Nutzerleitfaden für den Wissensverbund Innenverwaltung

Transkript

1 BILDUNG21 Wissensmanagement Nutzerleitfaden für den Wissensverbund Innenverwaltung Version 0.2 Oliver Altmann September 2008 Führungsakademie Baden-Württemberg Hans-Thoma-Str Karlsruhe Telefon: (07 11) oliver.altmann@um.bwl.de

2 Inhaltsverzeichnis Am Wissensportal anmelden... 3 Aufbau... 4 Menüpunkte erstellen... 6 Menüpunkt Ordner mit Inhalt erstellen... 9 Menüpunkt bearbeiten/löschen Dokument erstellen Dokument bearbeiten/löschen Dokument verlinken Dokument kommentieren Dokument verschieben Funktionen der Zwischenablage Community/Nutzer verwalten Nutzer freischalten Passwort zurücksetzen Seite 2/22

3 Am Wissensportal anmelden Der Wissensverbund Innenverwaltung ist über folgende URLs zu erreichen: Intranet: Internet: 1.Damit Sie sich anmelden können, muss zuerst die Werkzeugleiste aktiviert werden. 2. Geben Sie bitte hier Ihre Zugangsdaten ein und klicken anschließend auf das blaue Dreieck, um sich anzumelden. 3. Wenn Sie noch keine Zugangsdaten haben, müssen Sie sich registrieren. Klicken Sie hier, und es erscheint eine Registrierungsmaske. Seite 3/22

4 Registrieren Für eine erfolgreiche Registrierung ist es wichtig, dass Sie alle Pflichtfelder ausfüllen (die mit * gekennzeichneten Felder), sich am Ende der Seite einer Community zuordnen und die Registrierung absenden. Sie werden dann von dem jeweiligen Community-Verantwortlichen freigeschaltet und über die Freischaltung elektronisch informiert. Seite 4/22

5 Aufbau Die Seite unterscheidet ein Navigationsfeld für die Communities (links), ein Inhaltfeld (Mitte) und eine ausklappbare Werkzeugleiste (rechts). Über die Suche können Sie nach Dokumenten suchen. Sofern Sie berechtigt sind, können Sie die aktuell aufgerufene Seite bzw. das Dokument über die Werkzeugleiste bearbeiten. Nachdem Sie sich angemeldet haben erhalten Sie Zugriff auf Ihre Community. Die Communities, zu denen Sie nicht zugelassen sind, können Sie nicht sehen. In diesem Bereich werden die Inhalte angezeigt. Seite 5/22

6 Menüpunkte erstellen Schritt 1: Bezug herstellen Das System unterscheidet fünf Rechterollen: Lesen, Mitwirken, Schreiben, Verwalten, Administrieren. Wenn sie Verwalten dürfen, können Sie für Ihre Community weitere Untermenüpunkte erstellen. Klicken Sie dazu auf Ihre Community, der Sie ein Untermenü hinzufügen möchten. Aktivieren Sie die Werkzeugleiste. In der Werkzeugliste kann mit dem Befehl Neuer Menüpunkt ein neuer Menüpunkt erstellt werden. 1. Offnen Sie die Community, der Sie einen weiteren Menüpunkt unterordnen wollen. 2. In der Werkzeugleiste auf Neuer Menüpunkt klicken. Seite 6/22

7 Schritt 2: Menütyp auswählen Wenn der Menüpunkt ausschließlich der Strukturierung dient, muss hier der Typ Inhaltsbereich ausgewählt werden. Soll der neue Menüpunkt hingegen auch Dokumente enthalten, so muss der Typ Ordner mit Inhalt angeklickt werden. Mehr darüber finden Sie auf Seite 9. Hinweis: Der Typ kann nachträglich nicht mehr geändert werden! Nach Auswahl des Typs auf Aktualisieren klicken. Seite 7/22

8 Schritt 3: Neue Seite bezeichnen Hinweis: Die Geschwindigkeit des Seitenaufbaus ist abhängig von der Computer-Leistung. Hier können Sie nun den Titel eingeben, den der Menüpunkt erhalten soll. Hier können Sie eine Überschrift eingeben, die im Inhaltsbereich angezeigt wird. Geben Sie keine Überschrift ein, wird der Titel angezeigt. Tags sind Schlüsselwörter, die die Suche nach diesem Dokument erleichtert. Hier können Sie eine Beschreibung für den Menüpunkt eingeben. Sie können in die Beschreibung auch ein Bild einfügen. Klicken Sie hierzu auf Durchsuchen und wählen ein Bild auf Ihrem Computer aus. Anschließend klicken Sie bitte auf Aktualisieren. Nun erscheint das Bild auf der linken Seite. Sie können das Bild mit Drag&Drop in die Beschreibung einfügen. Speichern Sie den neuen Menüpunkt ab. Seite 8/22

9 Menüpunkt Ordner mit Inhalt erstellen Wenn Sie einen neuen Menüpunkt erstellen, der auch Dokumente beinhalten soll, müssen Sie bei der Neuanlage eines Menüpunktes den Typ Ordner mit Inhalt auswählen. Sonst verläuft die Anlage analog zur Neuanlage eins Menüpunktes. Wählen Sie hier bitte Ordner mit Inhalt aus. Seite 9/22

10 Menüpunkt bearbeiten/löschen Sie können die vorhandenen Menüpunkte bearbeiten, indem Sie in der Werkzeugliste Menüpunkt bearbeiten auswählen. Die Bearbeitung verläuft analog der Neuanlage eines Menüpunktes. Sie können damit Titel oder Beschreibung ändern. Achten Sie darauf, dass Sie sich im dem Menüpunkt befinden, den Sie auch bearbeiten möchten. Neben der Bearbeitung können Menüpunkte auch gelöscht werden.. Beachten Sie, dass der entsprechende Menüpunkt aufgerufen ist. Seite 10/22

11 Dokument erstellen Um ein neues Dokument zu erstellen, müssen Sie einen Menüpunkt aufrufen, in dem das Dokument abgelegt werden soll. Dieser Menüpunkt muss vom Typ Ordner mit Inhalt sein. Die nachfolgenden Schritte beschreiben, wie Sie bei der Anlage eines Dokuments vorgehen müssen. In diesem Menüpunkt wird das neue Dokument erstellt. Über diesen Befehl wird ein neues Dokument erstellt. Es erscheint dann eine Maske, mit der Sie das Dokument betiteln, beschreiben und mit weiteren Dokumenten versehen können (vgl. Folgeseite). Seite 11/22

12 Hinweis: Die Geschwindigkeit des Seitenaufbaus ist abhängig von der Computer-Leistung. Titel des Dokuments Schlüsselwörter für das Dokument. Inhalt des Dokuments Es können wie bei den Menüpunkten Bilder hochgeladen und per Drag&Drop in die Beschreibung eingefügt werden. Dem Dokument können auch Dateien angehängt werden (Word, PDF, ) Wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen eine Datei aus und klicken anschließend auf Aktualisieren. Klicken Sie als letztes auf Speichern. Seite 12/22

13 Dokument bearbeiten/löschen Bereits bestehende Dokumente können bearbeitet und wieder gelöscht werden. Die Bearbeitung eines Dokuments verläuft analog der Erstellung. Achten Sie auch hier darauf, dass das Dokument aufgerufen ist, das Sie bearbeiten möchten. Beachten Sie, dass das Dokument aufgerufen ist. Seite 13/22

14 Dokument verlinken Wenn Sie in einem Dokument auf ein anderes verweisen möchten, können Sie das mit Hilfe von Links umsetzen. 2. Klicken Sie auf Link einfügen/bearbeiten 3. Klicken Sie auf Interner Link, wenn Sie auf interne Dokumente verlinken möchten oder tragen Sie die URL eines externen Dokuments in die Zeile ein. 1. Markieren Sie das Wort, auf das die Verlinkung gesetzt werden soll. 4. Bei Ziel können Sie festlegen, ob der Link im gleichen Browserfenster oder in einem neuen geöffnet wird. Optionen: _self = im aktuellen Fenster öffnen _blank = in einem neuen Fenster öffen 5. Als letztes auf Einfügen klicken, um die Verlinkung abzuschließen. Seite 14/22

15 Dokument kommentieren Nutzer haben die Möglichkeit, Dokumente zu kommentieren. Rufen Sie dazu das entsprechende Dokument auf und wählen Sie in der Werkzeugliste Kommentar erstellen aus. Die Kommentare werden unterhalb des eigentlichen Dokuments angezeigt. Geben Sie hier dem Titel Ihres Kommentars ein. Geben Sie hier Ihren eigentlichen Kommentar ein. Es können auch hier Bilder eingebunden werden. Nach dem Speichern erscheint der Kommentar unterhalb des Dokuments. Seite 15/22

16 Dokument verschieben Sollte ein Dokument an einen anderen Menüpunkt verschoben werden, können Sie das mit der Funktion Zwischenablage realisieren. Dazu müssen Sie das Dokument öffnen, das Sie verschieben möchten. Sie geben es in die Zwischenablage und weisen es von dort neu zu. 1. Beachten Sie, dass das zu verschiebende Dokument geöffnet ist. 2. Klicken Sie auf in die Zwischenablage. Seite 16/22

17 Nach dem Sie das Dokument in die Zwischenablage gelegt haben müssen Sie das Menü aufrufen, in welches das Dokument verschoben werden soll. Lösen Sie erst dann die Verschiebung aus. 1. Beachten Das Menü Sie, öffnen dass das zu verschiebende 2. Klicken Sie auf dieses Symbol, um das Dokument an diese Stelle zu verschieben. Seite 17/22

18 Funktionen der Zwischenablage Für das Verschieben eines Dokuments wird die Zwischenablage verwendet. Diese bietet jedoch noch weitere Funktionen. Die Vorgehensweise verläuft analog der Verschiebung. Angezeigt wird das Dokument, das sich gegenwärtig in der Zwischenablage befindet. Es können sich auch mehrere Dokumente darin befinden. Das zu bearbeitende Dokument ist mit einem Haken zu markieren. Gewählte Elemente aus der Zwischenablage entfernen Mit diesem Befehlssymbol entfernen Sie die ausgewählten Dokumente. Gewählte Elemente hierher publizieren Mit diesem Befehlssymbol werden die ausgewählten Dokumente an den ausgewählten Ort publiziert. Gewählte Elemente hierher verschieben Mit diesem Befehlssymbol werden die ausgewählten Dokumente an den ausgewählten Ort verschoben. Gewählte Elemente hierher kopieren Mit diesem Befehlssymbol werden die ausgewählten Dokumente an den ausgewählten Ort kopiert. Gewählte Elemente hierher verknüpfen Mit diesem Befehlssymbol werden die ausgewählten Dokumente an den ausgewählten Ort verknüpft. Somit kann dasselbe Dokument an unterschiedlichen Orten zugänglich gemacht werden. Seite 18/22

19 Community/Nutzer verwalten Als Community-Verwalter können Sie die zur Community gehörenden Nutzer verwalten. Dies betrifft sowohl die Freigabe von Nutzerregistrierungen als auch das Zurücksetzen von Passwörtern. 1. Wählen Sie die Community aus, für die Sie Community-Verwalter sind. Das ist dann der Fall, wenn Sie mehrere Communities verwalten oder nicht nur Verwalter, sondern in einer anderen Community auch einfaches Mitglied sind. 2. Mit Community verwalten rufen Sie die Verwaltung auf. Es erscheint dann Ihr Administrationsbereich (vgl. Folgeseite). Seite 19/22

20 Diese Seite zeigt Ihnen die Funktionen des Administrationsbereichs eines Community-Verwalters. In der Warteliste befinden sich die Nutzer, die sich zu dieser Community registriert haben, aber noch nicht freigeschaltet worden sind. Über die Suche können Sie eine(n) bestimmte(n) Nuter/in suchen. In der Spalte Status wird Ihnen angezeigt, welchen Status die Nutzer aktuell haben. Status: Neu = Nutzer hat sich registriert, ist aber noch nicht freigeschaltet worden. Aktiv = Nutzer ist für das Portal freigeschaltet und für die Community aktiv. Anzeige, welche Nutzer dieser Community angehören. Mit einem Klick auf die Person gelangen Sie zum Personendatensatz. (siehe Seite 21) Seite 20/22

21 Nutzer freischalten Um neuregistrierte Personen als Mitglied der Community zuzulassen, rufen Sie die Community Mitgliederverwaltung auf und wechseln zum Reiter Warteliste. 1. Wechseln Sie zur Warteliste 3. Zunächst schalten Sie die Personen frei, indem Sie auf freischalten klicken. Damit erhalten die Nutzer zunächst nur Zugang zu den öffentlichen Bereichen jenseits des Login. 2. Wählen Sie die Person bzw. Personen aus, die Sie für die Community freischalten möchten. Hier erscheinen nur die Personen, die bei der Registrierung ihr Interesse an Ihrer Community bekundet haben. 4. Um Nutzer zu Mitgliedern einer Community zu machen, wiederholen Sie Schritt 1 bis 2. Wählen Sie anschließend Mitglied aufnehmen aus. Jeweils nach Schritt 3 und 4 auf das blaue Dreieck klicken, um den Befehl auszuführen. Die Person wird jeweils über die Freischaltung und die Aufnahme in die Community informiert. Seite 21/22

22 Passwort zurücksetzen Um das Passwort eines Community-Mitglieds zurückzusetzen rufen Sie in der Community-Verwaltung die/den Nutzer/in auf: In dieses Feld können Sie das neue Passwort eintragen. Um zu speichern, klicken Sie bitte unten auf Absenden. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, diese Person zu sperren oder zu löschen. Seite 22/22