Unternehmenserfolg auf internationalen Märkten durch optimierte Geschäftsprozesse im Management technischer und werblicher Produktinformationen

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1 1 Unternehmenserfolg auf internationalen Märkten durch optimierte Geschäftsprozesse im Management technischer und werblicher Produktinformationen Ein spezielles Modul im Rahmen unserer Sparte ICM KOM Kostenoptimierung im Marketing-Einkauf

2 2 Der Wettbewerb verschärft sich Über die gesamte Wertschöpfungskette, von der Entwicklung bis hin zum After- Sales-Service, sind mit jedem Produkt eine Unzahl von Informationen verbunden. Ein international agierendes Unternehmen, in dem nicht jede berechtigte Instanz an jedem Ort, zu jeder Zeit auf tagesaktuell gültige, sprach-, rechts- und kulturkonforme, medienneutral gespeicherte und automatisch crossmedial editierbare Informationen zugreifen kann, riskiert Wettbewerbsnachteile und wirtschaftliche Defizite. Obwohl wir weiterhin davon überzeugt sind, in einer Industriegesellschaft zu leben, sind wir in Wirklichkeit auf dem Weg zu einer Gesellschaft, die auf Erstellung von Informationen und deren Verbreitung basiert. John Naisbitt, amerik. Prognostiker

3 3 Die Medienvielfalt wächst rasant Eine ständig anschwellende Flut neuer Informationstechnologien potenziert die Vielfalt der Speicher- und Ausgabemedien. Ihre Handhabung verlangt oft hochgradiges Spezialistentum wodurch die Kommunikation zwischen den internen und externen Instanzen erschwert wird. Die Gefahr, dass Informationsinhalte, die an vielerlei Stellen in unterschiedlichen Sprachen und Formaten für verschiedene Zwecke bearbeitet werden, verändert oder sogar verfälscht werden könnten, nimmt zu. Damit wächst auch das Risiko für das Unternehmen, angreifbar zu werden für Wettbewerber, Konsumentenschützer, Abmahnprofis oder unzufriedene Kunden selbst. Das folgende Chart bildet als eines von vielen möglichen Beispielen einen Ist- Zustand ab, wie wir ihn bei einem unserer Kunden zu Anfang vorgefunden haben.

4 4 Der vorgefundene Ist-Zustand Stammdaten-stelle Entwickler PM Vertrieb Techn.Redaktion PR Fotograf Word Excel Power Point SAP Promas Sabio Cobra Cumulus Div. Datenbanken Neue Medien Kreativfabrik Externe Agentur RedDot In- Design In- Design Internet Intranet Web-Shop Werb. Redak. Techn. Dokument. Geschäftsbericht Image

5 5 Was wir getan haben Indem wir die gesamte Kette der produkt- und dienstleistungsbezogenen Informationen, von der Erstellung bis hin zur Medienproduktion und den Botschaften an unterschiedliche Zielgruppen systematisiert haben, haben wir die Kommunikationsprozesse standardisiert und so sicherer und schneller gemacht. Wir bedienten uns dabei der von uns entwickelten, geschützten Methode ICM Information Chain Management, die auf der HANNOVER MESSE 2011 als eines der innovativsten Managementwerkzeuge für den Mittelstand zum Industriepreis 2011 nominiert und 2012 in die Industrieservice-Bestenliste aufgenommen wurde. Mit ICM schaffen wir die notwendige Transparenz, um alle strategisch und operativ relevanten Fragen im Informations- und Kommunikationsmanagement des Unternehmens beantworten zu können. Wir beachten dabei sowohl die prozessuale Seite, also das Zusammenspiel der zuständigen Instanzen für die Informationserstellung, Redaktion, Übersetzung, Rechtsprüfung, Lokalisierung, Kontrolle, Korrektur und Medienproduktion, als auch die IT-technischen (System-)Voraussetzungen.

6 6 Der optimierte Informationsfluss Stammdatenstelle Entwickler PM Techn. Redaktion PR Fotograf ERP CRM PIM ECM MAM Kreativfabrik Neue Medien Vertrieb Call Center Internet Intranet Web-Shop Vetriebs- Daten Kataloge Preislisten Bedienungsanleitung Wettbewerbs- Beobachtung PodCasts PDF Techn. Berater Vertriebs- Aktivitäten Prospekte Filme Image- Broschüre Montageanleitung Ersatzteilkataloge

7 7 Ein Beispiel aus der Praxis Das Unternehmen: Eines der führenden Unternehmen in der Metallindustrie. Mehrere tausend Artikel für Haus, Hof und Garten. Vertrieb über Baumärkte und Fachhandel Ergebnisse der GMVK-Prozessoptimierung: Artikelneuanlage: 75 % der Prozess-Schritte waren überflüssig. Erstellung bebilderter Angebote: 70 % der Prozessschritte waren überflüssig. Katalogherstellung: Bis zu 5 Korrekturphasen konnten entfallen; ca. 80 % der Prozessschritte überflüssig. Vor Projektbeginn: einsprachige Kommunikation Heute: Medien werden in 10 Sprachen auf Knopfdruck produziert. Die zuvor veranschlagten Übersetzungskosten konnten um ca. 80 % reduziert werden.

8 8 Praxisbeispiel: Eine Katalogproduktion Korrekturen SAP meldet Minderwarenbestand Ltg. Produktmanagement Katalogüberarbeitung beauftragen persönlich Layout-freigabe durch Leitung Produktm. Freigabe Layout überarbeiten MAC Weitergabe an Dienstleister Layout abstimmen persönlich Inhaltsrecherche durch Produktm. Keine Inhalte vorhanden Produktmanagement Texte schreiben Inhalte vorhanden Layoutabstimmung mit Dienstleister Layout erstellen Inhalte übernehmen Texte schreiben Telefon MAC Katalog Layout überarbeiten MAC Korrekturen Layout mit Leitung Produktmanagement abstimmen Produktion Werbemittel Imageseiten beauftragen persönlich Artikel-Export senden Ltg. Produktmanagement Konzept entscheiden Ltg. Produktmanagement Imageseiten beauftragen Druckerei Tebellenseiten generieren Fortsetzung persönlich MAC

9 9 Praxisbeispiel: Eine Katalogproduktion vor der Optimierung 54 Prozess-Schritte Produktmanagement Fortsetzung Seitenzahlen überprüfen Datei 1. Korrektur prüfen Ausdruck Korrekturen zusammen- führen, korrigieren MAC Freigabe an Druckerei Ausdruck/Post Produktmanagement Umfang Imageseiten festlegen Korrekturen ausdrucken Korrekturen weitergeben Farbdrucker Hardcopy / Laserdrucker Druckerei Fotoshootings Digitalkamera Bilder recherchieren Server / CD Korrektur der Tabellen senden Weitergabe der Korrekturen an Druckerei Ausdruck/Post Nein Nein Neues Produkt? Nein Alle Abbildungen vorhanden? Druckerei Imageseiten proofen Druckerei Korrektur ausführen Freigabe? Post MAC Ja Ja Produktmanagement Fotos beim Lieferanten anfordern Imageseiten aufbauen Korrekturen ausdrucken Korrektur lesen MAC Farbdrucker

10 10 Praxisbeispiel: Die gleiche Katalogproduktion nach der Optimierung - 10 Prozess-Schritte SAP meldet Minderwarenbestand Ltg. Produktmanagement Mindestbestandsmeldung entgegennehmen Vertriebsleitung Werbemittelproduktion Dateien an Druckerei versenden FTP-Server Inhaltliche Änderungen Entscheidung über konzeptionelle oder inhaltliche Änderungen KonzeptionelleÄ nderungen Inhalte prüfen Server Produktmanagement unverändert Ltg. Produktmanagement Produktmanagement Inhalte prüfen Freigabe Produkte oder Inhalte festlegen PIM Auflage festlegen Neue Konzeption erarbeiten MAC Server Ltg. Produktmanagement Ltg. Produktmanagement Inhalte prüfen Abstimmung mit Vertrieb Server Ltg. Produktmanagement Produktion freigeben Database anstoßen Korrekturen versenden PIM PIM Server

11 11 Vorteile für das Unternehmen Die Optimierung der Informations- und Kommunikationsprozesse in der technischen und werblichen Produktdokumentation wirkt sich auf drei Ebenen vorteilhaft für das Unternehmen aus: strategisch qualitativ wirtschaftlich

12 12 Strategische Vorteile Suboptimale Prozesse können nicht nur hohe Kosten verursachen, sondern auch den Markteintritt einer Innovation erheblich verzögern. Dieser Aufwand kann verkürzt und beschleunigt werden. Die Wettbewerbsfähigkeit bereits etablierter Produkte kann gesteigert werden. vorher nachher

13 13 Qualitative Vorteile Exportliteratur kann zielgruppenpräzis und effizient lokalisiert werden, sowohl in sprachlicher als auch in rechtlicher und kultureller Hinsicht. Die Profilierung der produktbegleitenden Literatur verbessert Kundenbindung und Folgegeschäft. Das Haftungsrisiko kann durch fehlerfreie Produktliteratur minimiert werden. Das Feedback-Management aus dem Anwendungsfeld kann optimiert werden.

14 14 Wirtschaftliche Vorteile Die Zahl der Prozess-Schritte in der Erstellung und Produktion werblicher und technischer Produktdokumentation wird minimiert. Damit sinken die internen Prozesskosten. Bereits geschriebene und übersetzte Texte werden wiederverwendet. Externe Kosten, z.b. für Redaktion und Übersetzung, werden reduziert. Die personelle Belastung wird signifikant verringert.

15 15 Ein Beispiel für den wirtschaftlichen Aspekt Kunde: ein weltweit agierendes Unternehmen der Medizintechnik Produkte 40 internationale Vertriebsgesellschaften 22 Sprachen in der Produktliteratur Ø 70 neue technische Dokumentationen p.a. Ø 550 Änderungen p.a Wörter Übersetzungsvolumen länderspezifisch hohe gesetzliche Anforderungen auf dem Medizinsektor

16 16 Der erste Schritt ist die Potenzialanalyse Das Instrument, mit dem wir die vorhandenen Prozesse durchleuchten, heißt ICM CockPit. Angewandt auf Informations- und Kommunikationsprozesse ist es DAS Navigations-Instrument im Rahmen des ICM wurde die von uns entwickelte, geschützte Methode ICM in die Industrieservice-Bestenliste aufgenommen. ICM CockPit ermöglicht eine objektive Analyse aller Informations- Prozesse, von der Produktentwicklung bis hin zum After-Sales-Service in internationalen Märkten und vor allem konkrete Handlungs- Empfehlungen, wie sie rationalisiert, beschleunigt, ressourcenschonend umgesetzt und qualitativ zu einem wirksamen Werkzeug im Rahmen des Marketing-Mix veredelt werden können.

17 17 Die Erkenntnisse durch ICM CockPit Mit ICM CockPit analysieren wir die Qualität und die Wechselwirkungen von 80 Erfolgsfaktoren in 10 Disziplinen: Managementstrategie Kundenorientierung Internationale Ausrichtung Ganzheitliche Integration Prozessgestaltung Technologiekompetenz Datenintegrität Content-Lenkung Rechtssicherheit Controlling

18 18 Die Wirkungskette der ICM -Optimierung Produkt- Kommunikation Vertrieb Informationen schon begleitend zur Produktentwicklung so strukturieren und prozessieren, dass die benötigten Kommunikations- Medien allen Prozessbeteiligten automatisch zur Verfügung stehen Vertriebsprozesse auf internationale Zielgruppen ausrichten zur Steigerung des Unternehmenserfolgs Wissens- Management Personal Informations- und Kommunikationsprozesse etablieren, um Wissen zu generieren und Innovationen zu fördern Geeignete Maßnahmen zur Förderung und Qualifizierung der Mitarbeiter

19 19 Grundsätzliches - zusammengefasst Strategisch GMVK optimiert Geschäftsprozesse zur Förderung des Unternehmenserfolgs auf internationalen Märkten. Taktisch Die Nachhaltigkeit unserer Vorgehensweise wird nicht über singuläre Maßnahmen, sondern über die Wirkungskette Vertriebssteuerung Produktkommunikation Wissensmanagement Personalentwicklung erreicht. Operativ Der Unternehmensstrategie folgend werden für internationale Zielgruppen crossmediale Informationsprozesse in der Produktkommunikation entwickelt. Daraus ergibt sich ein betriebliches Wissensmanagement, das die Innovationskraft des Unternehmens effizient steigert und über spezifische Personalmaßnahmen dauerhaft stabilisiert. Unsere Beratung ist grundsätzlich dienstleister- und herstellerneutral.

20 20 Wer wir sind Die GMVK Consulting Group mit Sitz in Düsseldorf und Berlin wurde 2004 gegründet und stetig erweitert. Wolfgang Lalakakis Ulrich Rehrmann Thomas Mademann Dr. Michael Schaffner GMVK Consulting Group Königsallee Düsseldorf Tel.: Fax: Wir erarbeiten für Unternehmen praxisnahe und umsetzbare Lösungen für optimale Prozesse und Konditionen in den Geschäftsbereichen Einkauf und Beschaffung und Kostenoptimierung im Marketing- Einkauf.. Unsere erfahrenen Berater sind während der Zusammenarbeit überwiegend beim Auftraggeber vor Ort und tauschen sich intensiv mit allen Prozessbeteiligten aus. So lernen sie die Prozesse genau kennen, können Effizienzfallen und Ressourcenräuber identifizieren und passende Lösungsansätze entwickeln. Und: Wir begleiten das Projekt, bis die optimierten Prozesse gut eingeführt sind und messbare Ergebnisse zeigen. Größere und Spezial-Projekte werden in Kooperation mit Partnerunternehmen geleistet.