Workforcemanagement. Münster, Einführung der zentralen Arbeitsvorbereitung in der Praxis

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1 Münster, Workforcemanagement Einführung der zentralen Arbeitsvorbereitung in der Praxis Dipl.-Ing. Ilona Hippler-Jacobsen Folien-Nr. 0

2 Inhalt Vorstellung Stadtwerke Münster GmbH / Stadt Münster Organisation Netze S/G/W/FW Stadtwerke Münster GmbH Einführung der zentralen Arbeitsvorbereitung in der Praxis Projektbeschreibung zur Auswahl und Integration eines IT gestützten Workforcemanagementsystem Argos/e das System Qualitätssteigerungen Folien-Nr. 1

3 Stadtwerke Münster GmbH Stadtwerke Münster GmbH: besteht seit: 1901 Anzahl Mitarbeiter: 939 (davon: 38 Auszubildende) Querverbundunternehmen für die Sparten: Strom Gas Wasser Fernwärme Netzlänge: 3473 km Netzlänge: 0864 km Netzlänge: 1067 km Netzlänge: 0100 km Straßenbeleuchtung Netzlänge: 0958 km Organisation und Durchführung des öffentlichen Personennahverkehr in Münster => etablierter Infrastrukturdienstleister in Münster Folien-Nr. 2

4 Stadt Münster Die Stadt Münster ist: Mit ha die zweitgrößte Flächenstadt in NRW Universitäts- und Verwaltungsstadt mit ca Einwohnern und ca Studenten unter den Städten vergleichbarer Größe die lebenswerteste Stadt der Welt die fahrradfreundlichste Stadt in Deutschland Folien-Nr. 3

5 Organisation Bereich Netze S/G/W/FW Stadtwerke Münster GmbH Folien-Nr. 4

6 Grundsatz der Organisation Die richtigen Dinge tun Asset Management Netzgesellschaft Netzmanager Verantwortung: Effektivität Die Dinge richtig tun Asset Service Planung; Bau und Betrieb Operativeeinheiten Verantwortung: Effizienz Folien-Nr. 5

7 Benchmarkergebnisse Stadtwerke Münster Schaffung einer neuen Organisation zur effizienteren Nutzung eigener Montagekapazitäten durch die: Bündelung gleichartiger Funktionen und Leistungen Schaffung einer Zentralen Montageabteilung Zentraler Technischer Service (ZTS) Prozessunterstützung durch die Einführung eines IT gestützten Workforce-Management-System Folien-Nr. 6

8 Organisation des Asset Service 2010 T1 - Planung, Bau, Betrieb Netze und Wasserwerke Ulrich Karl T100 Weiterbildung Hermann Wodrig T12 Planung & Dokumentation Jörg Klaphecke T13 Lagerwirtschaft Jörg Thomas T14 Zentraler Techn. Service Mathias Kümper T15 Wasserwerke Dominik Pollok T16 Betrieb Strom Götz Wacker T17 Betrieb G/W/FW Wärmecontracting Lars Richter Folien-Nr. 7

9 T 14 Zentraler Technischer Service (ZTS) T14 Zentraler Technischer Service S/G/W/FW/SB Mathias Kümper T141 Arbeitsvorbereitung T142 Projektmanagement Netze T143 Netzbau und Instandhaltung T144 Anlagenbau/ Instandhaltung T145 Zählermontage T146 Straßenbeleuchtung T147 Ausbildung Folien-Nr. 8

10 Ziele des Zentraler Technischer Service Effizienzsteigerung des eigenen operativen Personals Steigerung der Wertschöpfungstiefe durch Insourcing mit einhergehender Fremdleistungsverdrängung durch die: Bündelung des operativen Auftragseingang Zusammenführung der Montagekapazitäten mit einhergehender Bündelung des operativen know how Sparten- und gruppenübergreifender Mitarbeitereinsatz in Abhängigkeit der benötigten Qualifikation im ZTS Folien-Nr. 9

11 Nächste Schritte in der HA T1 Einführung der AV in der gesamten HA T1 Umsetzung des Mehrmandantenbetriebes (Argos/e) und optimieren: des operativen Auftragseingang der Zusammenführung der Montagekapazitäten mit einhergehender Bündelung des operativen know how des sparten- und gruppenübergreifenden Mitarbeitereinsatzes in Abhängigkeit der benötigten Qualifikation in T1 Folien-Nr. 10

12 Einführung einer zentralen Arbeitsvorbereitung in der Praxis Pilot T14 Folien-Nr. 11

13 Begriffsdefinition Arbeitsvorbereitung Was verstehen WIR unter den Begriffen: Arbeitsvorbereitung (AV) Arbeitsnachbereitung (AN)? zentrale, dezentrale Arbeitsvorbereitung? Folien-Nr. 12

14 Begriffsdefinition der HA T1 der SWMS Richt- und Rüstzeiten Tätigkeiten, Arbeitspläne Terminplanung Arbeitsvor- bereitung (AV) Arbeitsplanung Arbeitssteuerung Kapazitätsplanung/- disposition Mensch/Maschine/Material SAP AGOS-E Folien-Nr. 13

15 Begriffsdefinition der HA T1 der SWMS Auswertung Arbeitsnach- bereitung (AN) Dokumentation Ergebnisse Nachkalkulation Zeit/Kosten Alpha-/Grafikdaten Abnahme (Zeugnisse/ Gutachten) SAP NIS/GIS D3-Archiv/SAP Folien-Nr. 14

16 Bündelung des operativen Auftragseingang Smart Optimo SWMS NG SWMS GmbH Auftragsauswahl des Asset Service T14 Entscheidung! T 142 Fremdvergabe Eigenmontage T 143 Folien-Nr. 15

17 Rollenverteilung Bauausführung Bauverantwortlicher (BV) Verantwortlich für Kosten/Termin/Baustellenablauf/ Dokumentation etc. Spezifiziert Ressourcen und fordert zu Termin bei AV an Wickelt Auftrag mit bereitgestellten Ressourcen ab Arbeitsvorbereitung (AV) Zuordnung des Auftrages an Bauverantwortlichen Ressourcenverwaltung Mitarbeiter/Material/Maschine Disposition der Ressourcen auf Anforderung des (BV) Bereitstellung der Ressourcen zum vereinbarten Termin Folien-Nr. 16

18 Rollenverteilung AV/BV Innendienst Außendienst nimmt Ressourcenanforderung des BV entgegen Stellt abgestimmten Auftrag dem BV zu Verfügung Gibt frei zur Abrechnung Dokumentation spezifiziert Ressourcen für Baustellenablauf Stellt BV Ressourcen zur Auftragsabwicklung zur Verfügung AV koordiniert, Ressourcen Überprüft Ressourceneinsatz Baustellenfortschritt BV fordert Ressourcen bei AV an bucht Ressourcen Wickelt Auftrag mit Ressourcen ab Folien-Nr. 17

19 Rollenverteilung AV/BV Was bedeutet diese Veränderung der Rollenverteilung für die betroffenen Mitarbeiter? Veränderungen Arbeitsverteilung & Zuständigkeit Veränderung der internen Kommunikation AV/BV Veränderte, vorausschauende Baustellenplanung Fazit: Veränderung gewohnter Arbeitsabläufe Folien-Nr. 18

20 Rollenverteilung AV/BV Chancen dieser Veränderung sind: BV: Zeitgewinn vor Ort für fachliche Leitung & Qualität AV: Spezialist für IT-Systeme SAP-??/Argos etc. BV/AV: Teamwork = gemeinsame Erfolge Transparenz für den Einsatz und die Auslastung Qualitätskontrolle vorgelagerter Prozesse Gemeinsam abgestimmte Zielsetzung im Bereich Termine/Kapazitäten/Kosten Folien-Nr. 19

21 Voraussetzungen für den Erfolg Transparente Prozessorganisation Changemanagement/ -bereitschaft auf allen Ebenen Multiplikatoren für interne Kommunikation (Überzeugungstäter) Ablegen alter Bereichsegoismen (Zöpfe abschneiden) Transparente offene Kommunikations- & Feedbackkultur ALLE Funktionen müssen das gleiche Ziel verfolgen und sich in den Dienst der Baustelle/Aufgabe stellen Folien-Nr. 20

22 Fragen zum ersten Teil? Folien-Nr. 21

23 Projektbeschreibung zur Auswahl und Integration eines IT gestützten Workforcemanagementsystems Folien-Nr. 22

24 Projektbeschreibung WFM-System Partner des Projektes: Folien-Nr. 23

25 Begriffsdefinition der HA T1 der SWMS Arbeitsvor- bereitung (AV) Arbeitsplanung Arbeitssteuerung Richt- und Rüstzeiten Tätigkeiten, Arbeitspläne Terminplanung Kapazitätsplanung/-disposition Mensch/Maschine/Material SAP AGOS-E Folien-Nr. 24

26 Die Säulen des Workforcemanagementsystem Einsatzsteuerung/Dispatching für den effizienten Ressourceneinsatz Mitarbeiter/Material/Maschine Steigerung des Auslastungsgrades eigener Mitarbeiter Verbesserung der Transparenz der Arbeitsprozesse Steigerung der Prozessqualität Mobilisierung ausgewählter Prozesse Ziel: Aufbau einer DV-gestützten zukunftsorientierten Basis, für einen wettbewerbsfähigen Asset Service! Folien-Nr. 25

27 Anforderungen an die AV-Software Nutzung der Software unter Berücksichtigung: Anwesenheiten, Arbeitszeiten, Qualifikationen festen Terminen, Zeitfenstern Montagedauer/-leistungen, Verlängerung/-kürzung von Montagezeiten Splitten von Montageleistungen Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen Folien-Nr. 26

28 Anforderungen an die AV-Software Spartenkolonne / Kombikolonne (Gleichzeitigkeitsfaktor) Flexible Teambildung fachübergreifender MA-Einsatz Wartungspläne/Inspektions-/Turnuswechselmeldungen Wegeoptimierung (Halb-) Automatische Disposition Forecast optimierte Kapazitätsplanung im Planungshorizont Folien-Nr. 27

29 Projektorganisation Lenkungsausschuss Hr. Dr. Hoffknecht, Hr. Karl, Hr. Dr. Haiber, Hr. Knoll, Hr. Kronberg (B), Hr. Brahm (items) Projektleitung Fr. Hippler-Jacobsen Hr. Hermes (items) Stell. Projektleitung Hr. Karl, Hr. Böing (items) Innenrevision Datenschutz Projektkernteam Fr. Witzel, Hr. Heinze, Hr. Schlagheck, Hr. Ch. Homann, Hr. Karl, Fr. Hippler-Jacobsen Hausanschluss Fr. Hippler-Jacobsen, Hr. Fleuter, Hr. Heinze, Fr. Witzel Inspektion/ Wartung Fr. Hippler-Jacobsen, Hr. Heinze, Fr. Witzel, Hr. Scherf, Hr. Westermann, Hr. Richter Netzbau-maßnahmen Fr. Hippler-Jacobsen, Hr. Homberg, Hr. Beermann, Hr. Heinze, Fr. Witzel, Hr. Scherf Entstörung Fr. Hippler-Jacobsen, Hr. Heinze, Fr. Witzel, Hr. Westermann, Hr. Richter Zählerturnuswechsel Fr. Hippler-Jacobsen Hr. Ch. Homann Hr. Schlagheck Hr. Heyne Folien-Nr. 28

30 Zeitplan -Vor dem Projektstart- Benchmark Endscheidung für die AV-Software Anforderungskatalog Reduktion der Auswahl auf 3 Anbieter Lastenheft Auswahl Anforderungen an die AV-Software Konzeption der Projektstruktur Marktanalyse Lastenheft Angebotspräsentationen Projektbeginn Referenzbesuche Anbieter werden zu Präsentationen eingeladen 05/07 06/07 07/07 08/07 09/07 10/07 11/07 12/07 01/08 03/08 05/08 06/08 07/08 08/08 Folien-Nr. 29

31 Zeitplan im Projekt Start Detailkonzept SAP/Argos Schnittstellen SAP/Argos Auswahl/ Beschaffung DV-Technik Freigabe Detailkonzept Übergangsystem Implementierung SAP Osterferien Implementierung Argos Einrichtung DV-Technik Einrichtung mobile Geräte Abschluss Customizing/ Implementierung KeyUser Test Systemoptimierung Integrationstest SAP /Argos Beginn Pilotbetrieb Abschluss Integrationstest Produktionsvorbereitung Anwenderschulung Detailkonzepte zu CS, PS, Auftragsoptimierung Übergangssystem Argos/e als Excel-Ersatz Ersatz PM/CS Prozesse: Hausanschluss, Inspektion/Wartung, Netzbaumaßnahmen, Entstörung IS-U/PM Prozesse: Zählerturnuswechsel 10/08 11/08 12/08 01/09 02/09 03/09 04/09 05/09 06/09 07/09 08/09 09/09 10/09 11/09 Folien-Nr. 30

32 Produktivsetzung (1) Beginn Pilotbetrieb HA Teil-Abnahme Phase 1 HA* Hausanschluss TW* Zählerturnuswechsel Enst* Entstörungen W&I* Wartung und Inspektionen ZW Entst. PM/CS Prozess : Straßenbeleuchtung, Regler, Neubau Anlagen, etc. W&I Einfacher Netzbau Pilotbetrieb Evaluierung PM/CS Prozesse: Hausanschluss, Inspektion/Wartung, Netzbaumaßnahmen, Entstörung IS-U/PM Prozesse: Zählerturnuswechsel 11/09 12/09 01/10 02/10 03/10 04/10 05/10 06/10 07/10 08/10 09/10 10/10 11/10 12/10 Folien-Nr. 31

33 Produktivsetzung (2) Automatische Disposition Forecast Releasewechsel Endabnahme B+K Phase 1 Implementierung der Betriebe T15, T16, T17 Überprüfung Gas -Hausanschlüsse HA-Inspektion Kellerbegehung W&I GHDR-Regler / FW-Hausstation PM/CS Prozess: Straßenbeleuchtung, Neubau Anlagen, etc. W&I Stromstationen Komplexer Netzbau Evaluierung / Phase 2 / Automatische Disposition / Forecast PM/CS Prozesse: Hausanschluss, I &W, Netzbaumaßnahmen, Entstörung / Anwenderbetreuung IS-U/PM Prozesse: Zählerturnuswechsel / Anwenderbetreuung 01/11 02/11 03/11 04/11 05/11 06/11 07/11 08/11 09/11 10/11 11/11 12/11 01/12 02/12 Folien-Nr. 32

34 Konzeption SAP / Argos/e SAP - Vorgaben Argos/e Qualifikationen Montagedauer Termin, Zeitfenster Material Im Informationsträger - Meldung - Auftragsvorgang - Arbeitsplatz - Arbeitsplan Disposition durch Qualifikation Montagedauer Termin, Zeitfenster Disposition auf - Mitarbeiter / Teams - Geräte, Werkzeuge - Material Folien-Nr. 33

35 Prozess SAP-Argos/e Auftragserzeugung und - abschluss Auftragsbearbeitung SAP Disposition Mobiles Endgerät Auftrag Meldung Arbeits-auftrag Argos/e FD, AD Auftrag mit Zeitvorgabe Zeit Qualifikation Termin Zeitfenster Material FD, AD MA/Teams Termin Werkzeug Material FD, AD Fertigmeldung Zeitrückmeldung Ggf. Fachdatenrückmeldung AD: Auftragsdaten FD: Fachdaten Folien-Nr. 34

36 Aktive Prozess in Argos/e der SWMS Hausanschluss Neubau, Instandsetzungen intern Kundenaufträge Entstörung, Armaturen, Gebäudeinstandsetzung Montagen aus dem Netzbau Inspektion/Wartung GDR-Stationen / FW-Schächte FW-Hausstationen / Gas-Hausanschlüsse Stromstationen (Trafo, Schalthaus, Umspannwerk) Zählerturnuswechsel Folien-Nr. 35

37 Argos/e das System Folien-Nr. 36

38 Personal/Arbeitszeit/Qualifikation im Argos/e Qualifikationsprofile erstellen & auf Mitarbeiter &Teams anwenden Zusammenstellung Mitarbeiter/Teams Mustermann Mustermann Mustermann Mustermann Mustermann Mustermann Arbeitszeit Abwesenheit Urlaub, Fortbildung etc. Mustermann Mustermann Folien-Nr. 37

39 Herzstück Das GANTT- die Plantafel Mitarbeiter/ Team Terminierung Mustermann Mustermann Mustermann Auslastung Mustermann Farbumschlag: Mustermann grün = disponiert rot = in Arbeit Mustermann blau = fertig weiß= zurückgemeldet Mustermann in SAP Mustermann Arbeitszeit Qualifikationsprüfung Materialverfügbarkeit Vor-/Nachläuferbeziehung Folien-Nr. 38

40 Hausanschlussprozess SAP Go Connect Statusverwaltung Argos/e Arbeitsvorrat Dispositionsebene Mitarbeiter-Plantafel Tour Zusammenstellen Mustermann auf SAP-Auftrag Rückmeldung: Status/Zeit Folien-Nr. 39

41 Zähler-Turnuswechsel SAP IS-U Beauftragung durch: smart OPTIMO über Meldungen: Kunde, Adresse, Gerät, Qualifikationen, Wechselzeit Statusverwaltung Argos/e Arbeitsvorrat Dispositionsebene Mitarbeiter-Plantafel Tour zusammenstellen auf SAP-Meldung Mustermann Rückmeldung mobil: Gerätedaten, Status, Zeit Folien-Nr. 40

42 WI GDR-Anlagen/FW-Schächte SAP PM Wartungsplanung Statusverwaltung Argos/e Arbeitsvorrat Station, Beschreibung mit Qualifikationen, Wechselzeit Dispositionsebene Mitarbeiter-Plantafel Tour zusammenstellen Mustermann auf SAP-Meldung Rückmeldung mobil: Gerätedaten, Zeit, Status + Fachdaten derzeit: SAP-MAM Folien-Nr. 41

43 Qualitätssteigerung: Turnuswechsel Vorgang Früher Heute mit ARGOS/e Besuchsankündigung Acces nur bei Strom, sonst gar nicht ja Zähleraustauschtour zusammenstellen Papier und/oder Excel Ja Zählereinbau- und ausbaudaten Papier bei FW / Strom, veralterte MDE s G/W Nachbearbeitung der erfassten Zählerstände Papier, in IS-U ja mobil Stundenerfassung Papier mobil Wegeoptimierung nein ja Fotodokumentation nein mobil Zentralisierte Tourzusammenstellung - Wegeoptimierung Terminabsprache mit Kunden Minimierung der doppelten Anfahrten Plausibilisieren der erfassten Daten Vorort / im System Keine Übertragungsfehler bei der Fachdaten- oder Zeitrückmeldung Nachbearbeitung direkt im System keine Systembrüche Vereinfachungen bei Kundenreklamationen (Foto) Folien-Nr. 42

44 Qualitätssteigerung: Zeiterfassung Vorgang Früher Heute mit ARGOS/e Zeiterfassung pro Mitarbeiter Papier ja Freigabe Zeiterfassung durch GL Papier entfällt Übertrag ins CATS pro Mitarbeiter durch den Zeitbeauftragten pro Abteilung Papier ja Nachbearbeitung Papier / CATS mobil / CATS Tagesaktuelle Erfassung Keine Übertragungsfehler Nachbearbeitung direkt im System - keine Systembrüche Keine unnötigen Freigabeverfahren Folien-Nr. 43

45 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Fragen??? Folien-Nr. 44

46 Ansprechpartner/Projektleiter Ilona Hippler-Jacobsen Projektleitung Stadtwerke Münster GmbH Hafenplatz 1 D Münster Tel.: +49(0) www. stadtwerke.muenster.de Herr Michael Hermes Projektleitung items items GmbH Hafenplatz 1 D Münster Tel.: +49.(0) Folien-Nr. 45

47 Entwicklung in T14 Folien-Nr. 46

48 Entwicklung in der Montage Eigenleistung: Rohr Rohr- und und Kabelbau 70,0 64,6 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 55,3 47,2 48,6 Eigenleistung pro MA pro Jahr in T [Lohn-Vollkosten ] Die Steigerung der Eigenleistung bezogen auf die Ausgangsjahre 2007 u liegt bei 35% für das Jahr 2010 Eigenleistung pro Mitarbeiter in T T pro Jahr 10,0 0, Jahre Folien-Nr. 47

49 Entwicklung im Hausanschluss Eigenleistung: Hausanschlüsse Montagen in Stück Die Steigerung der Eigenleistung bezogen auf die Gesamtsumme liegt bei ca.18% Neubau Instandhaltungen Gesamt o. Umhänger Umhänger Gesamt Folien-Nr. 48

50 Entwicklung im Netzbau G/W Eigenleistung: Netzbau Verlegte Länge in m Die Steigerung der Eigenleistung bezogen auf die Gesamtsumme liegt bei ca. 30% Neubau Instandhaltung Gesamt Folien-Nr. 49

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