SEPA-ZAHLUNGSVERKEHR IN WISO UNTERNEHMER SUITE

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1 Buhl Data Service GmbH Am Siebertsweiher 3/ Neunkirchen SEPA-ZAHLUNGSVERKEHR IN WISO UNTERNEHMER SUITE (Stand: Februar 2014) Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Dokumentation oder von Teilen daraus sind - in welcher Form und zu welchem Zweck auch immer - ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die Buhl Data Service GmbH ausdrücklich untersagt.

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3 INHALT SEPA-Umstellung allgemein 07 Vorbereitende Maßnahmen für die SEPA-Umstellung 07 Die 5 Schritte der SEPA-Umstellung im Überblick 07 Aufruf des SEPA-Umstellungsassistenten 08 Berechtigung zur Ausführung des SEPA-Umstellungsassistenten 08 SEPA allgemeine Informationen und Hintergründe sowie geplante Abläufe in der WISO Unternehmer Line 09 Die Gläubiger-Identifikationsnummer 09 SEPA-Überweisung / Auslandsüberweisung (nicht SEPA) 10 SEPA-Zyklus im Überblick (für SEPA-Lastschriften) 10 Einholung eines SEPA-Mandates 10 Freigabe des SEPA-Mandates 11 Erstellung eines Vorgangs (Rechnung) mit Zahlungsart SEPA-Lastschrift oder XML-Lastschrift 11 Pre-Notification im Vorgang 12 Lastschrifteinreichung (SEPA-Lastschrift / XML-Lastschrift) 13 XML-Überweisung / XML-Lastschriften 13 SEPA-Umstellung: Schritt 1 (Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung der BIC) 14 SEPA-Umstellung 15 SEPA-Umstellung-Assistent 15 Protokoll SEPA: Testweise Berechnung IBAN / Prüfung BIC 20 Benutzernachricht für SEPA-Umstellungsassistenten 21 SEPA-Umstellung: Schritt 2 (Konvertierung & Zuordnung IBAN) 22 Banken-Update 23 Seite 3

4 IBAN Felder in allen Kontoverbindungen eingebracht 23 IBAN/BIC Felder in Eingabeformularen 24 Anzeige der Bankverbindung in Listboxen 33 IBAN und BIC in den Parametern 36 IBAN und BIC in Layouts und Tabellenansichten 37 IBAN und BIC in Regeln 37 SEPA-Umstellung 37 Assistent 37 Manuelle Hinterlegung der IBAN 41 Anpassung Importregeln 41 Anpassung Regel 41 Anpassung Layouts 41 Anpassung Tabellenansichten 41 SEPA-Umstellung: Schritt 3 (Überweisung Zahlungsarten umstellen) 41 Allgemeine Information zu Neue Zahlungsarten 41 Gründe für die Umstellung der Zahlungsarten 42 Verwendungszweck 43 Neue Spezifikation 44 Prüfung und Aufbau des Verwendungszwecks in der WISO Unternehmer Line 44 Neue Zahlungsarten für SEPA-Überweisungen 44 Zusätzliche Zahlungsarten für Überweisungen 44 Zahlungsarten in einer Kombinationsauswahl 44 Anpassungen in Formularen, Layouts und Tabellenansichten 46 Assistent für Suche nach Zahlungsart 47 Anpassungen in den Parametern 48 Zahlungsarten in Assistenten 51 Seite 4

5 Assistent OP 51 Assistent Lohn 53 Zahlungsverkehrsdatensätze weiter verarbeiten 55 Zahlungsverkehrsdatensätze Online buchen 55 Neuer Assistent für die Erstellung von XML-Dateien 55 Importassistent im Zahlungsverkehreingang 61 MT940-Import 61 SEPA-Umstellungsassistent Schritt 3: Überweisung (Zahlungsarten umstellen) durchführen 61 Protokoll SEPA-Umstellung Überweisung 69 SEPA-Umstellung: Mandatsverwaltung 70 Gläubiger-Identifikationsnummer (= Creditor Identifier = CI-Nummer) 70 Umsetzung im Programm 70 Gläubiger-ID in Österreich 72 Gläubiger-ID in der Schweiz 72 Mandatsverwaltung (SEPA-Mandat) 72 Anlage eines SEPA-Mandates 76 Prüfungen und Meldungen für SEPA-Mandate 80 Aufruf der SEPA-Mandate 84 Ausgabemöglichkeiten für SEPA-Mandate 86 Archivierung von Mandaten / History für SEPA-Mandate 88 Dokumente 89 Automatische Erstellung von SEPA-Mandaten 90 Selektionsfelder und Regeln für SEPA-Mandate 100 Berechtigungen für die Verwaltung von SEPA-Mandaten 100 SEPA-Umstellung: Schritt 4 (Lastschrift Zahlungsarten umstellen) 102 Seite 5

6 Zahlungsarten für Lastschriften 102 Zusätzliche Zahlungsarten für Lastschriften 103 Zahlungsarten in einer Kombinationsauswahl 103 Anpassungen in Formularen, Layouts und Tabellenansichten 104 Anpassungen in den Parametern 104 Anpassungen in Schaubildern und in Überblicken 107 Lastschriftarten 108 SEPA-Basislastschrift 108 SEPA-Firmenlastschrift 108 COR1 Lastschriften 108 Weiterverwendung von bestehenden Einzugsermächtigungen 109 Weiterverwendung von bestehenden Abbuchungsvollmachten 109 SEPA-Einstellungen in den Parametern und in den Mandanten-Banken 109 Neuer Bereich in den Parametern für SEPA 109 Parameter für Pre-Notification 109 Hinterlegung der Belastungs-Vorlauftage und der pain-formate in den Mandantenbanken 110 Buchungsparameter für Vorgänge 113 Pre-Notification 113 Allgemein 113 Versand der Pre-Notification 114 Erstellung eines Vorgangs mit Zahlungsart: SEPA-Lastschrift 114 Zusätzliche Felder im Vorgang für Lastschriften 114 Serviceverträge 119 Layout für Pre-Notification im Vorgang 119 Das Speichern eines Vorgangs mit Zahlungsart Lastschrift/Überweisung - SEPA oder Lastschrift/Überweisung XML (pain-format) 120 Seite 6

7 Das Buchen der Vorgänge 121 Das Wandeln der Vorgänge 122 Teilgutschriften 122 Offenen Posten 122 Zusätzliche Felder im OP für Lastschriften 122 Manuelle Erstellung eines OP mit Zahlungsart Lastschrift-SEPA oder Lastschrift-XML (pain- Format) 124 Druck/Versand der Pre-Notification (im Bereich Offene Posten) 124 OP wird auf Grund eines FiBu-Buchungssatzes erzeugt 127 OP aus History in Übersicht kopieren 128 Zahlungsverkehr 128 Assistent OP (auch für Lastschriften) 129 Anzeige der Zahlungsverkehrsdatensätze 135 Assistent Lohn (Lohn Zahlungsverkehrs Assistent) 140 Zahlungsverkehrsdatensätze Online buchen 140 XML-Dateien erstellen 142 DTA-Dateien erstellen 142 Formulare im Zahlungsverkehr 142 Storno einer Lastschrift 142 Durchführung SEPA-Umstellung Schritt 4: Lastschriften (Zahlungsarten umstellen) 142 Protokoll SEPA-Umstellung Lastschriften 150 Veraltete Zahlungsarten 151 SEPA-Umstellung Schritt 5 Anpassung der Zahlungsarten in den Vorgängen, Offenen Posten und im Zahlungsverkehr 152 SEPA-Umstellungsassistent 152 Alte Zahlungsarten weiter verwenden 152 SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften verwenden 152 Seite 7

8 Sonstiges (ggfs. zu prüfen) 153 Export, Importe, Filter, Regeln, Drucke 153 Daten in einer History oder in einem Archiv 153 Neue Einstellungen in Parametern und Mandantenbank (Hausbank) prüfen 153 Anhang 154 Kontaktpersonen / Quellen 154 Seite 8

9 SEPA-UMSTELLUNG ALLGEMEIN Vorbereitende Maßnahmen für die SEPA-Umstellung Zunächst benötigen Sie eine gültige Gläubiger-ID Diese erhalten Sie kostenfrei von der Bundesbank (online unter der Adresse Kosten entstehen dafür nicht. Sobald Sie die Gläubiger-ID erhalten haben stellen Sie diese Ihrer Bank(en) zu Verfügung. Auf Basis dessen wird dann eine SEPA Lastschriftinkasso-Vereinbarung erfasst, die Sie in der Regel zugeschickt bekommen und unterschrieben zurückgeben müssen. Erst dann ist SEPA für Sie aktiviert. Update WISO Unternehmer Suite Version 14 einspielen Durch das Update wird der SEPA-Umstellungsassistent im Programm implementiert und Schritt 1 der Umstellung (Testweise Berechnung der IBAN/Prüfung BIC) kann ausgeführt werden. Update Banken einspielen Die Banken-Datenbank wird durch dieses Update aktualisiert DIE 5 SCHRITTE DER SEPA-UMSTELLUNG IM ÜBERBLICK Wir haben die Umstellung in mehreren Stufen geplant, und stellen zur Umstellung ab Version 14 einen Assistenten zur Verfügung. Dieser Assistent ist in folgende Schritte unterteilt: Schritt 1: Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung der BIC Schritt 2: Berechnung der IBAN und Konvertierung der Daten Schritt 3: Überweisung (Zahlungsarten umstellen) Schritt 4: Lastschrift (Zahlungsarten umstellen) Schritt 5: Anpassung der Zahlungsarten in den Vorgängen und Offenen Posten Seite 9

10 AUFRUF DES SEPA-UMSTELLUNGSASSISTENTEN Der SEPA-Umstellungsassistent steht Ihnen mit Version 14 der WISO Unternehmer Line zur Verfügung! Der Aufruf des Umstellungsassistenten erfolgt über den Bereich ZAHLUNGSVERKEHR Schaltfläche: WEITERE SEPA-Umstellungsassistent. BERECHTIGUNG ZUR AUSFÜHRUNG DES SEPA-UMSTELLUNGSASSISTENTEN Die Möglichkeit des Aufrufes können Sie über ein Berechtigungskennzeichen steuern. Beachten Sie: Es handelt sich dabei um die Berechtigung für die Durchführung der SEPA-Umstellung. Im Rahmen dieser Umstellung werden unterschiedliche Programmbereiche berührt. Bei der Seite 10

11 Umstellung wird NICHT geprüft, ob der Benutzer die Berechtigung für die einzelnen Bereiche besitzt. Der Assistent kann auch mit fehlender oder eingeschränkter Berechtigung in den einzelnen Bereichen ausgeführt werden Das Berechtigungskennzeichen SEPA-Umstellungsassistent befindet sich unter Registerkarte: DATEI INFORMATIONEN EINSTELLUNGEN BERECHTIGUNGEN Bereich: GLOBAL (unter dem Kennzeichen Überblick für Zahlungsverkehr ). SEPA - ALLGEMEINE INFORMATION UND HINTERGRÜNDE SOWIE GEPLANTE ABLÄUFE IN DER WISO UNTERNEHMER LINE DIE GLÄUBIGER-IDENTIFIKATIONSNUMMER Zur Durchführung von Lastschrifteinzügen benötigen Sie zwingend eine Gläubiger- Identifikationsnummer. Diese wird von der Deutschen Bundesbank vergeben und muss von jedem Unternehmen selbst online beantragt3 werden. Pro Lastschriftgläubiger (Unternehmen, welches die Lastschrift einzieht) ist mindestens eine Gläubiger-ID notwendig. Es können auch mehrere Gläubiger- Seite 11

12 IDs geführt werden. Jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, die eigene Gläubiger-ID in den Stellen 5-7 (= Geschäftsbereichkennung) selbst zu gestalten (alphanumerisch). Aufbau der Gläubiger-ID: SEPA-ÜBERWEISUNG / AUSLANDSÜBERWEISUNG (NICHT SEPA) Im Zuge der SEPA-Umstellung werden die Zahlungsarten in der WISO Unternehmer Line geändert. Im Bereich Überweisung ist hier die Trennung in SEPA-Überweisung und Auslandsüberweisung (nicht SEPA) erforderlich. Nach Schritt 3 des SEPA-Umstellungsassistenten (Überweisung Zahlungsarten umstellen) ist die Zahlungsart Überweisung für SEPA-Überweisungen bzw. Auslandsüberweisung angepasst. Am Ablauf für die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze für Überweisungen ändert sich nichts. Es wurde ein neues Formular (Zahlschein) für SEPA-Überweisungen implementiert SEPA-ZYKLUS IM ÜBERBLICK (FÜR SEPA-LASTSCHRIFTEN) Die bestehenden Lastschriftarten Einzugsermächtigung und Abbuchungsvollmacht werden durch SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift abgelöst. In beiden Fällen benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer sowie ein gültiges SEPA-Mandat. EINHOLUNG EINES SEPA-MANDATES (Zahlungsart in der Adresse ist SEPA-Lastschrift oder XML-Lastschrift) Seite 12

13 Die SEPA-Mandate können u.a. in den Adress-Stammdaten verwaltet werden. Hier können die notwendigen Eintragungen / Angaben erfasst werden. Das SEPA-Mandat kann über ein eigenes Layout an den Kunden geschickt werden. Alternativ können die Daten aus bereits bestehenden SEPA-Mandaten eingegeben werden, damit für künftige Lastschriften die notwendigen Angaben vorhanden sind. FREIGABE DES SEPA-MANDATES ERSTELLUNG EINES VORGANGS (RECHNUNG) MIT ZAHLUNGSART SEPA-LASTSCHRIFT ODER XML- LASTSCHRIFT Nach Erstellung des Vorgangs (z.b. Rechnung) kann die Pre-Notification direkt auf das Layout gedruckt werden. Alternativ kann das Vorgangslayout ohne Pre-Notification ausgegeben und die Pre-Notification über den Bereich der Offenen Posten gedruckt werden. Für einen komfortablen Ablauf sind einige Hinterlegungen und Einstellungen erforderlich. Je nach unternehmensspezifischen Vorgaben sind entsprechende Anpassungen in der WISO Unternehmer Line vorzunehmen. Seite 13

14 OP steht für Weiterverarbeitung mit allen benötigten Feldern zur Verfügung. PRE-NOTIFICATION IM VORGANG Zahlungsart in der Adresse ist SEPA-Lastschrift oder XML-Lastschrift SEPA-Mandat ist vorhanden und gültig a. Möglichkeit 1: Vorgang enthält alle SEPA-relevanten Daten Seite 14

15 b. Möglichkeit 2: Vorgang enthält NICHT alle SEPA-relevanten Daten Seite 15

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17 LASTSCHRIFTEINREICHUNG (SEPA-LASTSCHRIFT / XML-LASTSCHRIFT) XML-ÜBERWEISUNG / XML-LASTSCHRIFTEN Für das Einreichen und die Abwicklung belegloser SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften gibt es ein neues, europaweit anerkanntes, XML-basiertes Datenformat. Das neue SEPA-Datenformat basiert auf dem ISO Standard Das DTA-Format steht seitens der Banken ab nicht mehr zur Verfügung. Im Programm erfolgt die Behandlung der neuen Zahlungsarten XML-Überweisung und XML- Lastschriften analog zu den bisherigen DTA-Zahlungsarten. Zur Aufbereitung der Daten steht im Zahlungsverkehr ein Assistent XML-Datei erstellen zur Verfügung. SEPA-UMSTELLUNG: SCHRITT 1 (TESTWEISE BERECHNUNG DER IBAN / PRÜFUNG DER BIC) 4 SEPA-Umstellung: Schritt 1 (Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung der BIC) Seite 17

18 Ab Version 14 von der WISO Unternehmer Line können Sie den ersten Schritt des SEPA- Umstellungsassistenten ausführen. In diesem ersten Schritt erfolgt eine Prüfung, welche Bankleitzahlen und Kontonummern in eine IBAN überführt werden können. Leider gibt es abweichend der allgemeinen Konvertierungsroutine einige Ausnahmen in der Bildung der IBAN. Diese IBANs müssen von Ihnen manuell eingetragen werden. Für die Auswertung der testweisen Konvertierung erhalten Sie ein Protokoll. In diesem Protokoll wird Ihnen u.a. der Pfad zu den erstellten csv-dateien angezeigt, die Ihnen nach Bereichen getrennt zeigen, welche IBANs nicht berechnet werden konnten. Ist das Feld IBAN in dem jeweiligen Datenbankbereich bereits gefüllt, so wird überprüft, ob die gefundene IBAN mit den konvertierten Daten übereinstimmt. SEPA-UMSTELLUNG SEPA-UMSTELLUNG-ASSISTENT Nach dem Aufruf des Assistenten erscheint die Willkommens-Seite Wird die Schaltfläche: WEITER betätigt, erfolgt im Hintergrund die Aktualitätsprüfung der Bankingkomponente. Für die Ausführung des SEPA-Umstellungsassistenten wird mindestens Version benötigt. Seite 18

19 Ist dieser Versionsstand der Bankingkomponente nicht vorhanden, wird automatisch das Update der Banking-Komponente heruntergeladen und installiert. Letzteres erfolgt nur, wenn der Benutzer über Administratorrechte verfügt. Ist dies nicht der Fall erhält der Anwender folgenden Hinweis: Durch das Bestätigen der Meldung mit OK wird der SEPA-Umstellungsassistent abgebrochen und der Anwender erhält folgende Information: Seite 19

20 War der Download des Updates erfolgreich, muss das Programm neu gestartet werden und das Update wird installiert. Nach der Installation kann der SEPA-Umstellungsassistent ausgeführt werden. Ist die Banking-Komponente aktuell, sehen Sie auf der nächsten Seite die Auswahl der Umstellungsschritte. Schritt 1: Testweise Berechnung der IBAN / Prüfung BIC wird ausgewählt. Über die Schaltfläche: WEITER öffnet sich das nächste Fenster: In diesem Fenster kann für die Adress-Stammdaten festgelegt werden, wie umfangreich die Prüfung erfolgen soll. Seite 20

21 Die Prüfung und Berechnung der IBANs erfolgt nach folgenden Kriterien: In Stammdaten-Bereichen, die eine Bankverbindung im SEPA-Raum enthalten, wird geprüft ob eine IBAN eingetragen ist. Wenn nein, erfolgt die automatische Berechnung. Es erfolgt keine Prüfung / Berechnung im Bereich der Bewegungsdaten (z.b. Vorgänge, Offene Posten, Buchungssätze, etc.) Besonderheiten: Bereich Adressen: Um den Bereich der Adressen eingrenzen zu können, stehen zwei Optionen zur Verfügung. nur Adressen mit Umsatz in den letzten 18 Monaten berücksichtigen (dieses Kennzeichen ist standardmäßig aktiviert Es werden Zahlungsarten in Adressen geprüft, die in den letzten 18 Monaten auch einen Umsatz erzielt haben. Dafür wird das Feld Letzter Umsatz benutzt. Wird kein Datum gefunden, wird angenommen, dass die Warenwirtschaft nicht benutzt wird dafür aber das FiBu-Modul und es wird geprüft, ob für die Adresse in den letzten 18 Monaten ein Eintrag in der OP-History existiert. Ist das Umsatz-Datum älter als 18 Monate erfolgt ebenfalls eine Prüfung in der OP-History (Prüfung in OP-History nach den Kriterien, wie bei keinem Datum alle Adressen berücksichtigen Bereich Mitarbeiter (Lohn): Bei aktuell gültigem Beschäftigungsverhältnis werden alle Abrechnungsvorgaben und die darin enthaltenen Verträge des laufenden Jahres geprüft. Bei bereits beendeten Beschäftigungsverhältnissen ist das Austrittsdatum maßgeblich. Eine Prüfung der Abrechnungsvorgaben und der darin enthaltenen Verträgen erfolgt nur wenn der Austritt nicht weiter als 3 Monate zurück liegt. Seite 21

22 Mandanten-Stamm: Es werden sowohl die hinterlegten Bankverbindungen als auch die Eintragungen auf den Registern: Finanzamt und Arbeitsagentur geprüft. Paypal-Konten: Bankverbindungen mit der Bankleitzahl: werden nicht geprüft. Diese Bankverbindungen enthalten in der Kontonummer die API-Kennung. Eine IBAN-kann für diese Konten nicht berechnet werden. Über die Schaltfläche: WEITER öffnet sich folgendes Fenster: Es erscheint ein Hinweis: In diesem Schritt wird in allen hinterlegten Bankverbindungen (nur deutsche Banken!) die IBAN berechnet. Es erfolgt KEINE Änderung der Daten! Die Berechnung erfolgt gemäß des offiziellen Verfahrens der Deutschen Bundesbank. Schaltfläche: FERTIGSTELLEN führt zu folgendem Fenster: Seite 22

23 Wurde die Berechnung durchgeführt, öffnet sich automatisch folgendes Fenster: Über INHALT ANSEHEN öffnet sich der Windows-Explorer und zeigt Ihnen die erstellten csv-dateien. Seite 23

24 PROTOKOLL EINSEHEN: Das Protokoll enthält u.a. Informationen über den Verzeichnispfad der csv- Dateien, die bearbeiteten Bereiche sowie ggfs. Fehlermeldungen. Seite 24

25 PROTOKOLL SEPA: TESTWEISE BERECHNUNG IBAN / PRÜFUNG BIC Für jeden Bereich werden drei csv-dateien erstellt. Diese csv-dateien können mit Excel geöffnet werden. Die Dateien werden in einem neuen Ordner im Bereich der Eigenen Dateien mit dem Namensaufbau <Programmname> Mand.<MandantNr> SEPA\ Schritt <n> <Datum( ) Uhrzeit> gespeichert. Der Dateiname lautet z.b. folgendermaßen: Präfix OK, OK_AberZuPrüfen, Fehlerhaft. Tabellenbezeichnung Mitarbeiter.csv Die Zuordnung in die einzelnen Dateien erfolgt nach folgenden Richtlinien: OK: Die Berechnung der IBAN kann durchgeführt werden. OK_AberZuPrüfen: Die berechnete IBAN weicht von der bereits hinterlegten IBAN ab. (In der Excel-Datei werden beide IBANs aufgeführt.) Wurde die Kontonummer bei der Berechnung ersetzt oder eine Nachfolgebankleitzahl verwendet, erfolgt die Ausweisung ebenfalls in dieser Datei. Fehlerhaft: Die Berechnung der IBAN ist nicht möglich. Es wird ein Meldungstext in der Excel- Datei ausgegeben. Da die csv-dateien lokal gespeichert werden, enthält das Protokoll neben der Angabe des Speicherortes auch die Angabe der Arbeitsstation. Die jeweilige csv-datei muss folgende Informationen beinhalten: Bereich Hyperlink (BpRefLink; Als Friendly Name wird die Nummer in Excel angezeigt) Name 1 bis 3 Straße PLZ Ort Land Tel Fax Letzter Umsatz (Wird auch mit aufgenommen, wenn die Tabelle keinen Umsatz hat, damit der Word Serienbrief keinen Fehler bringt) Name der Bank BLZ Kontonummer hinterlegte IBAN IBAN berechnet hinterlegte BIC BIC berechnet Konvertierungsergebnis Meldungstexte (der Konvertierung durch die Bankingkomponente) Unter folgenden Bedingungen werden die Datensätze ausgegeben: Seite 25

26 Es werden die Daten angezeigt, die nicht berechnet werden konnten. Es werde die Daten angezeigt, wo die Berechnung der IBAN ein anderes Ergebnis liefert, als die bereits eingetragene IBAN. Ist dies der Fall, wird der Datensatz mit Grund 2 (siehe 4.1.3) in die OK_AberZuPrüfen Excel Tabelle geschrieben. Es werden die Kontoverbindungen angezeigt, die nicht konvertiert werden können, da diese sich im Ausland befinden. Gibt es mehrere Bankverbindungen für einen Datensatz so werden dieseausgegeben. Zusätzlich wird eine Statistik erstellt, die angibt, wie viele Datensätze insgesamt und pro Bereich, mit welchen Status konvertiert werden konnten (Anzahl und Prozent). Das Protokoll selbst enthält u.a. Informationen über den Verzeichnispfad der csv-dateien, die bearbeiteten Bereiche sowie ggfs. Fehlermeldungen. BENUTZERNACHRICHT FÜR SEPA-UMSTELLUNGSASSISTENTEN Der Anwender erhält unter nachfolgenden Voraussetzungen bei jedem Start der WISO Unternehmer Line eine Benutzernachricht. SEPA-Umstellungsassistent wurde mittels Update implementiert Anwender besitzt die Berechtigung zur Ausführung des Umstellungsassistenten Die verfügbaren Schritte des Umstellungsassistenten wurden noch nicht ausgeführt. Die Benutzernachricht lautet: Folgende Schritte des SEPA-Umstellungsassistenten wurden noch nicht vollständig ausgeführt: Schritt <n>: Bezeichnung des Schrittes Schritt <n>: Bezeichnung des Schrittes Beachten Sie, dass eine SEPA-Umstellung bis zum zwingend erforderlich ist. Den SEPA- Umstellungsassistenten können Sie über nachfolgenden Link aufrufen: <Link zum SEPA- Umstellungsassistenten> Beispiel: Seite 26

27 SEPA-UMSTELLUNG: SCHRITT 2 (KONVERTIERUNG & ZUORDNUNG IBAN) Durch das Update wurden die Eingabemasken um die notwendigen Felder für IBAN und BIC erweitert. Diese Felder werden durch Ausführung des 2. Schrittes des SEPA-Umstellungsassistenten entsprechend berechnet und wenn möglich gefüllt. Ist das Berechnen und/oder Füllen nicht möglich, wird dies im abschließenden Protokoll festgehalten. BANKEN-UPDATE Die Banken-Datenbank wird durch ein eigenes Banken-Update aktualisiert. Dieses Update steht Ihnen als Download auf unserer Internetseite im Bereich Service & Seminare Downloads zur Verfügung. IBAN FELDER IN ALLEN KONTOVERBINDUNGEN EINGEBRACHT Mit dem Update wurden in allen Bereichen im Programm die Eingabeformulare überarbeitet und um die Felder für IBAN und BIC ergänzt. Zudem wurden alle Tabellen, Formeln und Regeln, in denen Bankinformationen verfügbar sind angepasst. Auch die Drucklayouts wurden bezüglich der Angaben zur IBAN und BIC überarbeitet. Wird in Zukunft in der Bankverbindung eine IBAN eingetragen, extrahiert das Programm daraus die Kontonummer und Bankleitzahl und trägt diese automatisch in die entsprechenden Felder ein. Seite 27

28 IBAN/BIC FELDER IN EINGABEFORMULAREN Seite 28

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37 ANZEIGE DER BANKVERBINDUNG IN LISTBOXEN Seite 37

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40 IBAN UND BIC IN DEN PARAMETERN Seite 40

41 IBAN UND BIC IN LAYOUTS UND TABELLENANSICHTEN IBAN UND BIC IN REGELN In allen Regeln, in denen auch jetzt BLZ und/oder Kontonummer ausgewählt werden können, stehen im Feldeditor die Variablen für IBAN und BIC zur Verfügung. SEPA-UMSTELLUNG Damit die IBAN nicht manuell eingetragen werden muss, konvertieren wir Kontonummer und Bankleitzahlen aus Deutschland. Die Vorgehensweise (Konvertierungsroutine) entspricht der Testweisen Prüfung der IBAN (siehe Kapitel 4). Vorhandene Daten im IBAN Feld werden nicht überschrieben und in der Datei OK_AberZuPrüfen ausgegeben. Wenn Daten von dem Assistenten geändert werden, dann werden die Inhalte der Felder Änderungsdatum und Benutzer bei Änderung aktualisiert und das jeweilige Änderungsprotokoll (soweit vorhanden) ergänzt. Seite 41

42 ASSISTENT Auf der nächsten Seite sehen Sie die Auswahl der Umstellungsschritte. Schritt 2: Berechnung der IBAN und Konvertierung der Daten wird ausgewählt. Es wird die Banken- Datenbank auf Aktualität geprüft. Ist die Banken-Datenbank NICHT aktuell erfolgt eine Meldung, dass das Banken-Update installiert werden muss und der Umstellungsassistent wird beendet. Seite 42

43 Ist die Banken-Datenbank aktuell oder wurde Nein, Banken-Datenbank nicht aktualisieren gewählt, erscheint ein Fenster, in welchem festgelegt werden kann, wie umfangreich die Prüfung innerhalb der Adress-Stammdaten erfolgen soll: Die Prüfung und Berechnung der IBANs erfolgt nach den Kriterien wie in Schritt 1 des Umstellungsassistenten (siehe Kapitel 4.1.1). Seite 43

44 Mit der Auswahl FERTIGSTELLEN wird folgendes Fenster angezeigt: Seite 44

45 Nach Abschluss der Hinterlegung und Berechnung: Protokoll: Das Protokoll ist analog zum Protokoll der Testweisen Berechnung der IBAN aufgebaut und erhält den Namen: SEPA-Schritt 2: Berechnung/Hinterlegung IBAN. MANUELLE HINTERLEGUNG DER IBAN Eine manuelle Hinterlegung der IBAN in der jeweiligen Bankverbindung ist jederzeit möglich. In Schritt 2 der SEPA-Umstellung werden die IBANs berechnet und entsprechend hinterlegt. Das Protokoll weist u.a. alle Bankverbindungen aus, bei denen eine manuelle Eingabe erforderlich ist. ANPASSUNG IMPORTREGELN Wurden in Importregeln die Felder für Bankleitzahl und Kontonummer verwendet, sind diese Importregeln entsprechend anzupassen bzw. neue Importregeln für BIC und IBAN festzulegen. Die Felder BIC und IBAN sowie Gläubiger-ID stehen in diesem Bereich zur Verfügung. ANPASSUNG REGEL Alle Regeln, die auf Bankleitzahl und Kontonummer abzielen sind entsprechend zu prüfen und ggfs. anzupassen. Im Feldeditor stehen die Variablen für IBAN und BIC zur Verfügung. Seite 45

46 ANPASSUNG LAYOUTS Alle Layouts, die Bankleitzahl und Kontonummer enthalten, können nun um die Felder IBAN und BIC erweitert werden, da im Feldeditor die Variablen für IBAN und BIC zur Verfügung stehen. ANPASSUNG TABELLENANSICHTEN Alle Tabellen, die Bankleitzahl und Kontonummer enthalten, können nun um die Felder IBAN und BIC erweitert werden, da im Feldeditor die Variablen für IBAN und BIC zur Verfügung stehen. SEPA-UMSTELLUNG: SCHRITT 3 (ÜBERWEISUNG ZAHLUNGSARTEN UMSTELLEN) ALLGEMEINE INFORMATION ZU NEUE ZAHLUNGSARTEN Um einen reibungslosen, einfachen und komfortablen Ablauf für SEPA Zahlungen zu gewährleisten, ist eine umfassende Veränderung und Anpassung der Zahlungsarten in der WISO Unternehmer Line erforderlich. Dabei müssen teilweise alte Zahlungsarten auf SEPA- Zahlungsarten umgestellt werden. Alte Zahlungsarten bleiben natürlich bestehen. Neue Zahlungsarten sind entsprechend zusätzlich vorhanden. Nachfolgend eine Übersicht der zukünftigen Zahlungsarten: Seite 46

47 GRÜNDE FÜR DIE UMSTELLUNG DER ZAHLUNGSARTEN Das Prozedere für die Abwicklung von Lastschriften ändert sich mit der Umstellung auf SEPA. Um unserem Aktualitätsservice gerecht zu werden, sind umfassende Anpassungen im Programm erforderlich. Die Behandlung von SEPA-Überweisungen im Vergleich zu SEPA-Lastschriften ist komplett unterschiedlich. Bereits bei der Erstellung eines Vorgangs muss das Programm erkennen, ob Prüfungen und Anzeigen für Lastschriften erforderlich sind. Die Versendung einer Pre-Notification kann bereits mit der Ausgabe des Vorgangs erfolgen. Daher muss zu diesem Zeitpunkt folgendes geprüft werden: Vorgang erkennt, ob eine Lastschrift eingezogen werden soll gültiges SEPA-Mandat vorhanden eindeutige Mandatsreferenz (kann aus SEPA-Mandat entnommen werden) Gläubiger-Identifikationsnummer richtige Berechnung des Fälligkeitstages (= Tag der Belastung des Kontos des Zahlungspflichtigen) richtige Berechnung des Lastschriftbetrages Die für Lastschriften notwendigen Berechnungen werden auf Grundlage des dem Vorgang zugeordneten SEPA-Mandates vorgenommen. Seite 47

48 Sind grundsätzlich keine Lastschriften für eine Adresse vorzunehmen, kann dies bereits in den Adress-Stammdaten mit der Zahlungsart: Überweisung-SEPA oder Überweisung-XML (pain) eingestellt werden. Ab Schritt 4 des Umstellungsassistenten ist die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze getrennt nach Überweisungen und Lastschriften möglich. Die Auswahlkriterien bei der Zusammenstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze für SEPA-Lastschriften unterscheiden sich deutlich von den Kriterien für SEPA-Überweisungen. VERWENDUNGSZWECK NEUE SPEZIFIKATION Laut neuer Spezifikation darf der Verwendungszweck nur noch 140 Zeichen lang sein und keine Umlaute enthalten. In SEPA-Zahlungen sind gemäß Anlage 3 des DFÜ-Abkommens als zugelassene Zeichen nur die des eingeschränkten SWIFT Latin Character SET vorgesehen. a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z ' :?, - ( +. ) / sowie das Leerzeichen (Space) Bei Verwendung von Zeichen außerhalb der o. g. zulässigen Zeichen ist der jeweilige Zahlungsdienstleister berechtigt, die unzulässigen Zeichen, z. B. durch Leerzeichen oder durch bedeutungsähnliche Zeichen aus dem definierten Zeichensatz zu ersetzen oder ggf. auch die gesamte Datei zurückzuweisen. PRÜFUNG UND AUFBAU DES VERWENDUNGSZWECKS Zusätzliches Feld Verwendungszweck Das neue (zusätzliche) Feld für den Verwendungszweck ist 140 Zeichen lang und es können nur die laut Spezifikation angegebenen Zeichen verwendet werden. Prüfung der verwendeten Zeichen Wird der Verwendungszweck aufgebaut (z.b. durch den Assistenten OP oder Assistenten Lohn, erfolgt eine Prüfung und Umwandlung gemäß der neuen Spezifikationen. Es wird geprüft, ob ausschließlich zulässige Zeichen verwendet wurden. Umlaute werden automatisch umgewandelt. Alle weiteren nicht erlaubten Zeichen werden entfernt (gelöscht). Prüfung der Anzahl der Zeichen Werden mehr als 140 Zeichen verwendet, wird der Verwendungszweck nach 140 Zeichen abgeschnitten. Bei manueller Erstellung eines Zahlungsverkehrs-Datensatzes können nicht zulässige Zeichen nicht eingegeben werden. Seite 48

49 Beachten Sie: Die Hinterlegung der Layouts für Verwendungszweck in den Parametern bleibt mit mehreren Verwendungszweck-Zeilen bestehen. Bei Erstellung des Zahlungsverkehrsdatensatzes werden diese automatisch im (neuen) Verwendungszweck zusammengefasst. Die Verwendungszwecke 1 10 werden getrennt durch ein Leerzeichen - aneinander gereiht. In der Eingabe für Zahlungsverkehrsdatensätze wird nur noch der neue Verwendungszweck angezeigt (bisher Verwendungszweck 1 10). Im Hintergrund werden aber die Verwendungszwecke 1 10 gehalten. Dies ist aus Kompatibilitätsgründen für Importe und Exporte erforderlich. Vor dem Speichern eines Zahlungsverkehrs-Datensatzes wird geprüft, ob sich der (neue) Verwendungszweck oder die Verwendungszwecke 1-10 geändert haben. - Hat sich der (neue) Verwendungszweck geändert, wird dieser in die Verwendungszwecke 1 10 übertragen. - Haben sich die Verwendungszwecke 1 10 geändert, werden die Verwendungszwecke 1 10 komplett in den (neuen) Verwendungszweck geschrieben. Die Prüfung der Zeichen erfolgt wie oben angegeben. NEUE ZAHLUNGSARTEN FÜR SEPA-ÜBERWEISUNGEN Durch das Update werden die zusätzlichen Zahlungsarten implementiert. ZUSÄTZLICHE ZAHLUNGSARTEN FÜR ÜBERWEISUNGEN Für Überweisungen stehen folgende Zahlungsarten zusätzlich zur Verfügung: Überweisung SEPA Überweisung Ausland (nicht SEPA) Überweisung XML (pain-format) Die bekannte Zahlungsart Überweisung bleibt weiterhin bestehen, soll aber künftig nicht mehr verwendet werden. Die Funktionsweise dieser Zahlungsart bleibt bis auf weiteres erhalten. ZAHLUNGSARTEN IN EINER KOMBINATIONSAUSWAHL In allen Kombinationsauswahlen für die Zahlungsart sind die zusätzlichen Zahlungsarten für Überweisungen enthalten. Beispiel: Seite 49

50 Neuaufbau der Kombinationsauswahl Die Reihenfolge innerhalb der Kombinationsauswahl ist neu strukturiert. Zuerst werden die aktuellen Zahlungsarten aufgeführt. Die veralteten Zahlungsarten werden am Ende angeboten. Die neue Reihenfolge stellt sich folgendermaßen dar: (Nicht angegeben) Überweisung SEPA Überweisung XML (pain-format) Überweisung Ausland (nicht SEPA) Bar Scheck Über Kreditkarte Sonstige (intern zur Verrechnung) Lastschrift / Überweisung Abbuchungsauftrag / Überweisung Über DTA (Lastschrift / Überweisung) Über DTA (mit Abbuchungsvollmacht) Überweisung Seite 50

51 Kombinationsauswahlen sind u.a. vorhanden in: ANPASSUNGEN IN FORMULAREN, LAYOUTS UND TABELLENANSICHTEN Seite 51

52 ASSISTENT FÜR SUCHE NACH ZAHLUNGSART Werden in Filterdefinitionen, Drucklayouts, Import-/Exportlayouts oder Regeln feste Texte für die Zahlungsart verwendet, sind diese durch den Anwender anzupassen. Seite 52

53 Dieser Assistent sucht im Programm nach diesen Hinterlegungen und gibt ein Protokoll aus, an welchen Stellen des Programms eine Prüfung und ggfs. Anpassung durch den Anwender erfolgen muss. Der Aufruf erfolgt über ZAHLUNGSVERKEHR ZAHLUNGSVERKEHR Schaltfläche: WEITERE SEPA- Assistent zur Suche von alten Zahlungsarten (Text) in Formularen,. Sie erhalten ein Protokoll mit der Bezeichnung Prüflauf für SEPA Zahlarten, welches Sie jederzeit über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN Schaltfläche: PROTOKOLLE in gewohnter Art und Weise aufrufen können. ANPASSUNGEN IN DEN PARAMETERN Seite 53

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56 ZAHLUNGSARTEN IN ASSISTENTEN ASSISTENT OP Im Fenster Wählen Sie die Bereiche für den Zahlungsverkehr aus: ist der Bereich: Überweisung XML (pain-format) zu ergänzen. Diesem Bereich ist entsprechend die Zahlungsart: Überweisung XML (pain-format) zuzuordnen. Bei Auswahl des Bereiches Überweisungen werden die Zahlungsarten Überweisung - SEPA, Überweisung-Ausland (nicht SEPA) sowie Überweisung berücksichtigt. Bei Auswahl des Bereiches Überweisung XML (pain-format) wird entsprechend die Zahlungsart Überweisung XML (pain-format) berücksichtigt. Seite 56

57 In der Zusammenfassung wird im bisherigen Feld Konto-Nr. entweder die IBAN (wenn vorhanden) oder die Konto-Nr. (z.b. bei Überweisung Ausland (nicht SEPA)) angezeigt. Die Bezeichnung des Feldes lautet nun: IBAN/Konto-Nr. (dies gilt sowohl für Empfänger als auch für Absender). Seite 57

58 Automatische Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze Bei der automatischen Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze werden je nach Zahlungsart die benötigten Felder für die Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt. Es ist darauf zu achten, dass für SEPA der sogenannte Purpose Code mitgegeben werden muss. Dieser entspricht dem bisherigen Textschlüssel und wird vom Programm automatisch mitgegeben. ASSISTENT LOHN Im Fenster Wählen Sie die Bereiche für den Zahlungsverkehr aus: wurde der Bereich: Überweisung per XML (pain-format) ergänzt. Diesem Bereich ist die Zahlungsart: Überweisung XML (pain- Format) zugeordnet. Seite 58

59 Dem Bereich: Überweiser sind die Zahlungsarten Überweisung SEPA, Überweisung Ausland (nicht SEPA) und die bisherige Überweisung zugeordnet. Dem Bereich: Überweisung per XML (pain-format) ist entsprechend die Zahlungsart Überweisung XML (pain-format) zugeordnet. In der Zusammenfassung wird im bisherigen Feld Konto-Nr. entweder die IBAN (wenn vorhanden) oder die Konto-Nr. angezeigt. Die Bezeichnung des Feldes lautet nun: IBAN/Konto-Nr. (dies gilt sowohl für Empfänger als auch für Absender). Seite 59

60 Automatische Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze Bei der automatischen Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze werden je nach Zahlungsart die benötigten Felder für die Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt. Es ist darauf zu achten, dass für SEPA der sogenannte Purpose Code mitgegeben werden muss. Dieser entspricht dem bisherigen Textschlüssel. Gerade im Lohnbereich ist der Purpose Code für die Unterscheidung zwischen Gehaltseingängen und vermögenswirksamen Leistungen relevant. Der Purpose Code wird vom Programm automatisch mitgegeben. ZAHLUNGSVERKEHRSDATENSÄTZE WEITER VERARBEITEN ZAHLUNGSVERKEHRSDATENSÄTZE ONLINE BUCHEN Je nach Zahlungsart im Zahlungsverkehrsdatensatz Überweisung SEPA Überweisung Ausland (nicht SEPA) und alte Überweisung werden die notwendigen Felder weitergegeben. NEUER ASSISTENT FÜR DIE ERSTELLUNG VON XML-DATEIEN Für das Einreichen und die Abwicklung belegloser SEPA-Überweisungen gibt es ein neues, europaweit anerkanntes, XML-basiertes Datenformat. Das neue SEPA-Datenformat basiert auf dem ISO Standard Es wurde für den Interbanken- Zahlungsverkehr verpflichtend eingeführt. Seite 60

61 Der Aufruf des Assistenten erfolgt im Bereich ZAHLUNGSVERKEHR Registerkarte: START SCHNITTSTELLEN XML-DATEI ERSTELLEN. Seite 61

62 XML-Lastschrift wird ausgegraut dargestellt, da Lastschriften erst nach Durchführung von Schritt 4: Lastschriften des SEPA-Umstellungsassistenten möglich sind. Seite 62

63 Mit dem Update zu SEPA-Umstellung Schritt 3 (Überweisung) können ausschließlich XML-Dateien für die Zahlungsart: Überweisung XML (pain) erstellt werden. Option Auf Konotauszügen einzeln ausweisen (wenn von Bank unterstützt) Soll beim Abrufen der Kontoauszüge nur EIN Bertrag erscheinen, so ist diese Option zu deaktivieren. Das Zuordnen zu einzelnen Posten ist dann allerdings nicht mehr möglich. Diese Funktionalität muss allerding auch von Ihrer Bank unterstützt werden. Im nächsten Fenster legen Sie den Ausgabepfad fest: Seite 63

64 Seite 64

65 Der Ausgabepfad für XML-Dateien kann über die Registerkarte: START INFORMATIONEN EINSTELLUNGEN SYSTEMEINSTELLUNGEN fest vorgegeben werden. Dies geschieht auf der ersten Registerkarte im Abschnitt Vorgabeverzeichnisse. Seite 65

66 IMPORTASSISTENT IM ZAHLUNGSVERKEHREINGANG Mit dem Importassistenten können Zahlungsverkehrsdaten aus einer XML-Datei eingelesen werden. Im Fenster Wählen Sie die Einstellungen steht dafür der Eintrag von XML-Datei zur Verfügung. Seite 66

67 MT940-IMPORT Obwohl die bisherigen SWIFT-Strukturen bei elektronischen Kontoauszügen und Vormerkposten im MT940 und MT942 unverändert bestehen bleiben, haben sich die Felder 61 und 86 im Format geändert. Es ergeben sich auch neue Geschäftsvorfallcodes. Das bestehende Vorgabe-Layout wurde entsprechend angepasst. SEPA-UMSTELLUNGSASSISTENT SCHRITT 3: ÜBERWEISUNG (ZAHLUNGSARTEN UMSTELLEN) DURCHFÜHREN Durch das Update wurden alle notwendigen Felder für die Anpassung der SEPA-Zahlungsarten sowie die neuen Zahlungsarten für Überweisungen ergänzt und das Formular für SEPA-Überweisungen wurde eingefügt. Im Schritt 3 des SEPA-Umstellungsassistenten kann die Zahlungsart Überweisung in allen Stammdaten-Bereichen in Überweisung - SEPA oder Überweisung Ausland (nicht SEPA) umgewandelt werden. Dies erfolgt automatisch auf Grundlage des in der jeweiligen Bankverbindung hinterlegten Landes. Für Anwender, die DTA ausschließlich für Überweisungen verwenden, und künftig keine DTA-Dateien mehr erstellen möchten, besteht die Möglichkeit, die Zahlungsart DTA (Lastschrift / Überweisung) auf die neue Zahlungsart Überweisung XML (pain-format) umzustellen. Für Anwender, die KEINE Lastschriften ausführen, besteht in diesem Schritt die Möglichkeit auch die Zahlungsarten Seite 67

68 Lastschrift / Überweisung Abbuchungsauftrag / Überweisung auf die Zahlungsart Überweisung - SEPA umzustellen. In Vorgängen, Offenen Posten und im Zahlungsverkehr erfolgt in diesem Schritt KEINE Änderung der Zahlungsarten. Nach dem Aufruf des SEPA-Umstellungsassistenten können Sie Schritt 3: Überweisung (Zahlungsarten umstellen) auswählen. Seite 68

69 Es öffnet sich folgendes Fenster: Seite 69

70 Seite 70

71 Es können mehrere Zahlungsarten ausgewählt werden. Überweisung: Auf Grundlage des Landes in der Bankverbindung wird die Zahlungsart Überweisung in Überweisung SEPA oder Überweisung Ausland (nicht SEPA) umgewandelt. Lastschrift/Überweisung Sollte NICHT gesetzt werden, wenn Lastschriften ausgeführt werden. Wird diese Option gewählt, wird diese Zahlungsart in Überweisung SEPA umgewandelt. Abbuchungsauftrag / Überweisung wie Lastschrift/Überweisung DTA (Lastschrift / Überweisung Bei Aktivierung dieser Option wird diese Zahlungsart in Überweisung XML (pain-format) umgewandelt. Daher sollten Sie diese Option NICHT wählen, wenn Sie DTA-Lastschriften ausführen oder wenn Sie auch weiterhin DTA-Dateien für Überweisungen erstellen möchten. Keine Umstellung im Bereich Lohn Mitarbeiter Stammdaten vornehmen (Zahlungsart bleibt unverändert) Wird diese Option gewählt, wird eine gegebenenfalls in diesem Fenster getroffene Auswahl deaktiviert und die Auswahl der Zahlungsarten wird inaktiv. Es muss mindestens eine Option gewählt werden, damit die Schaltfläche: WEITER aktiv wird. Dieses Auswahlfenster erhalten Sie für folgende Bereiche: Lohn Mitarbeiter (Stammdaten) Lohn- Mitarbeiter Vertragsabzüge Lohn Einzugsstellen (Stammdaten) Adressen (Stammdaten) Vertreter (Stammdaten) Mandant Finanzamt Mandant Arbeitsagentur Die jeweiligen Bereiche werden nur angezeigt, wenn das entsprechende Modul installiert ist. Seite 71

72 Folgende Datensätze innerhalb eines Bereiches werden angesprochen: Die Umstellung der Zahlungsart betrifft ausschließlich den Stammdaten-Bereich. In den Bewegungsdaten (z.b. Vorgänge, Offene Posten, Buchungssätze, etc.) erfolgt KEINE Veränderung der Zahlungsart. Besonderheiten: Bereich Adressen: Um den Bereich der Adressen eingrenzen zu können, stehen zwei Optionen zur Verfügung. nur Adressen mit Umsatz in den letzten 18 Monaten berücksichtigen (dieses Kennzeichen ist standardmäßig aktiviert Es werden Zahlungsarten in Adressen geprüft, die in den letzten 18 Monaten auch einen Umsatz erzielt haben. Dafür wird das Feld Letzter Umsatz benutzt. Wird kein Datum gefunden, wird angenommen, dass die Warenwirtschaft nicht benutzt wird dafür aber das FiBu-Modul und es wird geprüft, ob für die Adresse in den letzten 18 Monaten ein Eintrag in der OP-History existiert. Ist das Umsatz-Datum älter als 18 Monate erfolgt ebenfalls eine Prüfung in der OP-History (Prüfung in OP-History nach den Kriterien, wie bei keinem Datum alle Adressen berücksichtigen Bereich Mitarbeiter (Lohn): Bei aktuell gültigem Beschäftigungsverhältnis werden alle Abrechnungsvorgaben und die darin enthaltenen Verträge des laufenden Jahres geprüft. Bei bereits beendeten Beschäftigungsverhältnissen ist das Austrittsdatum maßgeblich. Eine Prüfung der Abrechnungsvorgaben und der darin enthaltenen Verträgen erfolgt nur wenn der Austritt nicht weiter als 3 Monate zurück liegt. Das Fenster für Stammdaten-Adressen sieht daher wie folgt aus: Seite 72

73 Wurde in allen Bereichen eine Auswahl getroffen, öffnet sich folgendes Fenster: Es werden die einzelnen Bereiche aufgelistet. Für jeden Bereich wird angeführt, welche Zahlungsarten für die Umstellung ausgewählt wurden. Der Bereich wird auch dann aufgeführt, wenn das Kennzeichen Keine Umstellung im Bereich xyz vornehmen (Zahlungsart bleibt unverändert) gesetzt wurde. In diesem Falle wird für diesen Bereich keine Umstellung angegeben. Seite 73

74 Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN öffnet sich folgendes Fenster: Nach Abschluss der Umstellung öffnet sich automatisch folgendes Fenster: Seite 74

75 PROTOKOLL SEPA-UMSTELLUNG ÜBERWEISUNG Im Protokoll werden die Einstellungen für die einzelnen Bereiche festgehalten. Das Protokoll enthält den Hinweis: In diesem Schritt wurden nur die gewählten Zahlungsarten in die neue Zahlungsart Überweisung SEPA bzw. Überweisung Ausland (nicht SEPA) bzw. Überweisung XML (pain-format) geändert. Dies erfolgte NICHT in den Vorgängen, Offenen Posten und Zahlungsverkehrsdatensätzen! Erstellung einer csv-datei (je Bereich) Für jeden Bereich wird eine csv-datei erstellt. Diese csv-dateien können mit Excel geöffnet werden. Die Dateien werden in einem neuen Ordner im Bereich der Eigenen Dateien mit dem Namensaufbau <Programmname> Mand.<MandantNr> SEPA\ Schritt <n> <Datum( ) Uhrzeit> gespeichert. Der Dateiname lautet <Tabellenbezeichnung>.csv (z.b. Mitarbeiter.csv) Da die csv-dateien lokal gespeichert werden, enthält das Protokoll neben der Angabe des Speicherortes auch die Angabe der Arbeitsstation. Die jeweilige csv-datei muss folgende Informationen beinhalten: Bereich Hyperlink (BpRefLink; Als Friendly Name wird die Nummer in Excel angezeigt) Name 1 Name 2 Name 3 Straße PLZ Ort Land Bankname (aus Bankverbindung) BLZ (aus Bankverbindung) Kto-Nr. (aus Bankverbindung) IBAN (aus Bankverbindung) Zahlungsart ALT Zahlungsart NEU Seite 75

76 SEPA-UMSTELLUNG: MANDATSVERWALTUNG Die bestehenden Lastschriftarten Einzugsermächtigung und Abbuchungsvollmacht werden durch SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift abgelöst. In beiden Fällen benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer sowie ein gültiges SEPA-Mandat. GLÄUBIGER-IDENTIFIKATIONSNUMMER (= CREDITOR IDENTIFIER = CI-NUMMER) Zur Durchführung von Lastschrifteinzügen benötigen Sie zwingend eine Gläubiger- Identifikationsnummer. (Siehe auch Kapitel 3.1) UMSETZUNG IM PROGRAMM Die Gläubiger-ID wird im Mandantenstamm - Register: WEITERE ANGABEN - Bereich: weitere Firmenangaben hinterlegt. Die Eingabemöglichkeit ist so aufgebaut, dass ab Ausbaustufe commercial bis zu 5 Gläubiger-IDs eingetragen werden können (durch Semikolon getrennt). In kleineren Ausbaustufen kann nur eine Gläubiger-ID hinterlegt werden. Diese Gläubiger-IDs können in anderen Bereichen des Programms (z.b. im SEPA-Mandat) ausgewählt und dort als Text gespeichert werden. Seite 76

77 Aufbau der Gläubiger-ID: Jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, die eigene Gläubiger-ID in den Stellen 5-7 (= Geschäftsbereichkennung) selbst zu gestalten (alphanumerisch). Seite 77

78 Beim Verlassen des Feldes erfolgt eine Prüfung der Gläubiger-ID. Die Prüfziffer und das Format werden durch eine Programm-Routine geprüft. Stimmt diese nicht, erhält der Anwender beim Verlassen des Feldes einen Eintrag im Datensatzstatus. Wird die Gläubiger-ID nicht korrigiert, erhält der Anwender beim Speichern folgende Meldung: Seite 78

79 Ja, jetzt Feld prüfen: Die Meldung wird geschlossen und das Feld Gläubiger-ID ist fokussiert und rot hinterlegt. Nein: Die Meldung wird geschlossen und es bleibt der Eintrag im Datensatzstatus als Hinweis auf eine nicht gültige Gläubiger-ID bestehen. Beachten Sie: Im Mandantenstamm erfolgt keine Prüfung ob die Gläubiger-ID bereits in SEPA-Mandaten verwendet wurden. Die Gläubiger-ID kann gelöscht oder verändert werden. Die hier hinterlegten Gläubiger-IDs stehen bei der Anlage eines SEPA-Mandates als Auswahl zur Verfügung und sollen so die Angabe im Mandat erleichtern. GLÄUBIGER-ID IN ÖSTERREICH In Abstimmung mit den österreichischen Banken übernimmt die Österreichische Nationalbank (OeNB) die Vergabe und der Verwaltung der österreichischen CIDs (= Creditor-ID = Gläubiger-ID). Der Aufbau ist analog zur deutschen Gläubiger-ID, wobei der ISO-Ländercode für Österreich AT ist. GLÄUBIGER-ID IN DER SCHWEIZ Die Gläubiger-ID muss bei der nationalen Hausbank beantragt werden. Diese Gläubiger-ID kann auch verwendet werden, um über eine deutsche Bank den Lastschrifteinzug vorzunehmen. Bitte beachten Sie aber, dass derzeit mit der WISO Unternehmer Line ausschließlich Transaktionen in Euro möglich sind. Der ISO-Ländercode für die Schweiz ist CH. MANDATSVERWALTUNG (SEPA-MANDAT) Die Voraussetzung für den Einzug einer SEPA-Basis- oder SEPA-Firmenlastschrift ist ein gültiges Mandat des Debitors, das fest definierte Bestandteile besitzt. ANLAGE EINES SEPA-MANDATES Die Verwaltung der Mandate erfolgt innerhalb der Adress-Stammdaten. Innerhalb jeder BANKVERBINDUNG der Adresse gibt es ein zusätzliches Register: SEPA-MANDATE. Seite 79

80 In dieser Übersicht (Tabelle) werden alle zu dieser Bankverbindung hinterlegten Mandate aufgelistet. Gesperrte Mandate werden in der Farbe für Gesperrte Datensätze (Standard: rot) dargestellt; Mandate ohne Unterschrift werden grau hinterlegt und Mandate, die widerrufen wurden oder abgelaufen sind werden durchgestrichen dargestellt. Bei der Anlage des ersten Mandates erhält dieses automatisch das Standard-Kennzeichen. Werden mehrere Mandate angelegt, kann das Standard-Kennzeichen beliebig zugeordnet werden. Es kann jeder IBAN ein Standard-SEPA-Mandat zugeordnet werden. Wird die Tabelle SEPA-Mandate fokussiert, erscheint das zusätzliche Register: Tabellentools SEPA- Mandate (Bearbeitung). Dieses Register enthält die Schaltflächen: NEU und ÄNDERN. Es öffnet sich in allen Fällen ein weiteres Fenster mit den nachfolgenden Feldern. Außerdem steht die Schaltfläche: STANDARD zum Setzen Seite 80

81 des Standard-Kennzeichens zur Verfügung. Für jede IBAN kann ein Standard-Mandat angelegt werden. Felder des SEPA-Mandates Erläuterungen zu den Feldern des SEPA-Mandates: Seite 81

82 Kopfbereich: Adressnummer: Mandatsreferenz: Kurzinformation: Befindet man sich in den Stammdaten der Adresse, wird die Adressnr. hier automatisch eingetragen. Textfeld (manuelle Eingabe möglich) bis zu 35-stellig alphanummerisch; alle Zeichen des SEPA Zeichensatzes sind erlaubt. In der WISO Unternehmer Line können darüber hinaus das Fragezeichen und das Komma nicht verwendet werden. Leerstellen sind ebenfalls unzulässig. Vorgabewert ist eine laufende Nummer (zählt automatisch hoch) Die Mandatsreferenz ist eindeutig. kann frei eingegeben werden. Register: SEPA-Mandat: *1 Beachten Sie: COR1-Lastschriften sind ausschließlich für Lastschriften zwischen Banken in Deutschland möglich. *2 Wenn bei der Anlage des SEPA-Mandates Mehrfach-Lastschrift ausgewählt ist, wird automatisch die Option Erstlastschrift aktiviert. Dies kann geändert werden. Der Lastschrifttyp wird später dem Zahlungsverkehrsdatensatz für die Übermittlung an die Bank mitgegeben. In der Übersicht der SEPA-Mandate wird in der Spalte Art angezeigt: Seite 82

83 B für SEPA-Basislastschrift COR für COR1-Lastschriften F für SEPA-Firmenlastschrift Bankverbindung & Inhaber: Bankverbindung & Inhaber: Zusammenhang zwischen Bankverbindung Abweichender Kontoinhaber Name des Kontoinhabers bei Auswahl einer Adress-Nummer Es wird die Bankverbindung aus den Adress-Stammdaten verwendet. Ist in dieser Bankverbindung ein abweichender Kontoinhaber hinterlegt, wird dieser in das SEPA-Mandat übernommen und das Kennzeichen Abweichender Kontoinhaber wird gesetzt. Es wird die Anschrift aus der Adresse verwendet. Daher erfolgt der Hinweis: Seite 83

84 Es besteht die Möglichkeit, eine davon abweichende Anschrift zu hinterlegen. Ist in der Bankverbindung KEIN abweichender Kontoinhaber hinterlegt, wird das Feld Name des Inhabers mit den Angaben Name 1 3 aus der Adresse gefüllt. Das Kennzeichen Abweichender Kontoinhaber ist nicht gesetzt. Werden die Angaben zum Kontoinhaber und zur Anschrift im SEPA-Mandat manuell hinterlegt, ist auch das Kennzeichen Abweichender Kontoinhaber manuell zu setzen. Wird in den Adress-Stammdaten eine Bankverbindung verändert, bleibt die ursprünglich im SEPA- Mandat hinterlegte Bankverbindung hier erhalten. Dies wird durch ein Symbol in der Spalte Std angezeigt. Beispiel: Die im SEPA-Mandat verwendete Bankverbindung der Postbank ist in den Adress-Stammdaten nicht mehr vorhanden. Die Darstellung im SEPA-Mandat ist folgendermaßen: Seite 84

85 Seite 85

86 ÄNDERUNG DER ADRESSNUMMER IN EINEM BESTEHENDEN SEPA-MANDAT Wird die Adressnummer in einem bestehenden SEPA-Mandat geändert, erhalten Sie eine Abfrage, ob Bankverbindung und Inhaber im SEPA-Mandat aus der neuen Adresse übernommen werden sollen. Wenn mehrere Anschriften zu einer Adresse hinterlegt sind, kann über die Auswahlbox die gewünschte Anschrift zur gewählten Adressnummer ausgewählt werden und die Daten können dann in das Mandat übernommen werden. Ja, Bankverbindung und Inhaber aktualisieren Bankverbindung und Kontoinhaber werden aus der neu ausgewählten Adresse übernommen. Nein, keine Änderungen vornehmen Die im SEPA-Mandat hinterlegte Bankverbindung und der Kontoinhaber bleiben erhalten. Es erfolgt keine Anpassung / Änderung auf Grund der neu ausgewählten Adresse. Abbrechen Das Feld: Adressnummer wird fokussiert und rot hinterlegt. Die Eingabe der Adressnummer kann korrigiert werden. Seite 86

87 ÄNDERUNG DER BANKVERBINDUNG IN EINEM BESTEHENDEN SEPA-MANDAT In der WISO Unternehmer Line ist dies grundsätzlich möglich. Beachten Sie: Wurden bereits Lastschriften durchgeführt, müssen Sie in der WISO Unternehmer Line bei Änderung der Bankverbindung ein neues Mandat erfassen, da im Zahlungsverkehr die alte Bankverbindung nicht mit übertragen werden kann. PRÜFUNGEN UND MELDUNGEN FÜR SEPA-MANDATE Für SEPA-Mandate steht ein Datensatzstatus zur Verfügung. Es gibt die Status Information, Warnung und Fehler. Vor dem Status ist ein grüner Pfeil, welcher direkt zum "bemängelten" Feld führt. a) Prüfung auf Gültigkeit des SEPA-Mandates Ungültige / abgelaufene SEPA-Mandate werden durchgestrichen dargestellt. Seite 87

88 Prüfung der SEPA-Mandate Auf dem Register: SEPA-MANDATE kann über die Schnellwahl die Funktion: BEREICH PRÜFEN aufgerufen werden (alternativ erfolgt der Aufruf über die Schaltfläche: WEITERE BEREICH PRÜFEN). Es wird der Assistent für den Prüflauf für SEPA-Mandate gestartet. Im nächsten Fenster legen Sie den zu prüfenden Bereich fest. Seite 88

89 Folgende Sortierungen sind wählbar: SEPA-Mandate nach Adressnummer SEPA-Mandate nach Mandatsreferenz SEPA-Mandate nach Kurzinfo SEPA-Mandate nach Gläubiger-ID SEPA-Mandate nach IBAN SEPA-Mandate nach SEPA-Mandate nach Gültigkeitsdatum Im nächsten Schritt wählen Sie die Regeln für die Prüfung aus. Seite 89

90 Die Systemprüfungen umfassen: Ist das Mandat abgelaufen? Existiert die angegebene Adresse? Ist das Mandat gültig? Ist die Bankverbindung im SEPA-Mandat auch in der zugeordneten Adresse vorhanden? ab Ausbaustufe commercial zusätzlich: Ist das Mandat gesperrt? In der WISO Unternehmer Line können Sie zu den bereits definierten Systemprüfungen unter PARAMETER ABRECHNUNG Regeln für SEPA-Mandate weitere Regeln für die Prüfung der SEPA- Mandate definieren. Nach Auswahl der Regeln erhalten Sie eine Zusammenfassung. Seite 90

91 Mit FERTIGSTELLEN wird die Prüfung durchgeführt und ein Protokoll erstellt. Das Protokoll könnte wie folgt aussehen: c) Prüfung auf Eindeutigkeit der Mandatsreferenz Seite 91

92 In der WISO Unternehmer Line muss die Mandatsreferenz eindeutig sein. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie eine Abfrage: AUFRUF DER SEPA-MANDATE Detail-Ansichten für SEPA-Mandate Im Bereich STAMMDATEN ADRESSEN steht die Detail-Ansicht SEPA-MANDATE zur Verfügung. Diese Detail-Ansicht ist wie folgt aufgebaut: Seite 92

93 Durch das Fokussieren der Detail-Ansicht erhält man das zusätzliche Register: Tabellentools SEPA- Mandate mit den Funktionen für das Bearbeiten und die Ausgabe. Aufruf über die Schaltfläche: VERWALTEN Zusätzlich kann der Aufruf der SEPA-Mandate über STAMMDATEN ADRESSEN Schaltfläche: VERWALTEN erfolgen. Diese Aufrufmöglichkeit steht sowohl im Verkauf als auch in der Buchhaltung zur Verfügung. Es wird ein zusätzliches Register: SEPA-MANDATE eingeblendet. SEPA-Mandate für eine bestimmte Bankverbindung aufrufen Der Aufruf der SEPA-Mandate für eine bestimmte Bankverbindung einer Adresse erfolgt durch das Öffnen der jeweiligen Adress-Stammdaten. Auf dem Register: BANK / ZAHLUNGSMODALITÄT kann Seite 93

94 die gewünschte Bankverbindung geöffnet werden. Das Register: SEPA-Mandate zeigen die entsprechenden Mandate, welche eingesehen, geändert oder auch neu angelegt werden können. Ausgabemöglichkeiten für SEPA-Mandate Folgende Ausgabemöglichkeiten stehen zur Verfügung: SEPA Mandate SEPA Mandate als Diese Ausgabemöglichkeiten stehen sowohl im Auftrag als auch in der FiBu unter STAMMDATEN ADRESSEN DETAIL-ANSICHTEN SEPA-MANDATE oder über STAMMDATEN ADRESSEN Schaltfläche: VERWALTEN SEPA-MANDATE zur Verfügung. Für die Ausgabe kann zwischen folgenden Sortierungen gewählt werden: SEPA-Mandate nach. Adressnummer Mandatsreferenz Kurzinfo Gläubiger-ID IBAN Gültigkeitsdatum Zusätzlich stehen die Optionen: Nur nicht angeforderte SEPA-Mandate ausgeben Nur angeforderte SEPA-Mandate ausgeben Nur SEPA-Mandate ohne Unterschriftsdatum ausgeben SEPA-Mandate nach dem Ausgeben mit Mandat angefordert kennzeichnen als Auswahlpunkt zur Verfügung. Seite 94

95 Der Druck enthält für jedes SEPA-Mandat ein Anschreiben sowie das SEPA-Mandat selbst, welches entsprechend vom Kunden ergänzt und zurückgeschickt werden soll. Das Layout unterscheidet zwischen Basis-, COR1- und Firmenlastschriften. Sofern im Mandat das Kennzeichen 'Bestehende Einzugsermächtigung wird weitergeführt' aktiviert ist, wird keine Unterschrift angefordert sondern nur eine Information versandt. In den Texten sind die Felder entsprechend der Hinterlegungen im SEPA-Mandat bereits gefüllt. Text für SEPA-Basislastschrift-Mandat <Mand.Firmenname>, <Mand.Straße>, <Mand.PLZ&Ort> Gläubiger-Identifikationsnummer: <Mand. neue Variable > Seite 95

96 Mandatsreferenz: <kommt aus SEPA-Mandat> - wenn kein Eintrag, dann Text wird von <Mand.Firmenname> vergeben, SEPA-Basislastschrift-Mandat Ich ermächtige die <Mand.Firmenname>,, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von <Mand.Firmenname>, auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: Datum, Ort und Unterschrift Text für SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Muster GmbH, Rosenweg 2, Irgendwo Gläubiger-Identifikationsnummer DE99zzz Mandatsreferenz CB2 SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschrift-Mandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl/Ort Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: Datum, Ort und Unterschrift ARCHIVIERUNG VON MANDATEN / HISTORY FÜR SEPA-MANDATE Für die Archivierung gelten die gesetzlich vorgeschriebenen Formen. Eine elektronische Archivierung ist zulässig. Seite 96

97 Nach Erlöschen des Mandats ist dieses noch mindestens 14 Monate nach der letzten Nutzung aufzubewahren. In der WISO Unternehmer Line steht derzeit kein separates Archiv für SEPA-Mandate zur Verfügung. Ab Ausbaustufe universal kann eine Autoarchivierung der SEPA-Mandate durchgeführt werden. Die Vorgehensweise / Abwicklung der Autoarchivierung erfolgt analog zu allen anderen Autoarchivierungen in der WISO Unternehmer Line. Im SEPA-Mandat steht dafür das Kennzeichen: Abgelaufen/Erledigt zur Verfügung. Das Mandat wird in die History SEPA-Mandate verschoben. Ab Ausbaustufe universal steht für SEPA-Mandate eine History zur Verfügung. Der Aufruf erfolgt auf dem Register: SEPA-MANDATE über die Schaltfläche: VERWALTEN HISTORY SEPA-MANDATE. Ein neues Register: History SEPA-Mandate wird angezeigt. Die History SEPA-Mandate kann auch als Detail-Ansicht zu den SEPA-Mandaten eingeblendet werden. DOKUMENTE Ab Ausbaustufe universal können die unterschriebenen SEPA-Mandate eingescannt und im Bereich der Dokumente Bereich: SEPA-Mandate abgelegt werden. Eine Zuordnung zu einem SEPA-Mandat kann im Dokumenten-Datensatz über das Feld: Nummer vorgenommen werden. Seite 97

98 Damit kann dieses Dokument in der Übersicht der SEPA-Mandate als Detail-Ansicht angezeigt werden. AUTOMATISCHE ERSTELLUNG VON SEPA-MANDATEN Beachten Sie: Bevor Sie die SEPA-Mandate automatisch erstellen lassen, sollten Sie auf alle Fälle Schritt 2 des SEPA-Umstellungsassistenten (Berechnung der IBAN und Konvertierung der Daten) ausführen. Damit SEPA-Mandate wie nachfolgend beschrieben erstellt werden können, ist es zwingend erforderlich, dass in der Bankverbindung der Adresse die IBAN korrekt hinterlegt ist. Die Erstellung dieser csv-dateien und deren Bearbeitung kann aber vor Ausführung des 3. Schrittes des Umstellungsassistenten erfolgen. Erstellung der csv-dateien Auf Grundlage der Datensätze im Archiv Zahlungsverkehr wird je eine csv-datei für die Bearbeitung und für den späteren Import für SEPA-Mandate basierend auf Einzugsermächtigungen und Abbuchungsvollmachten in die Adress-Stammdaten erstellt. Über ZAHLUNGSVERKEHR Register: ZAHLUNGSVERKEHR Schaltfläche: WEITERE SEPA- ASSISTENT FÜR MANDATSERSTELLUNG erfolgt der Aufruf des Assistenten. Seite 98

99 Seite 99

100 Text Infobox für Schritt 1: In diesem Schritt durchsuchen Sie das Archiv-Zahlungsverkehr nach durchgeführten Lastschriften und erstellen Umstellungsdateien für die spätere Generierung von SEPA-Mandaten. Text Infobox für Schritt 2: In diesem Schritt erstellen Sie auf Grundlage der gewählten csv-datei die SEPA-Mandate (in den Stammdaten Adressen). Schritt 1: Zusammenstellung der vorhandenen Lastschriften als csv-datei Für alle in den Adress-Stammdaten hinterlegten Bankverbindungen mit vorhandener IBAN und einer Zahlungsart, die Lastschrift bzw. Abbuchung beinhalten kann, wird im Archiv Zahlungsverkehr geprüft, ob im ausgewählten Zeitraum eine Lastschrift oder Abbuchung vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, wird die Bankverbindung in die Umstellungsdatei aufgenommen. Im nächsten Fenster kann das History-Datum definiert werden. Dadurch wird festgelegt, wie weit zurück die Datensätze betrachtet werden sollen. Als Vorschlagswert ist bereits der ausgewählt. Damit Gesperrte Adressen berücksichtigt werden, ist das entsprechende Kennzeichen zu aktivieren. Standardmäßig werden gesperrte Adressen NICHT berücksichtigt. Seite 100

101 Seite 101

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103 Bei der Zusammenstellung der Daten werden Datensätze auf Grundlage der Zahlungsart in 2 unterschiedliche csv-dateien geschrieben. Dafür wird ein Ordner angelegt. (SEPA- Mandate_<Mand.Nr>_JJJJ-MM-TT_<Uhrzeit>) Die Zahlungsarten: Lastschrift (Zugang) DTA-Lastschrift (Zugang) werden als Einzugsermächtigungen interpretiert und für die Erstellung eines SEPA-Mandates für SEPA-Basislastschriften vorbereitet. Diese Daten werden in der Datei Einzugsermaechtigung.csv gespeichert. Datensätze mit der Zahlungsart: Abbuchungsauftrag (Zugang) DTA-Abbuchungsauftrag (Zugang) werden als Lastschriften mit Abbuchungsvollmacht interpretiert und für die Erstellung eines SEPA- Mandates für SEPA-Firmenlastschriften vorbereitet und in der Datei Abbuchungsauftraege.csv gespeichert. Es wird jede Empfänger-Bankverbindung nur einmal in die csv-datei eingetragen. Die csv-datei für Einzugsermächtigungen enthält folgende Spalten und Vorbelegungen: Seite 103

104 Die csv-datei für Abbuchungsvollmachten enthält folgende Spalten und Vorbelegungen: Seite 104

105 Das Protokoll enthält einen Eintrag mit den gewählten Optionen (History-Datum ab bzw. alle Datensätze aus Archiv-Zahlungsverkehr werden berücksichtigt sowie gesperrte Adressen werden <nicht> berücksichtigt ). Das Ausgabeverzeichnis für die csv-dateien wird ebenfalls angeführt. Bearbeitung der csv-dateien Es können alle Felder bearbeitet werden. Die Struktur der Tabelle darf nicht verändert werden. WICHTIG: Achten Sie beim Speichern der Dateien darauf, dass diese zwingend als *.csv gespeichert werden müssen. Datensätze, die später in die Adress-Stammdaten importiert werden sollen, müssen in der Spalte Datensatz soll für Import verwendet werden einen Eintrag enthalten. Das Feld Datum der letzten durchgeführten Lastschrift sowie das Feld Anzahl der Lastschriften werden nicht importiert. Werden Einzugsermächtigungen in SEPA-Basismandate überführt, kann in dieser Datei das Mandats- Datum (Datum der Unterschrift) eingetragen werden. Dadurch wird das SEPA-Mandat direkt gültig. Fehlt das Mandats-Datum, muss das jeweilige SEPA-Mandat später manuell nachbearbeitet werden. Beachten Sie bei Abbuchungsaufträgen: Eine Weiterverwendung von bestehenden Abbuchungsvollmachten ist nicht möglich. Es ist zwingend ein neues SEPA-Mandat einzuholen. Die Seite 105

106 Daten dieser Datei können für die Erstellung des SEPA-Mandates selbstverständlich verwendet werden Import für SEPA-Mandate aus Umstellungsdatei Es handelt sich um den gleichen Assistenten wie für die Erstellung der csv-dateien. Text Infobox für Schritt 1: In diesem Schritt durchsuchen Sie das Archiv-Zahlungsverkehr nach durchgeführten Lastschriften und erstellen Umstellungsdateien für die spätere Generierung von SEPA-Mandaten. Seite 106

107 Text Infobox für Schritt 2: In diesem Schritt erstellen Sie auf Grundlage der gewählten csv-datei die SEPA-Mandate (in den Stammdaten Adressen). Schritt 2: Import für SEPA-Mandate aus Umstellungsdatei (in Adress-Stammdaten) Über die Schaltfläche: WEITER können im nächsten Fenster die gewünschte(n) Importdatei(en) sowie die Einfügeoptionen ausgewählt werden. Wenn Sie bei der Auswahl der Datei die STRGTaste gedrückt halten, können Sie sowohl Abbuchungsauftraege.csv als auch Einzugsermaechtigungen.csv markieren und somit beide Dateien in einem Schritt importieren. Über die Schaltfläche: WEITER öffnet sich die Zusammenfassung. Seite 107

108 Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN öffnet sich das Fenster Zu Ihrer Information: Beim Erstellen der SEPA-Mandate erfolgt durch die WISO Unternehmer Line folgende Prüfung: Seite 108

109 Ist die im SEPA-Mandat angegebene Bankverbindung in der angegebenen Adresse vorhanden? Abgeglichen wird dabei die IBAN. Wenn ja, wird das SEPA-Mandat angelegt. Wenn nein, erfolgt ein Eintrag im Protokoll. Es wird ein Protokoll (Import_SEPA_Mandate) erstellt und gespeichert. Das Protokoll enthält die Informationen aus der Zusammenfassung sowie die Informationen der Abschlussseite. Gegebenenfalls werden die SEPA-Mandate aufgelistet, die auf Grund der Prüfung der Bankverbindung nicht angelegt wurden. Im Protokoll wird angegeben: Folgende SEPA-Mandate wurden nicht angelegt: Mandatsreferenz im Mandat hinterlegte Adress-Nummer im Mandat hinterlegte Bankverbindung (IBAN, BLZ, Kontonummer) Das Protokoll kann jederzeit über die Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN PROTOKOLLE aufgerufen werden. SELEKTIONSFELDER UND REGELN FÜR SEPA-MANDATE In der WISO Unternehmer Line können für SEPA-Mandate Selektionsfelder definiert werden. Darüber hinaus ist es möglich, Regeln für SEPA-Mandate festzulegen (PARAMETER ABRECHNUNG REGELN FÜR SEPA-MANDATE). BERECHTIGUNGEN FÜR DIE VERWALTUNG VON SEPA-MANDATEN Innerhalb der Berechtigungsstruktur (Registerkarte: DATEI INFORMATIONEN EINSTELLUNGEN BERECHTIGUNGEN) stehen Ihnen sowohl im Bereich VERKAUF/EINKAUF als auch im Bereich BUCHHALTUNG unter ABRECHNUNG Eingrenzungsmöglichkeiten für die Bearbeitung / Verwaltung von SEPA-MANDATEN zur Verfügung. Seite 109

110 Seite 110

111 SEPA-UMSTELLUNG: SCHRITT 4 (LASTSCHRIFT ZAHLUNGSARTEN UMSTELLEN) ZAHLUNGSARTEN FÜR LASTSCHRIFTEN ZUSÄTZLICHE ZAHLUNGSARTEN FÜR LASTSCHRIFTEN Für Lastschriften stehen folgende Zahlungsarten zusätzlich zur Verfügung: Lastschrift/Überweisung - SEPA Seite 111

112 Lastschrift/Überweisung XML (pain-format) Die Zahlungsarten Lastschrift/Überweisung Abbuchungsauftrag/Überweisung über DTA (Lastschrift/Überweisung) über DTA (mit Abbuchungsvollmacht) bleiben weiterhin bestehen, sollen aber künftig nicht mehr verwendet werden. Die Funktionsweise dieser Zahlungsarten bleibt bis auf weiteres erhalten. Diese Zahlungsarten erfüllen allerdings nicht die Anforderungen an SEPA. ZAHLUNGSARTEN IN EINER KOMBINATIONSAUSWAHL In allen Kombinationsauswahlen für die Zahlungsart sind die zusätzlichen Zahlungsarten für Lastschriften enthalten. Beispiel: Die Reihenfolge innerhalb der Listbox ist neu strukturiert. Zuerst werden die aktuellen Zahlungsarten aufgeführt. Die veralteten Zahlungsarten werden am Ende angeboten. Der Zusatz [veraltet] wird erst nach Durchführung des SEPA-Umstellungsassistenten Schritt 4 angegeben. Die neue Reihenfolge stellt sich folgendermaßen dar: (Nicht angegeben) Überweisung - SEPA) Überweisung XML (pain-format) Überweisung Ausland (nicht SEPA) Lastschrift/Überweisung SEPA Lastschrift/Überweisung XML (pain-format) Bar Scheck Über Kreditkarte Sonstige (intern zur Verrechnung) Über DTA (Lastschrift / Überweisung) [veraltet] Über DTA (mit Abbuchungsvollmacht) [veraltet] Überweisung [veraltet] Lastschrift / Überweisung [veraltet] Seite 112

113 Abbuchungsauftrag / Überweisung [veraltet] ANPASSUNGEN IN FORMULAREN, LAYOUTS UND TABELLENANSICHTEN ANPASSUNGEN IN DEN PARAMETERN Die Zahlungsarten Lastschrift/Überweisung - SEPA und Lastschrift/Überweisung - XML (pain-format) Seite 113

114 wurden ergänzt. Seite 114

115 Seite 115

116 Seite 116

117 ANPASSUNGEN IN SCHAUBILDERN UND IN ÜBERBLICKEN Seite 117

118 LASTSCHRIFTARTEN Als zusätzliche Zahlungsarten stehen Lastschrift/Überweisung SEPA und Lastschrift/Überweisung - XML (pain) zur Verfügung. Über das SEPA-Mandat wird festgelegt, welche Unterart zu Grunde liegt. Dies kann sein: SEPA-Basislastschrift SEPA-Firmenlastschrift COR1-Lastschrift SEPA-BASISLASTSCHRIFT Diese Lastschriftart löst die bisherige Einzugsermächtigung ab und kann sowohl für Privat- als auch Firmenkunden benutzt werden. SEPA-FIRMENLASTSCHRIFT Diese Lastschriftart löst die bisherige Abbuchungsvollmacht ab und kann nur für Firmenkunden benutzt werden. Seite 118

119 COR1 LASTSCHRIFTEN Hierbei handelt es sich um eine SEPA-Basislastschrift mit verkürzter Vorlauffrist. Diese Frist so geplant kann für COR1-Lastschriften auf einen Banktag gekürzt werden. Ob dieses Verfahren unterstützt wird, ist im Vorfeld mit Ihrer Bank zu klären. WEITERVERWENDUNG VON BESTEHENDEN EINZUGSERMÄCHTIGUNGEN Bestehende Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Voraussetzungen weiter verwendet werden. Ist dies der Fall, muss kein neues SEPA-Mandat eingeholt werden. Die Daten der Einzugsermächtigung sind in der WISO Unternehmer Line als SEPA-Mandat zu erfassen (siehe auch Kapitel 7.2.7). WEITERVERWENDUNG VON BESTEHENDEN ABBUCHUNGSVOLLMACHTEN Eine Weiterverwendung von bestehenden Abbuchungsvollmachten ist nicht möglich. Es ist zwingend ein neues SEPA-Mandat einzuholen. SEPA-EINSTELLUNGEN IN DEN PARAMETERN UND IN DEN MANDANTEN-BANKEN NEUER BEREICH IN DEN PARAMETERN FÜR SEPA Für die Abwicklung von SEPA-Lastschriften wurde in der WISO Unternehmer Line ein neuer Bereich innerhalb der Parameter-Einstellungen implementiert. Unter PARAMETER ABRECHNUNG ZAHLUNGSVERKEHR PARAMETER gibt es nun zusätzlich den Bereich Vorgaben für SEPA-Mandate. Seite 119

120 PARAMETER FÜR PRE-NOTIFICATION Pre-Notification wird über Fremdprogramm versendet Ist dieses Kennzeichen aktiviert, wird bei der Anlage eines SEPA-Mandates in den Stammdaten Adressen das Kennzeichen dort automatisch aktiviert. Es handelt sich um einen Vorschlagswert, der im Mandat geändert werden kann. Wird ein Vorgang mit einem zugeordneten SEPA-Mandat ausgegeben, bei dem das Kennzeichen Pre-Notification wird über Fremdprogramm versendet aktiviert ist, wird im Vorgangsdruck keine Pre-Notification ausgegeben. Vorlaufzeit Pre-Notification: Vorlauftage Pre-Notification für SEPA-Basislastschrift: (Anzahl Tage) Die Anzahl der Tage kann manuell eingetragen werden. Als Vorschlagswert ist bereits 14 hinterlegt. Vorlauftage Pre-Notification für SEPA-COR1-Basislastschrift: (Anzahl Tage) Die Anzahl der Tage kann manuell eingetragen werden. Als Vorschlagswert ist bereits 2 hinterlegt. Vorlauftage Pre-Notification für SEPA-Firmenlastschrift: (Anzahl Tage) Die Anzahl der Tage kann manuell eingetragen werden. Als Vorschlagswert ist bereits 14 hinterlegt. Hinweis: Die Vorlauftage für die Pre-Notification können auch direkt im SEPA-Mandat (in den Stammdaten der Adresse) hinterlegt werden. Die Vorgabe aus den Parametern wird bei der Anlage des SEPA-Mandates als Vorschlagswert übernommen. Vorrang bei der späteren Berechnung hat der Eintrag im SEPA-Mandat. HINTERLEGUNG DER BELASTUNGS-VORLAUFTAGE UND DER PAIN-FORMATE IN DEN MANDANTENBANKEN In den Bankverbindungen der Mandantenbanken steht das Register: SEPA-OPTIONEN zur Verfügung. Seite 120

121 Formatvorgaben für das pain-format Überweisungen: Es kann hier zwischen den von der WISO Unternehmer Line unterstützten pain- Formaten für Überweisungen gewählt werden. Ist diese Bankverbindung als Online-Konto eingerichtet, kann die Einstellung (nicht angegeben) gewählt werden. Das pain-format wird direkt aus dieser online eingerichteten Bankverbindung bezogen. Handelt es sich um ein Offline-Konto muss eines der folgenden pain-formate für Überweisungen gewählt werden: (nicht angegeben) mit dieser Einstellung wird das Standard- Format verwendet pain (ab ) pain (Standard) Es ist mit der Hausbank zu klären, welches Format zu verwenden ist. Standardmäßig ist die Eintragung (nicht angegeben) ausgewählt. Seite 121

122 Lastschriften: Es kann hier zwischen den von der WISO Unternehmer Line unterstützten pain- Formaten für Lastschriften gewählt werden. Es ist mit der Hausbank zu klären, welches Format zu verwenden ist. Ist diese Bankverbindung als Online-Konto eingerichtet, kann die Einstellung (nicht angegeben) gewählt werden. Das pain-format wird direkt aus dieser online eingerichteten Bankverbindung bezogen. Handelt es sich um ein Offline-Konto muss eines der folgenden pain-formate für Lastschriften gewählt werden: (nicht angegeben) mit dieser Einstellung wird das Standard- Format verwendet pain (ab auch COR1) pain (Standard) Es ist mit der Hausbank zu klären, welches Format zu verwenden ist. Standardmäßig ist die Eintragung (nicht angegeben) ausgewählt. Darüber hinaus können die Belastungs-Vorlauftage (TARGET2-Tage) hinterlegt werden. Die üblichen Standard-Werte + 2 Tage sind als Vorschlagswerte bereits hinterlegt. TARGET2-Arbeitstage für Belastungs-Vorlauf bei Basislastschriften: Erst- / Einmal-Lastschriften: (Anzahl Tage) Die Anzahl der Tage kann manuell eingetragen werden. Als Vorschlagswert ist bereits 7 hinterlegt. Folgelastschriften (Anzahl Tage) Die Anzahl der Tage kann manuell eingetragen werden. Als Vorschlagswert ist bereits 4 hinterlegt. TARGET2-Arbeitstage für Belastungs-Vorlauf bei COR1-Lastschriften (Anzahl Tage) Die Anzahl der Tage kann manuell eingetragen werden. Als Vorschlagswert ist bereits 3 hinterlegt. TARGET2-Arbeitstage für Belastungs-Vorlauf bei Firmenlastschriften: (Anzahl Tage) Die Anzahl der Tage kann manuell eingetragen werden. Als Vorschlagswert ist bereits 3 hinterlegt. maximale Tage für die früheste Einreichung (Anzahl Tage) Die Anzahl der Tage kann manuell eingetragen werden. Als Vorschlagswert ist bereits 15 hinterlegt. Es muss ein Wert größer 0 und größer als der größte Belastungsvorlauftag eingetragen sein. Seite 122

123 Begründung für Belastungsvorlauftage = Standard + 2 am Beispiel für eine SEPA-Basislastschrift, die eine Erstlastschrift ist Belastungsvorlauftage = 7 Tage TARGET2-ARBEITSTAGE TARGET2 ist täglich, außer samstags und sonntags sowie an den offiziellen TARGET2-Feiertagen geöffnet. Die Tagverarbeitung erfolgt von 7:00 Uhr bis 18:00 Uhr wobei die Annahmeschlusszeiten unverändert bei 17:00 Uhr für Kundenzahlungen sowie 18:00 Uhr für Interbankzahlungen liegen. Als TARGET2-Feiertage sind zu berücksichtigen: Diese Tage sind die Grundlage für die Berechnung des spätest möglichen Einreichdatums bei der Bank, woraus ggfs. auch das frühest mögliche Lastschriftdatum resultieren kann. BUCHUNGSPARAMETER FÜR VORGÄNGE Es stehen zusätzliche Buchungskennzeichen für Vorgänge zur Verfügung. Unter PARAMETER VORGÄNGE BUCHUNGSPARAMETER stehen auf dem Register: für das Buchen dieses Vorgangs im Bereich in Offene Posten eintragen die Kennzeichen SEPA-Mandat und Daten für Pre-Notification vor dem Buchen prüfen (nur bei SEPA- Lastschriften) Seite 123

124 Pre-Notification wird mit Vorgangsausgabe erzeugt (nur bei SEPA-Lastschriften) zur Verfügung. Die Vorgaben, wann eine Pre-Notification im Vorgang korrekt ausgegeben werden kann, sind in Kapitel Layout für Pre-Notification im Vorgang dokumentiert. PRE-NOTIFICATION ALLGEMEIN Bei der Pre-Notification handelt es sich um eine Vorabinformation (Benachrichtigung) an den Zahlungspflichtigen über einen bevorstehenden Lastschrifteinzug. Dem Zahlungspflichtigen sind mitzuteilen: Betrag Belastungstermin Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Zu beachten: Grundsätzlich ist eine Vorlaufzeit von 14 Kalendertagen einzuhalten. Die Frist von 14 Tagen wird zum Fälligkeitstag der Lastschrift gerechnet. Diese kann abweichend in den Vertragsbedingungen vereinbart und gekürzt werden. Ein vertraglich vereinbarter Verzicht auf die Pre-Notification ist nicht vorgesehen. Ein korrekter SEPA-Lastschrifteinzug muss in einer Pre-Notification angekündigt werden. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Lastschriftbeträgen ist eine einmalige Verständigung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug und die Angabe der Fälligkeitstermine ausreichend. Seite 124

125 VERSAND DER PRE-NOTIFICATION: Der Versand der Pre-Notification kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten im unternehmerischen Ablauf erfolgen. Dies ist mit von Ihrer Vorgehensweise abhängig. Die WISO Unternehmer Suite bietet folgende Möglichkeiten: a. Im Vorgangslayout wird die Pre-Notification mit ausgegeben b. Im Offenen Posten steht ein eigenes Layout für die Ausgabe zur Verfügung c. Im Zahlungsverkehr d. Oma-Enkel-Prinzip Beispiel: Der volljährige Enkel unterschreibt einen Wartungsvertrag, welcher eine monatliche Zahlung der Beiträge erfordert. Die Großmutter unterschreibt das zugehörige Mandat, damit von ihrem Konto die monatlichen Beträge abgebucht werden. Die Pre-Notification ist grundsätzlich an die Großmutter zu schicken. Nur in Ausnahmefällen (Adresse des Kontoinhabers ist nicht bekannt) ist ersatzweise der Vertragspartner (hier der Enkel) zu informieren, mit der Bitte, diese Information an den Kontoinhaber weiterzuleiten. Beachten Sie: Bei Änderung des Fälligkeitsdatums und/oder des Betrages muss eine neue Pre- Notification versendet werden. ERSTELLUNG EINES VORGANGS MIT ZAHLUNGSART: SEPA-LASTSCHRIFT ZUSÄTZLICHE FELDER IM VORGANG FÜR LASTSCHRIFTEN Im Vorgang werden auf dem Register: ADR.-KENNZEICHEN im Bereich: BANKVERBINDUNG folgende Felder zusätzlich angezeigt: Zahlungsart aus dem Reg. Adresse Mandatsreferenz Lastschrift am (=Fälligkeitsdatum für Lastschriften) Info-Feld: über <Lastschriftbetrag> - wenn Skonto dann zusätzlich mit <Skonto> % Skonto Seite 125

126 Die Zahlungsart aus dem Register: Adresse wird übernommen und angezeigt und kann an dieser Stelle nicht geändert werden. Eine Änderung der Zahlungsart für diesen Vorgang ist auf dem Register: Adresse vorzunehmen. Der nachfolgenden Tabelle kann entnommen werden, welche Vorgangsarten standardmäßig welchen Vorgangsgruppen zugeordnet sind. Ist in den Buchungsparametern, die der jeweiligen Vorgangsart zugeordnet wurden, das Kennzeichen in Offene Posten eintragen aktiviert, und wird im Vorgang die Zahlungsart: Lastschrift/Überweisung-SEPA ausgewählt, wird der Vorgang mit der Zahlungsart lt. 3. bzw. 4. Spalte weiterverarbeitet. Seite 126

127 Handelt es sich um eine SEPA-Lastschrift oder XML-Lastschrift wird geprüft, ob ein gültiges Mandat vorhanden ist. Wenn ja, wird das Standard-SEPA-Mandat dieser Bankverbindung (IBAN) diesem Vorgang zugeordnet und die Mandatsreferenz wird angezeigt. Sind mehrere SEPA-Mandate vorhanden, kann über eine Kombinationsauswahl ein anderes SEPA-Mandat ausgewählt werden. Es können die SEPA-Mandate zur IBAN der gewählten Bankverbindung gewählt werden. Seite 127

128 Ist das Feld Mandatsreferenz gefüllt, wird das Feld: Lastschrift am berechnet. Dieses Datum kann auch manuell (Auswahl über Kalender) eingetragen werden. Berechnung des Feldes: In einer Infobox wird immer das vom Programm errechnete Datum und die Berechnungsgrundlage angezeigt. Bei manueller Hinterlegung des Lastschrift am Datums erfolgt beim Verlassen des Feldes eine Prüfung. Prüfung des Feldes Lastschrift am und ggfs. Meldung: Dieses Datum muss geprüft werden mit: Vorgangsdatum +Vorlauftage Pre-Notification (aus SEPA- Mandat) bzw. mit Datum der spätest möglichen Einreichung bei der Bank (Belastungsvorlauftage). Ist letzteres größer als das errechnete Fälligkeitsdatum erhält der Anwender folgende Meldung: Seite 128

129 Ja, auf den TT.MM.JJJ (unter Beachtung Pre-Notification In das Feld: Lastschrift am das errechnete Datum TT.MM.JJJ eingetragen, kann aber auch noch geändert werden. Nein, Lastschriftdatum belassen oder Abbrechen Der Vorgang kann erstellt werden. Beachten Sie in diesem Falle: Ein Einzug zum angegebenen Fälligkeitstermin kann nicht mehr rechtzeitig angekündigt werden. Der Vorgang wird nicht gebucht, wenn der Buchungsparameter SEPA-Mandat und Daten für Pre-Notification vor dem Bruchen prüfen (nur bei SEPA-Lastschriften) gesetzt wurde. Lastschriftbetrag: wird vom Programm berechnet und wird als Infofeld ausgegeben. Eine manuelle Änderung an dieser Stelle ist nicht möglich. Berechnung: Gesamtbetrag des Vorgangs (skontierfähiger Betrag * Skontosatz 1/100) Beachten Sie: Eine Eingabe der SEPA-relevanten Daten ist grundsätzlich möglich. Eine Prüfung der Daten erfolgt beim Buchen des Vorgangs, wenn der Buchungsparameter In Offene Posten eintragen gesetzt wurde. Für folgende Vorgänge kann KEIN Lastschriftdatum eingegeben werden: o Vorgänge der Vorgangsgruppen Eingangsrechnung, Lieferantenbestellung oder Gutschrift Seite 129

130 o Vorgänge mit negativem Betrag SERVICEVERTRÄGE Bei der Erstellung der Servicevertragsabrechnung kann im Assistenten das Abrechnungsdatum oder der Zählerstand gewählt werden. Im Assistenten wird auch das Vorgangsdatum definiert. Bei der Erstellung des Vorgangs wird die Standard-Bankverbindung der zu Grunde liegenden Adresse verwendet. Daraus resultiert die Zahlungsart sowie ggfs. das Standard-SEPA-Mandat. Somit sind für die automatische Erstellung des Offenen Posten für Lastschriften alle Voraussetzungen erfüllt. Die weitere Abwicklung entspricht der Vorgehensweise wie unter Kapitel 8.5 beschrieben. Mit dem Vorgang (üblicherweise Rechnung), welche durch Servicevertragsabrechnungen erstellt werden, können einzelne Pre-Notifications erstellt werden. LAYOUT FÜR PRE-NOTIFICATION IM VORGANG Im Vorgang wird ausschließlich das Layout für deutschsprachige Pre-Notifications ausgegeben. Bei der Aufbereitung der Daten für den Druck des Vorgangs muss ein Kennzeichen übergeben werden, dass die Pre-Notification ausgegeben werden soll. Damit eine Pre-Notification gedruckt werden kann, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen: Zahlungsart= Lastschrift/Überweisung SEPA oder Lastschrift/Überweisung XML (pain); Durchführung als Lastschrift Es ist ein gültiges Mandant vorhanden: - die Mandatsreferenz muss gefüllt sein - das Unterschriftsdatum ist vorhanden - das Mandat ist nicht gesperrt - Das Datum in Mandat gültig bis ist größer als das Fälligkeitsdatum Vorgangsbuchungsparameter der aktuellen Vorgangsart Pre-Notification wird mit Vorgangsausgabe erzeugt (nur bei SEPA-Lastschriften) ist aktiviert das Kennzeichen 'Pre-Notification wird über Fremdsoftware versendet' (aus Mandat) ist nicht aktiviert der Vorgang ist nicht in der Vorgangsgruppe Gutschrift Sind die Bedingungen erfüllt, wird das Kennzeichen gesetzt und die Pre-Notification wird auf dem Vorgangslayout ausgegeben Text für Layout: Die Forderung über <Lastschrift-Betrag> ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat <Mandatsreferenz> zu der Gläubiger-Identifikationsnummer <Gläubiger-ID aus SEPA- Seite 130

131 Mandat> von Ihrem Konto IBAN <IBAN aus SEPA-Mandat> bei der <Bankname aus SEPA- Mandat> (BIC: <BIC dieser Bank aus Bankenstamm> zum Fälligkeitstag <Fälligkeitsdatum (für Lastschriften)> ein. Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende/einen Feiertag, verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den 1. folgenden Werktag. Wir bitten Sie, für Kontodeckung zu sorgen. DAS SPEICHERN EINES VORGANGS MIT ZAHLUNGSART LASTSCHRIFT/ÜBERWEISUNG - SEPA ODER LASTSCHRIFT/ÜBERWEISUNG XML (PAIN-FORMAT) Prüfung ob Lastschrift und Betrag >0 Wenn ja, Prüfung, ob dem Vorgang ein gültiges SEPA-Mandat zugeordnet ist Bei allen Vorgängen mit dem Buchungskennzeichen in Offene Posten eintragen muss beim Speichern eine Meldung erzeugt werden, wenn kein gültiges Mandat vorhanden ist. Ein SEPA-Mandat ist für die Ausführung dieses Vorgangs gültig wenn: SEPA-Mandat ist nicht gesperrt Unterschriftsdatum ist eingetragen Ablaufdatum des SEPA-Mandates ist größer als das Fälligkeitsdatum Ist kein SEPA-Mandat vorhanden, erhält der Anwender den Hinweis: Ja, jetzt SEPA-Mandat anlegen Seite 131

132 Die Adress-Stammdaten dieser Adresse Register: Bank/Zahlungsmodalität/SEPA-Mandate werden geöffnet. Das SEPA-Mandat kann hinterlegt werden. Nach dem Speichern der Adresse befindet man sich wieder im Vorgang und die Mandatsreferenz wird übernommen. Nein, SEPA-Mandat später erfassen oder Abbrechen : In diesem Falle bleibt das Feld Mandatsreferenz leer. Ist dieses Feld im Vorgang nicht gefüllt, kann aus dem Vorgang die Pre-Notification nicht korrekt ausgegeben werden. Wird beim Buchen des Vorgangs ein Offener Posten erzeugt, enthält dieser ebenfalls keine Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz kann auch im OP hinterlegt werden. Diese Meldung wird beim Speichern eines Vorgangs der Vorgangsgruppe Gutschrift NICHT angezeigt. Ist ein ungültiges Mandat zugeordnet, erhält der Anwender folgende Meldung: Ja, jetzt SEPA-Mandat bearbeiten Das SEPA-Mandat wird zum Ändern geöffnet. Nach dem Speichern des SEPA-Mandates befindet man sich wieder im Vorgang und das geänderte SEPA-Mandat wird dem Vorgang zugrunde gelegt. Nein, SEPA-Mandat später bearbeiten Die Zuordnung des SEPA-Mandates im Vorgang bleibt unverändert. Beim Buchen wird das ungültige Mandat in den Offenen Posten übernommen und kann dann im OP geändert werden. DAS BUCHEN DER VORGÄNGE Wenn unter PARAMETER VORGÄNGE BUCHUNGSPARAMETER auf dem Register: für das Buchen dieses Vorgangs der Parameter Pre-Notification wird mit Vorgangsausgabe erzeugt (nur bei SEPA-Lastschriften) aktiviert ist oder der Parameter Seite 132

133 SEPA-Mandat und Daten für Pre-Notification vor dem Buchen prüfen (nur bei SEPA-Lastschriften) ausgewählt wurde, dann erfolgt beim Buchen des Vorgangs die Prüfung auf ein gültiges Mandat. Beim Erstellen des Offenen Postens wird das Kennzeichen Pre-Notification wurde versendet unter folgenden Voraussetzungen gesetzt: Im SEPA-Mandat ist das Kennzeichen Pre-Notification wird über Fremdsoftware versendet aktiviert. oder Der Parameter Pre-Notification wird mit Vorgangsausgabe erzeugt ist gesetzt UND das zugeordnete SEPA-Mandat ist gültig. DAS WANDELN DER VORGÄNGE Wandeln eines Vorgangs in einen Vorgang, der einen OP erzeugt mit Zahlungsart Lastschrift-SEPA oder Lastschrift-XML Beim Wandeln wird nichts geprüft. Fehlende Informationen für SEPA-Lastschriften werden beim Verbuchen erkannt. TEILGUTSCHRIFTEN Beim Wandeln in eine Vorgangsart der Gruppe 'Gutschrift' wird geprüft, ob im vorhandenen Offenen Posten das Kennzeichen Pre-Notification wurde versendet bereits aktiviert ist. Wenn ja, darf diese Gutschrift nicht mit dem vorhandenen OP verrechnet werden (außer bei Vollausgleich). Für die Gutschrift wird ein separater OP erzeugt. Wenn nein, wird diese Gutschrift standardmäßig mit dem vorhandenen OP verrechnet OFFENEN POSTEN ZUSÄTZLICHE FELDER IM OP FÜR LASTSCHRIFTEN Enthält der Offene Posten die Zahlungsart SEPA-Lastschrift oder XML-Lastschrift sind zusätzliche Felder und Berechnungen für den weiteren Ablauf erforderlich. Innerhalb des Offenen Posten gibt es auf dem Register: Bank/Zahlungsbedingungen den Bereich SEPA-Lastschriften. In diesem Bereich sind alle SEPA-relevanten Felder angesiedelt, die entweder aus dem Vorgang oder FiBu-Buchungssatz übernommen werden, oder manuell eingegeben werden können. Seite 133

134 Register: Bank / Zahlungsbedingungen: Seite 134

135 MANUELLE ERSTELLUNG EINES OP MIT ZAHLUNGSART LASTSCHRIFT-SEPA ODER LASTSCHRIFT- XML (PAIN-FORMAT) Ein Offener Posten kann auch für Lastschriften manuell erstellt werden. DRUCK/VERSAND DER PRE-NOTIFICATION (IM BEREICH OFFENE POSTEN) Im Bereich der Offenen Posten gibt es in der Gruppe: AUSGABE (Registerkarte: START) einen eigenen Bereich Pre-Notification. In diesem Bereich ist sowohl das Vorgabelayout für den Druck als auch für den -Versand der Pre-Notification enthalten. Beachten Sie: Pre-Notifications für wiederkehrende Lastschriften (z.b... Abbuchung erfolgt am , , , ) können nicht erstellt werden. Seite 135

136 Pre-Notification Mit diesem Druck wird eine Lastschrift angekündigt. Es handelt sich dabei um eine Briefvorlage, die auch individuell gestaltet werden kann. Die Pre-Notification wird in Abhängigkeit des Landes des Empfängers entweder in Deutsch oder in Englisch ausgegeben. (Deutsch für die Empfänger-Länder Deutschland, Österreich, Schweiz; Englisch für alle anderen Empfänger-Länder) Briefkopf des eigenen Unternehmens Seite 136

137 Anschriftenfelder werden mit den Daten aus dem SEPA-Mandat der Adresse gefüllt. Die Zuordnung erfolgt über Adressnummer des OP und der im OP angegebenen Mandats-Referenz. Betreff: Pre-Notification Sehr geehrte Damen und Herren, Rechnung <Beleg-Nr.>.: Die Forderung über <Lastschrift-Betrag> ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat <Mandatsreferenz> zu der Gläubiger-Identifiationsnummer <Gläubiger-ID aus SEPA- Mandat> von Ihrem Konto IBAN <IBAN aus SEPA-Mandat> bei der <Bankname aus SEPA-Mandat> (BIC: <BIC dieser Bank aus Bankenstamm> zum Fälligkeitstag <Fälligkeitsdatum (für Lastschriften)> ein. Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende/einen Feiertag, verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den 1. folgenden Werktag. Wir bitten Sie, für Kontodeckung zu sorgen. Seite 137

138 Beim Aufruf des Druckes erscheint folgender Assistent: Sortierung erfolgt für Offene Posten: nach unterschiedlichen Kriterien (u.a. Versendungsdatum für Pre-Notification, Mandatsreferenz, Adressnummer, Lastschriftdatum, Einreichungsdatum, etc.) über Bereichsauswahl können auch einzelne Offene Posten ausgegeben werden (alle ausgewählten Datensätze) Auswahl-Optionen: Seite 138

139 Nur nicht versendete Pre-Notifications ausgeben: Prüft das Kennzeichen Pre-Notification wurde versendet. Datensätze nach dem Ausgeben mit Pre-Notification wurde versendet kennzeichnen Pre-Notification per Die Pre-Notification wird per versendet. OP WIRD AUF GRUND EINES FIBU-BUCHUNGSSATZES ERZEUGT Wird ein Buchungssatz mit einem Personenkonto erfasst, kann das Fenster Weitere Angaben zur Adresse aufgerufen werden (über die Schnellwahl oder über die Schaltfläche: WEITERE). In diesem Fenster ist es möglich eine Bankverbindung und ein dazugehörendes SEPA-Mandat (Mandatsreferenz) auszuwählen. Außerdem stehen die Felder Lastschriftdatum Vorlauftage (für Pre-Notification) Kennzeichen: Pre-Notification wurde versendet zur Verfügung. Seite 139

140 Bankverbindung: Es kann eine Bankverbindung aus der zugehörenden Adresse ausgewählt werden. Mandatsreferenz: In der Kombinationsauswahl werden die SEPA-Mandate zur IBAN der gewählten Bankverbindung angezeigt. Wird auf Grund des FiBu-Buchungssatzes ein Offener Posten erzeugt, werden die Daten aus dem SEPA-Mandat im Offenen Posten angezeigt. Es erfolgt die Berechnung des Fälligkeitsdatums auf Grundlage des Rechnungsdatums. Werden im FiBu-Buchungssatz keine Angaben zur Bankverbindung und zum SEPA-Mandat hinterlegt, und die Zahlungsart ist Lastschrift/Überweisung-SEPA oder Lastschrift/Überweisung-XML (pain) muss ein daraus resultierender Offener Posten manuell nachbearbeitet werden. Es sind im Offenen Posten die SEPA-relevanten Felder manuell zu füllen. OP AUS HISTORY IN ÜBERSICHT KOPIEREN Die neuen Felder sind vorhanden müssen aber entsprechend gepflegt werden. ZAHLUNGSVERKEHR Bitte beachten Sie, dass bestehende Zahlungsverkehrs-Datensätze noch die alten Zahlungsarten enthalten. Diese sind ggfs. manuell zu ändern. ASSISTENT OP (AUCH FÜR LASTSCHRIFTEN) Für die Erstellung von Zahlungsverkehrsdatensätzen aus dem Bereich der Offenen Posten wurde der Assistent OP erweitert. Nach dem Aufruf können Sie im ersten Fenster zwischen der Erstellung von Zahlungsverkehrsdatensätzen für Lastschrift - SEPA / Lastschrift XML (pain) alle andere Zahlungsarten wählen. Es kann nur ein Eintrag gewählt werden. Seite 140

141 Weiterer Ablauf für alle anderen Zahlungsarten Nur wenn der Eintrag alle anderen Zahlungsarten aktiviert ist, wird der Baum unterhalb aktiv und es können Bereiche gewählt werden. Der weitere Ablauf des Assistenten bleibt unverändert. Beachten Sie: Gespeicherte Schemen können ggfs. nicht mehr verwendet werden. Legen Sie für Ihre Abläufe bei Bedarf neue Schemen an. Weiterer Ablauf für Lastschrift- SEPA / Lastschrift XML (pain) Nach dem Aufruf des Offene Posten Zahlungsverkehrs-Assistenten (Assistent OP) öffnet sich folgendes Fenster: Seite 141

142 Bei Auswahl von Lastschrift SEPA / Lastschrift XML (pain) wird der Baum unterhalb inaktiv dargestellt. Es stellt sich der weitere Ablauf des Assistenten wie folgt dar: Seite 142

143 Über die Schaltfläche: WEITER erreichen Sie die Zusammenfassung: Datenzusammenstellung: OPs mit Zahlungsart Lastschrift - SEPA oder Lastschrift XML (pain) Seite 143

144 Es werden nur Offene Posten mit gültigem Mandat berücksichtigt. Offene Posten ohne gültigem Mandat werden im Protokoll ausgewiesen. Grundlage ist das im OP hinterlegte Lastschriftdatum Der Betrag ergibt sich aus dem Feld: Betrag im OP Es wird in allen Offenen Posten das Lastschriftdatum und das Datum Späteste Einreichung (späteste Übermittlung an die Bank) geprüft. Es werden alle Datensätze berücksichtigt, deren Lastschriftdatum im Zeitrahmen Fällige Zahlungen zum bis zum nächsten Zahlungsverkehr liegen. Es wird geprüft, ob Offene Posten vorhanden sind, die in diesem Lauf noch nicht berücksichtigt werden, die aber bis zum nächsten Zahlungsverkehr überfällig werden. Die Anzahl dieser Datensätze wird im Protokoll ausgegeben. Es wird vom Programm errechnet, wann der nächste Zahlungsverkehr erfolgen muss. Dieses Datum wird ebenfalls im Protokoll ausgegeben. Es werden OPs berücksichtigt, wenn das aktuelle Datum (=Server-Datum) innerhalb der Einreichungsfrist (siehe Beispiel) liegt. Beispiel: Das Beispiel beruht auf Server-Datum Es stehen vier Offene Posten mit nachfolgenden Daten zur Verfügung: Im Assistent OP wurde unter Nächster Zahlungsverkehr in Tagen 5 Tage angegeben. Seite 144

145 Wenn das Datum 'Fällige Zahlungen zum' +'Nächster Zahlungsverkehr in Tagen' (z.b = ) außerhalb der Einreichungsfrist liegt, muss der Hinweis auf das späteste Datum des nächsten Zahlungslaufs ausgegeben werden. In diesem Beispiel wird Beleg 2 nicht berücksichtigt, wäre aber beim nächsten geplanten Lauf bereits überfällig. Die Einreichungsfrist wird aus <Lastschriftdatum - Vorlauftage Bank (max)> bzw. <Lastschriftdatum - Vorlauftage Bank (min)> berechnet Anzeige der Zusammenfassung: Der Einreichungszeitraum wird in der Tabelle angezeigt. Ist das Einreichungsdatum (spätestens) kleiner dem Serverdatum wird der Datensatz in der Farbe für gesperrte Datensätze (Standard: rot) dargestellt und das Kennzeichen Übernehmen ist nicht gesetzt. Die Anzeige erfolgt nach Einreichungsdatum (spätestens) aufsteigend. Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN wird die Information angezeigt. Seite 145

146 Die Angaben unter Beachten Sie: sind von den gefundenen / verarbeiteten Datensätzen abhängig. Durch das Erstellen der Zahlungsverkehrsdatensätze werden folgende Eintragungen vorgenommen: Es wird im OP das Kennzeichen "Zahlungsverkehrsdatensatz erstellt" automatisch gesetzt. Die Datensätze werden auf dem Register: Zahlungsverkehr geschrieben. Der Lastschrifttyp im Zahlungsverkehrsdatensatz wird auf Grundlage der Mandatsreferenz aus dem SEPA-Mandat entnommen. Protokoll: Das Protokoll enthält den Eintrag: Die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze wurde für das Lastschriftdatum <Daten fällig zum > erstellt. Der nächste Lauf wird in <Anzahl Tage> durchgeführt. Folgende Datensätze wurden nicht berücksichtigt: (Lastschriftdatum liegt nicht im gewählten Zeitbereich) müssen aber vor dem angegebenen nächsten Lauf an die Bank übermittelt werden: Es werden alle Datensätze ausgewiesen, die bei diesem Lauf nicht zu berücksichtigen sind, aber deren Einreichungssdatum kleiner als das Datum heute + Anzahl Tage für nächsten Lauf ist. Mandat ist ungültig Es werden alle Datensätze ausgewiesen, für die kein gültiges SEPA-Mandat vorliegt. Folgende Datensätze wurden berücksichtigt, sollten aber geprüft werden: Pre-Notification wurde nicht versendet Seite 146

147 OPs in denen das entsprechende Kennzeichen nicht gesetzt ist. Weitere Angaben Das kleinste Einreichungsdatum (spätestens) aus diesen Datensätze wird in der Information mit ausgegeben. Das Protokoll wird mit der Bezeichnung Erstellung von Zahlungsverkehrs-Datensätze für Lastschriften gespeichert. Es kann jederzeit über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN PROTOKOLLE eingesehen werden. ANZEIGE DER ZAHLUNGSVERKEHRSDATENSÄTZE Im Bereich: ZAHLUNGSVERKEHR steht eine zusätzliche Tabellenansicht für LASTSCHRIFTEN zur Verfügung. In dieser Tabellenansicht werden die Besonderheiten für Datensätze mit Zahlungsart Lastschrift-SEPA oder Lastschrift-XML (pain-format) berücksichtigt. Seite 147

148 Darstellung der Zahlungsverkehrsdatensätze für LASTSCHRIFTEN Enthält der Zahlungsverkehrs-Datensatz die Zahlungsart Lastschrift SEPA (Zugang) oder Lastschrift XML (Zugang) steht im geöffneten Zahlungsverkehrs-Datensatz das Register: SEPA- Seite 148

149 MANDAT zusätzlich zur Verfügung. Register: Betrag /Verw.-Zweck / Bankverbindung Das Feld Betrag enthält den Lastschrift-Betrag. Seite 149

150 Register: SEPA-Mandat Folgende Felder werden angezeigt: Bei Verwendung des Assistenten OP werden die Daten aus dem Offenen Posten übernommen. Bei manueller Anlage eines ZV-Datensatzes muss ein SEPA-Mandat zur ausgewählten IBAN vorhanden sein, welches über die Mandatsreferenz ausgewählt wird. Es werden entsprechend die weiteren Daten aus diesem SEPA-Mandat übernommen. Mandat Mandatsreferenz: Gläubiger-ID: Lastschriftart: Lastschrifttyp: aus Offenem Posten (OP) und ist änderbar Voraussetzung: es muss ein SEPA-Mandat angelegt sein aus SEPA-Mandat, das dieser Mandatsreferenz zugrunde liegt aus SEPA-Mandat aus SEPA-Mandat, das dieser Mandatsreferenz zugrunde liegt Fälligkeit der Lastschrift Lastschriftdatum: Späteste Einreichung: aus OP oder manuell hinterlegen aus OP oder manuell hinterlegen Pre-Notification: Vorlauftage für Pre-Notification: - wird aus SEPA-Mandat übernommen Seite 150

151 - kann auch manuell eingetragen werden Späteste Versendung: - berechnet sich aus "Fälligkeitsdatum (für Lastschriften)" - Vorlauftage Pre-Notification (vor dem Speichern); kann NICHT manuell eingetragen werden Pre-Notification wurde versendet Dieses Kennzeichen wird automatisch aktiviert, wenn Schaltflächen und Funktionen auf dem Register: START Gruppe: Ausgabe: - die Ausgabe der Pre-Notification im Bereich OP erfolgt - im SEPA-Mandat das Kennzeichen Pre-Notification wird _über Fremdsoftware versendet gesetzt ist - die Pre-Notification durch den Vorgang erstellt wurde Das Kennzeichen kann auch manuell gesetzt werden. Es können eine Lastschriften-Liste sowie die Pre-Notification ausgegeben werden. Seite 151

152 Zahlungsart: Es besteht die Auswahl zwischen nur Lastschrift-SEPA (Zugang) und nur Lastschrift-XML (Zugang) Sortierung Es stehen alle bisherigen Sortierungen zur Verfügung und zusätzlich Zahlungsverkehr nach IBAN des Empfängers Mandatsreferenz Lastschriftdatum Einreichungsdatum Die Lastschriften Liste kann (je nach Einstellungen) folgendermaßen aussehen: Seite 152

153 Die Layouts wurden um diese Felder erweitert. Gruppe: Verweise Schaltfläche: Schnittstellen Der Bereich Weitere Exporte wurde um den Eintrag XML-Datei erstellen erweitert. Gruppe: Suche Schaltfläche: Suchen und Schaltfläche: Sortieren Die Suche sowie die Sortierung wurde um folgende Felder erweitert: Mandatsreferenz Lastschriftdatum Einreichungsdatum IBAN des Empfängers ASSISTENT LOHN (LOHN ZAHLUNGSVERKEHRS ASSISTENT) Im Fenster "Wählen Sie die Bereiche für den Zahlungsverkehr aus:" wurde der "Bereich: Überweisung per XML (pain-format)" bereits ergänzt (siehe Kapitel 6.4.2). Dieser Bereich enthält die gleichen Seite 153

154 Auswahlmöglichkeiten wie der Bereich: DTA. Der sonstige Ablauf bleibt unverändert. Da Lastschriften im Bereich: Lohn derzeit nicht vorgesehen sind, erfolgt keine weitere Anpassung des Assistenten Lohn. ZAHLUNGSVERKEHRSDATENSÄTZE ONLINE BUCHEN Durch das Online buchen werden folgende Eintragungen im SEPA-Mandat durchgeführt: Neues Gültigkeitsdatum wird eingetragen Erst-Lastschrift wird zu Folge-Lastschrift In SEPA-Mandaten mit dem Kennzeichen Einmal-Lastschrift wird das Kennzeichen: Einmal- Lastschrift wurde ausgeführt gesetzt Das Mandat wird als erledigt gekennzeichnet und in den Übersichten durchgestrichen dargestellt. In SEPA-Mandaten mit dem Kennzeichen Letzt-Lastschrift wird das Kennzeichen: Letzt- Lastschrift wurde ausgeführt gesetzt. Das Mandat wird als erledigt gekennzeichnet und in den Übersichten durchgestrichen dargestellt. Mit der Lastschrift werden folgende Daten mit übertragen: Gläubiger-ID Mandatsreferenz Unterschriftsdatum des Mandates Name des Debitors (Kunde, bei dem die Lastschrift gezogen wird) IBAN des Debitors BIC der Bank des Debitors Seite 154

155 Art der Lastschrift (Basis-Lastschrift, COR1-Lastschrift, Firmenlastschrift) Typ der Lastschrift (Erst-, Folge-, Einmal-, Letzt-Lastschrift) Name des Vertragspartners, wenn vom Kontoinhaber abweichend Fälligkeitstermin XML-DATEIEN ERSTELLEN Für das Einreichen und die Abwicklung belegloser SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften gibt es ein neues, europaweit anerkanntes, XML-basiertes Datenformat. Das neue SEPA-Datenformat basiert auf dem ISO Standard Es wurde für den Interbanken- Zahlungsverkehr verpflichtend eingeführt. Der Aufruf erfolgt (wie in Kapitel beschrieben) im Bereich ZAHLUNGSVERKEHR Registerkarte: START SCHNITTSTELLEN XML-DATEI ERSTELLEN. Im Assistenten kann nun auch der Eintrag XML-Lastschriften ausgewählt werden. Anzahl der erstellten XML-Dateien pro XML-Lauf Bei XML-Lastschriften wird pro Bank und Lastschriftart (Basis-, COR1-, Firmenlastschrift) und pro Lastschrifttyp (Erst-, Folge-, Letztlastschrift) eine eigene Datei erzeugt. Durch das Ausführen des Assistenten XML-Datei erstellen werden folgende Eintragungen im SEPA- Mandat durchgeführt: Neues Gültigkeitsdatum wird eingetragen Erst-Lastschrift wird zu Folge-Lastschrift In SEPA-Mandaten mit dem Kennzeichen Einmal-Lastschrift wird das Kennzeichen: Einmal- Lastschrift wurde ausgeführt gesetzt Das Mandat wird als erledigt gekennzeichnet und in den Übersichten durchgestrichen dargestellt. In SEPA-Mandaten mit dem Kennzeichen Letzt-Lastschrift wird das Kennzeichen: Letzt- Lastschrift wurde ausgeführt gesetzt. Das Mandat wird als erledigt gekennzeichnet und in den Übersichten durchgestrichen dargestellt. Mit der XML-Lastschrift werden folgende Daten mit übertragen: Gläubiger-ID Mandatsreferenz Unterschriftsdatum des Mandates Name des Debitors (Kunde, bei dem die Lastschrift gezogen wird) IBAN des Debitors BIC der Bank des Debitors Art der Lastschrift (Basis-Lastschrift, COR1-Lastschrift, Firmenlastschrift) Typ der Lastschrift (Erst-, Folge-, Einmal-, Letzt-Lastschrift) Name des Vertragspartners, wenn vom Kontoinhaber abweichend Seite 155

156 Fälligkeitstermin DTA-DATEIEN ERSTELLEN Der Assistent zur Erstellung von DTA-Dateien steht bis auf weiteres zur Verfügung. FORMULARE IM ZAHLUNGSVERKEHR Das Formular für Lastschriften wurde entfernt. STORNO EINER LASTSCHRIFT Die Möglichkeit des Stornos ist ein value added service (Zusatzleistung), den die Hausbank dem Unternehmen anbieten KANN. Das Unternehmen beauftragt seine Bank, die Lastschrift zu stornieren. Wie diese Beauftragung erfolgt, ist im Inkassovertrag festgelegt. Eine Automatisierung dieses Vorgangs ist in der WISO Unternehmer Line derzeit nicht vorgesehen. Ergeben sich aus der Vorgehensweise Belastungen und Gutschriften, so sind diese auf den Kontoauszügen ersichtlich. DURCHFÜHRUNG SEPA-UMSTELLUNG SCHRITT 4: LASTSCHRIFTEN (ZAHLUNGSARTEN UMSTELLEN) Durch das Update wurden u.a. die neuen Zahlungsarten für Lastschriften ergänzt. Im Schritt 4 des SEPA-Umstellungsassistenten können die Zahlungsarten Lastschrift/Überweisung Abbuchungsauftrag / Überweisung über DTA (Lastschrift/Überweisung) über DTA (mit Abbuchungsvollmacht) in allen Stammdaten-Bereichen in neue Zahlungsarten umgewandelt werden. Dies ist für die korrekte Steuerung und Verarbeitung von Zahlungsverkehrsdatensätzen insbesondere bei Lastschriften erforderlich. Werden in Ihrem Unternehmen KEINE Lastschriften durchgeführt, können Sie bereits mit Schritt 3 des SEPA-Umstellungsassistenten alle Zahlungsarten an die neuen Gegebenheiten anpassen. In Vorgängen, Offenen Posten und im Zahlungsverkehr erfolgt in diesem Schritt KEINE Änderung der Zahlungsarten. Nach dem Aufruf des SEPA-Umstellungsassistenten können Sie Schritt 4: Lastschriften (Zahlungsarten umstellen) auswählen. Seite 156

157 Es öffnet sich folgendes Fenster: Seite 157

158 In diesem Schritt haben Sie die Möglichkeit, die eingetragenen Zahlungsarten in den Bereichen: Mitarbeiter (Stammdaten) Mitarbeiter (Abrechnungsvorgaben Verträge) Lohn Einzugsstellen (Stammdaten) Adressen (Stammdaten) Vertreter (Stammdaten) Mandant Finanzamt Mandant Finanzamt (Lohn) Mandant - Arbeitsagentur auf die neuen SEPA -Zahlungsarten umzustellen. Dieser Assistent führt Sie durch die einzelnen Bereiche und gibt Ihnen je nach Bereich die entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten. Sie können für jeden Bereich auch festlegen, dass dieser erst zu einem späteren Zeitpunkt umgestellt werden soll. Der Assistent kann beliebig oft aufgerufen werden. Besonderheit für den Bereich ADRESSEN (Stammdaten): Um den Bereich der Adressen eingrenzen zu können, stehen zwei Optionen zur Verfügung. nur Adressen mit Umsatz in den letzten 18 Monaten berücksichtigen (dieses Kennzeichen ist standardmäßig aktiviert Es werden Zahlungsarten in Adressen geprüft, die in den letzten 18 Monaten auch einen Umsatz erzielt haben. Dafür wird das Feld Letzter Umsatz benutzt. Wird kein Datum gefunden, wird angenommen, dass die Warenwirtschaft nicht benutzt wird Seite 158

159 dafür aber das FiBu-Modul und es wird geprüft, ob für die Adresse in den letzten 18 Monaten ein Eintrag in der OP-History existiert. Ist das Umsatz-Datum älter als 18 Monate erfolgt ebenfalls eine Prüfung in der OP-History (Prüfung in OP-History nach den Kriterien, wie bei keinem Datum alle Adressen berücksichtigen Wurden die Bereiche bereits mit Schritt 3 des Umstellungsassistenten komplett umgestellt, ist dieser Schritt nicht erforderlich. Mit der Schaltfläche: WEITER werden die ersten Einstellungsmöglichkeiten für den Bereich LOHN - MITARBEITER (Stammdaten) angezeigt: Für diese und alle nachfolgenden Tabellen gilt: Tabelle Zahlungsarten alt - neu : Seite 159

160 Aus der Kombinationsauswahl kann eine der folgenden Zahlungsarten gewählt werden: Lastschrift/Überweisung - SEPA Lastschrift/Überweisung XML (pain) Überweisung - SEPA Überweisung XML (pain) nicht zugeordnet alte Zahlungsart beibehalten Beachten Sie: Bankverbindungen, die nicht im SEPA-Raum liegen, werden automatisch auf die Zahlungsart Überweisung Ausland (nicht SEPA) umgestellt. Im nächsten Fenster wird der Bereich Mitarbeiter Verträge (in Abrechnungsvorgaben) angezeigt: Im nächsten Fenster wird der Bereich Lohn Einzugsstellen angezeigt: Seite 160

161 Im nächsten Fenster wird der Bereich ADRESSEN (Stammdaten) angezeigt: Folgende Vorauswahl ist bereits eingetragen: Seite 161

162 Im nächsten Fenster wird der Bereich Vertreter angezeigt: Im nächsten Fenster wird der Bereich Mandant - Finanzamt angezeigt: Seite 162

163 Im nächsten Fenster wird der Bereich Mandant Finanzamt-Lohn angezeigt (nur wenn ein abweichendes Finanzamt für den Lohn-Bereich hinterlegt ist). Dieses Fenster ist analog zu dem vorangegangenen aufgebaut. Im nächsten Fenster wird der Bereich Mandant - Arbeitsagentur angezeigt: Wurde in allen Bereichen eine Auswahl getroffen, öffnet sich folgendes Fenster: Seite 163

164 Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN öffnet sich folgendes Fenster: Nach Abschluss der Umstellung öffnet sich automatisch folgendes Fenster: Seite 164

165 PROTOKOLL SEPA-UMSTELLUNG LASTSCHRIFTEN Im Protokoll werden die Einstellungen für die einzelnen Bereiche festgehalten. Das Protokoll enthält den Hinweis: In diesem Schritt wurden nur die gewählten Bereiche und Zahlungsarten in den Stammdaten umgestellt. Dies erfolgte NICHT in den Vorgängen, Offenen Posten und Zahlungsverkehrsdatensätzen! Erstellung einer csv-datei (je Bereich) Für jeden Bereich wird eine csv-datei erstellt. Diese csv-dateien können mit Excel geöffnet werden. Die Dateien werden in einem neuen Ordner im Bereich der Eigenen Dateien mit dem Namensaufbau <Programmname> Mand.<MandantNr> SEPA\ Schritt <n> <Datum( ) Uhrzeit> gespeichert. Der Dateiname lautet <Tabellenbezeichnung>.csv (z.b. Mitarbeiter.csv) Da die csv-dateien lokal gespeichert werden, enthält das Protokoll neben der Angabe des Speicherortes auch die Angabe der Arbeitsstation. Die jeweilige csv-datei enthält folgende Informationen: Bereich Hyperlink (BpRefLink; Als Friendly Name wird die Nummer in Excel angezeigt) Name 1 Name 2 Name 3 Straße PLZ Ort Land Bankname (aus Bankverbindung) IBAN (aus Bankverbindung) Kto-Nr. (aus Bankverbindung) Seite 165