wurden. Zudem waren die vorhandenen Systeme teilweise stark mit den vor- und nachgelagerten Systemen integriert, welches die Einführung einer Sourcing Suite erschwert. Die Vorteile einer solchen Suite lagen darin, eine Arbeitsumgebung für alle zu schaffen, um in einem global agierenden Unternehmen auch globale Transparenz über Einkaufsprojekte und Verträge zu erhalten. risch gewachsene Systeme wieder, die bei der Zusammenlegung IT-seitig einen erhöhten Aufwand mit sich bringen. Wenn zum Beispiel diese Systeme stark auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst wurden, teilweise auch ohne eine Überprüfung durch die Berechnung eines Business Cases, kann die Zusammenlegung länger und kostenintensiver werden als ursprünglich geplant. Dieses Dilemma hätte im Vorfeld reduziert werden können, hätten beide Abteilungen ihre Prozesse und Systeme näher am Standard ausgerichtet. Lösung: Um den Kunden zu befähigen, seine Aktivitäten in einem Standardprozess durchführen zu können, wurden die Einkaufsprozesse standardisiert und eine Standardsoftware (Sourcing Suite) implementiert. Obwohl dieser Ansatz anfänglich mit höherem Aufwand verbunden war, hat er letztendlich dazu geführt, dass das Unternehmen nun für die Zukunft gerüstet ist und flexibler auf interne und externe Einflüsse reagieren kann. Abschließend ist zu sagen, dass der Einkauf durch eine vorausschauende IT-Strategie dazu befähigt werden kann, sich effizienter und kostengünstiger aufzustellen. Allerdings ist es hierbei notwendig, die Prozesse und Systeme flexibel und offen für Veränderung zu gestalten. Fabian Bechara ist als Senior Consultant in der Gruppe Supply Management tätig. Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen Prozessoptimierungen, Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen innerhalb der Supply Chain. Gwendolin Garbe ist als Consultant in der Group Supply Management tätig. Zuvor studierte sie Informationsmanagement in Koblenz und Kopenhagen. Ihre Kernkompetenzen liegen in der Entwicklung und Umsetzung von Prozessund Applikationsstrategien, unter anderem im operativen und strategischen Einkauf. 59 Detecon Management Report 4 / 2010