»Übergangsmanagement«- Wege zur Ausbildung

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1 »Übergangsmanagement«- Wege zur Ausbildung Das Software-Werkzeug für Case ManagerInnen Für die Aufgabenbereiche: Übergangsmanagement Berufliche Qualifizierung SchülerInnen Case Management Netzwerkarbeit Berufsberatung

2 INHALT Einführung: Eine Bestandsaufnahme: Der Übergang von Schule in Ausbildung Seite 2 Die KARTEIbox: Ein Netzwerk entsteht Die Bestandsaufnahme Seite 3 Ressourcen erfassen Schulische Leistungen dokumentieren Seite 4 Zielabsprachen und Planung (Monitoring) Die TERMINbox: Beratungsinhalte pflegen und auswerten Seite 5 Die PROFILbox: Ein SchülerInnenprofil anlegen Checklisten hinterlegen Seite 6 Die PROJEKTbox: Orientierungskurse, Qualifizierungen, Praktika & Ausbildungsplätze Evaluation und Qualitätssicherung Seite 7 Die STATISTIKbox: Statistiken und Bilanzen Datenschutz und Datensicherheit Seite 8 Unser Markenzeichen: Flexibilität & Benutzerfreundlichkeit Gemeinsam innovativ Systemvoraussetzungen Seite 9 Die Leistungsmerkmale von synjob - Version Übergangsmanagement Referenzen Seite 10 synjob - Version Übergangsmanagement Seite 1

3 Eine Bestandsaufnahme: Der Übergang von Schule in Ausbildung Gegenwärtig fällt es jungen SchulabgängerInnen von Hauptschulen und vergleichbaren Schulzweigen an Mittel-, Sekundär- oder Gesamtschulen schwer, auf dem allgemeinen Ausbildungsmarkt nachhaltig Fuß zu fassen. Das Abschlussalter dieser SchülerInnengruppen liegt bei durchschnittlich 15 bis 16 Jahren. Der durchschnittliche Ausbildungsbeginn in Deutschland liegt jedoch bei 19 Jahren. Über Jugendliche befinden sich zurzeit in dieser Übergangsphase, in der sie einen erhöhten Bedarf an Qualifizierung, Beratung und Orientierung haben. Sie benötigen intensive Betreuung und Bezugspersonen, die ihnen helfen, einen Weg zu ihrer beruflichen Perspektive zu finden. Den betroffenen Case ManagerInnen kommt daher eine verantwortungsvolle Aufgabe zu. Um ihre Arbeit effizient zu gestalten, müssen sie eine Vielzahl von unterschiedlichen Ressourcen- und Netzwerkdaten der Beteiligtengruppen sammeln. Darüber hinaus verlangen die Kostenträger eine differenzierte Auswertung aller vorgenommenen Hilfeleistungen, nicht selten bis auf die Minute genau! synectic software & services gmbh hat für die betroffenen MitarbeiterInnen, die in den Aufgabenbereichen Übergangsmanagement, berufliche Nachqualifizierung, Berufsorientierung und regionale Netzwerkbildung tätig sind, ein umfassendes, benutzerfreundliches und anpassungsfähiges Datenbankwerkzeug entwickelt. Grundlage für die Datenbank von synjob - Version Übergangsmanagement ist die gemeinsame Modellentwicklung mit der Arbeitsstiftung Hamburg ( mit Ihrem sog. Hamburger Hauptschulmodell. Alle Hamburger Haupt- und Gesamtschulen und über 75 Unternehmen arbeiten zusammen in einem effizienten Netzwerk, um HauptschülerInnen einen Berufseinstieg zu ermöglichen. Das Projekt wurde 2005 als bestes europäisches Modell mit dem renommierten Carl-Bertelsmann-Preis für seine herausragende Projektsteuerung, Koordination und Evaluation ausgezeichnet. synjob - Version Übergangsmanagement Seite 2

4 Ein Netzwerk entsteht synjob - Version Übergangsmanagement ist in der Lage, ein komplettes und komplexes Helfernetzwerk mit seinen sehr unterschiedlichen Datenanforderungen abzubilden. Alle Bestandteile können gesondert oder in beliebigen Kombinationen ausgewertet werden. Um einen optimalen Datenschutz zu gewährleisten, lassen sich für alle Bereiche der Datenbank Zugriffs- und Benutzungsrechte festlegen. Stellen Sie sich einen virtuellen Aktenschrank vor. Die großen Schubladen bildet der sog. Modus/Adresstyp ab. In jeder Schublade liegen separat Ihre Zielgruppen und AnsprechpartnerInnen, mit denen Sie im Netzwerk zusammenarbeiten. Die Bestandsaufnahme Erfassen Sie alle wichtigen Daten in der KARTEIbox, die für die Beratung, Planung und Evaluation Ihres Projekts von Bedeutung sind. Benutzen Sie dafür Ihre eigenen Begrifflichkeiten. synjob - Version Übergangsmanagement ist innovativ und flexibel. Kommen Sie im Laufe der Benutzung auf neue Ideen, wird die Datenbank einfach Ihren Bedürfnissen angepasst. Das Programm wächst mit Ihrem Projekt mit. Sie sehen hier die einzelnen Datenfelder des Karteireiters Persönliche Stammdaten (dieser ist oben gerade blau markiert). Die Bezeichnungen der einzelnen Datenfelder werden nach Ihren Bedürfnissen angelegt. Ob Auswahltabelle, Freitextfeld, Datumsfelder mit Eingabehilfe oder selbstrechnende Felder - Sie haben die Wahl! synjob - Version Übergangsmanagement Seite 3

5 Ressourcen erfassen Mit Hilfe von Testverfahren, Assessments, Selbst- und Fremdeinschätzungen erfassen Sie die Angaben der SchülerInnen in den von Ihnen erstellten Fragebögen, die direkt über die enthaltene WORD-Schnittstelle in die Datenbank übertragen werden können und für die weitere Beratung bereitstehen. Stellen Sie Vergleiche an, um Entwicklungen und Interessenprofile der Jugendlichen zu veranschaulichen und einzuschätzen. Hier sehen Sie einen Ausschnitt des Planungs- und Steuerungsbogens der Arbeitsstiftung Hamburg. Die Daten können von den Schulen in das WORD-Dokument eingetragen werden und gelangen über die enthaltene Schnittstelle direkt in die Datenbank an die richtige Stelle. Schulische Leistungen dokumentieren Erfassen Sie Benotungen, um sich über den aktuellen Leistungsstand der SchülerInnen einen Überblick zu verschaffen. Lassen Sie sich schnell die Durchschnittsnoten ausrechnen und vergleichen Sie die Ergebnisse der Schulhalbjahre, um Entwicklungen abzuschätzen und ggf. eingreifen zu können. synjob - Version Übergangsmanagement Seite 4

6 Zielabsprachen und Planung (Monitoring) Verabreden Sie gemeinsam mit den Jugendlichen und LehrerInnen (und anderen Prozessbeteiligten) Zielabsprachen und dokumentieren Sie diese in tabellarischer Form. Je nach Bedarf strukturieren Sie Ziele in Nah-, Mittel- und Fernziele. Diese Eingaben lassen sich sofort als Dokument ausdrucken. Alle Beteiligten können dort direkt unterschreiben und damit Ihre Mitwirkung am Prozess dokumentieren. Lassen Sie sich anschliessend automatisch durch die Wiedervorlage an die Zielsetzungen erinnern und überprüfen Sie die Ergebnisse im vereinbarten Zeitraum. Hier sehen Sie eine klassische Zielvereinbarung. Entscheiden Sie selbst, ob Sie eine Auswahl von festgelegten Textbausteinen nutzen oder ob Sie lieber mit freien Notitzfeldern arbeiten, in denen Sie bis zu 16 DIN A4 - Seiten als Kommentar hinterlegen können. Beratungsinhalte pflegen und auswerten Dokumentieren Sie Beratungsgespräche mit den SchülerInnen oder beispielsweise Absprachen mit Betriebsverantwortlichen, SchulleiterInnen oder entsprechenden NetzwerkpartnerInnen. Lassen Sie sich an Termine per Wiedervorlage (automatisch oder manuell) erinnern oder legen Sie einen Termin an und fügen alle Termin- bzw. Gesprächsbeteiligten hinzu, so dass die Inhalte auch aus deren Sicht im Beratungsverlauf dokumentiert werden. So können auch die Inhalte von Teamsitzungen für alle MitarbeiterInnen sichtbar gemacht werden und sind jederzeit einsehbar und archiviert. Dieser Ausschnitt der TERMINbox zeigt das Beratungsinstrument von synjob. Links erkennen Sie die Terminübersicht; rechts sieht man die genaue Hinterlegung und die Inhalte des Termins. synjob - Version Übergangsmanagement Seite 5

7 Ein SchülerInnenprofil anlegen Mit der PROFILbox legen Sie für alle Beteiligtengruppen Profile an. Durch einfaches Ankreuzen weisen Sie zum Beispiel bestimmte Fertig- und Fähigkeiten zu oder hinterlegen Vorlieben und eigene Einschätzungen, die Sie als verantwortliche/r Case ManagerIn für wichtig halten. Durch diese Markierungen legen Sie Merkmale fest, mit denen Sie Ihre Datenbank mittels der MATCHbox in beliebigen Kombinationen durchsuchen können. Als Ergebnis erhalten Sie z.b. die passenden SchülerInnen, die für einen bestimmten Ausbildungs- oder Praktikumsplatz in Frage kommen. Oder Sie finden heraus, wie viele Ihrer TeilnehmerInnen noch Förderbedarf in bestimmten Schulfächern haben, um die KlassenlehrerInnen entsprechend zu beraten. Das Ergebnis der Suche kann direkt als Liste ausgedruckt oder die entsprechenden TeilnehmerInnen direkt in den passenden Förderkurs verlegt werden. Die Felder zum Ankreuzen können Sie selbst anlegen und pflegen. Sie sind sofort verwendbar. Jede Eigenschaft können Sie mit Kommentaren hinterlegen. Checklisten hinterlegen - Nachweisdokumentation (QM) Zu bestimmten von Ihnen festgelegten Terminen können Sie Gesprächschecklisten hinterlegen. Bilden Sie damit Ihre regelmäßig angewendeten Standards ab und beraten Sie systematisch. Damit gelangen alle wichtigen Informationen zu Ihren GesprächspartnerInnen in die Datenbank und Sie sind sich sicher, dass Sie nichts vergessen haben. Durch einfaches Ankreuzen belegen Sie die Aktionen, die Sie bereits durchgeführt haben. Falls Sie vertreten werden müssen, sind Ihre KollegInnen immer auf dem aktuellen Stand. synjob - Version Übergangsmanagement Seite 6

8 Orientierungskurse, Qualifizierungen, Praktika & Ausbildungsplätze synjob - Version Übergangsmanagement verfügt über ein umfassendes Projektmanagement-Werkzeug (PROJEKTbox). Die Datenbasis lässt sich an beliebige Kurse, Workshops, Ausbildungsplätze, Praktika usw. anpassen, so dass Sie genau wissen, welche/r TeilnehmerIn sich gerade in welcher Maßnahme befindet oder wen Sie zu einem Vorstellungsgespräch geschickt haben. Sie erfassen genau die spezifischen Daten, die für die entsprechende Maßnahme/Stelle/Praktikum wichtig sind. Führen Sie bei Bedarf Teilnehmerund Anwesenheitslisten und lassen Sie diese für Ihre Unterlagen ausdrucken oder nach EXCEL exportieren. Strukturieren Sie Ihre Projekte und erfassen Sie alle dazugehörigen Daten, jeweils für die Art des Kurses, Praktikums, Ausbildungsstelle etc. Evaluation und Qualitätssicherung Eine der wichtigsten Eigenschaften, die eine leistungsfähige Datenbank im Bereich Übergangsmanagement haben sollte, ist die differenzierte Auswertung aller Prozessschritte, um deren Effektivität und Qualität sicherzustellen. Mit dem synjob-werkzeug MATCHbox lassen sich die Planungs- und Steuerungsdaten, Informationen zu Verlaufsmustern von Übergängen in Qualifizierungen oder Ausbildungen und vor allem die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen auswerten und darstellen. Mit der Aussagekraft dieses Werkzeuges informieren Sie die Prozessbeteiligten über den aktuellen Erfolgsstand Ihres gemeinschaftlichen Handelns. Die ausgewerteten Zahlen stehen Ihnen für die zukünftige Planung der unterstützenden Hilfen zur Verfügung und helfen Ihnen, Ihr Angebot effizienter zu gestalten. Außerdem können Sie natürlich vermitteln. Finden Sie die passenden SchülerInnen für den passenden Praktikumsplatz oder den perfekten Ausbildungsplatz. Die Daten (Eigenschaften) lassen sich in beliebigen Kombinationen abfragen! synjob - Version Übergangsmanagement Seite 7

9 Statistiken und Bilanzen Die STATISTIKbox ist das Werkzeug für das Zusammenstellen von Bilanzen und Statistiken. Stellen Sie sich mit Hilfe der MATCHbox Ihre Auswertungen selbst zusammen und speichern Sie diese. Bei Bedarf sind sie jederzeit wieder abrufbar und Sie erhalten per Mausklick eine aussagekräftige Statistik, die Sie z.b. direkt in eine EXCEL-Tabelle übertragen können, um sie zu bearbeiten und auszudrucken Die einzelnen Felder der STATISTIKbox werden von Ihnen konfiguriert und zusammengestellt. Nachdem Sie den START-Button gedrückt haben, füllt sich die Tabelle automatisch mit Zahlen. Sie können auch jederzeit nachprüfen, wer sich hinter den Zahlen verbirgt. Datenschutz und Datensicherheit Die Arbeit im Netzwerk und auf einer gemeinsamen Datenbank macht einen benutzerdefinierten Zugang zu den streng vertraulichen Personendaten unverzichtbar. Durch unsere eigens dafür entwickelte Benutzer- und Rollenverwaltung erhält jede/r Netzwerkbeteiligte ihren bzw. seinen persönlichen Zugang zu den Daten, und zwar nur für die Bereiche, für die sie oder er zuständig ist. Selbst innerhalb einer bestimmten Zugriffsgruppe ist es möglich festzulegen, ob es bestimmte Einschränkungen bei der Benutzung der Datenbank gibt. Beispielsweise darf eine Praktikantin nur bestimmte Bereiche des Projektes einsehen und/oder bearbeiten. synjob - Version Übergangsmanagement Seite 8

10 Unser Markenzeichen: Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit synjob - Version Übergangsmanagement ist keine starre Datenbanklösung. Im Gegenteil: Wir passen die Datenbank IHREN Bedürfnissen an. Sie bestimmen im Detail welche Daten, Gesprächsinhalte oder Profile Sie erfassen wollen. Nicht mehr und nicht weniger. Sollten Sie im Laufe der Zeit neue Ideen oder weitere Anforderungen an das Programm haben, legen wir Ihnen diese neuen Felder über unser Internetwartungswerkzeug einfach an und Sie können sofort weiter arbeiten. Somit sind Sie auf zukünftige Anforderungen (beispielsweise durch Ihre Kostenträger) immer gut vorbereitet. Sie bleiben jederzeit arbeits- und handlungsfähig! Gemeinsam innovativ Ihr Erfolg ist unser Erfolg. Deshalb entwickeln wir unsere Softwareprodukte ganz nach Ihren Bedürfnissen. So stehen Ihnen genau die Anwendungen zur Verfügung, die Sie für erfolgreiches Arbeiten benötigen. Dabei ist uns Ihre Meinung wichtig: Nur gemeinsam lassen sich innovative Ideen verwirklichen, die durch unser flexibles Konzept schnell umgesetzt werden können. Ihre speziellen Anforderungen lassen sich so rasch erfüllen und Ihre Arbeitsabläufe detailgenau abbilden. Insbesondere in den Bereichen Qualitätsmanagement (QM), Dokumentation und Evaluation. Systemvoraussetzungen: Pentium III 500 MHZ-Prozessor oder schneller; Windows 98SE/, ME/NT4/2000/XP/Vista; mind. 512 MB RAM; CD-ROM oder DVD-ROM-Laufwerk oder Internet-Zugang; ca. 100 MB auf der Installationsfestplatte; Grafikkarte & Monitor Auflösung 800 x 600 Punkte, Farbtiefe 16 Bit synjob - Version Übergangsmanagement Seite 9

11 Die Leistungsmerkmale von synjob - Version Übergangsmanagement» Komplette SchülerInnen-, Betriebs-, und Kooperationspartnerverwaltung (flexibel strukturierbare Datenfelder - je nach Bedarf )» Komplette Projekt- und Kursverwaltung (alle Kurs- und Ausbildungsstellendaten mit TeilnehmerInnen- und Anwesenheitslisten)» Beratungs- und Terminplanungswerkzeug (Beratungs- und Arbeitsabläufe dokumentieren und auswerten)» Vielseitig verwendbares und benutzerfreundliches Matching- bzw. Vermittlungswerkzeug (Suchen und Finden in allen Datensätzen mit komplexen und selbst erstellbaren Suchabfragen)» Schnittstelle zu WORD, EXCEL und OUTLOOK (Im- und Export von Daten)» Benutzer- und rollenbasierter Datenschutz» Automatisierte Ausgabe von Statistiken und Bilanzen» Hinterlegung von Dokumenten zu den einzelnen SchülerInnen, Betrieben oder Kooperationspartner etc.... und weitere nützliche Werkzeuge! Referenzen: Arbeitsstiftung Hamburg Herr Michael Goedeke (goedeke@arbeitsstiftung.de) Tel.: 040 / Schulprojekt SCHLAU (Stadt Nürnberg) Frau Karin Bruder (karin.bruder@stadt.nuernberg.de) Frau Susann Zwicker (susann.zwicker@stadt.nuernberg.de) Tel.: 0911 / Verein zur Förderung der beruflichen Bildung Berlin e.v. Frau Kerstin Kehl (kerstin.kehl@bbw-akademie.de) Tel.: 030 / Weitere Projekte im Übergangsmanagement, die erfolgreich mit synjob arbeiten, befinden sich z.b. in Bremen, Dortmund, Gummersbach, Frankfurt und Hagen. synjob - Version Übergangsmanagement Seite 10

12 Weitere synectic software Produkte... - Version Ausbildung Die Komplettsoftware für die Arbeitsbereiche: Ausbildung, Weiterbildung, Fortbildung, Vermittlung und Qualifizierung Leistungsumfang: - Stammdaten verwalten - Profile erstellen - Beratung dokumentieren - Vermitteln/Matching - Bilanzen und Statistiken erstellen - Anwesenheitslisten pflegen - Projekt- und Kursverwaltung - Ziel- und Verlaufsplanung (Monitoring) - Verwaltung von Dokumenten - Im- und Export von Daten - Differenzierter Datenschutz... und viele weitere Werkzeuge! mit em@w- Schnittstelle zur Agentur synjob - Version Übergangsmanagement Seite 11

13 Weitere synectic software Produkte... Pflege- und Wohnberatung Das Werkzeug für Pflegestützpunkte und alle, die nach der Case Management Methode arbeiten Planen Vermitteln Steuern Koordinieren Kontrollieren Bewerten Mit Schnittstelle zum Hilfelotse Internetportal - Version Integration Komplettsoftware für die Migrationsberatung Für die Aufgabenbereiche: Migrationsberatung Migrationserstberatung(MEB) Jugendmigrationsdienst (JMD) synjob - Version Übergangsmanagement Seite 12

14 Unsere Kontaktdaten Fragen zur Software und zum Vertrieb von synjob - Version Übergangsmanagement richten Sie bitte an: synectic software & services gmbh Saarbrücker Str Berlin Tel.: Fax: Mail: Home: info@synectic.de Ihre Ansprechpartner: Herr Thomas Brust (brust@synectic.de) Herr Sascha Spremberg (spremberg@synectic.de) Wir freuen uns auf Ihre Fragen und beraten Sie gerne!