Leitfaden Rewe-Tool 1. Inhalt

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1 Leitfaden Rewe-Tool 1 Inhalt 1 Einleitung Systemvoraussetzungen Rewe-Client-Tool Login Auswertungen Daten verwalten Daten holen Daten speichern Daten löschen Finanzbuchhaltungsdaten aus Datev importieren Rewe-Admin-Tool Benutzer Gesellschaften Datenschnittstelle Auswertungen Konsolidierung Einstellungen... 13

2 Leitfaden Rewe-Tool 2 1 Einleitung Das Rewe-Tool ist eine Planungs- und Konsolidierungssoftware speziell für Steuerberater und deren Mandanten. Über das Admin-Werkzeug können Benutzerrechte, beliebige Gesellschaften verschiedener Mandanten und Konzernkonsolidierungen angelegt und verwaltet werden. Über das Client-Excel-Werkzeug können Buchhaltungsdaten (Summen- und Saldenlisten) importiert werden und auf diesen Daten basierend Planzahlen (Budget und Forecast) angelegt und verwaltet werden. Mittels übersichtlicher Excelauswertungen (Pivotauswertungen) können die aktuellen Zahlen, Planzahlen und Konsolidierungsauswertungen für Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Cashflowrechnungen dargestellt werden und den Mandanten zur Verfügung gestellt werden. 2 Systemvoraussetzungen Für das Rewe-Client Tool und das Rewe-Admin-Tool werden folgende Installationen und Voraussetzungen benötigt: Betriebssystem: Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2 Microsoft Office Excel 2007 oder Microsoft Office Excel 2010 Microsoft.Net Framework ab 4.0 (wird automatisch durch den Installer des Rewe-Admin- Tool installiert) Internetverbindung (idealerweise DSL-Verbindung) Die Demoanwendungen für das Rewe-Client-Tool und das Rewe-Admin-Tool können sie unter kostenlos herunterladen ( Rewe_Tool.xlsb für Office 2010 und Rewe_Tool_2007.xlsb für Office 2007 und Rewe-Admin-Tool.zip als Windowsinstaller). 3 Rewe-Client-Tool Das Rewe-Client-Tool ist ein auf Excel (für Excel 2007 und 2010 verfügbar) basierendes Werkzeug mit dem Steuerberater und deren Mandanten aktuelle Finanzbuchhaltungsdaten, Cashflowzahlen, Planzahlen und Budget anlegen, verwalten und auswerten können. Um Zugang zu den Daten zu erhalten, ist ein Login mit den jeweiligen Rechten notwendig. 3.1 Login Die Rechtevergabe erfolgt über das Rewe-Admin-Tool (siehe Ziffer 4.1). Prinzipiell kann der Benutzer (im Regelfall der Steuerberater), der eine Gesellschaft erstellt hat, anderen Benutzern den Zugriff auf eine Gesellschaft gestatten. Dabei ist es möglich verschiedene Modi (Daten anzeigen, Daten ändern, Daten löschen) für den Zugriff auf Daten der Gesellschaften zu vergeben.

3 Leitfaden Rewe-Tool 3 Für die Demoanwendung geben sie als Benutzer Anbieter und als Passwort 123. Mit diesem Benutzer haben sie vollen Zugriff auf die in der Demoanwendung verfügbaren Gesellschaften Test, Test1, Test2 und Test3, wobei Test die Muttergesellschaft der Gesellschaften Test1 bis Test3 ist. 3.2 Auswertungen Sobald sie sich wie oben beschrieben an der Demo-Anwendung angemeldet haben, erscheinen die Reiter Auswertung und Import_Export. Im Allgemeinen können sie im Rewe-Tool Zahlen und Daten abspeichern mit den folgenden Ausprägungen (siehe Tabelle unten). Dabei können pro Gesellschaft diese Daten in 6 verschiedenen Ausprägungen erzeugt und verwaltet werden. Zusätzlich für Konsolidierungszwecke können diese Daten mit Konsolidierungsinformationen ( Kontotyp ) versehen werden; Für die Summenbilanzoder Summengewinn- und Verlustrechnungswerte die Typen HB I oder HB II und für die

4 Leitfaden Rewe-Tool 4 Konsolidierung die Typen Kapitalkonsolidierung, Schuldenkonsolidierung, Aufwands- und Ertragskonsolidierung, Zwischenergebniseliminierung sowie Sonstige Konsolidierungen. Datentyp/ GuV Bilanz CashFlow Planungstyp Current Forecast Budget Im Reiter Auswertung werden ihnen im Auswertungscockpit die für sie verfügbaren Gesellschaften und Auswertungsoptionen (Datentyp, Planungstyp, etc ) angezeigt. Im Dropdown-Feld Gesellschaft wählen sie die Gesellschaft aus, die sie auswerten wollen. Zudem können sie angeben, ob sie nur die Gesellschaft selbst auswerten wollen oder zusätzlich alle Tochtergesellschaften. Über die Auswertungsoption Datentyp geben sie an, ob sie Zahlen aus der Gewinn- und Verlustrechnung und/oder Bilanz und/oder Cashflow auswerten wollen. Mit der Auswertungsoption Planungstyp kann bestimmt werden, ob aktuelle ( Current ), Forecast-( Forecast ) oder Budgetzahlen ( Budget ) ausgewertet werden sollen. Die Auswertungsoption Kontotyp bestimmt, ob in Konsolidierungsfällen die Summenbilanz ( HB I, HB II ) und/oder die Konsolidierungen auswertet werden. Die Default-Einstellung ist HB I. In der Datumsanzeige Von und Bis geben sie das Intervall an für die Datenauswertung. Über den Button Daten laden werden die Daten aus der Datenbank in die Pivotauswertung unterhalb des Auswertungscockpits geladen. Wenn das Laden beendet wurde, erscheint eine Erfolgsmeldung. Nach der Erfolgsmeldung werden die Daten in der Pivotauswertung in der Standardansicht angezeigt (Abbildung siehe unten). In der Standardansicht werden die Daten zeilenweise sortiert nach dem Datentyp, Gesellschaft und Bilanz-, GuV- und Cashflowposten ( Posten ) angezeigt. Zeilenweise können weiterhin die

5 Leitfaden Rewe-Tool 5 Details Kontonummer und Kontobezeichnung aufgeklappt werden. Spaltenweise ist die Standardansicht sortiert nach Jahren, Planungstyp (Current, Forecast und Budget) und zusätzlich nach Monaten. Die Daten-, Zeilen- und Spaltenfelder der Pivotauswertung sind freigeben und können nach Belieben verändert werden (Rechter Mausklick auf die Pivottabelle à Feldliste anzeigen ). Zum Beispiel können sie in der Standardansicht das Zeilenfeld Posten per Drag and Drop vor das Zeilenfeld Name (Gesellschaft) verschieben; damit haben sie aus der Einzelgesellschaftsansicht eine konsolidierte Ansicht der Datentypen erstellt (siehe Abbildung unten). Neben der Standardansicht haben sie noch die Möglichkeit die Konsolidierungsansicht zu wählen. Über diese Einstellung werden ihnen die Summenbilanz ( HBI ) nach Gesellschaften, HB II Überleitungen nach Gesellschaften und die Konsoldierungstypen ( Kapitalkonsolidierung, Schuldenkonsolidierung, Aufwands- und Ertragskonsolidierung, Zwischenergebniseliminierung und sonstige Konsolidierungen ) angezeigt (siehe Abbildung unten).

6 Leitfaden Rewe-Tool Daten verwalten Im Reiter Import_Export können sie Daten laden, verändern und wieder speichern. Dabei können immer nur die Daten einer ausgewählten Gesellschaft verwaltet werden Daten holen Um Daten aus der Datenbank in den Reiter Import_Export zu laden, müssen sie zunächst die in der unten angezeigten Abbildung gelb markierten Bereiche definieren. Zunächst muss die Gesellschaft über das Drop-Down-Feld ausgesucht werden. Die Aktivierung einer Gesellschaft kann unter Umständen Zeit in Anspruch nehmen, da im Hintergrund die Kontenplanund Kostenstelleninformationen für diese Gesellschaft geladen werden. Zudem ist der Datentyp auszuwählen ( Bilanz, GuV oder CashFlow ), den es kann immer nur ein Datentyp im Import_Export Reiter bearbeitet werden. Die Planungstypen ( Current, Forecast und Budget ) können sie für jeden Monat differenziert bestimmen. Im Feld ( F29 ) darunter setzen sie das Startdatum; die restlichen Monate werden automatisch ausgefüllt. Es können maximal 12 aufeinander folgende Monate im Reiter Import_Export bearbeitet werden. Die Checkboxen in Zeile 27 bestimmen, ob die Daten dieser Monate aus der Datenbank geholt, gespeichert oder gelöscht werden sollen. Wenn alle Parameter (siehe Abbildung oben, gelbe Markierungen) gesetzt sind, dann können sie die entsprechenden Daten aus der Datenbank über den Button Daten aus der DB laden in das Excel-Sheet laden.

7 Leitfaden Rewe-Tool 7 Sobald sie zum Beispiel die aktuellen Zahlen in das Tabellenblatt geladen haben, können sie beginnen die noch nicht gebuchten Monate zu planen. Dazu stellen sie einfach die Planungstypen der jeweiligen Leer-Monate auf Forecast oder Budget und können dann entlang der aktuellen Zahlen die übrigen Monate mit Werten füllen. Wenn sie neue Zeile benötigen, so können sie in leeren Zeilen eine Kontonummer eingeben, die Zeile wird dann automatisch mit den Informationen Posten und Einlesen gefüllt. Die Spalte Einlesen bestimmt, ob eine Zeile in die Datenbank eingelesen werden soll oder nicht (eine auf Nein gestellte Zeile können sie als Hilfszeile für temporäre Berechnungen verwenden). Soweit sie keine Kontonummer vergeben wollen, können sie den Posten oder Einlesen über das Drop-Down-Feld in der Spalte Posten oder Einlesen setzen. Sofern die eine Kontonummer nicht wissen, können sie über das Kontext-Menü (rechter Mausklick) und den Eintrag Kontonummer auswählen im Kontenplan die Kontonummer suchen und in das Tabellenblatt übernehmen. Um die detaillierte Erfolgsrechnung/Cashflowrechnung auszuklappen, verwenden die den Eintrag Ergebnisanzeige de-/aktivieren im Kontextmenü Daten speichern Nachdem sie die Daten aus der Datenbank in das Tabellenblatt geladen haben und ihre Änderungen vollzogen haben, können sie die Daten wieder in die Datenbank zurückschreiben ( Daten in DB speichern ), um sie damit auch für andere, die mit dem Tool arbeiten, sichtbar zu machen. Beim Zurückschreiben der Daten in die Datenbank müssen sie dabei folgendes unbedingt beachten: Die Daten werden spaltenweise in der Datenbank gespeichert; d.h. nur Spalten, die über die Checkboxen in Zeile 27 aktiviert sind und nur Zeilen, die in der Spalte Einlesen auf Ja gesetzt sind, werden in die Datenbank übertragen. Daten können für eine gewählte Ausprägung ( Gesellschaft, Datentyp, Planungstyp, Monat ) nur einmal gespeichert werden; d.h. existierende Daten für diese Ausprägung in der Datenbank werden unwiederbringlich mit den neuen Daten überschrieben Daten löschen Sie können die Daten in ausgewählten Monaten aus der Datenbank löschen ( Daten aus der DB löschen ). Dabei werden alle Daten für die gewählte Ausprägung ( Gesellschaft, Datentyp, Planungstyp, Monat ) aus der Datenbank und aus dem Tabellenblatt gelöscht Finanzbuchhaltungsdaten aus Datev importieren Summen- und Saldenlisten können sie bequem aus Datev in das Rewe-Tool importieren. Dazu gehen sie wie folgt vor. Legen sie sich in Datev ein Ascii-Exportfomat für Summen- und Saldenlisten an (siehe Abbildung unten).

8 Leitfaden Rewe-Tool 8 Achten sie dabei darauf, dass folgende Felder ausgewählt sind und bei abweichender Formatierung +/- vor dem Betrag ausgewählt ist, damit die Daten mit Plus- und Minusvorzeichen und nicht mit Soll-/Habenkennzeichen exportiert werden (siehe unten).

9 Leitfaden Rewe-Tool 9 Die exportierten Daten (bevorzugt als.csv Datei exportieren, da sie diese Daten dann in Excel weiterbearbeiten können) können sie nun in den Reiter Import_Export kopieren und in die Datenbank einlesen. Gehen sie dazu wie folgt vor: Wählen sie eine Gesellschaft, Datentyp, Planungstyp ( Current ) aus. Kopieren sie die Werte in den Spalten Konto und Kontobezeichnung aus der Exportdatei in die gleichnamigen Spalten im Reiter Import_Export. Die Spalten Posten und Einlesen werden automatisch gefüllt. Kopieren sie nun die Spalten mit den Werten, die sie benötigen, aus der Exportdatei in die jeweiligen Monatsspalten im Reiter Import_Export. Wählen sie in der Spalte Einlesen die Zeilen (Bilanz und GuV müssen separat eingespielt werden) aus, die sie in der Datenbank speichern wollen. Speichern sie die Daten in der Datenbank ( Daten in DB speichern )

10 Leitfaden Rewe-Tool 10 4 Rewe-Admin-Tool Im Rewe-Admin-Tool können sie Benutzer, deren Gesellschaften (Kontenpläne, Kostenstellen, etc), Daten, Auswertungen und Konsolidierungen verwalten. Dem Tool liegt ein einfaches Benutzermodell zugrunde. Benutzer können der Gruppe Administratoren, Anbieter (Steuerberater) oder Kunde (Mandant) angehören. Anbieter dürfen weitere Benutzer ( Kunde ) und Gesellschaften anlegen und verwalten. Anbieter haben vollen Rechtezugriff auf die von ihnen angelegten Benutzer und Gesellschaften. Kunden haben nur insoweit Rechte, wie sie vom Anbieter zugewiesen bekommen haben. Dem Kunden müssen somit Rechte für einzelne Gesellschaften geben werden, damit dieser die Daten der jeweiligen Gesellschaften sehen ( Mode_View ), verwalten ( Mode_Edit ) oder löschen ( Mode_Delete ) kann. 4.1 Benutzer Nach dem Login als Anbieter (Demo-Tool: Anbieter und Passwort: 123) legen sie neue Benutzer an über Hauptnavigation à Benutzerverwalten à Neuer Benutzer. Tragen sie dann die Daten in die leere Datenzeile ein und bestätigen sie über Änderungen speichern ihre Eingaben. Wenn ein angelegter Benutzer aktiviert ist (aktivierte Zelle ist rot markiert), sehen sie im Bereich Benutzerrechte die angelegten Rechte dieses Benutzers. Über die Datenzeile (Menüzeile im Bereich Benutzerrechte ) können sie neue Rechte anlegen, ändern oder löschen. Im obigen Beispiel wurden dem Benutzer Kunde die Lese- und Änderungsrechte für die Gesellschaften Test, Test1, Test2 und Test3 geben. 4.2 Gesellschaften Benutzer der Benutzergruppe Anbieter dürfen Gesellschaften anlegen und verwalten. Ein neue Gesellschaft legen sie an über Hauptnavigation à Gesellschaften verwalten à Neu anlegen oder Stamm anlegen. Im Gesellschaften-Baum können sie einzelne Gesellschaften auswählen, im Datenbereich (rechts vom Baum) sehen sie dann die Daten der ausgewählten Gesellschaft.

11 Leitfaden Rewe-Tool 11 Sie können für jede Gesellschaft einen Kontenplan und Kostenstellen hinterlegen. Diese Daten werden im Rewe-Client-Tool dazu verwendet, um z.b. eine bestimmte Kontonummer einem Bilanzposten zuzuweisen. Standardmäßig können sie einen Kontenplan nach SKR03 oder SKR04 (4-6stellig) hinterlegen ( Kontenplan erstellen ). Wahlweise können sie auch einen individuellen Kontenplan einspielen ( Kontenplan importieren ). Per Drag and Drop können sie im Gesellschaften-Baum einmal erstellte Gesellschaften verschieben, falls sich zum Beispiel Beteiligungsverhältnisse geändert haben. 4.3 Datenschnittstelle 4.4 Auswertungen Über Hauptnavigation à Auswertungen àauswertung können einfache Excelauswertungen in Form von Pivottabellen für die verschiedenen Datentypen ( Bilanz, GuV und CashFlow ) erzeugt werden.

12 Leitfaden Rewe-Tool 12 Der Vorteil dieser Auswertungen im Vergleich zu den Auswertungen im Rewe-Client-Tool ist, dass Exceldateien ohne Makros generiert werden, die beispielsweise auch auf anderen Betriebssystemen wie Apple geöffnet werden (sofern hier Excel installiert ist). 4.5 Konsolidierung Benutzer der Benutzergruppe Anbieter haben die Möglichkeit HB II Überleitungen und Konsolidierungsbuchungen anzulegen und zu verwalten. Dazu wählen sie aus Hauptnavigation à Konsolidierung à Gesellschaft. Nachdem sie eine Gesellschaft und eine Vorlauf ausgewählt haben, erscheinen alle angelegten Buchungen im Konsolidierungsbereich. Sie können neue Vorläufe anlegen und wieder löschen. In der Beispielabbildung (siehe unten) sehen sie die Muttergesellschaft Test für die Konsolidierungsbuchungen angelegt wurden. Um eine Buchung anzulegen wählen sie einen Soll-Posten, Haben-Posten sowie Datum, Planungstyp und Konsolidierungstyp aus und verwenden sie den Button Plus. Nach der Buchung erscheint der Buchungssatz im Datenblatt darunter. Sie können eine Buchungszeile auswählen und über den Button Speichern Änderungen bestätigen. Beachten sie, dass ein Buchungssatz im Datenblatt als zwei direkt untereinander liegende Datenzeilen dargestellt wird.

13 Leitfaden Rewe-Tool 13 Sie können mehrere Datenzeilen / Buchungssätze auswählen und den Button Doppelspeichern auf ein einzugebendes Datum und einen Ziel-Vorlauf kopieren. Diese Funktion kann beispielsweise für den Vortrag einer Konsolidierung auf ein neues Quartal, Halbjahr oder Jahr verwendet werden. Die oben angelegten Konsolidierungen können sie sich dann über den Rewe-Tool-Client anzeigen lassen. Wählen sie dazu im Auswertungscockpit Kontotyp à HB II und Konsolidierungen aus. Sie erhalten dann in der Anzeige (Button Konsolidierungsansicht ) eine Konsolidierungsübersicht mit Summen- und Konzernabschluss, wobei die Konsolidierung zusätzlich nach Konsolidierungsarten aufgeteilt ist. 4.6 Einstellungen Über Hauptnavigation à Einstellungen à Download können sie sich jederzeit den aktuellest Rewe- Client herunterladen. Wählen sie hierzu die benötigte Version aus und geben sie einen lokalen Speicherpfad für die herunterzuladende Datei an.

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