Verwaltung des Inventars

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1 ACS Data Systems AG Verwaltung des Inventars (Version ) Buchhaltung für Schulen ACS Data Systems AG Bozen / Brixen / Trient Tel obu@acs.it

2 2 Inhaltsverzeichnis 1. INVENTARVERWALTUNG Übertragen des Inventars aus dem Access Programm Erfassen der Inventarisierung Erfassen der Wertänderungen Berechnen der jährlichen Abschreibungen Blockweise Änderung der Inventarisierung Ausdrucke Inventar Drucken des Inventars Drucken des Inventarregisters Drucken des Inventarisierungsscheines Drucken des Abschreibungsscheines/ Dekretes Drucken des Übergabescheins Tabellen Erfassen der Inventarregister Erfassen der Aufbewahrungsort Erfassen der Klassifizierungen Erfassen der Unterverwahrer Drucken der Stammdaten Online Ansicht Inventargüter...34

3 3 1. Inventarverwaltung Mit der Verwaltung des Inventars werden die beweglichen Güter inventarisiert, die Wertänderungen gebucht und die jährlichen Abschreibungen berechnet. Bevor mit dem Inventar begonnen wird, müssen zuerst die bestehenden Daten aus dem Access Programm übertragen werden. 1.1 Übertragen des Inventars aus dem Access Programm Mit dem Programm Import Inventar (Menü Dienstprogramme) wird das bestehende Inventar aus dem Access Programm übernommen. Beim Starten des Programmes werden im oberen Fenster (Access Datenbank auswählen) automatisch die auf Ihrem System vorhandenen Access Datenbanken angezeigt; diese werden durch Aktivieren der Checkbox (Häckchen) ausgewählt. Normalerweise ist nur eine Datei vorhanden; bei manchen Schulen können auch mehrere Dateien vorhanden sein (z.b. für andere Schulstellen). Importieren Sie jedoch sicherheitshalber die Dateien einzeln (manchmal könnte es sich nur um Kopien handeln, so dass die Daten dann mehrfach importiert werden). Falls das Feld Vor dem Import gesamtes Inventar löschen aktiviert wurde (Häckchen), so werden vor dem Import alle vorher erfassten oder importierten Inventardaten in OBU gelöscht.

4 4 Mit [Importieren] wird die Übertragung des Inventars gestartet. Im Fenster Status wird das Ergebnis des Importes angezeigt: so z.b. die Anzahl der eingelesenen Einträge und auch evtl. Fehler. Falls eine Fehlermeldung erscheint, kopieren Sie bitte nach der Bestätigung von [OK] den Inhalt des Status Feldes in ein Word Dokument; hierzu markieren Sie den Inhalt des Feldes (normalerweise wird dieser schon automatisch markiert) und kopieren diesen in die Zwischenablage, anschließend fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage in ein Word Dokument ein; mit der rechten Maustaste können diese Aktionen über ein Kontextmenü durchgeführt werden. Falls die Fehlermeldung besagt, dass die Beschreibungskennziffer nicht gefunden wurde, so muss diese vom Anwender ergänzt werden. Da mit der neuen Verwaltung auch die Beschreibungskennziffern an die Kodifizierung des Landes angepasst wurden, kann es vorkommen, dass nicht alle alten Beschreibungskennziffern automatisch konvertiert werden können. Deshalb werden die fehlenden Beschreibungskennziffern, das Register, die Nummer des Belastungsscheines und die Nummer des Gutes angezeigt. Es ist unbedingt erforderlich, dass diese Beschreibungskennziffer immer, auch bei evtl. ausgeschiedenen Gütern, vorhanden ist. Um die Beschreibungskennziffer einzutragen, rufen Sie bitte die Inventarisierung auf (Register und Nummer des Belastungsscheines) und suchen Sie auf der 2. Seite (Inventargüter) die Nummer des Gutes in der Tabelle. Klicken Sie dann auf die Zeile mit der angegebenen Nummer (fortl. Nr.) und setzen die korrekte Beschreibungskennziffer ein. Anschließend speichern Sie das Inventargut mit [Speichern Inventargut] und mit [Speichern]. Für eine detaillierte Beschreibung der Inventarisierung siehe Kapitel 1.2 Erfassen der Inventarisierung, Seite 5).

5 5 Nachdem Sie die fehlenden Beschreibungskennziffern eingetragen haben, darf das Einlesen der Inventargüter aus der derselben Access Datenbank nicht nochmals durchgeführt werden (da sonst wieder dieselben Fehler aufscheinen). Ab diesem Zeitpunkt müssen die Güter nur mehr in OBU erfasst werden. 1.2 Erfassen der Inventarisierung Mit dem Programm Inventarisierung (Menü Inventar) können neue bewegliche Güter inventarisiert werden. Um hingegen Wertänderungen zu erfassen, verwenden Sie das Programm Wertänderungen (nächstes Kapitel). Für eine neue Inventarisierung wählen Sie das Register aus (mit [ ] oder <F2>), das Register bestimmt das jeweilige Inventar und wird beim Import automatisch angelegt. Durch Klicken auf [Neu] wird die Nummer der Belastung (Belastungsschein) wird automatisch fortlaufend vergeben. Die Nummer des Belastungsscheins ist fortlaufend über alle Register der Schule. Auf der 1. Seite, Daten, werden die allgemeinen Daten der Inventarisierung eingegeben. Für die Inventarisierung stehen verschiedene Optionen für den Grund zur Verfügung:

6 6 Das Datum bezieht sich auf die Inventarisierung und kann unabhängig vom aktuellen Finanzjahr erfasst werden, d.h. auch im Finanzjahr 2009 können Güter mit einem Datum 2008 inventarisiert werden (es muss jedoch beachtet werden, dass im Jahr 2008 nicht schon die jährliche Abschreibung durchgeführt wurde). Im Feld Gegenstand wird der Vorgang für diesen Belastungsschein beschrieben werden (z.b. Übernahme von einem anderen Inventar, Ankauf von PCs, usw.). Es handelt sich hier um ein mehrzeiliges Feld (dieses Feld kann nicht mit der <Eingabe> Taste, sondern mit der <Tab> Taste verlassen werden). Im Feld Gläubiger kann auf die Tabelle der Gläubiger in den Stammdaten von OBU zugegriffen werden. Falls nicht vorhanden, muss dieser im Programm Erfassen Gläubiger (Menü Stammdaten) erfasst werden. In den Feldern Belegdatum und Belegnummer werden die Daten der Rechnung erfasst (oder eines anderen Dokumentes). Das Feld Anmerkung steht für einen zusätzlichen Kommentar zur Verfügung. Auf der 2. Seite, Inventargüter, werden die einzelnen Güter erfasst. Die Eingabe ist, ähnlich wie bei anderen Programmen in OBU, mit einer Tabelle gestaltet, in der mehrere Untereinträge (Güter) hinzugefügt werden können. Beim ersten Einstieg wird automatisch bereits ein leerer Eintrag angelegt. Folgende Felder werden hier erfasst:

7 7 Fortlaufende Nummer: jedes bewegliche Gut erhält eine fortlaufende Nummer; diese ist nicht mit der Erkennungsnummer (Inventarnummer) zu verwechseln. Für jedes Gut, auch solche die nicht inventarisiert werden müssen, wird diese Nummer automatisch vergeben. Inventar: im Gegensatz zum Access Programm ist es nicht mehr erforderlich, für leicht verbrauchbare Güter ein eigenes Register zu verwenden (Register 0), sondern diese können gleichzeitig mit den inventarisierten Gütern erfasst werden. Mit diesem Feld wird unterschieden, ob ein Gut in das Inventar aufgenommen wird; falls dieses aktiv ist, wird das Gut inventarisiert, andernfalls handelt es sich um ein leicht verbrauchbare Gut. Beim Speichern eines neuen Gutes wird jedoch ggf. dieses Feld aufgrund des Betrages (>= 440 ) oder der Kategorie (z.b. Kunstgegenstände) gesetzt oder gelöscht. EDV: falls es sich um EDV Geräte handelt, so muss dieses Feld aktiviert werden. Dieses Feld hat Einfluss auf die Länge der Erkennungsnummer (siehe nachfolgend) Erkennungsnummer: falls es sich um ein inventarisiertes Gut handelt, so ist diese Eingabe zwingend; bei leicht verbrauchbaren Gütern kann diese Nummer optional erfasst werden (z.b. bei geringwertigen EDV Gütern). Durch Klicken auf den Knopf bzw. mit der Taste <F2> wird die nächste freie Erkennungsnummer automatisch vorgeschlagen: je nach dem Inhalt des Feldes EDV wird dabei eine 5 stellige Nummer (EDV aktiv) oder eine 7 stellige Nummer (EDV inaktiv) vorgeschlagen. Diese Nummer kann auch händisch überschrieben bzw. erfasst werden. Seriennummer: optionale Eingabe für eine Serien oder Matrikelnummer des Gutes. Beschreibungskennziffer: die Eingabe der Beschreibungskennziffer ist immer zwingend. Mit der Beschreibungskennziffer sind gleichzeitig auch die Klasse und die Kategorie verknüpft. Mit dem Inventar von OBU werden hier die neuen Beschreibungskennziffern des Landes verwendet. Eine Beschreibungskennziffer kann durch Anklicken von [ ] bzw. mit der Taste <F2> gesucht werden; dabei stehen mehrere Suchfelder zur Verfügung. Es genügt, wenn Sie im Feld Beschreibung einen Teilausdruck (z.b. schrank ) eingeben; bei der Suche werden alle Beschreibungskennziffern gefunden, in denen das eingegebene Wort auch innerhalb eines Begriffes vorkommt (siehe folgendes Beispiel).

8 8 Nach der Auswahl werden die Beschreibung, die Kategorie und auch der Abschreibungssatz angezeigt. Bezeichnung: hier wird die Bezeichnung des Gutes erfasst. Dieser Text scheint auf den Inventarlisten auf. Jahr Kapitel: es ist möglich, einen Bezug zum Kapitel (evtl. auch Rückstands Kapitel) einzugeben. Durch Anklicken von [ ] bzw. mit der Taste <F2> kann ein Kapitel aus dem Kontenplan ausgewählt werden. Aufbewahrungsort: es kann ein Eintrag in der Tabelle der Aufbewahrungsort ausgewählt werden (siehe Kapitel Erfassen der Aufbewahrungsort, Seite 30). Durch Anklicken von [ ] bzw. mit der Taste <F2> kann ein Aufbewahrungsort ausgewählt werden. Es ist jedoch auch möglich, durch direkte Eingabe der Beschreibung im Feld Aufbewahrungsort den gewünschten Eintrag zu suchen; falls mehrere Einträge der eingegebenen Beschreibung entsprechen, wird eine Auswahlliste angezeigt. Klassifizierung: optional ist es möglich, eine zusätzliche Unterteilung der Inventargüter zuzuweisen. Diese Unterteilung kann frei nach den Anforderungen der Schule erstellt werden (siehe Kapitel Erfassen der Klassifizierungen, Seite 31). Unterverwahrer: jedem Gut kann ein Unterverwahrer zugewiesen werden. Dabei werden zuerst in einer Tabelle alle Unterverwahrer nach Bereichen erfasst (siehe Kapitel Erfassen der Unterverwahrer, Seite 32). Durch Anklicken von [ ] bzw. mit der Taste <F2> kann ein Unterverwahrer ausgewählt werden. Es ist jedoch auch möglich, durch direkte Eingabe der Beschreibung im Feld Unterverwahrer den gewünschten Eintrag zu suchen; falls mehrere Einträge der eingegebenen Beschreibung entsprechen, wird eine Auswahlliste angezeigt. Lieferant: in diesem Feld wird der Lieferant, der im Access Programm erfasst wurde angezeigt; dieses Feld kann jedoch nicht erfasst werden, da der Lieferant im Feld Gläubiger auf der 1. Seite erfasst wird. Menge: normalerweise wird jedes Gut einzeln erfasst, d.h. falls 5 Schränke gekauft werden, so wird für jeden Schrank in der beschriebenen Tabelle in Eintrag erstellt und jeweils Menge 1 eingegeben. Es ist jedoch auch möglich, mehrere geringfügige Güter mit eine einzigen Buchung zu erfassen (z.b. 10 Bälle zu je 25 ). Der Einzelpreis bezieht sich auf den Stückpreis inkl. MwSt. und beinhaltet den Wert des Gutes. Der Anschaffungswert ergibt sich aus der Multiplikation von Menge x Einzelpreis und entspricht normalerweise dem Einzelpreis (weil Menge = 1). Dieser Wert wird für die Berechnung des Inventarwertes verwendet. Falls dieser kleiner als 440 ist, darf das Feld Inventar nicht aktiv sein, andernfalls wird beim Speichern eine Meldung ausgegeben und das Feld Inventar wird gelöscht. Falls hingegen der Wert größer gleich 440 beträgt, muss das Feld Inventar aktiv sein, andernfalls erscheint beim Speichern eine Meldung und das Feld wird automatisch aktiviert. Dies

9 9 bezieht sich nur auf Güter, die ab erfasst wurden; für ältere bzw. von Access importierte Güter wird diese Kontrolle nicht durchgeführt. Nach Eingabe dieser Daten wird ein Gut mit [Speichern Inventargut] gespeichert; gleichzeitig wird dieses in der Tabellen oberhalb der Eingaben angezeigt und ein neuer leerer Eintrag angelegt. Um ein weiteres Gut zu erfassen, wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte: Inventar, EDV, Erkennungsnummer, usw. Anschließend speichern Sie wieder diesen neuen Eintrag mit [Speichern Inventargut]. Sollten Sie jedoch mehrere gleiche bzw. ähnliche Güter eintragen, ist eine Funktion zum Duplizieren vorgesehen, mit der jeder Eintrag kopiert (dupliziert) werden kann. Klicken Sie hierfür zuerst in der Tabelle auf ein bereits erfasstes Gut, das Sie duplizieren möchten (dieses wird dann mit einem dunkelblauen Balken markiert) und anschließend auf [Duplizieren Inventargut]. Dabei wird das markierte Gut dupliziert und in den Eingabefeldern angezeigt. Es werden alle Daten bis auf die Erkennungsnummer kopiert; diese muss natürlich für jedes Gut neu erfasst werden. Ändern Sie ggf. auch die restlichen Daten, die unterschiedlich sind (z.b. Seriennummer) und speichern Sie dann dieses Gut mit [Speichern Inventargut]. Wiederholen Sie diese Aktion für jedes Gut, das dupliziert werden soll. Um ein neues Gut hinzuzufügen (ohne Duplizieren), klicken Sie auf [Weiteres Inventargut]. Um ein Inventargut zu löschen, wählen Sie dieses zuerst in der Tabelle aus und klicken anschließend auf [Löschen Inventargut]; es können jedoch nur solche Güter gelöscht werden, die keine weiteren

10 10 Bewegungen (Wertänderungen oder jährliche Abschreibungen) haben. Eine Eingabe kann durch [Abbrechen Inventargut] wieder rückgängig gemacht werden. Am Ende speichern Sie alle Eingaben (Güter) mit [Speichern]; bitte vergessen Sie jedoch nicht, vorher den letzten Eintrag mit [Speichern Inventargut] zu speichern. Anschließend erscheint folgende Frage: Mit [Ja] wird der Inventarisierungsschein gedruckt; dieser kann auch zu einem späteren Zeitpunkt über ein eigenes Druckprogramm ausgegeben werden. Auf dem Inventarisierungsschein werden nur die inventarisierten Güter, also keine leicht verbrauchbaren Güter, angeführt. Um eine bestehende Inventarisierung zu ändern, klicken Sie auf [Übersicht], um die Inventarisierung zu suchen. Dabei stehen verschiedene Suchfelder zur Verfügung. Füllen Sie die gewünschten Felder aus und klicken Sie auf [Suchen]. Mit [Anzeigen] kann das ausgewählte Gut angezeigt werden, mit [Ändern] können Sie dieses ändern.

11 Erfassen der Wertänderungen Im Gegensatz zur Inventarisierung werden mit diesem Programm Wertänderungen zu bereits vorhandenen bzw. inventarisierten Gütern erfasst. Dabei kann es sich um 3 Arten handeln: Erhöhungen des Wertes Verringerungen des Wertes, auch 0 Wert Eliminierung (Ausscheidung) des Gutes Es wird also zwischen einem 0 Wert und der Eliminierung eines Gutes unterschieden, da ein Gut auch ohne Wert weiterhin im Inventar der Schule vorhanden sein könnte. Für eine neue Wertänderung wählen Sie das Register aus (mit [ ] oder <F2>), das Register bestimmt das jeweilige Inventar. Durch Klicken auf [Neu] wird die Nummer der Änderung (Entlastungsschein) wird automatisch fortlaufend vergeben. Die Nummer des Entlastungsscheins ist fortlaufend über alle Register der Schule. Auf der 1. Seite, Daten, werden die allgemeinen Daten der Wertänderung eingegeben.

12 12 Für die Wertänderung stehen verschiedene Optionen für den Grund zur Verfügung: Der letzte Grund, jährliche Abschreibung, kann nicht für eine neue Buchung verwendet werden; dieser wird automatisch vom Programm Jährliche Abschreibung ausgefüllt. Das Datum bezieht sich auf die Wertänderung und kann unabhängig vom aktuellen Finanzjahr erfasst werden, d.h. auch im Finanzjahr 2009 können Wertänderungen mit einem Datum 2008 eingetragen werden (es muss jedoch beachtet werden, dass im Jahr 2008 nicht schon die jährliche Abschreibung durchgeführt wurde). Im Feld Gegenstand wird der Vorgang beschrieben werden (z.b. Austausch der Geräte, Diebstahl Anzeige Nr., Aufwertung durch Speicheraufrüstung, usw.). Es handelt sich hier um ein mehrzeiliges Feld, das auch auf dem Entlastungsschein angezeigt wird (dieses Feld kann nicht mit der <Eingabe> Taste, sondern mit der <Tab> Taste verlassen werden). Im Feld Dekret wird ein bestehendes Dekret (Register und Nummer) ausgewählt; dieses wird vorher im Programm Erfassen Beschlüsse (Menü Beschlüsse) eingetragen. Es ist jedoch auch möglich, ein Dekret direkt während der Eingabe der Wertänderung zu erstellen. Lassen Sie hierzu die Nummer des Dekretes leer und füllen Sie zuerst die jeweiligen Felder des Dekretes (Beschreibung, Datum, Dekretart, Veröffentlichung, usw.) aus. Falls die Beschreibung bzw. das Dekretdatum leer bleiben, werden automatisch der Gegenstand bzw. das Datum der Abschreibung übernommen. Durch Klicken auf [Dekret erstellen] wird das Dekret erstellt und im Abschreibungschein eingetragen.

13 13 Im Feld Gläubiger kann ein Gläubiger erfasst werden, falls es sich um eine Aufwertung durch eine Ausgabe handelt. Dabei wird auf die Tabelle der Gläubiger in den Stammdaten von OBU zugegriffen werden. Falls nicht vorhanden, muss dieser im Programm Erfassen Gläubiger (Menü Stammdaten) erfasst werden. In den Feldern Belegdatum und Belegnummer werden evtl. Daten der Rechnung erfasst (oder eines anderen Dokumentes), falls es sich um eine Ausgabe handelt. Das Feld Anmerkung steht für einen zusätzlichen Kommentar zur Verfügung.

14 14 Auf der 2. Seite, Wertänderungen Positionen, werden die Wertänderungen für die einzelnen Güter erfasst. Hier werden die einzelnen, bereits erfassten Güter ausgewählt und je nach Grund eine Erhöhung, eine Verminderung oder eine komplette Ausbuchung eingetragen. Beim ersten Aufruf dieser Seite wird der erste leere Eintrag bereits automatisch angelegt. Folgende Felder werden erfasst: Inventargut: wählen Sie durch Anklicken von [ ] bzw. mit der Taste <F2> ein bestehendes Gut aus. Über das Suchfenster stehen verschiedene Felder zur Verfügung. Falls das Gut bereits ausgeschieden ist, so erscheint dieses nicht mehr in der Auswahl. In den Feldern rechts unten, Anschaffungswert, Änderungen und Restwert werden die bisherigen Summen dieses Gutes angezeigt. Beschreibung: in diesem Feld kann eine zusätzliche, mehrzeilige Beschreibung erfasst werden. Hier wird jedoch nicht erneut die Beschreibung des Gutes erfasst, sondern eine Beschreibung zur Wertänderung (z.b. Speichererweiterung, Beschädigung des Bildschirms, usw.). Die Eingabe dieses Feldes ist optional. Erhöhung: falls der Grund eine Erhöhung vorsieht, kann der Betrag der Wertänderung erfasst werden. Gleichzeitig werden auch die prozentuelle Änderung angezeigt und die Summen (Änderung und Restwert) aktualisiert. Verminderung: die Verminderung kann sowohl prozentuell als auch als absoluter Betrag (als positiver Wert ohne ) erfasst werden. Gleichzeitig werden auch die prozentuelle Änderung angezeigt und die Summen (Änderung und Restwert) aktualisiert.

15 15 Ausgeschieden: falls ein Inventargut nicht mehr vorhanden ist, so darf nicht der Wert durch eine Verminderung auf 0 gesetzt werden, sondern es muss das Feld Ausgeschieden aktiviert werden. Gleichzeitig wird dabei auch der Wert auf 0 gesetzt (durch eine Verminderung). Nach Eingabe dieser Daten wird eine Änderung mit [Speichern Wertänderung] gespeichert; gleichzeitig wird dieses in der Tabellen oberhalb der Eingaben angezeigt und ein neuer leerer Eintrag angelegt. Um eine weitere Änderung zu erfassen, wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte und speichern diesen neuen Eintrag mit [Speichern Wertänderung]. Am Ende speichern Sie alle Eingaben (Wertänderungen) mit [Speichern]; bitte vergessen Sie jedoch nicht, vorher den letzten Eintrag mit [Speichern Wertänderung] zu speichern. Anschließend erscheint folgende Frage (nur bei Ausbuchungen oder Wertverminderungen): Mit [Ja] werden der Abschreibungsschein und das Dekret (falls vorhanden) gedruckt; diese können auch zu einem späteren Zeitpunkt über ein eigenes Druckprogramm ausgegeben werden (siehe hierzu Kap Drucken des Abschreibungsscheines/ Dekretes, Seite 25). Auf dem Abschreibungsschein werden nur die Wertverminderungen und Ausbuchungen der inventarisierten Güter, also keine leicht verbrauchbaren Güter, angeführt. Um eine bestehende Wertänderung zu ändern, klicken Sie auf [Übersicht], um die jeweilige Wertänderung (Entlastungsschein) zu suchen. Dabei stehen verschiedene Suchfelder zur Verfügung. Füllen Sie die gewünschten Felder aus und klicken Sie auf [Suchen]. Mit [Anzeigen] kann die ausgewählte Änderung angezeigt werden, mit [Ändern] können Sie dieses ändern.

16 Berechnen der jährlichen Abschreibungen Ab dem Jahr 2008 müssen die inventarisierten Güter jährlich abgeschrieben werden. Dies bedeutet, dass der Wert eines jedes Gutes um einen vom Amt festgelegten Prozentsatz reduziert wird. Dieser Prozentsatz ist in der Abschreibungsklasse definiert und an die Beschreibungskennziffer gebunden, die bei der Inventarisierung ausgewählt wird. Mit dem Programm Jährliche Abschreibungen (Menü Inventar) werden diese Wertverminderungen automatisch berechnet und verbucht. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich im richtigen Finanzjahr befinden, d.h. wenn Sie die Abschreibungen für das Jahr 2008 berechnen möchten, müssen Sie sich im Finanzjahr 2008 befinden. Wählen Sie zuerst das Register aus, für welches die Abschreibung berechnet werden soll. Durch Klicken auf [Berechnen] werden die Abschreibungen berechnet. Dabei werden nur solche Güter berücksichtigt: die sich im Inventar befinden (Feld Inventar ist aktiv, also keine geringfügigen Güter); die in den Vorjahren aufgenommen wurden, d.h. die Güter, die im aktuellen Jahr angeschafft wurden, werden nicht abgeschrieben; für die im aktuellen Jahr noch keine Berechnung der Abschreibung durchgeführt wurde; die noch nicht ausgebucht (ausgeschieden) wurden; die noch einen Restwert aufweisen. Bei der Berechnung wird eine Verminderung des Wertes gebucht; diese Verminderung wird aufgrund des vom Amt vorgegebenen Prozentsatzes auf den Anschaffungswert inkl. der bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführten Wertänderungen berechnet (z.b. ein Personal Computer mit Anschaffungswert 800 und einem Abschreibungssatz von 25 % wird ab dem Folgejahr der Anschaffung jährlich um je 200 (800 x 25 %) verringert). Falls ein Gut einen geringeren Restwert als der berechnete Betrag der Abschreibung hat, so wird nur der Betrag des Restwertes für die Abschreibung verwendet.

17 17 Für die berechneten Abschreibungen wird eine Buchung als Wertänderung erstellt. Diese Buchung kann mit dem Programm Wertänderung angezeigt, jedoch nicht geändert werden. Bei der Berechnung der Abschreibungen ist folgendes zu beachten: Es ist erforderlich, dass die Berechnung im jeweiligen Finanzjahr durchgeführt wird, für das die Abschreibung gilt. Die Berechnung muss chronologisch erfolgen, d.h. es kann nicht zuerst das Jahr 2009, dann rückwirkend das Jahr 2008 berechnet werden. Da die Berechnung Auswirkungen auf die Vermögenslage der Jahresabschlussrechnung hat, darf diese nicht nachträglich für dieses Finanzjahr durchgeführt werden. Bevor die Abschreibungen nicht berechnet wurden, dürfen im Folgejahr keine Änderungen (Wertänderungen, Ausbuchungen) an bestehenden Gütern durchgeführt werden (es ist jedoch möglich, im Folgejahr neue Inventarisierungen zu buchen, da diese die Abschreibungen des Vorjahres nicht berühren). Sollte eine Korrektur in einer Abschreibung notwendig sein, so muss die gesamte Berechnung wieder gelöscht werden. Klicken Sie hierzu im Programm Jährliche Abschreibungen auf den Knopf [Löschen jährliche Abschreibungen]. Nach der Korrektur des Gutes führen Sie erneut die Berechnung durch. Die jährlichen Abschreibungen werden in die Vermögenslage der Jahresabschlussrechnung übernommen. Hierfür klicken Sie im Programm Erfassen Vermögenslage (Menü Jahresabschlussrechnung) auf den Knopf [Berechnen]. Damit diese Werte korrekt übernommen werden, müssen jedoch vorher die jährlichen Abschreibungen wie oben beschrieben durchgeführt werden.

18 Blockweise Änderung der Inventarisierung Um in den Inventargütern einzelne Werte für Aufbewahrungsort, Unterverwahrer oder Klassifizierung zu erfassen bzw. zu ändern, gibt es 2 Möglichkeiten: mit dem Programm Inventarisierung : hier muss zuerst der jeweilige Inventarisierungsschein aufgerufen werden und dann auf der 2. Seite für jedes Gut der Wert für Aufbewahrungsort usw. erfasst und gespeichert werden; diese Vorgangsweise ist für den Eintrag in mehreren Gütern aufwendig. mit dem Programm Blockweise Änderung Inventarisierung, das nochfolgend beschrieben wird. Mit diesem Programm kann eine Vielzahl von ausgewählten Gütern in einem einzigen Arbeitsschritt geändert werden. Im oberen Teil des Bildschirms werden die Auswahlkriterien erfasst; durch Klicken auf [Suchen] erscheinen in der darunterliegenden Tabelle die Güter, die diesen Kriterien entsprechen und für die die neuen Einträge berücksichtigt werden. Zusätzlich können die einzelnen ausgewählten Güter durch Aktivieren/Dekativieren der Spalte Ändern (Häckchen) für die Änderung einbezogen oder ausgeschlossen werden. Mit [Alle] werden alle angezeigten Güter markiert, mit [Keine] wird für alle angezeigten Güter die Markierung zur Änderung entfernt, mit [Invertieren] wird die Auswahl umgedreht. Im unteren Teil des Bildschirms werden die neuen Werte für Aufbewahrungsort, Klassifizierung oder Unterverwahrer erfaßt. Es kann hier auch nur ein Feld ausgefüllt werden; in diesem Falle wird nur dieser Wert eingetragen.

19 19 Durch Anklicken von [Speichern] erschent folgende Sicherheitsabfrage: Falls Sie mit JA antworten, beginnt das Programm, die erfassten Werte in den ausgewählten Gütern einzutragen. Falls in den ausgewählten Gütern bereits Werte vorhanden sind, so werden diese mit den neuen Werten überschrieben. Mit NEIN kehrt das Programm in die Auswahl der Güter zurück. Mit [Schließen] wird die Bearbeitung beendet und das Fenster geschlossen. Achtung: da mit diesem Programm in einem Arbeitsschritt eine Vielzahl von Gütern geändert werden, ist besondere Vorsicht geboten bei der Auswahl der richtigen Güter und bei der Erfassung der neuen Werte, die in diese Güter einzutragen sind. Evtl. Einträge sind nach dem Speichern nicht mehr automatisch rückgängig zu machen und müssen ggf. einzeln korrigiert werden. Bezüglich Unterverwahrer folgendes: Die Tabelle der Unterverwahrer enthält für jeden Bereich der Unterverwahrung (z.b. EDV) ein Feld für die jeweilige Person. Falls nur diese Person geändet wird, so muss dies über das Programm Erfassen der Unterverwahrer, Kap , Seite 32 erfolgen; dabei wird nur der Name geändert.

20 Ausdrucke Inventar Für das Inventar sind folgende Ausdrucke vorgesehen Drucken des Inventars Für die Ausgabe des Inventars stehen 4 Arten von Listen zur Verfügung. Beim Ausdruck kann nach jedem Feld selektiert werden, so z.b. alle Güter eines bestimmten Gläubigers oder eines bestimmten Aufbewahrungsortes, usw. Nachfolgend werden die wichtigsten Felder beschrieben. Zeitraum: es handelt sich um den Zeitraum, für den der Ausdruck gilt. Normalerweise wird hier das gewünschte Finanzjahr angegeben; es ist jedoch auch möglich, längere oder kürzere Zeiträume auszuwählen. Alle Güter, die innerhalb des angegebenen Datums eingetragen wurden,

21 21 werden berücksichtigt; weiters werden auch die Güter, die am von Datum bestanden haben, als Anfangswert angezeigt. Alle Güter, die nach dem bis Datum eingetragen wurden, werden nicht berücksichtigt. Register: hier kann das jeweilige Register ausgewählt werden; falls diese Felder leer bleiben, so werden alle Register ausgegeben; jedoch nach jedem wird eine Summe berechnet. Inventar: falls Ja ausgewählt wird, so werden nur die inventarisierten Güter (Güter mit dem Feld Inventar aktiv) ausgewählt, bei Nein nur die geringfügigen Güter, bei Alle werden alle Güter ausgewählt. Für die Ausgabe des Registers sollte Ja ausgewählt werden. Status: hier stehen folgende Optionen zur Verfügung: mit im Zeitraum vorhanden werden auf dem Register alle Güter ausgegeben, die in der oben angegebenen Zeitperiode vorhanden waren, ggf. auch nur für einen Tag; dabei werden auch solche Güter angezeigt, die zum bis Datum nicht mehr vorhanden sind, jedoch innerhalb des Zeitraumes vorhanden waren (in diesem Falle jedoch mit Endwert 0). Dies ist die normale Einstellung für die Ausgabe des Registers; mit im Zeitraum ausgeschieden werden alle Güter ausgegeben, die im angegebenen Zeitraum ausgeschieden wurden; mit Alle werden alle Güter ausgewählt, auch solche, die im angegebenen Zeitraum nicht mehr vorhanden sind; mit Am Ende des Zeitraumes vorhanden werden nur solche Güter ausgewählt, die zum bis Datum vorhanden sind (also Güter, die innerhalb des Zeitraumes ausgeschieden wurden, werden nicht angezeigt); diese Auswahl benötigt man z.b. beim Zählen des Inventars; mit Am Ende des Zeitraumes nicht vorhanden werden alle Güter angezeigt, die nicht mehr vorhanden sind (jedoch nicht unbedingt nur im angegebenen Zeitraum ausgeschieden wurden, sondern ggf. auch in vorhergehenden Zeiträumen). Weitere Felder: mit den restlichen Auswahlfeldern wie Grund, Datum Inventarisierung, Kapitel, Aufbewahrungsort, Unterverwahrer usw. kann die Auswahl der Güter eingeschränkt werden. Es stehen 4 Arten von Listen zur Verfügung: Mit Beträgen gibt eine Übersicht der Güter mit den Beträgen (Anfang, Erhöhung, Verminderung, Endwert), Mit zusätzlichen Daten hingegen eine Übersicht mit Endwert und Angaben über Aufbewahrungsort und Unterverwahrer. Mit der Art Nach Aufbewahrungsort bzw. Nach Unterverwahrer werden die Güter nach Aufbewahrungsort bzw. nach Unterverwahrer gruppiert ausgegeben. Jede Inventarliste, ausgenommen nach Aufbewahrungsort, besteht aus 3 Bereichen: einem Titelblatt mit den allgemeinen Angaben zum Inventar, die Übersicht der Inventargüter und das Schlussblatt mit den Summen.

22 Drucken des Inventarregisters Der Ausdruck des Inventarregisters ist ähnlich dem Ausdruck des Inventars. Beim Ausdruck kann nach jedem Feld selektiert werden, so z.b. alle Güter eines bestimmten Gläubigers oder eines bestimmten Aufbewahrungsortes, usw. Nachfolgend werden die wichtigsten Felder beschrieben. Zeitraum: es handelt sich um den Zeitraum, für den der Ausdruck gilt. Normalerweise wird hier das gewünschte Finanzjahr angegeben; es ist jedoch auch möglich, längere oder kürzere Zeiträume auszuwählen. Alle Güter, die innerhalb des angegebenen Datums eingetragen wurden, werden berücksichtigt; weiters werden auch die Güter, die am von Datum bestanden haben, als Anfangswert angezeigt. Alle Güter, die nach dem bis Datum eingetragen wurden, werden nicht berücksichtigt. Register: hier kann das jeweilige Register ausgewählt werden; falls diese Felder leer bleiben, so werden alle Register ausgegeben; jedoch nach jedem wird eine Summe berechnet.

23 23 Inventar: falls Ja ausgewählt wird, so werden nur die inventarisierten Güter (Güter mit dem Feld Inventar aktiv) ausgewählt, bei Nein nur die geringfügigen Güter, bei Alle werden alle Güter ausgewählt. Für die Ausgabe des Registers sollte Ja ausgewählt werden. Status: hier stehen folgende Optionen zur Verfügung: mit im Zeitraum vorhanden werden auf dem Register alle Güter ausgegeben, die in der oben angegebenen Zeitperiode vorhanden waren, ggf. auch nur für einen Tag; dabei werden auch solche Güter angezeigt, die zum bis Datum nicht mehr vorhanden sind, jedoch innerhalb des Zeitraumes vorhanden waren (in diesem Falle jedoch mit Endwert 0). Dies ist die normale Einstellung für die Ausgabe des Registers; mit im Zeitraum ausgeschieden werden alle Güter ausgegeben, die im angegebenen Zeitraum ausgeschieden wurden; mit Alle werden alle Güter ausgewählt, auch solche, die im angegebenen Zeitraum nicht mehr vorhanden sind; mit Am Ende des Zeitraumes vorhanden werden nur solche Güter ausgewählt, die zum bis Datum vorhanden sind (also Güter, die innerhalb des Zeitraumes ausgeschieden wurden, werden nicht angezeigt); diese Auswahl benötigt man z.b. beim Zählen des Inventars; mit Am Ende des Zeitraumes nicht vorhanden werden alle Güter angezeigt, die nicht mehr vorhanden sind (jedoch nicht unbedingt nur im angegebenen Zeitraum ausgeschieden wurden, sondern ggf. auch in vorhergehenden Zeiträumen). Weitere Felder: mit den restlichen Auswahlfeldern wie Grund, Datum Inventarisierung, Kapitel, Aufbewahrungsort, Unterverwahrer usw. kann die Auswahl der Güter eingeschränkt werden. Die Inventarliste besteht aus 3 Bereichen: einem Titelblatt mit den allgemeinen Angaben zum Inventar, die Übersicht der Inventargüter und das Schlussblatt mit den Summen. Auf dem Ausdruck erscheinen sämtliche Summen der Inventargüter: Anfangswert, Erhöhungen, Verminderungen und Endwert. Im Gegensatz zur Liste Mit Beträgen (siehe oben) werden hier die Verminderungen durch die jährlichen Abschreibungen getrennt von den anderen Verminderungen angezeigt.

24 Drucken des Inventarisierungsscheines Der Inventarisierungsschein (Belastungsschein) kann gleichzeitig mit der Erfassung der Inventarisierung gedruckt werden oder zu einem späteren Zeitpunkt über das Programm Drucken Inventarisierungsschein. Hierfür stehen folgende Auswahlfelder zur Verfügung: Register, Nummer und Datum der Belastung. Dabei werden nur solche Güter ausgegeben, die inventarisiert wurden, d.h. in denen das Feld Inventar aktiv ist. Der Ausdruck hat folgende Form:

25 Drucken des Abschreibungsscheines/-Dekretes Der Abschreibungsschein (Entlastungsschein) mit dem Abschreibungsdekret kann gleichzeitig mit der Erfassung der Wertänderung gedruckt werden oder zu einem späteren Zeitpunkt über das Programm Drucken Abschreibungsschein. Hierfür stehen folgende Auswahlfelder zur Verfügung: Register, Nummer und Datum der Wertänderung (Entlastung). Dabei werden nur solche Güter ausgegeben, die inventarisiert wurden und eine Verminderung des Wertes beinhalten bzw. ausgebucht wurden. Der Ausdruck hat folgende Form:

26 26 Falls das Feld Drucken Abschreibungsdekret beim Ausdruck aktiv ist, so wird zusätzlich auch dieses ausgegeben.

27 Drucken des Übergabescheins Der Übergabeschein ermöglicht eine Aufstellung der Güter eines Unterverwahres und wird für die Bestätigung der Übergabe der.güter verwendet. Auf der 1. Seite werden der Unterverwahrer, das Register und das Datum der Übergabe (= Datum des Ausdruckes) erfasst. Es ist erforderlich, dass die zu übergebenden Güter vorher dem Unterverwahrer zugeordnet wurden (entweder über das Programm Erfassen der Inventarisierung, Kap. 1.2, Seite 5 oder besser und schneller über Blockweise Änderung der Inventarisierung, Kap. 1.5, Seite 18). In den Feldern im Fenster Zusatzfilter können weiter Auswahlkriterien erfasst werden. Nach der Erfassung der Auswahl werden durch Anklicken von [Suchen] die Güter, die dem jeweiligen Unterverwahrer und den weiteren oben angeführten Kriterien entsprechen, gesucht und im Fenster Inventargüter angezeigt.

28 28 In der Spalte Drucken (letzte Spalte rechts) können diese Güter zusätzlich noch durch Setzen/Löschen des Häckchens ausgewählt bzw. vom Ausdruck ausgeschlossen werden. Ebenso kann durch Anklicken von [Alle], [Keine] bzw. [Invertieren] die Auswahl für alle aktiviert, deaktivert bzw. umgekehrt werden. Der Ausdruck des Übergabescheins hat folgende Form:

29 Tabellen Für das Inventar werden folgende Stammdaten verwendet. Diese Daten werden bei der Übertragung des Inventars aus Access automatisch angelegt und können bei Bedarf vom Anwender geändert oder erweitert werden Erfassen der Inventarregister Das Inventar der Schule kann in mehreren Bereichen unterteilt werden. Für jeden Bereich (vorher in Access mit Inventar benannt) wird ein eigenes Inventarregister verwendet. Bei Bedarf können zusätzliche Register hinzugefügt werden. Mit dem Programm Erfassen Register (Menü Inventar > Tabellen) werden die Register erfasst. Jedes Register besteht aus einem eindeutigen Kode, der sowohl Nummern als auch Buchstaben enthalten kann. Ein neues Register wird durch Eingabe des Kodes und durch Anklicken von [Neu] erstellt. In den Feldern Bezeichnung wird der Name des Inventarregisters erfasst; das Feld Bemerkung steht für einen zusätzlichen Kommentar zur Verfügung. Falls ein Inventarregister nicht mehr verwendet werden soll, kann dieses durch Anklicken von Inaktiv von der Inventarisierung ausgeschlossen werden. Mit [Speichern] wird das Register gespeichert. Ein bestehendes Register kann mit der Funktion [Übersicht] ausgewählt und mit [Ändern] geändert bzw. mit [Löschen] gelöscht werden (in diesem letzten Falle jedoch dürften keine Inventarisierungen für dieses Register vorhanden sein).

30 Erfassen der Aufbewahrungsort Jedes Inventargut kann einem Aufbewahrungsort zugewiesen werden. Diese werden mit dem Programm Erfassen Aufbewahrungsorte (Menü Inventar > Tabellen) erfasst. Jeder Aufbewahrungsort besteht aus einem eindeutigen Kode, der sowohl Nummern als auch Buchstaben enthalten kann. Ein neuer Aufbewahrungsort wird durch Eingabe des Kodes und durch Anklicken von [Neu] erstellt. In den Feldern Bezeichnung wird der Name des Aufbewahrungsortes erfasst. Mit [Speichern] wird der Eintrag gespeichert. Ein bestehender Aufbewahrungsort kann mit der Funktion [Übersicht] ausgewählt und mit [Ändern] geändert bzw. mit [Löschen] gelöscht werden (in diesem letzten Falle jedoch dürften keine Inventarisierungen für diesen Ort vorhanden sein). Beim Erfassen eines Inventargutes kann der Aufbewahrungsort nach Kode und auch nach Bezeichnung gesucht werden. Dabei ist es auch möglich, direkt in das Eingabefeld des Kodes die Bezeichnung einzugeben, um mit der Suche starten (ohne vorher eigens das Suchfenster zu öffnen).

31 Erfassen der Klassifizierungen Die Klassifizierung ist eine Unterteilung der Inventargüter, die frei von der Schule definiert werden kann. Diese Eingabe ist nicht Pflicht, kann jedoch bei Bedarf von der Schule erfasst werden und einzelnen oder allen Gütern bei der Inventarisierung zugewiesen werden. Die Tabelle der Klassifizierungen wird mit dem Programm Erfassen Klassifizierungen (Menü Inventar > Tabellen) erfasst. Jede Klassifizierung besteht aus einem eindeutigen Kode, der aus einer Nummer gebildet wird. Eine neue Klassifizierung wird durch Anklicken von [Neu] erstellt. Dabei wird automatisch eine fortlaufende Nummer als Kode vorgeschlagen. Es ist jedoch auch möglich, die Nummer händisch zu vergeben. In den Feldern Bezeichnung wird der Name der Klassifizierung erfasst; das Feld Anmerkung steht für einen zusätzlichen Kommentar zur Verfügung. Mit [Speichern] wird der Eintrag gespeichert. Eine bestehende Klassifizierung kann mit der Funktion [Übersicht] ausgewählt und mit [Ändern] geändert bzw. mit [Löschen] gelöscht werden (in diesem letzten Falle jedoch dürften keine Inventarisierungen für diese Klassifizierung vorhanden sein).

32 Erfassen der Unterverwahrer Jedem Inventargut kann ein Unterverwahrer zugewiesen werden. In diesem Falle wird jedoch nicht direkt der Unterverwahrer erfasst, sondern eine Gruppe, in der dann der Unterverwahrer enthalten ist. So z.b. kann eine Gruppe für Verwahrer Serverraum erstellt werden; in dieser Gruppe wird dann der Name des Unterverwahrers erfasst. In der Inventarisierung hingegen wird dabei nur die Gruppe zugewiesen (in diesem Falle Verwahrer Serverraum ); automatisch erscheint dann der in dieser Gruppe vorhandene Name. Dies hat den Vorteil, dass bei Änderungen des Unterverwahrers nicht alle Güter wieder geändert werden müssen, sondern nur ein einziger Eintrag in der jeweiligen Gruppe der Unterverwahrer. Die Unterverwahrer werden im Programm Erfassen Unterverwahrer (Menü Inventar > Tabellen) erfasst. Jeder Unterverwahrer besteht aus einem eindeutigen Kode, der sowohl Nummern als auch Buchstaben enthalten kann. Ein neuer Unterverwahrer wird durch Eingabe des Kodes und durch Anklicken von [Neu] erstellt. In den Feldern Bezeichnung wird nicht der Name des Unterverwahrers, sondern die Bezeichnung der Gruppe (z.b. Serverraum, usw.) erfasst; im Feld Unterverwahrer hingegen wird der Name des Unterverwahrers eingegeben. Mit [Speichern] wird der Eintrag gespeichert. Ein bestehender Unterverwahrer (Gruppe) kann mit der Funktion [Übersicht] ausgewählt und mit [Ändern] geändert bzw. mit [Löschen] gelöscht werden (in diesem letzten Falle jedoch dürften keine Inventarisierungen für diese Gruppe vorhanden sein). Beim Erfassen eines Inventargutes kann der Unterverwahrer nach Kode und auch nach Bezeichnung gesucht werden. Dabei ist es auch möglich, direkt in das Eingabefeld des Kodes die Bezeichnung einzugeben, um mit der Suche starten (ohne vorher eigens das Suchfenster zu öffnen). Wenn sich der Name eines Unterverwahrers ändert, genügt es, im Programm Erfassen Unterverwahrer die jeweilige Gruppe aufzurufen und den Namen des Unterverwahrers zu ändern (ohne eine Änderung in der Inventarisierung).

33 Drucken der Stammdaten Für den Ausdruck der Stammdaten stehen mehrere Druckprogramme zur Verfügung. Dabei erscheinen keine weiteren Auswahlfenster, sondern lediglich die bekannte Druckersteuerung. Folgende Druckprogramme stehen zur Verfügung: Drucken der Kategorien Drucken der Klassen Drucken der Beschreibungskennziffern Drucken der Aufbewahrungsorte Drucken der Klassifizierungen

34 Online Ansicht Inventargüter Mit dem Programm Inventargüter (Menü Online Ansichten) werden für das ausgewählte Inventargut sowohl die Daten der Inventarisierung als auch die einzelnen Bewegungen (Wertänderungen und Abschreibungen) angezeigt. Ein Inventargut kann entweder durch Eingabe der Nummer oder über das Suchfenster (Taste <F2> oder [ ] anklicken) ausgewählt werden (im Suchfenster stehen verschiedene Felder für die Suche zur Verfügung). Auf der ersten Seite, Inventargut, werden die Daten der Inventarisierung und auch die Summen (Anschaffungswert, Änderungen und Restwert) angezeigt.

35 35 Auf der 2. Seite, Wertänderungen, werden alle Bewegungen, mit denen der Wert des Gutes verändert wurde (Erhöhungen, Verminderungen und Ausbuchungen) angezeigt, zusätzlich auch die jährlichen Abschreibungen. Durch Anklicken von [Inventarisierung öffnen] wird die jeweilige Inventarisierung (Belastungsschein), mit dem dieses Gut erfasst wurde, aufgerufen. Durch Anklicken von [Wertänderung öffnen] wird die Wertänderung (Entlastungsschein), dessen Zeile in der Tabelle markiert ist, aufgerufen.