Anlagenbuchhaltung mit SAP R/3 an der Universität Basel

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1 Anlagenbuchhaltung mit SAP R/3 an der Universität Basel Seite 1

2 ANLAGENBUCHHALTUNG MIT SAP R/3 AN DER UNIVERSITÄT BASEL ZIELVORGABEN SAP-EINSTELLUNGEN UND STRUKTUREN BEWERTUNGSPLAN / BEWERTUNGSBEREICH ANLAGEKLASSEN KONTENFINDUNG ORDUNGSBEGRIFF NUMMERNKREIS ANLAGENNUMMER/INVENTARNUMMER INVESTITIONSAUFTRAG VORGABEN UNI BASEL BESONDERHEIT UNIVERSITÄT BASEL INVESTITIONSKREDIT (STANDARDINVESTITION) INVESTITIONEN AUS DRITTMITTEL, NATIONALFONDS, BERUFUNGSKREDIT INVESTITIONEN AUS BETRIEBSMITTEL ERFASSUNG INVENTARISIERUNGSBLATT AKTIVIERUNGS- / BEWERTUNGSGRENZEN BESONDERHEITEN UNIVERSITÄTSRECHENZENTRUM (URZ) BUCHUNGSKREIS STG KONTAKTE...6 Seite 2

3 1 Zielvorgaben Innerhalb von SAP R/3 dient das Modul Anlagenbuchhaltung (FI-AA) zur Verwaltung und Bewertung des Anlagevermögens. Es hat als Nebenbuch des Finanz- und Rechnungswesens die Aufgabe detaillierte Informationen zu den Vorgängen im Anlagevermögen zur Verfügung zu stellen. Im Modul FI-AA wird der gesamte Lebenslauf der Anlagen vom ersten Zugang bis zum schlussendlichen Abgang bzw. bis zur Stillegung abgebildet. Über das integrierte Informationssystem werden zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten angeboten. Als integriertes Modul, ist die Anlagenbuchhaltung immer im Kontext zu den Modulen Finanz- und Rechnungswesen (FI) und Controlling (CO) zu sehen. Innerhalb der Universität Basel stellt die Berechnung von Abschreibungen, die Erfüllung der Inventarpflicht (Forderung der Universitätsträger und der Revision) sowie eine verbesserte Planungs- und Auswertehilfe im Investitionsbereich die Hauptgründe für die Einführung einer Anlagenbuchhaltung dar. Ziel ist der korrekte Ausweis des Anlagevermögens in der Bilanz und die Vornahme, sowie der Ausweis von periodengerechten Abschreibungen. Darüber hinaus sollen fundierte Aussagen bezüglich des Anlagenbestandes möglich sein. Hierdurch kann die Investitionsplanung im Apparate- und EDV-Bereich effektiver an die tatsächlichen Gegebenheiten angepasst werden. 2 SAP-Einstellungen und Strukturen 2.1 Bewertungsplan / Bewertungsbereich Für die Verwaltung von Bewertungsvorschriften zum Anlagevermögen stehen im SAP R/3-System FI-AA sogenannte Bewertungsbereiche zur Verfügung. D.h. es besteht die Möglichkeit das Anlagevermögen für unterschiedliche rechtliche und betriebswirtschaftliche Zwecke zu bewerten (z. B. handelsrechtlich, kalkulatorisch). Die Schlüssel für die automatische Abschreibung der Anlagen sind je Bewertungsplan flexibel definierbar. Die Universität Basel arbeitet zunächst nur mit dem Bewertungsplan ubas, welcher lediglich einen Bewertungsbereich enthält. 2.2 Anlageklassen Die Anlagenklassen sind das wichtigste Strukturierungsmittel für das Anlagevermögen. Mit Hilfe dieser Klassen kann das Anlagevermögen nach unterschiedlichen Kriterien gegliedert werden. Den Anlageklassen ist die jeweilige Kontenfindung hinterlegt (Bestandeskonti, Abschreibungskonti etc.). Ebenso besteht eine Zuordnung des Bewertungsbereich zu einer Anlagenklasse. Selbstverständlich können sich laufend weitere Anlagenklassen ergeben, welche dann nachgepflegt werden. Über einen Katalog soll die Zuordnung der Sachanlage auf die Anlageklassen vereinfacht werden. Zukünftig sollen diese Angaben über das universitätsinterne Intranet kommuniziert werden. 2.3 Kontenfindung Über die Kontenfindung und den Bewertungsbereich werden bei Buchungen auf die Anlagen die entsprechenden Konten des Hauptbuches ermittelt. Die Kontenfindung ist jeder Anlageklasse hinterlegt. D.h. durch Definition der Anlageklasse sind die Bestandes- bzw. Erfolgskonti (z.b. Abschreibung) bereits automatisch durch das System definiert. Hier- Seite 3

4 durch ist eine einheitliche Kontenzuordnung gewährleistet. 2.4 Ordungsbegriff Mit Hilfe von Ordnungsbegriffen können Gruppierungen vorgenommen werden, die speziell bei der Berichtsabfrage hilfreich sind. Die Universität Basel verwendet zwei Ordnungsgriffe. Bei jeder Anlage wird die Finanzierungsart hinterlegt (IK, NF, DM und BK). Somit kann das gesamte Anlagevermögen nach der Finanzierung differenziert werden. Im zweiten Ordnungsbegriff erfolgt eine Kennzeichnung, sofern die Investition durch den Betriebskredit (BETR) finanziert wird. Im Bereich Mobiliar/Haustechnik/Bauten wird der Ordnungsbegriff PAUS bei einer Finanzierung aus dem pauschalen Topf verwendet, bei dem Bereich Berufung dient der Ordnungsbegriff BERP. 3 Nummernkreis 3.1 Anlagennummer/Inventarnummer Die Anlagenummer identifiziert eine Anlage eindeutig. Sie besteht immer aus einer Haupt- und einer Unternummer. Die Nummern können vom System automatisch vergeben oder der Anwender kann bei jeder neu angelegten Anlage eine Nummer manuell eingeben. Die Universität Basel wählt die manuelle Vergabe der Nummern. Der Nummernkreis beginnt bei dem Wert Die Anlagennummer/Inventarnummer (als Nummer und als Barcode) wird mittels eines Etiketts am Gerät angebracht. 3.2 Investitionsauftrag Für die Anlagenbuchhaltung werden im System der Universität Basel Investitionsaufträge benötigt (siehe Punkt 4.2). Diese Aufträge beginnen mit Buchstaben I. In der Regel folgt anschliessend der Kostenstellencode, z.b. IRV Vorgaben Uni Basel 4.1 Besonderheit Universität Basel Die Besonderheiten der Anlagenbuchhaltung der Universität Basel stellt die Situation dar, dass eine Unterscheidung nach der Finanzierungsquelle im System erfolgt. Standard ist die Investition aus dem Investitionskredit (IK). Als weiteres muss man Investitionen aus Mittel des Nationalfonds (NF), den Sonstigen Drittmittel (DM) und dem Berufungskredit (BK) unterscheiden. Generell erfolgt weiterhin die Rechnungskontierung dezentral bei den Instituten. Zwingend muss für jede Investition ein separates Inventarisierungsblatt ausgefüllt werden (siehe Punkt 4.6). Die Rechnung und das dazugehörige Inventarisierungsblatt gehen an die zentrale Buchhaltung (siehe Punkt 4.7). 4.2 Investitionskredit (Standardinvestition) Investitionen aus dem Investitionskredit werden innerhalb des SAP-Systems auf Innenaufträgen geführt, statt wie bisher auf den jeweiligen Kostenstellen. Bei einer Investition erfolgt auf diesen Innenaufträgen eine Aufwandsbuchung in voller Höhe der Investition auf den bisherigen Kostenarten. Die Aufträge werden periodisch gegen die Bestandeskonti abgerechnet. Über die Wertberichtigungskonti erfolgt dann die Abschreibung, welche auch auf den jeweiligen Kostenstellen gezeigt wird. Seite 4

5 4.3 Investitionen aus Drittmittel, Nationalfonds und Berufungskredit Sämtliche Zahlungseingänge und Aufwandsbuchungen in diesem Bereich werden nach Projekten auf Innenaufträgen geführt. Die Aufträge werden gegen die Bestandeskonti Projektmittel abgerechnet (nach Finanzierungsquellen). D.h. jede Aufwandsbuchung stellt auch eine Ausgabe dar. Die Praxis hat sich bewährt und soll auch nach der Einführung der Anlagenbuchhaltung unverändert bleiben. Aus diesem Grunde wird jede Investitionsausgabe auf dem jeweiligen Innenauftrag als Aufwand (auf den bisherigen Kostenarten) gebucht. Separat erfolgt dann die Aktivierung des Anlagevermögen. Über ein Aktivierungskonti (Aufwandsminderungskonto) wird manuell das Anlagevermögen gebildet. Über die Wertberichtungen erfolgt dann die Abschreibungsbuchung wieder automatisch, auch hier erfolgt die Anzeige auf den Kostenstellen (statistische Information auf speziell definierten Berichten). 4.4 Investitionen aus Betriebsmittel Sollten Investitionen aus Betriebsmitteln vorgenommen werden, so muss eine Budgetverschiebung durchgeführt werden, d.h. von der Kostenstelle wird das Budget (nur für dieses Jahr) auf den Investitionsauftrag verschoben. Danach ist eine Standardvorgehensweise wie unter Punkt 4.2 beschrieben möglich. 4.5 Erfassung Die Erfassung sämtlicher Investitionen erfolgt zentral im Ressort Finanzen- u Controlling. D.h. die Buchungskreise Biozentrum, Universitätsbibliothek, 90DM und 90NF übergeben sämtliche Rechnungen, welche mit der Anlagenbuchhaltung in Verbindung stehen, an die zentrale Buchungsstelle im Ressort Finanzen- und Controlling zur Verbuchung. 4.6 Inventarisierungsblatt Als Informationsquelle dient einerseits die Rechnung und zusätzlich ein Inventarisierungsblatt, welches jeder Rechnung beigelegt werden muss. Es erfolgt keine Rechnungsbuchung ohne das dazugehörige Inventarisierungsblatt. Auf dem Inventarisierungsblatt muss die Anlagennummer/Inventarnummer eingetragen werden. Das entsprechende Etikett mit der Nummer wird auf der Sachanlage platziert. Für Änderungen bzw. Löschungen wird ein separates Formular verwendet. Aufgrund der Angaben der Inventarisierungsblätter werden innerhalb von SAP die Stammsätze für jede Anlage angelegt. 4.7 Aktivierungs- / Bewertungsgrenzen Folgende Grenzen wurden festgelegt: - 1,-- Franken bis 999,-- Franken = Nicht aktivierte Investitionen (separate Aufwandskonti nicht in der Anlagenbuchhaltung) - ab 1.000,-- Franken = Aktivierung und Bewertung in der Anlagenbuchhaltung Die Aktivierung erfolgt zum Rechnungsbruttowert. Seite 5

6 5 Besonderheiten 5.1 Universitätsrechenzentrum (URZ) Ein Teil des EDV-Bedarfs wird zentral über das URZ bestellt. Der anfordernde Bereich leitet nach dem Wareneingang den Lieferschein an das Rechenzentrum weiter. Das URZ kontiert die Rechnung und reicht Sie beim zentralen Rechnungswesen ein. Diese Vorgehensweise wird um den Punkt erweitert, dass der anfordernde Bereich nicht nur den Lieferschein, sondern auch das Inventarisierungsblatt an das URZ sendet. Rechnung und Inventarisierungsblatt gehen dann an die zentrale Buchungsstelle. 5.2 Mobiliarbudget (Ressort BHTS) Mobiliar wird in der Regel zentral über das Ressort BHTS bestellt. Lieferungen und Rechnungen gehen aber direkt an die Warenempfänger. Die Warenempfänger kontieren die Rechnungen, füllen Inventarisierungsblätter aus (sofern notwendig) und leiten die Rechnungen und Inventarisierungsblätter an das BHTS weiter. Das BHTS leitet die Rechnungen und Inventarisierungsblätter an die zentrale Buchungsstelle weiter. 6 Kontakte Für Fragen zur Anlagenbuchhaltung stehen Ihnen folgende Personen aus dem Ressort Finanzen & Controlling gerne zur Verfügung: Fredy Hamann Abteilungsleiter Universitätsrechnung Tel Fax Roland Eichenberger Sachbearbeiter Tel Fax Nicolas Simonius Sachbearbeiter (Stellvertreter) Tel Fax Seite 6

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