CHANGE MANAGEMENT MIT SOCIAL SOFTWARE UNTERSTÜTZEN

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1 Quelle: Vernetzung & Dialogkultur für erfolgreichen Wandel CHANGE MANAGEMENT MIT SOCIAL SOFTWARE UNTERSTÜTZEN Anja Wittenberger Kay-Uwe Kaufmann TwentyOne TU Dresden

2 Heraklit von Ephesos, ca v. Chr. DAS EINZIG BESTÄNDIGE IST DIE VERÄNDERUNG. Anja Wittenberger Kay-Uwe Kaufmann Change Management mit Social Software unterstützen

3 Beispiele für VERÄNDERUNGSPROJEKTE Organisation Merger & Aquisition, Umstrukturierungen Gesellschaft Wirtschaftskrise, Demografischer Wandel Strategie & Portfolio Innovationen, Neue Produkte, Imagewandel Verbesserung Prozessoptimierung, IT-Unterstützung Wandel der Arbeitsweisen

4 Klärung der BEGRIFFLICHKEITEN Change Management In IT-Projekten Teil des Software-Entwicklungsprozesses Synonym für Management of Change (Veränderungsmanagement) Das ist eigentlich gemeint!

5 Quelle: ersten 5 Treffer der Googlesuche zu Definition CM am um 10:15 Uhr Gibt es eine allgemeingültige DEFINITION ZU CHANGE MANAGEMENT?

6 vereinfacht DEFINITION AUF METAEBENE Change Management ist die gezielte Beeinflussung des geplanten Wandels.

7 Im Fokus DER MENSCH

8 Mensch als Bestandteil Sozialer Systeme Verhalten in sozialen Systemen Verhalten in Organisation entsteht aus Beziehungen (Kommunikation) Streben nach angenehmen Beziehungen Beziehungen sind stabil Veränderung ist Eingriff in Beziehungen

9 Akzeptanzmatrix BEI VERÄNDERUNGSPROJEKTEN

10 Aspekte von WIDERSTAND GEGEN VERÄNDERUNGEN Widerstand ist nicht an sich negativ Widerstand ist normales Verhalten Kein Widerstand Kein Erfolg Widerstand aus persönlicher Betroffenheit Jemand ist tatsächlich (negativ) betroffen!

11 Arten von BETROFFENHEIT BEI VERÄNDERUNGEN Anerkennung Entwicklung Kontakt, Umfeld Selbständigkeit Sicherheit Vergütung

12 Kennzeichen von WIDERSTAND Bei uns ist alles ganz anders Alte Praktiker / Das wissen wir schon Erfolgsgarantie-Argument Keine Zeit / Kein Geld Nebenkriegsschauplätze Wahre Ursachen sind meist verschleiert.

13 Veränderung durch ERFOLGSFAKTOREN Klare Ziele mit Vision Unterstützung durch Management-Ebene Schlüsselpersonen (Change Agents, Promotoren) Nutzen ist vorhanden Information / Kommunikation Nichts geht über das Sammeln von (positiven) Erfahrungen!

14 Risiken durch STANDARDFEHLER Erfolgsfaktoren vernachlässigt Unrealistische Erwartungshaltung Kritik an Abstimmungs- und Beteiligungsprozessen Zu früher Ruf nach Software

15 Unrealistische ERWARTUNGSHALTUNGEN

16 Phasen in Veränderungsprojekten, die JEDER BETROFFENE DURCHLÄUFT

17 Abbildung in einer FORMEL D x V x F > R D = Dissatisfaction (Unzufriedenheit mit IST-Zustand) V = Vision (attraktive Zielvorstellungen) F = First Steps (schnelle Erfolge) R = Resistance to change

18 VERÄNDERUNGSBEDARF IST SOLL INHALTSEBENE PHASENEBENE CHANGE-EBENE VERÄNDERUNGSFÄHIGKEIT VERÄNDERUNGSBEREITSCHAFT

19 PM & CM Quelle: : Vogel, F.: Herausforderung interne Kommunikation in Veränderungsprojekten: Ein Leitfaden für erfolgreiche Veränderungsvorhaben". Bachelorarbeit (unveröffentlicht). Cologne Business School, 2011.

20 AKZEPTANZ DER VERÄNDERUNG CHANGE-EBENE VERÄNDERUNGSFÄHIGKEIT VERÄNDERUNGSBEREITSCHAFT KENNEN KÖNNEN WOLLEN SOLLEN Kommunikation Qualifizierung Motivation Organisation

21 AKZEPTANZ DER VERÄNDERUNG CHANGE-EBENE VERÄNDERUNGSFÄHIGKEIT VERÄNDERUNGSBEREITSCHAFT KENNEN KÖNNEN WOLLEN SOLLEN Kommunikation Qualifizierung Motivation Organisation Mitarbeiterzeitung Projektmitarbeit Intrinsische Anreize Projektorganisation KLASSISCHE WERKZEUGE Mitarbeitergespräche Info-Markt Intranet Präsentatione n Podcast/ Video Schulungen Rollenspiele Fallstudien Web-based Trainings Abfindungen Erfolgsstories Prämien Transparenz Promotoren Arbeitsanweisungen Vorbilder

22 AKZEPTANZ DER VERÄNDERUNG CHANGE-EBENE VERÄNDERUNGSFÄHIGKEIT VERÄNDERUNGSBEREITSCHAFT KENNEN KÖNNEN WOLLEN SOLLEN Wissen teilen Gemeinsam Lernen Beteiligung Guidelines

23 Quelle: Social Software unterstützt SOZIALE INTERAKTIONEN

24 Social Software hat TYPISCHE EIGENSCHAFTEN Geschwindigkeit Reichweite Echtzeit Dialog Vernetzung Ad-hoc Teams zeit- und ortsunabhängig

25 SOCIAL SOFTWARE 2.0 WERKZEUGE Menschen Menschen Profil (individuell) Netzwerk (Gruppe) Community Kommunikation Blog Microblog Inhalte Wiki Datei-Sharing Identität Reputation Freunde Vertrauen Gemeinschaft Arbeitsgruppe Kommunikation Artikel Dialog Statusmeldungen Abstimmungen Inhalte dynamische Information einheitlicher Dokumentenzugriff

26 Projektsituation EINFÜHRUNG EINER SW ZUR ZEITERFASSUNG Sachebene PHASENEBENE Analyse Planung Umsetzung Einführung Review Psychologische Ebene Projektsituation unfreezing moving refreezing Prozesse (u.a. Handlungen, Daten/ Dokumente, Kennzahlen) Organisation (u.a.verantwortlichkeiten, Führungsverhalten, UR) IT-System (u.a. Bedienung, Datenpflege, Dashboard Berichte/ Steuerung)

27 Veränderung hat ZIELE UND ERFOLGSKRITERIEN Ziele Projektarbeit optimieren UR (utilisation rate) für Unternehmenssteuerung einsetzen Wertschöpfung erhöhen Erfolgskriterien Change ist nur erfolgreich, wenn Zeiten (strukturiert, regelmäßig, zeitnah, genau) erfasst werden Kennzahlen zur Steuerung des Unternehmens (Projekte, Faktura, UR, Forecast) genutzt werden

28 Mögliche Reaktionen, BEFÜRCHTUNGEN UND ÄNGSTE Kontrolle Leistungsdruck Konkurrenz Mehrbelastung Zeitverlust durch Bedienung des Systems Probleme bei Bedienung des IT-Systems Transparenz der Leistung (Arbeitszeit) Vergleichbarkeit zwischen Kollegen, Abteilungen

29 Projektsituation EINFÜHRUNG EINER SW ZUR ZEITERFASSUNG Sachebene PHASENEBENE Analyse Planung Umsetzung Einführung Review Psychologische Ebene Projektsituation unfreezing moving refreezing Change Maßnahmen eingeordnet am KE-KÖ-WO-SO-Modell Herausgegriffene Zielgruppe Projektmitarbeiter und Führungskräfte

30 AKZEPTANZ DER VERÄNDERUNG CHANGE-EBENE VERÄNDERUNGSFÄHIGKEIT VERÄNDERUNGSBEREITSCHAFT KENNEN KÖNNEN WOLLEN SOLLEN Kommunikation Qualifizierung Motivation Organisation Zuständigkeit Experten 2.0 WERKZEUGE Neuigkeiten Informationen

31

32 Microblog/ Blog News zum Projekt Wiki/ Dokumente Information zu warum, weshalb, wieso

33 AKZEPTANZ DER VERÄNDERUNG CHANGE-EBENE VERÄNDERUNGSFÄHIGKEIT VERÄNDERUNGSBEREITSCHAFT KENNEN KÖNNEN WOLLEN SOLLEN Kommunikation Qualifizierung Motivation Organisation Zuständigkeit Experten Lerngruppe 2.0 WERKZEUGE Neuigkeiten Informationen Lerninhalte Erfahrungsaustausch

34

35 AKZEPTANZ DER VERÄNDERUNG CHANGE-EBENE VERÄNDERUNGSFÄHIGKEIT VERÄNDERUNGSBEREITSCHAFT KENNEN KÖNNEN WOLLEN SOLLEN Kommunikation Qualifizierung Motivation Organisation Zuständigkeit Experten Lerngruppe Feedback Neuigkeiten Lerninhalte Mitmach- Aktionen 2.0 WERKZEUGE Informationen Erfahrungsaustausch Gamification

36 Projektmitarbeiter: FirstMover Erster der im Projekt seine Zeiten geschlüsselt hat TeamPlayer Du schlüsselst gemeinsam mit fünf Anderen aus deinem Projekt MobilWorker Du hast in 5 Projekten über die APP geschlüsselt Führungskräfte & Projektleiter: ProjectLeader Du hast 3 Projekte nacheinander pünktlich ausgewertet TeamLeader Deine Abteilung hat 5 mal pünktlich die Kennzahlen geliefert UR-Profi Du hast deine Abteilung 12 Monate aktiv mittels UR gesteuert

37 AKZEPTANZ DER VERÄNDERUNG CHANGE-EBENE VERÄNDERUNGSFÄHIGKEIT VERÄNDERUNGSBEREITSCHAFT KENNEN KÖNNEN WOLLEN SOLLEN Kommunikation Qualifizierung Motivation Organisation Zuständigkeit Experten Lerngruppe Feedback Executiv-Blog Neuigkeiten Lerninhalte Mitmach- Aktionen Guidelines 2.0 WERKZEUGE Informationen Erfahrungsaustausch Gamification Change- Communities

38 Was ist zum Beispiel OHNE SOCIAL SOFTWARE NICHT MÖGLICH? Mitarbeiter weltweit gleichzeitig mit Blogbeitrag informieren + Feedback transparent aufnehmen und Dialog führen + Diskussion untereinander initieren und moderieren Tagesaktuelle Informationsstände zum Projekt veröffentlichen + mit anderen Inhalten verknüpfen + Dialog direkt am Inhalt führen + Personen direkt vernetzen + Inhalte mit anderen teilen + Emergenz möglich

39 Grafik - Quelle: * Begriff stammt von: Klassische und 2.0- Werkzeuge kombinieren BLENDED-CHANGE * IN DER PRAXIS

40 Fazit SOCIAL SOFTWARE IM CHANGE MANAGEMENT Blended Change Management = Verbindung von klassischen Instrument & Social Software Social Software bietet Instrumente für die Verbesserung der Kommunikation Qualifikation Motivation Organisation zunehmende Nutzung von Social Software im Change Management sehr positive Effekte bezogen auf die Akzeptanz der Betroffenen

41 Gruppenarbeit

42 Gruppenarbeit PROJEKTSITUATION Einführung neues IT-System in der Mensa für Bestellung Abbuchung Speiseplan inkl. toller neuer Anwendungen für Feedback, Diskussionsforen etc.

43 Gruppenarbeit AUFGABE Teil 1) Betroffenheit anhand von Rollen analysieren, mögliches Verhalten in Bezug auf Veränderung bewerten und für Teil 2 Annahmen treffen Teil 2) Projektteam für Einführung erarbeitet Maßnahmen im Veränderungsmanagement

44 Gruppenarbeit AUFGABE TEIL 1 Rollen: a. Essensteilnehmer (Studenten, Mitarbeiter) b. Studentenwerk (als Auftraggeber und Betreiber Mensa) c. Mitarbeiter Mensa d. Leiter Mensa (bzw. mehrere Leiter, da mehrere Mensen) e. Leitung der Hochschule f. Projektleiter Einführung IT-System (=Koordinator Arbeitsgruppe)

45 Gruppenarbeit AUFGABE TEIL 1 Die Arbeitsgruppe teilt sich die Rollen zu und jeder analysiert, wie er in seiner Rolle von dem neuen System betroffen ist. Dann ordnet sich jeder in seiner Rolle einem begründeten Verhaltensmuster in Bezug auf die Veränderung zu (offen, abwartend, Widerstand, ). Das gewählte Muster kann dann als gedanklicher Input für den Teil 2 genutzt werden, da ein guter Projektleiter das Verhalten der Stakeholder einschätzen kann und das als Basis für Maßnahmen im Veränderungsmanagement nutzt. Ergebnis: Betroffenheit pro Rolle in Stichpunkten beschrieben Verhaltensmuster in Bezug auf Veränderung mit Begründung gewählt

46 Gruppenarbeit AUFGABE TEIL 2 Anhand des Ke-Kö-Wo-So-Modells erarbeiten die Teilnehmer Maßnahmen im Veränderungsmanagement. Dabei gehen die Teilnehmer von den gewählten Verhaltensmustern aus Teil 1 aus. Ergebnis: Maßnahmen pro Säule nach Rollen einordnen Verwendung von klassischen und 2.0-Werkzeugen

47 Gruppenarbeit PRÄSENTATION Präsentation der Ergebnisse anhand der Rollen und des Ke-Kö-Wo-So-Modells

48 So erreichen Sie uns virtuelle Identität Skype: twitter: XING: Facebook: virtuelle Identität wisutalk XING:... https://twitter.com/awittenberger /profile/kayuwe_kaufmann... /profile/anja_wittenberger... id= Flickr: Quora:

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