K O N T I E R U N G Stand

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1 K O N T I E R U N G Stand

2 KONTIERUNGS-HANDBUCH 2 In diesem Handbuch möchten wir Ihnen die wichtigsten Geschäftsfälle und deren Kntierung vrstellen. Bei einer Buchhaltung werden die Geschäftsfälle auf verschiedenen Buchhaltungsknten erfasst. Diese Buchhaltungsknten lassen sich in 10 Kntenklassen zusammenfassen und auf den nachflgenden Seiten werden Sie die häufigsten Geschäftsfälle aus diesen 10 Kntenklassen kennen lernen. Im abschließenden Kapitel Snderfälle wird auf besndere Buchungsfälle wie Einkauf u. Verkauf EU bzw Drittland, Geschäftsreisen, Geschäftsessen, Anzahlungen, Gutschriften, Sknt... näher eingegangen. Diese Infrmatinen sind kstenls und stellen keine rechtsverbindliche Auskunft da. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. TIPP: Vielleicht möchten Sie dieses Kntierungshandbuch hier einmal durchlesen und mit einem Leuchtstift all jene Geschäftsfälle unterstreichen, die bei Ihrem Unternehmen auftreten. Dies hilft Ihnen beim zukünftigen Nachschlagen schneller das richtige Knt zu finden. Nachdem Sie Ihre Buchhaltung schn einige Zeit gemacht haben, wird es für die Kntierung reichen, wenn Sie sich eine Liste der Sachknten ausdrucken und mit Leuchtstift die vn Ihnen benötigten Sachknten unterstreichen. Der Ausdruck der Sachkntenliste ist im allgemeinen Handbuch im Kapitel 20 SACHKONTENLISTE beschrieben. Es ist wichtig, dass Sie wissen, wie Ihre Buchhaltung eingerichtet ist: b als dppelte Buchhaltung der als einfache Einnahmen-Ausgabenrechnung und b Ihre Kassa eine echte Kassa der eine einfache Bargeldverrechnung ist Klicken Sie dazu im Buchhaltungsprgramm auf die Menü EXTRA auf VERSIONSINFO: Mehr dazu können Sie im allgemeinen Handbuch im Kapitel 7 ORGANISATION DER BELEGE nachlesen. Als Grundprinzip gilt bezüglich der nachflgenden 10 Kntenklassen Flgendes: nur Buchungen in den Kntenklassen 4 bis 8 sind auch wirklich erflgswirksam (daher: führen zu einem steuerlichen Gewinn der Verlust). Buchungen in den Kntenklassen 0, 1, 2, 3 und 9 wirken sich NICHT auf Ihr zu versteuerndes Ergebnis aus. 2

3 KONTIERUNGS-HANDBUCH 3 (Dabei ist anzumerken, dass Buchungen in der Klasse 0 - das ist Ihr Anlagevermögen (siehe nächste Seite) - über die jährliche Abschreibung indirekt dch erflgswirksam sind und einen Aufwand darstellen.) 3

4 KONTIERUNGS-HANDBUCH 4 INHALTSVERZEICHNIS: KLASSE 0 - ANLAGENVERMÖGEN... 5 KLASSE 1 - VORRÄTE... 7 KLASSE 2 - SONSTIGES UMLAUFVERMÖGEN... 8 KLASSE 3 - VERBINDLICHKEITEN... 9 KLASSE 4 - BETRIEBLICHE ERTRÄGE KLASSE 5 - MATERIALAUFWAND + BEZOGENE LEISTUNGEN KLASSE 6 - PERSONALAUFWAND KLASSE 7 - SONSTIGE BETRIEBLICHE AUFWENDUNGEN KLASSE 8 - FINANZERTRÄGE UND FINANZAUFWENDUNGEN KLASSE 9 - KAPITALKONTEN / PRIVATKONTEN SONDERFÄLLE GUTSCHRIFTEN / STORNORECHNUNGEN SKONTO FORTBILDUNGEN, KURSE WERTPAPIERE FAHRTKOSTEN DES UNTERNEHMERS EINKAUF WAREN AUS EU EINKAUF LEISTUNGEN / WERKLIEFERUNGEN AUS EU EINKAUF WAREN AUS DRITTLAND ( = NICHT-EU-LAND) EINKAUF LEISTUNGEN AUS DRITTLAND ( = NICHT-EU-LAND) VERKAUF VON WAREN AN KUNDEN AUS EU-LÄNDERN VERKAUF VON LEISTUNGEN AN EU-KUNDEN VERKAUF VON LEISTUNGEN AN DRITTLAND-KUNDEN VERKAUF VON WAREN INS DRITTLAND ( = NICHT-EU-LAND) SPEZIALFALL HAFTUNG GEM. 27 ABS. 4 USTG REIHENGESCHÄFTE BAULEISTUNGEN ESSENSRECHNUNGEN ANZAHLUNGEN KREDITKARTENZAHLUNGEN VON KUNDEN DIFFERENZBESTEUERUNG KONTENÜBERSICHT

5 KONTIERUNGS-HANDBUCH 5 Klasse 0 - ANLAGENVERMÖGEN Anlagevermögen sind Vermögensgegenstände, die dazu bestimmt sind, längerfristig (mindestens 1 Jahr) dem Unternehmen zu dienen. Hinweis: die führende Null, als Kennzeichen dass es sich um Knten der Klasse Null handelt, wird in der Regel weggelassen. Das Knt 0120 EDV-Prgramme z.b. heißt nur 120.) Eine eigene Untergruppe des Anlagevermögens stellen dabei die geringwertigen Wirtschaftsgüter dar: diese Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungswert unter 480 brutt * (=400 nett) ist, sind im Jahr der Anschaffung steuerlich vll abzugsfähig. Daher werden sie auf ein eigenes Knt 7070 Geringwertige Wirtschaftsgüter gebucht. Bsp: Tischrechner, Telefn, Handkassa, 120 EDV-Prgramme Sftware und Prgrammlizenzen (sweit sie über 480 brutt ksten) 300 Betriebs- und Geschäftsgebäude Für bauliche Investitinen in Ihrem eigenen Gebäude - (sweit > 480 brutt) 350 Investitin in fremdes Betriebsgebäude Wenn Sie bauliche Investitinen in einem angemieteten Gebäude vrnehmen: Renvierungen, Sanitäranlagen, Elektrinstallatin, Fußböden, Mauer, Fenster, Türen (sweit > 480 brutt) 600 Betriebs- und Geschäftsausstattung Heizungsanlagen, elektrische Geräte, Einrichtung des Bürs und Verkaufraums... (> 480 brutt) 620 Bürmaschinen, EDV-Anlagen PC, Schreibmaschine, Kpiergerät, Telefnanlage... (> 480 brutt) 630 PKW Auf das Knt 630 wird nur die Anschaffung eines betrieblichen PKW's gebucht, nicht jedch laufende Reparaturen, das Tanken und ähnliches - diese gehen auf eigene Knten in der Klasse 7. Wenn es sich um einen Vrsteuer abzugsberechtigen PKW handelt - einen sgenannten Fiskal- LKW - können Sie beim Kauf, aber auch bei Reparaturen, dem Tanken etc. die Vrsteuer vm Finanzamt zurückerhalten. Bei allen anderen PKW's ist weder beim Kauf nch bei den laufenden Aufwendungen ein Vrsteuerabzug möglich. Ein PKW, der auch privat genutzt wird, muss übrigens nicht immer zwingend in die Buchhaltung bzw. in das Anlagenvermögen (Betriebsvermögen) aufgenmmen werden, wie im Nachflgenden ausgeführt wird. Gerade bei älteren PKW's lässt man den PKW gerne außerhalb des Anlagenvermögens und verrechnet nur das Kilmetergeld, weil damit steuerlich mehr Aufwand abgesetzt werden kann. 5

6 KONTIERUNGS-HANDBUCH 6 Wenn Sie den PKW swhl betrieblich als auch privat nutzen ist zu unterscheiden: Betriebliche Nutzung über 50 % Nutzen Sie Ihren PKW mehr als 50 % zu betrieblichen Zwecken MUSS der PKW dem Betriebsvermögen zugerechnet werden. Laufende Reparaturen, Tanken, Autbahnvignette werden direkt als Betriebsausgabe in die Buchhaltung aufgenmmen; der Kauf des PKWs selbst wird über die Nutzungsdauer in Frm der Afa abgeschrieben und s steuerlich gewinnmindernd angesetzt. Über die betrieblich gefahrenen Strecken sind Aufzeichnungen zu führen - meist in Frm eines Fahrtenbuches. Die Differenz zu den tatsächlich gefahrenen Kilmetern sind dementsprechend die privat genutzten Kilmeter und diese werden einmal jährlich als Privatanteil aus der Buchhaltung aufwandmindernd ausgeschieden. Berechtigt Ihr PKW zum Vrsteuerabzug (Fiskal-LKW) muss dieser Privatanteil der Umsatzsteuer unterwrfen werden. Ein Fahrtenbuch ist auch in der Buchhaltungsvrlage enthalten - s. Allg. Handbuch Kapitel 27 Betriebliche Nutzung weniger der gleich 50 % In diesem Fall haben Sie das Wahlrecht - entweder können Sie wie im ersten Fall (der über 50 % betrieblichen Nutzung) die tatsächlichen Ksten (Kauf, Reparaturen, Tanken ) in der Buchhaltung zu erfassen und am Jahresende den Privatanteil auszuscheiden, - der Sie setzen das amtliche Kilmetergeld für die betrieblich gefahrenen Kilmeter an (bis max Kilmeter im Jahr). Egal für welche Variante Sie sich entscheiden - Sie müssen stets über die betrieblich gefahrenen Kilmeter Aufzeichnungen führen. WICHTIG: mit dem Kilmetergeld sind sämtliche Aufwendungen abgeglten, auch Garagierung, Parkgebühren und Mauten. Lediglich Unfallksten, die auf betrieblichen Fahrten verursacht wurden, sind zusätzlich absetzbar. 640 LKW Anschaffungsksten eines LKW's 700 Anlageneinkauf aus EU (IGE) Wenn Sie ein Anlagegut aus der EU beziehen und dafür keine Umsatzsteuer des Verkäufers verrechnet bekmmen haben, weil Sie Unternehmer sind und daher ein innergemeinschaftlicher Erwerb vrliegt, fällt in Österreich die Erwerbsteuer an, die Sie - falls vrsteuerabzugsberechtigt - sfrt wieder zurückerhalten. Die Erwerbsteuer ist für Sie daher nur ein Nullsummenspiel hne tatsächlichen Geldfluss. Da die Erwerbsteuer und die Vrsteuer vn diesem Erwerb jedch über die Umsatzsteuervranmeldung beim Finanzamt gemeldet werden muss, verwenden Sie für diese Anlagenkäufe bitte das Knt

7 KONTIERUNGS-HANDBUCH 7 Klasse 1 - VORRÄTE Die Kntenklasse 1 wird während des Jahres üblicherweise nicht bebucht, sndern im Bedarfsfall erst am Jahresende im Zuge des Jahresabschlusses. Verwendet wird diese Kntenklasse bei den Einnahmen-Ausgabenrechnern hnedies nie, sndern nur bei einer dppelten Buchhaltung, bei der es Waren- der Rhstffvrräte gibt und w am Jahresende eine Inventur gemacht werden muss. 7

8 KONTIERUNGS-HANDBUCH 8 Klasse 2 - SONSTIGES UMLAUFVERMÖGEN Das Umlaufvermögen sind alle übrigen Vermögensgegenstände, die nicht zum Anlagevermögen zählen und die dementsprechend nicht bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen Kundensammelknt wird nur für die dppelte Buchhaltung gebraucht (s. Handbuch EIN-AUSGANGSRECHNUNGEN) Vrsteuer Dieses Knt wird s gut wie nie direkt bebucht. Ausnahme: wenn bei einem Schadensfall eine Versicherung Umsatzsteuer weiterverrechnet, buchen Sie den Betrag direkt auf 2500 hne einen Steuersatz einzugeben. Die Hinweismeldung bei der UVA in diesem Mnat, dass das Knt 2500 (in aller Regel) nicht direkt bebucht wird, können Sie negieren Einfuhrumsatzsteuer Bei Lieferungen aus Drittländern (Nicht-EU-Länder) fällt die Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) an, die auf der Abrechnung der Speditin der des Zllamtes als eigene Psitin ausgewiesen ist und die auf das Knt 2501 Einfuhrumsatzsteuer gebucht wird. Wenn Sie jedch umsatzsteuerbefreit sind (Kleinunternehmer, Arzt ), buchen Sie die Einfuhrumsatzsteuer nicht auf ein eigenes Knt, sndern gemeinsam mit dem übrigen Einkauf direkt auf das Knt der gelieferten Ware Gesellschafter- Verrechnungsknt Für die Verrechnung vn Auslagen vm bzw für den Gesellschafter (GMBH, AG, KG ) 2580 Kautinen Beträge für vn Ihnen ausgelegte Kautinen sllten, da sie nur zur Sicherstellung dienen, richtigerweise keine Umsatzsteuer enthalten Schwebende Gelder (Barverkehr mit Geldinstituten) Wenn Sie Geld aus Ihrer (echten) Kassa entnehmen und auf das Bankknt einlegen, s wird dieser Geldfluss über das Knt 2885 geführt. Dies wird insgesamt zweimal gebucht in der Kassa als Kassausgang auf das Knt 2885 in der Bank als Bankeingang vm Knt 2885 Gleiches gilt auch, wenn Sie Geld vm Bankknt beheben und in die (echte) Kassa einlegen. Bei einer reinen Bargeldverrechnung sind diese Buchungen nicht ntwendig, sndern nur bei einer echten Kassa (siehe auch das Knt 9000). Ebenfalls werden Überweisungen zwischen Ihren Bankknten über das Knt 2885 geführt, wenn Sie die betreffenden Bankknten auch beide buchen. Wenn Sie z.b. einen Kredit zurückzahlen und das Kreditknt ebenfalls in der Buchhaltung buchen, s wird die einzelne Kreditrate ebenfalls in beiden Banken auf 2885 gebucht. Wenn Sie ein Kreditknt in der Buchhaltung NICHT erfassen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung und wir besprechen die exakte Verbuchung. Abschöpfen vn Kreditksten und Kreditzinsen In den meisten Fällen schöpft die Bank die Kreditksten und Kreditzinsen eines Kredites direkt vn Ihrem Hauptbankknt ab. Wenn Sie das eigentliche Kreditknt auch buchen, s werden drt die Kreditksten und die Kreditzinsen in den Aufwand auf die Knten der Klasse 8 gebucht. Die Abschöpfung der Kreditksten und Kreditzinsen führen Sie in beiden Banken über das Knt Wenn Sie das Kreditknt nicht buchen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. 8

9 KONTIERUNGS-HANDBUCH 9 Klasse 3 - VERBINDLICHKEITEN 3301 Lieferantensammelknt Dieses Knt wird nur für die dppelte Buchhaltung gebraucht (siehe Handbuch EIN- AUSGANGSRECHNUNGEN) Finanzamt Alle Zahlungen an das Finanzamt für Ihre Firma (daher Umsatzsteuer, Einkmmensteuer, Körperschaftssteuer) sind auf das Knt 3600 Finanzamt zu buchen. Wenn das Finanzamt ein Guthaben zurück überweist, wird dieses ebenfalls auf dieses Knt gebucht. Wenn Sie Mitarbeiter haben, gibt es bei der Verbuchung der Gehälter und der Lhnnebenksten zwei Buchungsvarianten. Welche Sie wählen, klären Sie bitte im Bedarfsfall mit Ihrem Steuerberater ab: 1.) Bei nur wenigen Mitarbeitern und einer einfachen Einnahmen-Ausgabenrechnung ist die erste Variante völlig ausreichend und einfacher. Dabei werden die Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter und die Zahlungen an die Krankenkasse, an die Gemeinde (Kmmunalsteuer, U-Bahnsteuer) und an das Finanzamt (Lhnsteuer, DB und DZ) direkt in der Klasse 6 gebucht (siehe Kapitel "Klasse 6" hier in dieser Anleitung.) Eine eventuell anfallende Kammerumlage wird direkt auf das Knt 7750 Berufsgruppenbeitrag (Grund-/Kammerumlage) gebucht. 2.) Eventuell empfiehlt Ihr Steuerberater bei einer kmplexen Lhnverrechnung zu Kntrllzwecken die Lhnaufwendungen über Verrechnungsknten zu führen. In diesem Fall werden die lhnrelevanten Zahlungen ans Finanzamt (daher die Lhnsteuer, DB, DZ und eine eventuelle lhnbedingte Kammerumlage) hier auf das Knt 3600, die Zahlungen an die GKK auf das Knt 3700 und die Zahlungen an die Gemeinde (Kmmunalsteuer und die U- Bahnsteuer) auf das Knt 3750 gebucht. Die Nett-Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter werden auf das Knt 3800 gebucht Gebietskrankenkasse-Verrechnungsknt Bei der eben besprchenen Buchungsvariante 2 werden die Zahlungen an die GKK auf das Knt 3700 gebucht. (Die gewerbliche Szialversicherung des Unternehmers geht auf das Knt 7270.) 3750 Gemeindeabgaben-Verrechnungsknt Bei der eben besprchenen Buchungsvariante 2 werden die Zahlungen an die Gemeinde / an das Magistrat auf das Knt 3750 gebucht Schulden an Dienstnehmer Bei der eben besprchenen Buchungsvariante 2 werden die Zahlungen an beschäftigte Dienstnehmer auf das Knt 3800 gebucht. 9

10 KONTIERUNGS-HANDBUCH 10 Klasse 4 - BETRIEBLICHE ERTRÄGE 4000 Erlöse 0% In Österreich erzielte Erlöse, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen der die unecht steuerbefreit sind (Ärzte, Kleinunternehmer, etc) Erlöse 10% Erlöse, die der 10 %-igen Umsatzsteuer unterliegen 4020 Erlöse 20% Erlöse, die der 20 %-igen Umsatzsteuer unterliegen 4100 Erlöse innergemeinschaftliche Lieferung - EU Hierbei handelt es sich um steuerfreie Erlöse durch Lieferungen an Unternehmer in einem anderen EU-Land. WICHTIG: die Kanzlei benötigt für die ZM (zusammenfassende Meldung) die UID-Nr des EU- Unternehmers, die ebens auch auf der Ausgangsrechnung enthalten sein muss! Bei einer Einnahmen-Ausgabenrechnung nimmt man diese am besten in den Buchungstext hinein Exprterlöse Drittland Erlöse für Exprte vn Lieferungen und Leistungen ins Drittland (=Ausland, Nicht-EU-Land) Erlöse grenzüberschreitende Dienstleistungen EU Ab 2010 führen die allermeisten Dienstleistungen, die Sie für einen anderen EU-Unternehmer erbringen, zum sgenannten Übergang der Steuerschuld (auch reverse charge genannt). Die für diese Leistung anfallende Umsatzsteuerschuld geht daher auf den Empfänger Ihrer Leistung über (siehe Kapitel Snderfälle hier - auch hier fällt die ZM-Pflicht an.) 4250 Erlöse grenzüberschreitende Dienstleistungen Drittland Dies sind Dienstleistungen die in Drittländer erbracht werden Nicht steuerbare Auslands-Umsätze Dies sind Umsätze, die Sie nicht im Inland erbringen sndern direkt im Ausland (EU der Drittland) und sie unterliegen nicht der Umsatzsteuer Skntaufwand-Knten Für das Verbuchen vn Sknt lesen bitte in diesem Handbuch das abschließende Kapitel SONDERFÄLLE Snstige Erträge nicht steuerbar Bsp sind etwa Förderungen (AWS ) - die jeweils OHNE Umsatzsteuer zu verbuchen sind Versicherungsvergütung Für vn einer Versicherung erhaltene Vergütungen Erlöse Eigenverbrauch 0-20 % Die Entnahme eines Gegenstandes aus dem Unternehmen für private Zwecke (Handelsware, Anlagevermögen) stellt einen Eigenverbrauch dar und ist auch zu verbuchen. Bei Gegenständen, die zum 20%-igen Vrsteuerabzug berechtigten, ist der Eigenverbrauch ebens mit 20 % Umsatzsteuer zu versteuern. 10

11 KONTIERUNGS-HANDBUCH 11 Klasse 5 - MATERIALAUFWAND + BEZOGENE LEISTUNGEN In der Kntenklasse 5 wird jeder Aufwand gebucht, der direkt im Zusammenhang mit der betrieblichen Leistung steht. WICHTIG: Prinzipiell können Sie Einkäufe vn Waren, Material und Rhstffen auf dasselbe Knt buchen, egal b der Einkauf aus Österreich stammt der aus einem Drittland (=Ausland, NICHT- EU-Land): den Einkauf aus Österreich buchen Sie mit Umsatzsteuer, bei einem Einkauf aus einem Drittland buchen Sie bitte OHNE einen Steuersatz einzugeben. Alternativ können Sie aber auch den Einkauf auf die nachflgend besprchenen drei Knten 5000, 5010 und 5020 auftrennen. Einkäufe (Waren / Gegenstände) aus einem EU-Land, müssen diese auf eigene, sgenannte "IGE"-Knten gebucht werden, da es sich dabei um einen innergemeinschaftlichen Erwerb (IGE) handelt. Für Details bitte im Kapitel SONDERFÄLLE EINKAUF EU nachlesen Einkauf 0% Dieses Knt werden Sie vrwiegen für Warenimprte aus Drittländern verwenden, der für Wareneinkäufe, die umsatzsteuerfrei sind : z.b. Briefmarken Einkauf 10%, 20% Einkauf vn Waren, Material und Rhstffen in Österreich mit 10 %- der 20 %-iger USt Einkauf IGE EU 10% Einkauf vn Waren, Material und Rhstffen aus einem anderen EU-Land (=innergemeinschaftlicher Erwerb), der in Österreich mit 10 % zu versteuern ist Einkauf IGE EU 20% Einkauf vn Waren, Material und Rhstffen aus einem anderen EU-Land (=innergemeinschaftlicher Erwerb), der in Österreich mit 20 % zu versteuern ist Einkauf Umschließungen - Verpackung Einkauf vn Flaschenleergut, Fässern, Kartns, Plastiksäcken etc Berufskleidung Abzugsfähig ist Berufskleidung nur dann, wenn es sich um typische Berufs- der Arbeitsschutzkleidung handelt. Darunter fallen u.a.: Arbeitsschutzkleidung: Schutzhelm, Asbestanzug, Fleischerschürze, spezielle Kleidung für Bedienstete der Müllabfuhr, des Straßendienstes, etc typische Berufskleidung: Unifrm, Arbeitsmantel, Leinenhse und weißer Mantel eines Arztes, Kchmütze, Talar eines Geistlichen bzw. Richters der Staatsanwaltes 5800 Fremdleistungen Zugekaufte Fremdleistungen Dritter im direkten Zusammenhang mit der betrieblichen Leistung Fremdleistungen EU Reverse Charge 20% Erbringt ein EU-Unternehmer (Nicht-Österreicher) eine Dienstleistung für Sie - egal b Rechtsanwalt, Steuerberater, Werbung, Webdesign, Webhsting s kmmt es zum Übergang der Steuerschuld an Sie - Details im Kapiel SONDERFÄLLE Fremdleistungen Drittland Reverse Charge 20% Auch bei gekauften Dienstleistungen aus Drittländern (Nicht-EU-Ländern) kann es zu einem Übergang der Steuerschuld kmmen. Verwenden Sie dazu dieses Knt Skntertrag-Knten Für das Verbuchen vn Sknt lesen bitte in diesem Handbuch das Kapitel SONDERFÄLLE. 11

12 KONTIERUNGS-HANDBUCH 12 Klasse 6 - PERSONALAUFWAND Wie schn im Kapitel Klasse 3 besprchen, gibt es zwei Arten wie Aufwendungen für Ihr Persnal - als beschäftige Arbeiter und Angestellte - verbucht werden. Wenn Sie sich für die einfache, daher direkte Aufwand-Verbuchung entscheiden, verwenden Sie bitte nachflgende 4 Knten: 6200 Gehälter und Löhne Hierhin buchen Sie die an den Mitarbeiter ausbezahlten Nettlöhne Gemeinde (Kmmunalsteuer, U-Bahnsteuer) Auf dieses Knt kmmen die lhnrelevanten Zahlungen an die Gemeinde bzw. an das Magistrat: daher die Kmmunalsteuer und in Wien die Wiener Dienstgeberabgabe (auch U-Bahnsteuer genannt) Krankenkassen Die SV-Beiträge der Dienstnehmer und des Dienstgebers kmmen auf dieses Knt Finanzamt (Lhnsteuer, DB, DZ) Hierhin buchen Sie die Lhnsteuer, den Dienstgeberbeitrag DB und den Dienstgeberzuschlag DZ. Wenn bei Ihnen persnalbedingt auch eine Kammerumlage an das Finanzamt zu zahlen ist, buchen Sie diese bitte auf das eigene Knt 7750 Kammerumlage. - Unabhängig vn Ihrer Wahl der Verbuchung des Gehaltsaufwandes benötigen Sie bisweilen auch nch flgende Knten: 6700 Snstiger Freiwilliger Szialaufwand Die kstenlse zur Verfügung Stellung vn Getränken für Mitarbeiter - lhnsteuerfrei sind Weihnachtsgeschenke bis 182, snstige freiwillige Zuwendungen (für Geburt, Hchzeit etc) bis 365 im Jahr 6720 Betriebsaptheke 6750 Frtbildung vn Dienstnehmern Ksten für die Mitarbeiterfrtbildung 12

13 KONTIERUNGS-HANDBUCH 13 Klasse 7 - SONSTIGE BETRIEBLICHE AUFWENDUNGEN Alle übrigen betrieblichen Aufwendungen, die nicht direkt der betrieblichen Leistungserstellung (Klasse 5) dienen, werden in die Kntenklasse 7 gebucht: 7000 Afa - Abschreibung Am Jahresende werden hier die Abschreibungen des Anlagenvermögens gebucht - wenn Sie einen Steuerberater haben, wird dieser das für Sie erledigen Geringwertige Wirtschaftsgüter Diese schn im Kapitel "0 Anlagevermögen" beschrieben geringwertigen Anlagegüter können wegen ihres geringen Betrages vn weniger als nett 400 (brutt 480) direkt in den Aufwand gebucht werden und müssen nicht wie die übrigen Anlagengüter über mehrere Jahre abgeschrieben werden Grundsteuer Die Vermögenssteuer für den bebauten und unbebauten Grundbesitz 7200 Instandhaltung Allgemein Hierher kmmen bitte alle Reparaturen, Wartung und Service vn Geräten und der Einrichtung, aber auch Sicherungen, Glühbirnen, Batterien, Schlüsselersatz 7210 Instandhaltung Gebäude Buchen Sie hier den Erhaltungsaufwand vn Gebäuden wie z.b: Fassade neu streichen, Zimmer neu ausmalen, Fenster neu streichen... - Der Erhaltungsaufwand umfasst alle Aufwendungen, die dazu dienen, die Nutzbarkeit eines Gebäudes zu erhalten und die nicht zu einer Wesensänderung des Gebäudes führen (in diesem Fall läge aktivierungspflichtiger Herstellungsaufwand vr; BSP: ein Wert erhöhender Anbau und Umbau wie z.b. ein Dachbdenausbau) Instandhaltung PKW und LKW Reparaturen, Service, Reinigung vn KFZ, Autreifen, Autbahnvignette. Siehe auch die Knten 630 und 640 im Kapitel "0 Anlagevermögen". Bei nrmalen PKWs kann keine Vrsteuer geltend gemacht werden! 7250 Sachversicherungen Versicherung für die Betriebsstätte, Betriebshaftpflichtversicherungen, Betriebsunterbrechungsversicherung, aber auch eine betrieblich veranlasste Rechtsschutzversicherung können Sie hierher buchen Versicherung Fuhrpark KFZ-Versicherung 7270 Szialversicherung des Unternehmers Die gesetzliche Szialversicherung der Selbständigen / Gewerbetreibenden / Freiberuflichen und Bauern 7310 Treibstffe PKW hne Vrsteuerabzug - außer bei vrsteuerabzugebrechtigtem PKW (="'Fiskal-LKW") bzw bei Fahrzeugen vn Fahrschulen, Taxi- und Btendienst-Unternehmen: hier die Vrsteuer buchen Treibstffe LKW für LKW - Vrsteuerabzug ist immer erlaubt 13

14 KONTIERUNGS-HANDBUCH Km-Gelder Unternehmer wenn der private PKW für betriebliche Zwecke verwendet wird und Aufzeichnungen über die betrieblich gefahrenen Kilmeter existieren (in der Regel ein Fahrtenbuch), können pr Kilmeter das Kilmetergeld angesetzt werden. Damit sind jedch alle Aufwendungen (Tanken / Parkscheine / Maut / Autbahnvignette / Reparaturen) abgeglten und es dürfen keine weiteren PKW- Aufwendungen gebucht werden. (Mehr dazu hier im Kapitel "0 Anlagevermögen" beim Knt 630 PKW und im allgemeinen Handbuch Kapitel 26 Reiseksten.) 7320 Fahrtksten Unternehmer Fahrscheine, Zugfahrkarten, Taxi, Mietwagen (bei Mietwagen kein VSt-Abzug möglich) 7330 / 7335 Reiseaufwand vn Mitarbeitern und Unternehmern Hierhin können Sie alle mit Reisen verbundenen Ausgaben buchen: Flüge, Htelrechnungen, Eintritte, etc 7340 / 7345 Diäten Tagsätze vn Mitarbeitern und Unternehmern Hierhin können Sie alle mit Reisen verbundenen Diäten buchen: das sind vr allem Tagsätze und Nächtigungsgelder Kngresse Kurse Tagungen 7360 Prti - Briefmarken Pstgebühren für Briefmarken, Paketversand und Teleprt (Prt per Telefnleitung) 7370 Telefn. Telefngebühren, Handywertkarten 7380 Internetgebühren - Hmepage Internetprvider-, Hmepage - und Dmaingebühren, nicht jedch hhe Herstellksten einer Webseitenerstellung, die aktiviert werden müssen! 7385 Rundfunk und Fernsehen GIS-Gebühren 7390 Energiebezüge Strm, Gas, Heizöl, Druckluft etc 7395 Wasser / Kanal 7405 Pacht 7400 Miete / Raummiete nach Möglichkeit sllen Mietrechnungen aufgeteilt werden in den reinen Mietanteil auf dieses Knt 7400 Raummiete und den Betriebskstenanteil auf das Knt 7410 Betriebsksten 7410 Betriebsksten s. Knt 7400 Miete 7420 Leihmiete Miete für geliehene Geräte - (Mietwagen s. Knt 7320 Fahrtksten Unternehmer) 7420 Leasing Kfz kein Vrsteuerabzug außer bei Fiskal-LKW und KFZ für Fahrschulen, Taxi- und Btendiensten 7440 Garagenmiete / Parkplatz kein Vrsteuerabzug außer bei Fiskal-LKW und KFZ für Fahrschulen, Taxi- und Btendiensten 14

15 KONTIERUNGS-HANDBUCH Snstige Gebühren Gebühren für KFZ-Anmeldung, Gebrauchsabgabe, Turismusabgabe, Gerichtsgebühren (Firmenbuch...), Veranstaltungsgebühren, Taxifunkgebühren, der die AKM: die staatlich genehmigte Gesellschaft der Autren, Kmpnisten und Musikverleger - kurz AKM - erhebt Beiträge für die öffentliche Aufführung, Sendung und Wiedergabe vn geschützter Musik, z.b. vn Gastrnmen, Kaufhäusern, Friseuren, Butiquen, Arztpraxen etc die ihre Kunden mit Musik unterhalten Snstiger betrieblicher Aufwand Für alle übrigen Aufwendungen, für die Sie kein geeignetes Knt finden, können Sie dieses allgemeine Knt verwenden: Trinkgelder, Strafzettel (strenggenmmen nur Strafzettel vn Dienstnehmern) 7520 Reinigungsmaterial Putzmittel, WC-Papier etc Bürmaterial und Drucksrten Alles Verbrauchsmaterial aus dem Bürbereich: Druckerpapier, Schreibutensilien, Visitenkarten, Farbbänder, Druckerpatrnen, Etiketten, Ftkpien, etc Fachliteratur Fachbücher, Fachzeitschriften 7650 Werbeaufwand - Geschenke - Inserate Werbematerial, etc 7670 Bewirtung zur Hälfte abzugsfähig Geschäftsessen können autmatisch auf die beiden Knten aufgeteilt werden (siehe im allgemeinen Handbuch Kapitel 16 Bewirtung). In Österreich sind bei Geschäftsessen nur 50 % des Aufwandes steuerlich absetzbar, der vm Prgramm autmatisch auf dieses Knt 7670 hier gebucht wird - die restlichen 50% wandern auf das Knt 9070 Bewirtung nicht abzugsfähig Steuerberatung, Jahresabschluss 7720 Rechtsberatung Ksten für Rechtsanwalt, Ntar 7740 Berufsgruppenbeiträge (Grund-/Kammerumlage) Kammerumlage+Grundumlage-Beitrag der Wirtschaftskammer, Beitrag der Ärztekammer etc Freiwillige Beiträge z.b. ÖAMTC / ARBÖ 7800 Schadensfälle div. Schadensfälle und Schadenersatz 7850 Säumniszuschläge, Mahngebühr Spesen für Zahlungsverzug 7900 Buchwert abgegangene Anlagen Wenn Anlagengüter aus Ihrem Unternehmen ausscheiden, wird der restliche Buchwert des Anlagegutes, der nch im Anlageverzeichnis im Jahr des Ausscheidens als Aufwand ausgebucht. Dies wird in der Regel Ihr Steuerberater für Sie am Jahresende erledigen. 15

16 KONTIERUNGS-HANDBUCH 16 Klasse 8 - FINANZERTRÄGE UND FINANZAUFWENDUNGEN Da die meisten Finanzerträge endbesteuert sind (daher vn der Bank bereits der KESt unterwrfen wurden) müssen diese gar nicht mehr ertragswirksam in der Buchhaltung gebucht werden. Meist wird man diese zusammen mit der KESt gleich nur in der Klasse 9 buchen (siehe drt) Zinsenaufwand * Sllzinsen scheinen am Kntauszug der Bank am Ende eines Quartals auf 8300 Geldksten, Bankgebühren u. Wechselspesen * Verwenden Sie dieses Knt für Zahlscheingebühren, Spesen für Münzrllentausch, Kntführungsksten, Gebühren für Kntkarte. Kreditkarte, Bankspesen wie Bereitstellgebühr, Manipulatinsgebühr, Buchungspsten-Gebühr, Buchungsentgelt, Abschlussentgelt, Gebühr für vn Bank verrechnetes Pstprt, E-banking Gebühr, Kreditksten * Alle Ksten im Zusammenhang mit einem Kredit: Prvisinen, Bearbeitungsgebühren, Kreditzinsen - jedch nicht die eigentlichen Kreditraten! Lesen Sie bezüglich der Verbuchung vn Kreditraten bitte beim Knt 2885 nach. * Abrechnung der Bank am Jahresende Bisweilen scheint am Jahresende die Abrechnung der Bank über das letzte Quartal des auslaufenden Jahres erst am ersten Auszug des flgenden Jahres auf. S sind dann etwa am Auszug des 1. Jänners die Sllzinsen, die Habenzinsen, die KESt und die Gebühren der Bank für die Mnate Oktber bis Dezember enthalten. Buchen Sie diese wenn möglich nicht am 1.Jänner im neuen Jahr, sndern nch am des laufenden Jahres. Am betreffenden Bankauszug werden Sie sehen, dass diese Auszugspsitinen hnedies mit Wert auf Ihrem Bankknt wirksam gewrden sind. 16

17 KONTIERUNGS-HANDBUCH 17 Klasse 9 - KAPITALKONTEN / PRIVATKONTEN 9000 Privat Sie benötigen dieses Knt bei Buchungen in einer echten Kassa (siehe allgemeines Handbuch) Wenn Sie bei einer echten Kassa Bargeld für private Zwecke aus der Kassa entnehmen der in die Kassa privates Geld einlegen Buchungen in der Bank: wenn Sie vm Bankknt Bargeld für private Zwecke abheben der privates Geld einzahlen wenn Sie vm Bankknt eine Überweisung für private Zwecke veranlassen wenn Sie im Falle einer Bargeldverrechnung Geld (zb vn den Tageseinnahmen) auf das Bankknt einzahlen 9100 Snderausgaben Wenn Sie möchten, können Sie bereits während des Jahres laufend hier Ihre Snderausgaben erfassen: Kirchenbeitrag, freiwillige Weiterversicherungen etc - es reicht aber auch die betreffenden Belege für den Jahresabschluss aufzuheben und die Beträge gar nicht zu buchen. Die Verbuchung würde nur freiwillig als Erinnerungsfunktin angewendet Zinsenertrag * Habenzinsen (Zinsertrag) scheinen überlicherweise am Ende eines Quartals auf dem Bankkntauszug auf und wurden bereits vn der Bank der KESt unterwrfen und sind damit "endbesteuert" und müssen nicht mehr erflgswirksam gebucht werden. Buchen Sie sie daher hier auf das erflgsneutrale Knt Kapitalertragssteuer - KESt * Die Kapitalertragssteuer ist die vierteljährliche Besteuerung der Habenzinsen Durchläufer Wenn ein Kunde irrtümlich dppelt bezahlt, ist nur die erste Zahlung erflgswirksam und wird auf ein Erlösknt der Klasse 4 gebucht. Die zweite Zahlung des Kunden kann auf das Knt 9950 gebucht werden. Bei der Rückzahlung an den Kunden, wird erneut dieses Knt 9950 verwendet. Hat man jedch auch die zweite Zahlung auf ein Erlösknt gebucht, s ist auch die Rückzahlung erneut gegen dieses Erlösknt zu buchen. Falls bei der Zahlung Umsatzsteuer verbucht wurde, s ist diese bei der Rückzahlung ebenfalls zu buchen. Wenn Sie für einen Kunden eine auf ihn ausgestellte Rechnung auslegen (z.b. weil Sie eine Übernachtung für Ihn reservieren und bezahlen), s können Sie diese Zahlung auf dieses Knt 9950 Durchläufer buchen. Wenn Sie anschließend vn Ihrem Kunden das Geld für diese Rechnung erhalten, buchen Sie diese Zahlung erneut auf 9950 Durchläufer. In beiden Fällen ist keine Umsatzsteuer einzugeben, auch wenn auf der Rechnung eine Umsatzsteuer enthalten ist 17

18 KONTIERUNGS-HANDBUCH 18 SONDERFÄLLE Es wird bei den nachflgenden Snderfällen häufig zwischen einer dppelten Buchhaltung und der Einnahmen-Ausgabenrechnung unterschieden. Um zu erfahren, wie Ihre Buchhaltung eingerichtet ist, wählen Sie im Menü EXTRA den Punkt VERSIONSINFO. GUTSCHRIFTEN / STORNORECHNUNGEN a.) bei einer dppelten Buchhaltung Darauf wird im 3. Handbuch "EIN-AUSGANGSRECHNUNGEN" in den einzelnen Kapiteln genauer eingegangen. b.) bei einer Einnahmen-Ausgabenrechnung ist zu unterscheiden, b die Gutschrift direkt zu einer Zahlung führen wird der b Sie sie bei einer nachflgenden Rechnung berücksichtigen. Kmmt es zu einer Zahlung buchen Sie die Gutschrift in der Kassa der Bank Bei Eingangsgutschriften vn Lieferanten buchen Sie die Zahlung auf das Knt der ursprünglichen Rechnung. Im Gegensatz zur ursprünglichen Rechnung buchen Sie den Betrag jedch als Eingang und nicht als Ausgang Bsp: Einkauf eines kleinen Tischrechners um 200 inkl 20 % USt zur Prbe. Der Einkauf wurde krrekt gebucht als Kassausgang auf das Knt 7070 Geringwertige Wirtschaftsgüter mit 20 % USt. Zwei Wchen später wird der Rechner zurückgebracht und Sie erhalten das Geld bar retur. Die Rückgabe wird als Kassaeingang gebucht und zwar erneut auf das Knt 7070 Geringwertige Wirtschaftsgüter und wieder mit 20 % USt. Bei Ausgangsgutschriften an Kunden verwenden Sie ebenfalls das Erlösknt wie die ursprüngliche Rechnung und verwenden auch wieder denselben Steuersatz wie bei der ursprünglichen Rechnung Kmmt es zu keiner direkten Zahlung, da die Gutschrift bei einer nachflgenden Rechnung berücksichtigt, sprich abgezgen wird, können Sie die Gutschrift zu dieser nachflgenden Rechnung heften - bei Eingangsgutschriften hne Vergabe einer eigenen Belegnummer - und Sie verbuchen die Gutschrift direkt gemeinsam mit der nachflgenden Rechnung. Bitte vermerken Sie handschriftlich* auf der nachflgenden Rechnung, dass der Gutschriftbetrag abgezgen wurde und schreiben Sie auch im Buchungstext zusätzlich " minus Gutschrift Nr ". Als Betrag buchen Sie den um die Gutschrift verminderten ein. * Im Falle einer Ausgangsrechnung an einen Kunden vn Ihnen, können Sie natürlich auch maschinell in der Ausgangsrechnung den Hinweis einfügen, dass eine Gutschrift abgezgen wird. 18

19 KONTIERUNGS-HANDBUCH 19 SKONTO Sknt ist der Preisnachlass für eine rasche Zahlung - meist innerhalb vn 8, 10 der 14 Tagen. Bei einer einfachen Einnahmen-Ausgabenrechnung buchen Sie einfach gleich den um den Skntbetrag verminderten Betrag und brauchen sich um den Sknt weiters keine Gedanken machen. Wenn Sie eine dppelte Buchhaltung führen, wie sie für eine GMBH, AG der bei einem Jahresumsatz vn (Lebensmittelhandel ) vrgeschrieben ist, werden die Eingangsrechnungen und die Ausgangsrechnungen als eigener Belegkreis geführt. Die Rechnung wird zuerst in vller Höhe eingebucht - bei der Verbuchung der Zahlung kmmt jedch ein niedriger Betrag zur Anwendung, weil man ja den Skntbetrag abgezgen hat. Unsere Sftware bietet eine autmatische Skntverbuchung und wir möchten Sie auf das Kapitel 5 AUSGANGS-RECHNUNGEN im 3. Handbuch "EINGANGS- AUSGANGSRECHNUNGEN" hinweisen. Bei Belegen hingegen, die direkt in der Kassa der Bank verbucht werden, wird auch bei einer dppelten Buchhaltung gleich der um den Sknt verminderte Betrag eingebucht und braucht nicht mehr weiter berücksichtigt werden. Ob Sie eine einfache Einnahmen-Ausgabenrechnung führen der eine dppelte Buchhaltung, erfahren Sie im Menü EXTRA mit dem Unterpunkt VERSIONSINFO. FORTBILDUNGEN, KURSE Es wird unterschieden in Frtbildungen für MitarbeiterInnen, die auf das Knt 6720/- Frtbildungsksten Dienstnehmer gebucht werden und Frtbildungen für den Dienstnehmer, die man auf das Knt 7350/- Kngresse Kurse Tagungen gibt eine ev. Vrsteuer ist zu berücksichtigen WERTPAPIERE Bei der Verbuchung vn Wertpapieren werden meist die flgenden Knten benötigt, die bei der erstmaligen Verwendung eingerichtet werden müssen 921 Wertpapiere für Abfertigungen 925 Wertpapiere für Pensinsvrsrge 19

20 KONTIERUNGS-HANDBUCH 20 FAHRTKOSTEN DES UNTERNEHMERS Die mit den nachweislich betrieblich veranlassten Fahrten verbundenen Ksten, stellen immer Betriebsausgaben dar. Für den Unternehmer zählen dazu auch die Fahrten vn der Whnung zur Betriebstätte. Ksten für Fahrscheine, Taxi, Bahnfahrkarten werden in der Buchhaltung auf dem Knt 7320 Fahrtksten Unternehmer erfasst. Fährt der Unternehmer mit seinem Privat-PKW, kann er dafür Kilmetergeld verrechnen. Damit sind alle Aufwendungen (Tanken / Parkscheine / Maut / Autbahnvignette / Reparaturen...) abgeglten und es dürfen keine weiteren PKW-Aufwendungen gebucht werden. Vraussetzung für das Kilmetergeld ist, dass über die betrieblich gefahrenen Kilmeter Aufzeichnungen geführt werden, in der Regel meist ein Fahrtenbuch der Reisekstenabrechnungen. Mehr dazu erfahren Sie im Handbuch im Kapitel 26 Reiseksten. FAHRTKOSTEN VON MITARBEITERN Fahrtksten vn Mitarbeitern für Dienstreisen sind im allgem. Handbuch Kapitel 26 REISEKOSTEN detailliert besprchen. 20

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