Handbuch & FAQ für Payment Card Industry Data Security Standard (PCI)

Transkript

1 Handbuch & FAQ für Payment Card Industry Data Security Standard (PCI) Der Schutz der Daten unserer gemeinsamen Kunden ist uns besonders wichtig. Aus diesem Grund haben wir ein neues Sicherheitstool im Hotel-Serviceportal (HSP) eingeführt. Die HRS GROUP hat sich entschlossen, eine PCI (Payment Card Industry Data Security Standard) Zertifizierung durchführen zu lassen, um die Kreditkartendaten unserer Gäste auch zukünftig bestmöglich zu schützen. Dies bedeutet, dass die bei der Buchung eingegebenen Kreditkartendaten bereits bei der Eingabe verschlüsselt werden und erst in der Buchungsübersicht entschlüsselt werden, wenn Sie als Hotelier die Daten abrufen. Die HRS GROUP wird die Kreditkartendaten nie besitzen und kann diese nie einsehen. Gleichzeitig sind diese Daten nach Erhalt der Buchung sofort bis zwei Monate nach Abreise abrufbar. Um Ihnen eine Entlastung in Missbrauchsfällen zu ermöglichen, müssen wir nachvollziehen können, welcher BENUTZER zu welchem Zeitpunkt auf die Daten zugegriffen hat. Daher ist es notwendig, dass Sie für jeden Mitarbeiter, dem Sie Zugriff auf Kreditkartendaten gewähren möchten, einen BENUTZER für den Sicherheitsbereich in der Buchungsübersicht anlegen. In Zukunft können dann nur noch die von Ihnen benannten und damit verifizierten Mitarbeiter die jeweiligen Kreditkartendaten einsehen. Bitte legen Sie jetzt einen ADMIN und danach weitere BENUTZER für Ihre Kollegen an, damit Sie nach der Umstellung am 19. Dezember 2016 auf die verschlüsselte Version sofort Zugriff auf die Daten haben und wir Ihnen gegebenenfalls bereits jetzt bei der Erstellung der BENUTZER helfen können. Grundsätzlich wird dabei zwischen zwei verschiedenen Nutzer-Rollen unterschieden - ADMIN und BENUTZER. Diese verfügen über unterschiedliche Rechte, eine genaue Beschreibung finden Sie in diesem Handbuch.

2 FAQ 1. So starten Sie 2. Ich möchte einen ADMIN einrichten 3. Ich möchte mich im Sicherheitsbereich einloggen 4. Ich habe Probleme beim Einloggen 5. Ich habe mein Passwort/ meine Sicherheitsantwort vergessen 6. Ich möchte einen BENUTZER anlegen 7. Ich möchte meinen BENUTZER bearbeiten 8. Ich möchte einen (fremden) BENUTZER bearbeiten 9. Ich habe mehrere Hotels und möchte auf alle Kreditkartendaten zugreifen (CHAIN-USER) 10. Welche Rechte & Pflichten ergeben sich durch die PCI Zertifizierung für mich?

3 1. So starten Sie Option 1: Der ADMIN ist bereits eingerichtet Admin Für die Einrichtung haben Sie alles erledigt. Sie können zu dem Punkt Ich möchte einen BENUTZER anlegen springen Option 2: Die Direktor - adresse ist korrekt und der ADMIN ist noch NICHT eingerichtet Admin - Folgen Sie Hotel-Serviceportal (hotelservice.hrs.com) > Buchungsübersicht > Sicherheitskonto - Klicken Sie auf jetzt senden - Folgen Sie dann der Anleitung, die wir an die Direktor - adresse senden Option 3: Die Direktor - adresse ist NICHT korrekt und der ADMIN ist noch NICHT eingerichtet Admin - Folgen Sie Hotel-Serviceportal (hotelservice.hrs.com) > Mein Hotel > Hotel-Datenpflege - Prüfen Sie unter dem Punkt Direktor/ -in die dort hinterlegte adresse - Sollte diese nicht korrekt sein, wenden Sie sich bitte an unseren Support hotelserviceportal.hrs.com > Kontakt Aus Sicherheitsgründen kann die Direktor - adresse nur auf diesem Weg geändert werden. 2. Ich möchte einen ADMIN einrichten 1. In der an Sie gesendeten finden Sie einen Link - mit Klick auf diesen werden Sie auf unsere Seite weitergeleitet, auf der sie sich einen ADMIN anlegen können. Sollte der Link abgelaufen sein, können Sie sich eine neue zusenden lassen. Folgen Sie HotelServiceportal (hotelservice.hrs.com) > Buchungsübersicht > Sicherheitskonto. Bestätigen Sie die Einstellungen und fahren Sie fort. Im nächsten Schritt erhalten Sie eine neue , mit der Sie einen ADMIN einrichten können. Tipp: Wenn Sie selbst nicht für die Einrichtung von BENUTZERn verantwortlich sind, tragen Sie bitte die Kontaktdaten der verantwortlichen Person in das Formular ein (Name, Vorname und adresse) und fahren Sie fort. Alle weiteren s werden dann an diese Person gesendet.

4 2. In einer weiteren haben wir Ihnen einen zweiten Link zugesendet. Klicken Sie auf diesen, auf der folgenden Seite können Sie dann Ihr Passwort und eine Sicherheitsfrage sowie -antwort festlegen. Tipp: Bitte öffnen Sie den Link zeitnah, da dieser aus Sicherheitsgründen nach 24 Stunden inaktiviert wird. Sollte dieser abgelaufen sein, folgen Sie einfach den oben beschriebenen Schritten erneut. Beim Vergeben des Passworts beachten Sie bitte folgende Regeln: - Das Passwort muss aus mindestens einem Groß- und einem Kleinbuchstaben sowie einem Sonderzeichen und einer Zahl bestehen - Das Passwort muss alle 90 Tagen gewechselt werden und kann innerhalb von drei Monaten nicht erneut verwendet werden - Das Passwort muss sich von den letzten drei gewählten Passwörtern unterscheiden Bitte merken Sie sich die Antwort auf Ihre Sicherheitsfrage, um Ihr Passwort später ggf. wiederherstellen zu können. 3. Der ADMIN wurde angelegt. Sie können nun weitere Accounts anlegen. Tipp: Die Zugangsdaten für das Hotel-Serviceportal bleiben unverändert. Alle neu angelegten BENUTZER sind nur für das Sicherheitskonto nutzbar sowie für die Abfrage der Kreditkarten-Daten in der Buchungsübersicht. 3. Ich möchte mich im Sicherheitsbereich einloggen Nachdem Sie den ADMIN angelegt haben, können Sie sich unter Hotel-Serviceportal (hotelservice.hrs.com) > Buchungsübersicht > Sicherheitskonto einloggen. Die Bearbeitung der Kontaktdaten der Direktor - adresse ist nun ebenfalls wieder möglich. 4. Ich habe Probleme beim Einloggen - Ihr Account wird nach sechsmaliger Falscheingabe der Zugangsdaten für 30 Minuten gesperrt. Diese Sperre kann von Ihrem jeweiligen ADMIN aufgehoben werden. - Passwörter müssen alle 90 Tage geändert werden. Wenn Sie das Passwort nicht rechtzeitig ändern, müssen Sie bei Anmeldung ein neues Passwort eingeben, um fortfahren zu können. - BENUTZER, die sich 90 Tage lang nicht angemeldet haben werden automatisch vom System gesperrt. BENUTZER können von einem ADMIN reaktiviert werden. - Wenden Sie sich bitte an unser Service-Team (hotelserviceportal.hrs.com > Kontakt), um ADMINs freizuschalten.

5 5. Ich habe mein Passwort/ meine Sicherheitsantwort vergessen - Folgen Sie Hotel-Serviceportal (hotelservice.hrs.com) > Buchungsübersicht > Sicherheitskonto und klicke Sie auf Passwort vergessen - In allen anderen Fällen, wenden Sie sich bitte an unser Service-Team (hotelserviceportal.hrs.com > Kontakt) 6. Ich möchte einen BENUTZER anlegen Loggen Sie sich unter Hotel-Serviceportal (hotelservice.hrs.com) > Buchungsübersicht > Sicherheitskonto ein. Sie müssen über eine ADMIN-Berechtigung verfügen, um neue BENUTZER anlegen zu können. 1. Klicken Sie auf Neuen BENUTZER anlegen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die entsprechenden Informationen eingeben können. Tipp: - Die Daten können nachträglich nicht geändert werden. - Jeder Mitarbeiter muss einen eigenen persönlichen BENUTZER haben. Sammelzugänge sind nicht erlaubt. - adressen dürfen nur einmalig vergeben werden. Wenn eine Adresse bereits verwendet worden ist, kann diese nicht erneut verwendet werden. 2. Der neue BENUTZER erhält eine , die einen Link enthält. Klicken Sie auf diesen, auf der folgenden Seite können Sie dann Ihr Passwort und eine Sicherheitsfrage sowie -antwort festlegen. Tipp: Bitte öffnen Sie den Link zeitnah, da dieser aus Sicherheitsgründen nach 24 Stunden inaktiviert wird. Sollte dieser abgelaufen sein, folgen Sie einfach den oben beschriebenen Schritten erneut. Beim Vergeben des Passworts beachten Sie bitte folgende Regeln: - Das Passwort muss aus mindestens einem Groß- und einem Kleinbuchstaben sowie einem Sonderzeichen und einer Zahl bestehen - Das Passwort muss alle 90 Tagen gewechselt werden und kann innerhalb von drei Monaten nicht erneut verwendet werden - Das Passwort muss sich von den letzten drei gewählten Passwörtern unterscheiden Bitte merken Sie sich die Antwort auf Ihre Sicherheitsfrage, um Ihr Passwort später ggf. wiederherstellen zu können. 3. Der BENUTZER wurde angelegt. Tipp: Die Zugangsdaten für das Hotel-Serviceportal bleiben unverändert. Alle neu angelegten BENUTZER sind nur für das Sicherheitskonto nutzbar sowie für die Abfrage der Kreditkarten-Daten in der Buchungsübersicht. Es können unbegrenzt viele ADMINs und BENUTZER angelegt werden.

6 7. Ich möchte meinen BENUTZER bearbeiten Jeder BENUTZER kann sein eigenes Profil im Sicherheitskonto bearbeiten. Loggen Sie sich unter HotelServiceportal (hotelservice.hrs.com) > Buchungsübersicht > Sicherheitskonto ein. Im rechten oberen Viertel können Sie über die Links Ihre Daten bearbeiten. Einige Daten sind gesperrt und können nachträglich nicht bearbeitet werden. Bitte löschen Sie den BENUTZER und legen Sie einen neuen BENUTZER an, wenn Sie z.b. den Namen ändern möchten. 8. Ich möchte einen (fremden) BENUTZER bearbeiten Loggen Sie sich unter Hotel-Serviceportal (hotelservice.hrs.com) > Buchungsübersicht > Sicherheitskonto ein. Nur ADMINs können (fremde) BENUTZER bearbeiten. In der Übersicht finden Sie grundlegenden Informationen zu jedem einzelnen BENUTZER. - ADMINs sind als solche über das grüne ADMIN-Symbol gekennzeichnet. Außerdem finden Sie das Datum der letzten Anmeldung. - Ungenutzte BENUTZER können Sie so leicht identifizieren und löschen. - Ferner finden Sie hier Informationen zum Status des BENUTZERs. Der BENUTZER kann neu, aktiv, gelöscht oder gesperrt sein. Als ADMIN können Sie BENUTZER bearbeiten, indem Sie in der Dropdown-Auswahl Benutzer bearbeiten auswählen. In dem sich öffnenden Dialog können Sie alle Daten, Rechte und Rollen verändern. - Sie können einem BENUTZER nachträglich zum ADMIN erklären oder entfernen. - Weiterhin können Sie BENUTZER und ADMINs manuell sperren (auch temporär). - Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, können Sie den BENUTZER komplett löschen, um sicherzustellen, dass dieser keinen Zugriff mehr hat. In der Übersicht können Sie BENUTZER, deren Link zur Einrichtung des BENUTZERs abgelaufen ist, reaktivieren. Klicken Sie auf Reaktivieren, um die mit dem Link erneut zu versenden. Weiterhin können Sie einen BENUTZER komplett zurücksetzen. Der BENUTZER kann dann sein Passwort und seine Sicherheitsfrage und -antwort erneut vergeben.

7 9. Ich habe mehrere Hotels und möchte auf alle Kreditkartendaten zugreifen (CHAIN-USER) Sollten Sie mehrere Hotels besitzen/ betreuen und müssen dadurch die Kreditkartendaten unterschiedlicher Hotels abfragen (z.b. als Dienstleister, zentral administriertes Hotel, etc.), kann Ihnen der HRS Support einen CHAIN USER einrichten. Auf Anfrage richtet der HRS Support Ihren CHAIN USER ein, nachdem Sie den CHAIN USER registriert haben, kann der jeweilige ADMIN eines Hotels über CHAIN USER anlegen diesen hinzufügen. Tragen Sie dazu die adresse des CHAIN USERs in das Feld ein und bestätigen Sie. Der CHAIN USER erscheint im Anschluss in der Benutzerübersicht des Hotels und kann dort bearbeitet werden. Der CHAIN USER muss für jedes Hotel von einem jeweiligen ADMIN freigeschaltet werden. 10. Welche Rechte & Pflichten ergeben sich durch die PCI Zertifizierung für mich? Die PCI Zertifizierung stellt sicher, dass die Kreditkatendaten bestmöglich gegen Missbrauch und Diebstahl gesichert sind. Durch die Verschlüsselung stellt die HRS GROUP sicher, dass diese Daten nicht von den HRS eigenen Servern gestohlen werden können. Ferner stellen Sie sicher, dass nur zugriffsberechtige Personen auf die Kreditkartendaten zugreifen können. Sie als Hotelpartner können für sich selbst, für Ihre Angestellten sowie externe Dienstleister eigene BENUTZER mit entsprechenden Rechten erstellen und diese jederzeit anpassen. Im Missbrauchsfall können wir somit nachvollziehen, welcher BENUTZER welche Kreditkarten betrachtet hat und auf Grundlage dieser Informationen entsprechende Maßnahmen einleiten und somit zur Aufklärung des Falles beitragen. Deshalb ist es wichtig, dass sichergestellt wird, dass jeder BENUTZER über einen eigenen Zugriff verfügt.