Projektmanagement / Übungen

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1 Prof. Dr.-Ing. Günter Eberl Projektmanagement mit Microsoft Project Projektmanagement / Übungen 2 Übungen zu Projektverfolgung Die eigentliche Planung ist nun abgeschlossen (s. Übung 1: Projektplanung). Sie haben für alle Vorgänge eine Dauer eingegeben und die Ressourcenzuordnungen durchgeführt. Sämtliche Ressourcenkonflikte sind gelöst. Sie haben bereits einen Basisplan gespeichert. Damit sind die Planungsdaten als Sollwerte abgespeichert! Denn im Sinne eines Projekt-Controlling muß regelmäßig ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden, um aufgrund der Ist-Situation zu extrapolieren und zu erkennen, ob kritische Endtermine noch eingehalten werden können. Falls nicht, so kann man jetzt noch rechtzeitig Maßnahmen einleiten. Nun fällt der Startschuß und die Projektbearbeitung beginnt zum vorgesehenen Zeitpunkt. Genau dann beginnt auch die wesentliche Arbeit von Ihnen als Projektleiter, die regelmäßige Projektverfolgung, das Projekt-Controlling. Um die Projektverfolgung wie in der Praxis betreiben zu können, machen wir jeweils Zeitsprünge von einer Woche und aktualisieren unser Projekt jeweils am Freitag der jeweiligen Woche. 2.1 Einrichten der Bedieneroberfläche für die Projektverfolgung Richten Sie die Bedieneroberfläche für Ihre Arbeit des Projekt-Controllings ein. 1. Teilen Sie das Fenster ( Fenster Teilen ) und aktivieren Sie die obere Ansicht. 2. Wählen Sie die Ansicht Balkendiagramm Überwachung. 3. Aktivieren Sie die untere Ansicht und klicken Sie mit der rechten Maus in den freien Bereich der unteren Ansicht. Wählen Sie die Maske Arbeit Ressourcen. 4. Stellen Sie den Eintrag in den Feldern Arbeit von Stunden auf Tage um: Extras, Optionen, Register Terminplan, Arbeit wird eingegeben in: Tagen,. 5. Klicken Sie mit der rechten Maus in den freien Symbolleistenbereich und wählen Sie die Symbolleiste Überwachung aus (sie erhalten eine Symbolleiste mit %-Button). 6. Lassen Sie sich den Balkenplanbereich um den Projektstart herum anzeigen und gehen Sie solange auf den Lupen-Button, bis auf der Zeitskala jeder einzelne Tag angezeigt wird (M,D,M,D,F,S,S).

2 2.2 Vorgänge aktualisieren 1. Aktualisierungsdatum: Fr, Da das Projekt nun begonnen hat und inzwischen schon Freitag, der ist, wird es höchste Zeit, um mit der Projektverfolgung zu beginnen. Grundsätzlich sollte nicht mit dem sogenannten Fertigstellungsgrad (in %) gearbeitet werden. Die Aussagekraft für die Praxis ist sehr zweifelhaft. Im Prinzip gibt es nur zwei fundierte Angaben: Fertigstellungsgrad 0 % für alle noch nicht begonnenen bzw. alle begonnenen Vorgänge und 100 % für alle abgeschlossenen. In der Praxis sollte man die Antworten auf die drei folgenden Fragen für die Projektaktualisierung verwenden (daraus berechnet dann MS Project den Fertigstellungsgrad): 1. Wann wurde der Vorgang begonnen? (Eingabe im Feld Anfang ) 2. Wieviel Tage wurde daran gearbeitet? (Eingabe im Feld Aktuelle Arbeit ) 3. Wieviele Tage sind noch zu arbeiten? (Eingabe im Feld Verbleibende Arbeit ) Damit wird nicht nur die Terminplanung (d.h. der Balkenplan) aktualisiert. Wird die geleistete und noch zu leistende Arbeit richtig erfasst, so bekommt man über den Stundensatz der Ressourcen bzw. Kosten/Einsatz auch vernünftige Zahlen für ein Kosten-Controlling, d.h. die aufgelaufenen (kumulierten) und die noch zu erwartenden Kosten! Aktualisieren Sie folgende Vorgänge: 1. Anlieferung der Werkzeugmagazin-Teile... verlief planmäßig. 2. Test Asynchronmotoren begann am , 2 Tage wurde daran gearbeitet, voraussichtlich müssen entgegen der ursprünglichen Planung noch 13 Tage gearbeitet werden. 3. Kreisformtest mit SRT... : Beginn planmäßig, 4 Tage sind gearbeitet, noch 2 Tage zu arbeiten. 1. Ändern Sie das aktuelle Datum über Projekt Projektinfo und tragen im Feld Aktuelles Datum Freitag, den ein. Sie erkennen im Balkenplanbereich eine punktierte Linie, die das aktuelle Datum kennzeichnet. 2. Markieren Sie in der oberen Ansicht Anlieferung der Werkzeugmagazin-Teile... und klicken Sie in der Symbolleiste Überwachung auf den Button Aktualisieren wie berechnet. Automatisch werden die Einträge in den Feldern der aktuellen und verbleibenden Arbeit berechnet. Im Balkenplan wird die geleistete Arbeit mit dunkler Farbe gekennzeichnet. 3. Markieren Sie in der oberen Ansicht Test Asynchronmotoren und geben Sie in der unteren Maskenansicht folgende Daten ein: Anfang : Verbl. Arbeit : 13t 2t - 2 -

3 Bestätigen Sie mit. Damit wird der Balkenplan neu durchgerechnet. 4. Markieren von Kreisformtest mit SRT... : 4t Verbl. Arbeit : 2t Hinweis: Notieren Sie sich die Meilenstein-Termine am Ende jeder Projektakualisierung für eine Meilenstein- Trend-Analyse (MTA)! 2.3 Unterbrechung von Vorgängen - 2. Aktual.datum: Fr, Wieder ist eine Woche Projektarbeit vergangen: wir haben Freitag, den Kurz nach Beginn der Arbeiten am Teststand Asynchronmotoren muß aufgrund eines schweren mechanischen Schadens unterbrochen werden. Die für die Reparatur notwendigen Ersatzteile werden erst am geliefert und dann die restlichen Arbeiten erledigt. Berücksichtigen Sie diesen Sachverhalt und versuchen Sie herauszufinden, wie sich die Verlängerung dieses Vorgangs auf ihr gesamtes Projekt auswirkt. Aktualisieren Sie folgende Vorgänge: 1. Anlieferung WZM-Teile... : Inzwischen sind alle Teile angeliefert. 2. Test Asynchronmotoren : 4 Tage sind gearbeitet, anschl. Crash, inkl. Reparatur sind noch 12 Tage ab zu arbeiten. 3. Kreisformtest : nach 7 Tagen Arbeit abgeschlossen. 4. Kegelstumpf fräsen : Hort kam eine andere Arbeit dazwischen, daher nicht begonnen. 1. Ändern Sie das aktuelle Datum über Projekt Projektinfo und tragen im Feld Aktuelles Datum Freitag, den ein. 2. Markieren Sie Anlieferung WZM-Teile... : Verbl. Arbeit : 0t 3. Markieren Sie Test Asynchronmotoren : Verbl. Arbeit : 12t 9t 4t - 3 -

4 Klicken Sie auf den Button Arbeit neu berechnen, damit der Balken für die verbleibende Arbeit unterbrochen wird. Anschließend packen Sie diesen Balken mit der Maus und verschieben ihn nach rechts. Die Arbeit wird ja erst am wieder aufgenommen. 4. Markieren Sie Kreisformtest... : Verbl. Arbeit : 0t 5. Markieren Sie Kegelstumpf fräsen : Verbl. Arbeit : 5t 7t 0t Sie stellen fest, dass diese Einträge schon erfolgt sind nur befindet sich der Balken für die verbleibende Arbeit an der falschen Position. Daher klicken Sie auf den Button Arbeit neu berechnen. Sie stellen fest, daß sich der Termin für das Projektende um über eine Woche verschiebt (verglichen mit dem Basisplan). 2.4 Pufferzeiten und kritischer Pfad Falls der Endtermin in zu weite Ferne rückt, müssen Maßnahmen beschlossen werden, um das Projekt doch termingerecht zum Abschluß zu bringen. Dazu ist es notwendig, Optimierungen bei den Vorgängen, die den Endtermin bestimmen, durchzuführen. Diese Vorgänge bestimmen den sogenannten kritischen Pfad. Alle anderen Vorgänge könnten sich verzögern, ohne dass der Endtermin betroffen ist man spricht hier von Pufferzeit. Lassen Sie sich den kritischen Pfad und die Pufferzeiten im Balkendiagramm darstellen, um die verbleibenden Spielräume zu erkennen. Lösungsweg - Balkendiagramm: Einzelheiten : 1. Wählen Sie im Menü Ansicht (oder auf der Ansichtsleiste, links) Weitere Ansichten. 2. Wählen Sie Balkendiagramm: Einzelheiten und klicken Sie auf Auswahl. Die Vorgänge, die den kritischen Pfad bestimmen sind rot markiert. 3. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Tabelle und klicken dann auf Berechnete Termine. 4. Lesen Sie den Puffer eines Vorgangs als dünnen grünen Balken, der an den regulären Balken angrenzt, ab. 5. Ziehen Sie den Trennbalken zwischen Tabelle und Balkendiagramm nach rechts, um die Felder Freie Pufferzeit und Gesamte Pufferzeit angezeigt zu bekommen

5 Lösungsweg - Balkendiagramm: Gantt : 1. Wählen Sie die Ihnen gewohnte Standard-Ansicht Balkendiagramm: Gantt. Standardmäßig wird der kritische Pfad hier nicht rot markiert. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den freien Balkenplanbereich. 3. Wählen Sie Balkenplan-Assistent. Weiter, Kritischer Weg, Weiter, Ressourcen und Termine, Weiter, Ja, Weiter, Jetzt formatieren, Assistent beenden. 4. Ändern Sie das Layout. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den freien Balkenplanbereich. Layout, mittlere Einstellung markieren (Verknüpfungspfeile zum Balkenbeginn),. Sie stellen fest, dass im Wesentlichen die Arbeiten des Sammelvorganges Asynchronmotoren den kritischen Pfad und damit den Endtermin bestimmen. 2.5 Ressourcenkalender - 3. Aktualisierungsdatum: Fr, Wieder ist eine Woche Projektarbeit vergangen: wir haben Freitag, den Leider wurde Hort krank und muß ab dem für vier Wochen auf Kur. Davon sind die Arbeiten bei Maschine Typ II betroffen und der Projektleiter muß eine Lösung finden, damit sich das Projektende nicht dramatisch verzögert. Berücksichtigen Sie diesen Sachverhalt und versuchen Sie herauszufinden, ob sich Ihr Projektendtermin verzögert und wenn ja, ob die von Ihnen nun geplanten Maßnahmen das entstehende Problem lösen. Aktualisieren Sie folgende Vorgänge: 1. Umbau des WZM s : mit 4 Tagen Arbeit abgeschlossen. 2. Nachrüstsätze : 1 Tag gearbeitet, planmäßiger Verlauf. 3. Tragen Sie die Arbeitsfreie Zeit für Hort ein: (vier Wochen). 4. Mauer wird die Arbeiten von Hort ab für die nächsten Wochen übernehmen. 1. Ändern Sie das aktuelle Datum über Projekt Projektinfo und tragen im Feld Aktuelles Datum Freitag, den ein. 2. Blenden Sie eine Fortschrittslinie ein. Klicken Sie in der Symbolleiste Überwachung auf den Button Fortschrittslinie hinzufügen der Mauszeiger ändert seine Form. 3. Gehen Sie mit dem veränderten Mauszeiger im Balkenplan auf den und klicken Sie. Damit werden Pfeile zu sämtlichen Vorgängen, die noch nicht abgeschlossen sind und über die Sie sich Gedanken machen müssen, gezogen

6 4. Sie haben vergessen, den Meilenstein Projektstart fertig zu melden. Markieren Sie Projektstart und klicken Sie auf den Button 100 %. 5. Markieren Sie Umbau des WZM s : Verbl. Arbeit : 0t 4t 6. Markieren Sie Nachrüstsätze : Klicken Sie auf den Button Aktualisieren wie berechnet. 7. Markieren Sie Kegelstumpf fräsen. Doppelklicken Sie in der Maskenansicht auf Hort und wählen das Register Arbeitszeit. Tragen Sie für Arbeitsfreie Zeit ein.. Sie stellen fest, dass sich Kegelstumpf fräsen um einen Monat verschieben würde. 8. Markieren Sie die drei Vorgänge von Kegelstumpf fräsen bis Test Motorgeber und ersetzen Hort durch Mauer (Button Ressourcen zuordnen verwenden, Doppelkopf-Symbol). 9. Markieren Sie Kegelstumpf fräsen. Klicken Sie auf den Button Arbeit neu berechnen, denn die Arbeiten von Mauer können erst nächsten Montag beginnen. 10. Für heute sind Sie mit der Projektaktualisierung fertig und Sie können die Fortschrittslinie löschen: Doppelklick auf die Fortschrittslinie am , Löschen,. 2.6 Harter Endtermin Einschränkungen von Vorgängen Spätestens am muß das Projekt beendet sein. Sie haben sich vertraglich verpflichtet, bis zu diesem Zeitpunkt beide Maschinen ausgeliefert zu haben. Mit sogenannten Vorgangseinschränkungen können harte Termine berücksichtigt werden. Berücksichtigen Sie den harten Termin für das Projektende. 1. Doppelklick auf Projektende. 2. Wechseln Sie in das Register Spezial. 3. Wählen Sie im Feld Einschränkungsart : Ende nicht später als. Bei Einschränkungstermin: tragen Sie ein (Einschränkung festlegen!). In der Indikatorenspalte stellen Sie einen Hinweis auf diese Einschränkung fest. 4. Wechseln Sie in die Ansicht Balkendiagramm: Einzelheiten. Eine grüne Linie zeigt Ihnen die Pufferzeit bis zu dem harten Endtermin an. 5. Ändern Sie die Dauer von Kundenschulung auf 4 Wochen.. Sie erkennen auf einen Blick, um wieviele Tage Sie den Projektendtermin überschreiten würden. 6. Ändern Sie die Dauer von Kundenschulung auf 2 Wochen zurück

7 2.7 Leistungsgesteuerte Terminplanung - 4. Aktual.datum: Fr, Wieder ist eine Woche Projektarbeit vergangen: wir haben Freitag, den MS Project rechnet mit der Terminplanungsformel: Arbeit (MT) = Dauer (T) Einheiten (100 % M). Je nach Einstellung der Vorgangsart (feste Einheiten, feste Dauer, feste Arbeit) wird die jeweilige Balkenlänge (d.h. die Dauer) des Vorgangs bei Zuordnung von weiteren Ressourcen neu berechnet. Aktualisieren Sie folgende Vorgänge: 1. Nachrüstsätze : 2 Tage gearbeitet, abgeschlossen. 2. Wassertest WZM : 1 Tag gearbeitet, Unterbrechung, noch 4 Tage zu arbeiten. 3. Test Asynchronmotoren : Huber hat 9 Tage gearbeitet und hat nur noch 2 Tage zu tun, da Fuchs die gesamte Woche (5 Tage) mitgeholfen hat (nur diese Woche verfügbar!). 4. Kegelstumpf fräsen : wie geplant abgeschlossen. 1. Ändern Sie das aktuelle Datum über Projekt Projektinfo und tragen im Feld Aktuelles Datum Freitag, den ein. Richten Sie die Bedieneroberfläche wieder für die Projektverfolgung ein. Setzen Sie eine Fortschrittslinie für den Markieren Sie Nachrüstsätze : 2t Verbl. Arbeit : 0t 3. Markieren Sie Wassertest WZM : 1t Verbl. Arbeit : 4t Klicken Sie auf den Button Arbeit neu berechnen. 4. Markieren Sie Test Asynchronmotoren (Gesamtarbeit 16 MT!): Huber 9t Fuchs 5t Verbl. Arbeit : Huber 2t Fuchs 0t Der Balken verkürzt sich entsprechend. 5. Markieren Sie Kegelstumpf fräsen : Klicken Sie auf den Button Aktualisieren wie berechnet. 6. Löschen Sie die Fortschrittslinie vom

8 2.8 Anzeigen des Projekt-Status Lassen Sie sich heute, am , den Projekt-Status anzeigen, um die noch verbleibenden Kosten zu ermitteln. 1. Wählen Sie im Menü Projekt den Befehl Projekt-Info. 2. Ein Eintrag im Feld Statusdatum ist nicht notwendig (NV = nicht vergeben). Wird das Statusdatum nicht ausdrücklich bestimmt, so wird für die Berechnung des Projekt-Status das aktuelle Datum verwendet. 3. Aktivieren Sie die obere Ansicht. Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Tabelle:.... Wählen Sie in der Liste Kosten. In der Tabelle links neben Ihrem Balkendiagramm werden Ihnen die Projektkosten dargestellt. Sehen Sie sich die gesamte Tabelle an. 2.9 Projektstatistik Verschaffen Sie sich mit der Projektstatistik einen Überblick über Ihr Projekt. 1. Wählen Sie im Menü Projekt den Befehl Projekt-Info. 2. Wählen Sie Statistik. Sie erhalten einen Überblick über die geleistete und geplante Arbeit und die Projektkosten Meilenstein-Trend-Analyse Sie haben nach jeder wöchentlichen Projekt-Aktualisierung die Meilensteintermine in ein Diagramm zur Meilenstein-Trend-Analyse eingetragen. Beurteilen Sie den Trend. Werden Sie das Projekt wie ursprünglich geplant zum Abschluß bringen können? - 8 -

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