Workforce Management

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1 Workforce Management

2 «Wir leben in einer Zeit vollkommener Mittel und verworrener Ziele.» Workforce Management das zentrale Steuerungselement in Unternehmen Albert Einstein Seite 2

3 Wachsende Anforderungen an die Flexibilität von Unternehmen Zukunfts- und Trendforscher sind sich einig: Eine große Herausforderung unserer zukünftigen Arbeitswelt ist neben dem demografischen Wandel ein tiefgreifender Paradigmenwechsel in der Arbeitsorganisation. Früher waren die meisten Unternehmen hierarchisch organisiert und durch starre Abteilungsstrukturen geprägt. Im Vordergrund stand die Kontrolle der Anwesenheitszeiten. Heute gehören zur Unternehmenskultur flache Hierarchien und flexible Teams, die Projekte ergebnisorientiert und selbstverantwortlich angehen. Workforce Management als zeitgemäße und zielführende Lösung Prozesse optimieren, Durchsatz erhöhen und Produktivität steigern all das gehört in Organisationen und Unternehmen längst zu den täglichen Aufgaben. Der erfolgreichste Lösungsansatz dabei ist, die vorhandenen Personal-Ressourcen effektiver einzusetzen und damit die Unternehmensleistung nachhaltig zu verbessern. Konsequent umgesetzt leistet Workforce Management den wichtigsten Beitrag zur Kostensenkung und Verbesserung der Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit. Die erfolgreiche Erreichnung der Unternehmensziele führt immer über die Mitarbeiter und dem Faktor Zeit. Mobilität und Flexibilität in allen Dimensionen Veränderungen stehen auch im Bereich der Arbeitszeitmodelle an. Die Festanstellung, wie wir sie heute noch als häufigste Vertragsform vorfinden, wird sich mehr und mehr in Richtung temporäre Beschäftigung entwickeln. Personal und Arbeit flexibel einzuplanen, hält zunehmend Einzug in den Geschäftsalltag. Die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle steigert, nach den heute bereits vorliegenden Erkenntnissen, die Arbeitsmotivation sowie die Leistung und reduziert Fehlzeiten und Überstunden. Ebenso hängt die Attraktivität der Unternehmen stark mit flexiblen Arbeitszeitregelungen zusammen, da moderne Arbeits- (zeit)bedingungen für qualifizierte Bewerber bei der Arbeitgeberwahl eine wichtige Rolle spielen. Nur professionell verzahnte Workforce- Management-Lösungen führen zum Ziel und steigern den Unternehmenserfolg Personalbedarfsplanung / Forecast Personaleinsatzplanung Projektzeitmanagement Betriebsdatenerfassung Import- und Export-Schnittstellen zu allen gängigen ERP-Systemen Weitergabe der Daten an Lohn- und Gehaltssysteme Zeiterfassung an der Interflex-Hardware, am PC oder mobil Employee Self Service mit Workflow- Funktionen Arbeitszeitmanagement: Abrechnung sämtlicher Flexi-Regeln Beratung und umfangreiches Serviceangebot Workforce Management Seite 3

4 Zeitwirtschaft intelligente Lösung zur Kontrolle der Personalkosten Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen. Starre Strukturen aufbrechen Arbeitszeitflexibilisierung ist heute längst in vielen Unternehmen Standard. Der wirtschaftliche Erfolg hängt zunehmend von der optimalen Nutzung der vertraglichen Normalarbeitszeit, d. h. der Anpassung der Arbeitszeit an den Bedarf, ab. Ebenso wird die Attraktivität der Unternehmen am Arbeitsmarkt durch individuelle Arbeitszeitregelungen gestärkt, da diese für qualifizierte Mitarbeiter bei der Arbeitgeberwahl oft ausschlaggebend sind. Zeitmanagement für Balance im Personaleinsatz Die Anforderungen an Unternehmen durch moderne Arbeitszeitmodelle werden immer komplexer und sind nur noch mit professionellen Zeitmanagement-Systemen zu bewältigen. Mit Funktionen, wie z. B. spezifischen Workflow-Komponenten, übersichtlicher Darstellung der geplanten Arbeitszeiten, Online-Auswertungen, Frühwarnungen bei Überschreiten von gesetzten Grenzen, Projektzeit- oder Außendiensterfassung, lassen sich auch die kompliziertesten Regelungen und Modelle steuern. Zeitmanagement heute soll im Wesentlichen eine Aufgabe erfüllen: Produktivitätssteigerung durch intelligenten Personaleinsatz bei optimaler Balance der Interessen von Mitarbeitern und Unternehmen. Seite 4

5 Lösungen für alle Anforderungen, Unternehmensgrößen und Branchen Bereit für alle Arbeitszeitregelungen - Aufwand bei der Organisation neuer Arbeitszeitregeln wird enorm minimiert. - Mehr Effizienz durch erhöhte Mitarbeitermotivation. Einfache Handhabung und reibungsloser Ablauf - Aktuelle Zeitdaten stehen sofort zur Verfügung und erleichtern damit Personalentscheidungen. - Fungieren als Schnittstelle zur komfortablen Datenübernahme aus Lohn- und Gehaltsprogrammen. Benutzerfreundlich, effektiv und zuverlässig - Ausfallzeiten sind leicht zu überbrücken. - Reduzierte Personalkosten durch weniger Überstunden und zuschlagpflichtige Arbeitszeiten. Umfassende und aktuelle Auswertungsmöglichkeiten - Zeiterfassung hilft den Verantwortlichen, die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit zu erfüllen. - Hilft, flexibel auf Auftragsschwankungen reagieren zu können. Employee Self Service - Zeiterfassung wird von Mitarbeitern als gerecht empfunden. - Mitarbeiter haben stets Zugriff auf aktuelle Zeitdaten. Dabei ist die Lösung international einsetzbar, integrations- und erweiterungsfähig sowie kostentransparent. Durch die optimierten und automatisierten Prozesse sparen Unternehmen Administrationskosten. Immer noch werden rund 37 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit mit unproduktiven Tätigkeiten verbracht. The Proudfoot Report Produktivitätsstudie Seite 5

6 Personaleinsatzplanung den Faktor Arbeitszeit besser nutzen Personaleinsatzplanung = mehr Produktivität durch echte Flexibilität. Seite 6

7 Mitarbeiter und Zeit als wichtigste Wettbewerbsfaktoren Unternehmen streben stets nach mehr Effektivität, Produktivität, Durchsatzerhöhung, Wachstum, Wettbewerbsfähigkeit und Flexibilität. Die Lösung dafür führt über eine professionelle Personalbedarfsplanung, eine adäquate Personalbeschaffung, die Auswahl geeigneter Arbeitszeitmodelle und eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung. Klar definiertes Ziel Mitarbeiter mit entsprechenden Qualifikationen sollten in der richtigen Anzahl, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort eingesetzt werden. Personaleinsatzplanung aktueller denn je Maßgeschneiderte Module und Lösungen für alle Branchen und Unternehmensgrößen helfen dabei, Konzepte angemessen umzusetzen. Dabei geht es nicht nur um die klassische Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft, sondern auch um strategisches Consulting zum Arbeitszeitmanagement und zu weiterführenden Lösungen im Bereich Zeiterfassung. Vorteile und Nutzen Hohe Planungsqualität von Personal- und Zeitressourcen Steigerung der Produktivität und Mitarbeitermotivation Schnelle Reaktion bei Bedarfsschwankungen durch interaktive Bedienmöglichkeit Effizienzsteigerung durch bedarfs- und qualifikationsgerechten Personaleinsatz Vermeidung unproduktiver Zeiten Konsequente Nutzung aller Arbeitszeitmodelle Deutliche Reduzierung der Personalkosten Mehr Transparenz und Informationen der Prozesse in Echtzeit Komfortable Forecast-Funktion mit Online- Steuerung in Echtzeit Frei konfigurierbare Software-Oberfläche Die effizientesten Lösungen zur Personaleinsatzplanung sind entstanden aus jahrzehntelanger Erfahrung, kontinuierlicher Innovation und insbesondere im engen Dialog mit den Kunden. Seite 7

8 Employee Self Service (ESS): Spart Zeit und Kosten Workflow-Funktionen sorgen für reibungslose Abläufe, minimieren Routineaufgaben, reduzieren Papierberge und senken Verwaltungsaufwände egal ob im Büro, Home-Office oder von unterwegs. Langer Workflow kurzer Prozess Die webbasierte Employee-Self-Service- Lösung sorgt durch Workflow-Funktionen in der Unternehmensorganisation für reibungslose Abläufe, minimierte Routineaufgaben, reduzierte Papierberge und erheblich weniger Verwaltungsaufwand. So lassen sich Urlaubsanträge, Urlaubsplanungen, Korrekturen, Fehlzeiten, Zeitnachweise und dergleichen prozessorientiert mit geringem Aufwand erledigen. Ausgewählte Aufgaben der Zeitwirtschaft werden dezentralisiert und von Zeitbeauftragten, Vorgesetzten und den Mitarbeitern selbst bearbeitet. Somit lassen sich alle Daten einfach und schnell in das System einfügen. Personenbezogene Daten wie Anschrift oder Telefonnummer können die Mitarbeiter selbst pflegen. Vorteile und Nutzen Kosteneinsparungen bei administrativen Prozessen Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation durch mehr Eigenverantwortung und Selbständigkeit Kürzere und schnellere Antragsbearbeitungen Stets aktuelle und korrekte Daten Innovatives Personalmanagement über Manager-Self-Service Zeit- und standortunabhängiger Zugriff auf das System egal ob vom Terminal, Arbeitsplatz oder Home-Office Verteilung von papiernen Zeitnachweisen entfällt Keine Kopier- und Ablagearbeiten mehr erforderlich Regeln zum Urlaubsabbau werden vom System überwacht Entlastet die Planer bei der Feinabstimmung der Pläne Alle Informationen sind online für Abteilungsleiter verfügbar Entlastung von Routinearbeiten der Personalabteilungen Transparenz für alle Mitarbeiter so haben auch Betriebsräte volle Einsicht in die Daten Standardisierte, transparente und optimierte Personalprozesse für das gesamte Unternehmen und alle Mitarbeiter. Seite 8

9 Mit Projektzeitmanagement Prozesse transparenter gestalten Personaldaten von Projekten stets aktuell im Blick Die Software-Lösung Projektzeitmanagement bietet eine praxisgerechte Möglichkeit, Projekte zu planen, zu administrieren und zu evaluieren. Der Verantwortliche erhält dadurch einen aktuellen und transparenten Personalstatus sowie eine Übersicht zu Projekten, Tätigkeiten und Kosten. So lässt sich die Wertschöpfungskette im Unternehmen optimieren, indem Schwachstellen in der Besetzung minimiert und Produktivzeiten erhöht werden. Diese Lösung verbessert zudem die Entscheidungsgrundlage für Projektverantwortliche, Controller und die Führungsebene. Mit der Archivierung ist eine Langzeitdokumentation gewährleistet. Zum einfachen Datenaustausch sind gängige Schnittstellen zu SAP-ERP- sowie Lohn- und Controllingsystemen integriert. Die Software lässt sich zudem als Ergänzung zu einer Betriebsdatenerfassung (BDE) einsetzen. Diese kann aber auch als eigenständige BDE fungieren. Vorteile und Nutzen Verlässliches Kalkulieren Exakte Analysen Transparentes Kostenmanagement Rentabilität Planungssicherheit Optimale Auslastung Professionelle Qualitätskontrolle Stets aktueller und transparenter Personalstatus sowie Übersicht zu Projekten, Tätigkeiten und Kosten. Seite 9

10 Reports die Basis fundierter Entscheidungen Erst professionelle Reports mit richtigen Zielwerten ermöglichen sinnvolle Steuerungen und Analysen. Aktuelle Ressourcendarstellung im Überblick Als wichtiger Kanal für die interne und externe Kommunikation von Zielen und Verantwortlichkeiten liefert das professionelle Reporting einen wesentlichen Beitrag für eine produktive Unternehmensstrategie. Es gehört zu den zentralen Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Unternehmensführung. Werden entscheidungsrelevante Informationen für das Reporting bereitgestellt, wird zugleich die Qualität der betrieblichen Entscheidungen gesteigert. Vorteile und Nutzen Stets aktuelle Statistik über die Planungsund Auslastungssituation Grafische Abbildung von prognostiziertem Mitarbeiterbedarf mit bereits geplanten und gewünschten Zeitabschnitten Grafische Gegenüberstellung der verschiedenen Planungsstadien Aktueller Überblick der Business Performance Schneller Überblick der verkürzten Zeiten einzelner Mitarbeitergruppen oder gesamter Bereiche Bericht und Übersicht des aktuellen Urlaubsstandes Darstellung von Maschinenbelegungen Abwesenheitsübersichten im Vergleich zu Produktivstunden Seite 10

11 Die Schnittstelle zu SAP lässt Daten zirkulieren Funktionierender Datenkreislauf Die Interflex-Systeme lassen sich schnell, problemlos und kostengünstig an jede SAP-Installation anbinden. Mit der HR-PDC-Schnittstelle wird ein lückenlos geschlossener Kreislauf aller Zeitdaten gewährleistet. Die Personalinformationen des SAP-Systems stehen dabei permanent in der Interflex-Lösung bereit, um diese bei Bedarf zu prüfen und anzuzeigen. Melden sich Mitarbeiter an einem Interflex-Terminal an oder ab, ist auf diese Weise kein synchroner Datenzugriff auf die Personalzeitwirtschaft in SAP erforderlich. Alle Mitarbeiter wissen sofort, ob ihre Buchungen korrekt erfolgt sind. Alle Buchungen, Personalzeitereignisse und Mitarbeiterausgaben liefert das Interflex- System direkt an das SAP-System, das diese Daten dann unmittelbar auswerten und weiterverarbeiten kann. Anschließend stehen die aktualisierten Salden und Konten der Beschäftigten für den nächsten Download im Interflex-System zur Verfügung. Nutzen Sie das Know-how von mehr als 17 Jahren erfolgreicher Partnerschaft mit SAP. Seite 11

12 Maßgeschneiderte Lösungen für alle Branchen und Unternehmensgrößen Das Wesentliche können nur wenige: die ganzheitliche Lösung. Standards, die überzeugen Frei konfigurierbare Software-Oberfläche schafft Raum für optimale Planungsübersicht Einfache Implementierung der Software- Gesundheitswesen Öffentlicher Dienst Lösungen Intuitive Bedienmöglichkeit verkürzt Reaktionszeiten auf Änderungen und steigert Produktivität Neues Modul mit dynamischem Reporting wertet Planungsdaten aus, ermittelt Kenn- Fertigung Call Center zahlen und steigert damit die Planungsqualität Passende Branchen-Module für vertikale Märkte wie Call Center, Aviation, Fertigung, Gesundheitswesen, Öffentlicher Dienst und Handel Dienstleistung Handel Flexible Teambildungsmöglichkeiten über Multigroup und freie Mitarbeitersortierung Zeitwirtschaft, die ideal mit Planungs- bedürfnissen zusammenspielt Aviation Seite 12

13 Professioneller Service für unsere Kunden Beratung Kompetente und zielorientierte Beratung in den Kerngeschäftsfeldern Sicherheit, Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung. Anwenderschulung Kompakter Einstieg für Anwender in kleinen Gruppen. Das Angebot umfasst Standardkurse sowie maßgeschneidertes Training. Das beste System ist immer nur so gut wie sein Service. Systemberatung Professionelle Systemeinführung: Rund 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter installieren, parametrieren und nehmen das Interflex-System in Betrieb. Projektmanagement Ausgebildete und zertifizierte Projektmanager führen die Projekte termingerecht durch. Wartung Interflex bietet ein vielfältiges Wartungsangebot für Soft- und Hardware mit großem Spielraum für individuelle Bedürfnisse. Hotline/Support Software-Spezialisten mit breitem Wissensspektrum sind im zentralen UserHelpDesk für eventuell auftretende Fragen da. Seite 13

14 Kundenstimmen: Erfolge aus der täglichen Praxis Mit dem Einsatz von Workforce Management gelingt uns täglich ein logistisches Kunststück. ü Ferien, Wunscharbeitstage, Sperrtage oder Krankheit sind in der aktuellen Einsatzplanung genauso vorbildlich berücksichtigt, wie der aus der Tourenplanung abgeleitete Personalbedarf. Zusätzlich sind die Qualifikationen der Mitarbeiterinnen im System transparent abgelegt, sodass auch bei Tauschwünschen die Teams jederzeit die benötigte Personenanzahl mit den richtigen Qualifikationen beibehalten, berichtet Adrian Röthlisberger, Blutspendedienste Zürich SRK. Insgesamt sparen wir mit der Workforce Management-Lösung von Interflex ca. 95 % der ü Aufwände ein, die vorher mit dem Planungsprozess verbunden waren. Hinzu kommen ca. 180 Stunden je Monat, die durch die automatische Erkennung von Abweichungen zum Schichtplan eingespart werden, berichtet Michael Marmotti, maincom telemarketing services gmbh. Unser Personalwesen hat Mitarbeiter an 25 Standorten über derzeit 35 Buchungsstellen ü zu administrieren Tendenz steigend. Vor diesem Hintergrund ist eine reibungslos funktionierende Zeitwirtschaft von enormer Bedeutung, um die Mitarbeiterzufriedenheit sowie effiziente Betriebsabläufe zu gewährleisten betont Dipl.-Wirtsch.-Ing. (FH) Stefan Büttgen als Leiter der Strategischen IT bei den Wirtschaftsbetrieben Duisburg. Teure manuelle Arbeitsgänge entfallen und Auswertungen lassen sich nun deutlich ü schneller erstellen. Zudem sind die Forecasts sehr präzise, sodass die Ist-Daten stets nur geringfügig vom prognostizierten Call-Volumen abweichen. Kurzum: Unsere Personaleinsatzplanung steht auf einem sehr soliden Fundament, berichtet Angela Oberngruber- Steinecker. LINZ AG. ü Die automatische Übersicht der Kranken- und Urlaubstage sowie der anfallenden Zeitzuschläge bringt uns eine Zeitersparnis von circa 35 Stunden pro Monat. Das ergibt rund Euro pro Monat und Euro pro Jahr, rechnet Cornelia Stephan, Estrel Berlin. ü Der Einsatz der Workforce Management-Lösung von Interflex sorgt für eine gesetzeskonforme Dienstplanung, spart Kosten und erlaubt eine immer genauer zutreffende Budgetprognose. Der abteilungsübergreifende Personaleinsatz reduzierte die Aushilfskosten um rund Euro im ersten Jahr. Die Lösung liefert auf Knopfdruck die für uns wichtigen Informationen und die kontinuierliche Anpassung des Systems an unsere Anforderungen bringt immer nachhaltige Kostenreduzierungen. berichtet Annette Bramkamp, Personalleiterin Hotel Estrel Berlin. Die Workforce Management-Lösung von Interflex ist unser wichtigstes Personal-Führungsinstrument: Um unsere Servicequalität sicherzustellen, müssen wir ständig neu festlegen, ü zu welcher Zeit wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation benötigt werden. Durch die starke Einbindung der Mitarbeiter in den Planungsprozess erreichen wir trotz 100% Erfüllung unserer Planungsvorgaben eine sehr hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Marian Jank, Geschäftsführer Deutsche Bank Kreditservice GmbH. Seite 14

15 Seite 15 Mit steigender Komplexität ist ohne professionelles Workforce Management kaum Unternehmenserfolg möglich.

16 Über Allegion Allegion (NYSE: ALLE) ist ein Anbieter von innovativen Sicherheitslösungen für Privatanwender und Unternehmen. Mit einem Spektrum von 27 Marken vertreibt Allegion seine Produkte in 120 Länder weltweit. Über Mitarbeiter erwirtschaften einen Umsatz von 2 Mrd. US-Dollar. Zum Portfolio von Allegion gehören die führenden Marken CISA, Interflex, LCN, Schlage und Von Duprin. Weitere Informationen unter Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG Zettachring Stuttgart (Germany) Telefon: Telefax: Hinweis zum Datenschutz: Als verantwortungsbewusster Hersteller von Systemen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, steht für uns der Datenschutz an oberster Stelle. Deshalb weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass es sich bei den in den Beispielen ausgewiesenen Daten um pseudonyme Daten handelt, die keinen Rückschluss auf natürliche Personen zulassen. Jegliche Ähnlichkeit mit tatsächlich existierenden Personen wie zum Beispiel Vor- und/oder Nachnamen ist rein zufällig. Für die Veröffentlichung der Personenfotos liegen uns die Nutzungsrechte vor. Prospekthaftung: Alle Angaben entsprechen den zum Zeitpunkt der Drucklegung vorhandenen Kenntnissen und sind ohne Gewähr. Änderungen vorbehalten. Zeichnungen und Darstellungen sind urheberrechtlich geschützt. Nachdruck, auch auszugsweise, ist nur mit Genehmigung der Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG zulässig Allegion Interflex Workforce Management, 08/2014 interflex.de allegion.com

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