Hoyck Management Consultants GmbH Jahresendprozesse in HR. Alles im Griff?

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1 Hoyck Management Consultants GmbH Unsere Erfahrung und Kreativität für Ihren Erfolg.

2 Einleitung Wie jedes Jahr sind die Jahresendprozesse (Leistungsbeurteilung, Gehaltsüberprüfung, Bonusfestsetzung, LTI-Zuteilung und Zielsetzung für das neue Jahr) erneut eine Herausforderung. Zum einen wollen zahlreiche, manchmal auch widersprüchliche, zumindest aber unterschiedlich prioritäre Interessen befriedigt werden, zum anderen gibt es oft Veränderungen oder Besonderheiten, die Auswirkungen auf die Prozesse haben können: Wird sich das Gesamtergebnis wie immer entwickeln oder in diesem Jahr außergewöhnlich sein (auf Konzern- und Business Unit-Ebene)? Wie klappt die Zusammenarbeit mit dem Finanzbereich, welche Deadlines und besonderen Rechnungslegungsvorschriften sind dieses Jahr relevant? Was muss wann und wo publiziert werden? Wann sind ggf. die Kollegen aus Investor Relations, Recht und Kommunikation zu involvieren? Gibt es eine neue Vergütungssystematik, wurden Leistungs- und Potentialbeurteilungen angepasst, wie wirken sich Anpassungen aus? Sind die Prozesse zeitlich noch aufeinander gut abgestimmt? Sind Einheiten übernommen und/oder verschmolzen worden, sind neue Länder hinzugekommen oder neue einzelvertragliche Bonusregelungen zu berücksichtigen? Sind außergewöhnliche Wechselkursrelation (z.b. CHF/EUR) zu berücksichtigen? Gab es Veränderungen im prozessstützenden IT-System oder nehmen wichtige Beteiligte (Vorstand, Mitarbeiter des Business, aus Compensation & Benefits, HR Business Partner) erstmals am Prozess teil?... Auf den folgende Seiten skizzieren wir die Erwartungshaltung der Beteiligten und stellen aus unserer Erfahrung Ansätze für pragmatische Verbesserungen vor. Seite 2

3 Was erwarten die Stakeholder? VORSTAND Eine Entscheidungsvorlage für alle Mitarbeitergruppen und alle personalrelevanten Bestandteile (Leistung, Potential, Vergütung,...) im Konzern Vergleich der Businessunits untereinander und Abschätzung der kurz- und langfristigen Kostenauswirkungen Dokumentiert gute Entscheidung im Verhältnis zu den Wettbewerbern, im Konzernzusammenhang und im Verhältnis zu den Vorjahren Für den Zuständigkeitsbereich optimales Budget realisieren, gegenüber Dritten argumentierbar, sowie gegenüber den anderen Vorstandsressorts angemessen Im eigenen Zuständigkeitsbereich vorbildlich differenzieren und Leistungsträger herausheben und nicht verprellen Konflikte im eigenen Bereich, insb. mit Direct Reports vermeiden BUSINESS Ein gebündelter Prozess für alle Mitarbeitergruppen und alle vergütungsrelevanten Bestandteile für den Verantwortungsbereich Transparente Abschätzung der kurz- und langfristigen Kostenauswirkungen den Bereich inkl. Kommentierung Aus Sicht des Business angemessene Vergütungsentscheidung, im Verhältnis zu den Wettbewerbern, im Unternehmenszusammenhang und im Verhältnis zu den Vorjahren Für den Zuständigkeitsbereich optimales Budget realisieren, gegenüber Dritten argumentierbar, sowie gegenüber den Kollegen angemessen Im eigenen Zuständigkeitsbereich vorbildlich differenzieren Leistungsträger herausheben und nicht verprellen Konflikte im eigenen Bereich, insb. mit Direct Reports vermeiden Anforderungen an HR im Jahresendprozess FINANZEN Eine Entscheidungsvorlage für alle Mitarbeitergruppen und alle vergütungsrelevanten Bestandteile mit Schwerpunkt auf den - nach relevanten Rechnungslegungsvorschriften ermittelten - kurz- und langfristigen Kostenauswirkungen für das Unternehmen Aus Sicht der Investoren / Analysten / Öffentlichkeit angemessene Vergütungsentscheidung Vergütungsentscheidungen vor dem Hintergrund unterschiedlicher bereichsspezifischer Ergebnisse relativieren und kommentieren Im Verhältnis zu den Wettbewerbern, im Unternehmenszusammenhang und im Verhältnis zu den Vorjahren transparente bzw. vergleichbare Kostenauswirkungen Klare Aussage zu Verbuchung der Boni auf die einzelnen Einheiten (z.b. Division, Land, Legal Entity,...) Seite 3

4 Was kann pragmatisch verbessert werden? Alle Beteiligten an einen Tisch holen und eine gemeinsame Sprache entwickeln Realistischen Zeitplan aufstellen und Puffer einbauen Verantwortlichkeiten klären Wer macht was und wann? Mit dem Business regelmäßige Termine vereinbaren, auch Jour Fixe mit dem Finanzbereich für die heiße Phase einrichten Alle Besonderheiten (einzelvertragliche, für ausgewählte Einheiten gültige) auflisten und wichtige Dokumente (Vorstandsvorlagen und Sitzungsprotokolle) und Kommunikation aus dem Vorjahr zusammenstellen (physisch/elektronisch) Umsetzungsstand möglicher ToDos aus dem Vorjahr überprüfen Mögliche Störfeuer im Prozess sowie Abwehrmaßnahmen im Vorfeld identifizieren Quick Wins für die anstehenden Prozesse identifizieren und umsetzen gegenüber dem Business und zur Vereinfachung der HR Arbeit Kritische Gesamtschau mit Action Points erstellen Seite 4

5 Wie können wir Sie unterstützen? Wir können Sie bei der Überprüfung Ihrer HR-Prozesse unterstützen und stehen Ihnen als Sounding- Board zur Verfügung. Wir weisen auf Risiken hin und vergleichen mit marktüblichen Prozessen. Unsere Beurteilung basiert auf einer strukturierten Analyse und beinhaltet das Einholen von Meinungen der Beteiligten Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesse veränderten Umständen anzupassen und zu optimieren Profitieren Sie von unserer Erfahrung in unterschiedlichen Unternehmen und aus der Beratung, nutzen Sie uns gerne auch für einen Workshop oder einfach einen Gedankenaustausch zu diesen Themen Sie benötigen temporäre Unterstützung bei der Umsetzung oder während bestimmter Prozesse? Durch unsere Praxiserfahrung arbeiten wir uns zügig in unterschiedliche Organisationen ein und liefern Ihnen kurzfristig, schnell und flexibel die gewünschte Unterstützung Seite 5

6 Unsere Koordinaten HOYCK MANAGEMENT CONSULTANTS GMBH Beratung in Personalfragen Geschäftsführer: Frank E. Hoyck Viehweideweg Hofheim am Taunus Telefon: Frank E. Hoyck Managing Partner Andreas Hofmann Associate Partner Mobil: Mobil: Seite 6

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