Dokumentation (Handbuch Galileo-Auszug) Kundenbenachrichtigung

Transkript

1 Dokumentation (Handbuch Galileo-Auszug) Kundenbenachrichtigung 1 Kunden-Benachrichtigung Ablauf der Benachrichtigung SMS Post Telefon 6 Diese Kurzdoku ist ein Auszug aus dem Handbuch Galileo (Siehe dort unter Punkt 10) Grundstrasse 22b CH-6343 Rotkreuz Tel Fax Internet: info@comelivres.ch Hotline Software Hardware Schulung Beratung K:\Dokumentationen\Galileo bibwin Kunden Dokus\Galileo Handbuch-Auszug Benachrichtigung.doc

2 1 Kunden-Benachrichtigung Ob das Benachrichtigungs-Modul bei Ihnen aktiviert ist, erkennen Sie daran, dass in der Titelleiste von Galileo das Wort Benachrichtigung erscheint. Die Kunden-Benachrichtigung für gelieferte, ausstehende oder nicht mehr lieferbare Titel wurde komplett überarbeitet. Sie haben vier verschiedene Möglichkeiten, den Kunden über den Lieferstatus seiner Titel zu orientieren: per , per SMS, per Post oder telefonisch. Damit die Kundenbenachrichtigung richtig abläuft, müssen Sie bereits bei der Bestellaufnahme (F7) im Feld Holt/Ben./S.: Benachrichtigen auswählen. Bei der Kunden-Adresse (Datei / Kunden) muss die gewünschte Benachrichtigungsart für jeden einzelnen Kunden definiert sein (dies kann jeweils direkt bei der Bestellaufnahme ausgewählt werden). Die Schaltfläche Immer benachrichtigen bewirkt, dass bei einer Bestellaufnahme für diesen Kunden die Benachrichtigung bereits vorgeschlagen wird. Die Schaltfläche Bei Werbung berücksichtigen kann im Kunden-Export verwendet werden, um Adressen zu filtern. Ebenfalls ist es für den korrekten Ablauf zwingend, dass Sie den Wareneingang in den Offenen Bestellungen durchführen! Galileo Handbuch-Auszug Benachrichtigung.doc 2/ , 11:35, RV

3 1.1 Ablauf der Benachrichtigung Nach dem Sie den Wareneingang erledigt haben, gehen Sie unter Zusatz-Funktionen auf den Punkt Kunden-Benachrichtigung. In der nun vorliegenden Tabelle finden sich alle Positionen von Kunden, die bei der Bestellaufnahme eine Benachrichtigung gewünscht haben. Die Spalte Typ zeigt an, welche Art der Benachrichtigung gewünscht wurde. S = SMS, E = , P = Post, T = Telefon Den Benachrichtigungs-Typ können Sie hier jederzeit umstellen. Markieren Sie dazu die gewünschte Position und klicken Sie anschliessend auf Ändern. Stellen Sie die Benachrichtigung um und klicken Sie auf Speichern. Der Typ wird dann bei allen Positionen für diesen Kunden geändert. Wenn Sie eine Position in der Tabelle markieren, sehen Sie im farbigen Teil des Fensters die Details zu dieser Position. / SMS direkt an einen Kunden versenden In der Kunden-Tabelle haben Sie zudem eine weitere, sehr einfache Möglichkeit, einem Kunden per oder per SMS eine Nachricht zukommen zu lassen. (Siehe Punkt Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) Galileo Handbuch-Auszug Benachrichtigung.doc 3/ , 11:35, RV

4 1.1.1 SMS Markieren Sie eine Position, die für SMS-Benachrichtigung gekennzeichnet ist und klicken Sie anschliessend auf Senden. Hier haben Sie die Möglichkeit einen einzelnen Titel zu erledigen oder alle SMS auf einmal abarbeiten zu lassen. Bei Nur diese SMS wird eine Kurzmitteilung für den gewünschten Titel an den Kunden gesendet. Alle SMS-Benachrichtigungen löst den automatischen Versand aller offenen SMS-Benachrichtigungen aus. Wenn Der SMS-Versand erfolgreich war, wird die Position aus der Benachrichtigungs- Liste entfernt Markieren Sie eine Position, die für -Benachrichtigung gekennzeichnet ist und klicken Sie anschliessend auf Senden. Nun öffnet sich ein Fenster mit der Voransicht der -Nachricht. In dieser Voransicht können Sie nach Lust und Laune ändern und ergänzen! Nachdem Sie den Text nach Ihren Wünschen angepasst haben, klicken Sie auf Senden und die wird verschickt. Wenn Der -Versand erfolgreich war, wird die Position aus der Benachrichtigungs- Liste entfernt. Galileo Handbuch-Auszug Benachrichtigung.doc 4/ , 11:35, RV

5 1.1.3 Post Die Benachrichtigung per Post funktioniert gleich wie die per . Markieren Sie eine Position, die für Post-Benachrichtigung gekennzeichnet ist und klicken Sie anschliessend auf Senden. Nun öffnet sich ein Fenster mit der Voransicht des Briefes. In dieser Voransicht können Sie nach Lust und Laune ändern und ergänzen! Nachdem Sie den Text nach Ihren Wünschen angepasst haben, klicken Sie auf Drucken und der Brief wird ausgedruckt. Anschliessend fragt Galileo, ob der Brief gedruckt wurde. Wenn Sie ja sagen, wird die Position aus der Benachrichtigungs-Liste entfernt. Galileo Handbuch-Auszug Benachrichtigung.doc 5/ , 11:35, RV

6 1.1.4 Telefon Für die Benachrichtigung per Telefon haben Sie entweder die Möglichkeit, die Gespräche direkt ab der Tabelle zu tätigen und als erledigt zu markieren oder Sie drucken die Telefonliste aus und ein Mitarbeiter (bitte nicht immer der Stift ) nimmt den Hörer in die Hand Bei der zweiten Variante müssen allerdings nachher alle erledigten Positionen manuell aus der Liste entfernt werden. Der Vorteil dabei ist, dass der PC während der Telefon-Runde frei für andere Arbeiten bleibt. Normalerweise bleiben nach dem Versand der SMS- und -Benachrichtigungen, sowie dem Drucken der Briefe nur noch die Positionen für die telefonische Benachrichtigung übrig Gespräche direkt ab der Tabelle tätigen Alle Positionen, die beim Typ ein "T" haben, möchten telefonisch benachrichtigt werden. Rufen Sie den Kunden an und sagen Sie ihm, dass sein Buch eingetroffen ist oder eben nicht Anschliessend klicken Sie auf Erledigt und die Position wird aus der Liste entfernt Ausdrucken der Telefon-Liste Klicken Sie auf Tel.-Liste. (Sie müssen nicht erst eine Position markieren, auf der Telefon-Liste erscheinen nur Positionen, die Benachrichtigungs-Typ "T" haben) Es erscheint ein Vorschau-Fenster, aus dem Sie die Liste Drucken können. Klicken Sie auf Drucken. Auf der Liste können die erledigten Positionen abgehakt werden. Anschliessend müssen die abgehakten Positionen in der Benachrichtigungs-Tabelle als erledigt markiert werden. Galileo Handbuch-Auszug Benachrichtigung.doc 6/ , 11:35, RV