Überblick. Ist - Analyse. Controlling im Alltag. Marktunsicherheit und Produktkomplexität

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1 Managementkommission Workshop / Roundtable Controlling Stuttgart, 6. Oktober 2003 Hans-Christoph Hobohm Controlling - Sinn und Nutzen Überblick Controlling? Controlling als Basis für Management Bestandteile / Formen In öffentlichen Unternehmen Bibliothek als Controlling System Elemente bibliothekarischen Controllings Fazit Controlling im Alltag Ist - Analyse Zeitmanagement Prioritätensetzung Karriere Lebenslanges Lernen... allgemein verbreitetes Phänomen alter Wein in neuen Schläuchen? instabile Märkte Wandel Werte Kontingenz antizipatives Diskontinuitätenmanagement Vernetzung Globalisierung Virtuelle Bibliothek Matrix Projekte Management! Konsortien Q.: Picot/Reichald/Wigand, 2003 Marktunsicherheit und Produktkomplexität 1

2 Herkunft des Controlling Controlling: Definition Aus staatlichem Rechnungswesen (England 15.Jhd.) Zunächst stark verbunden mit dem Finanzwesen des Unternehmens erst späte Abgrenzung von der Kostenrechnung Berichtswesen, Budgetkontrolle, operative Planung Seit 1980: Zunehmend: strategische Planung und Mitgestaltung der Unternehmenspolitik umfasst die zielgerichtete Planung, Kontrolle und Steuerung von betrieblichen Prozessen:... ein Subsystem der Führung, das Planung und Kontrolle sowie Informationsversorgung systembildend und systemkoppelnd koordiniert... Die Funktion des Controlling ist die Sicherung und Erhaltung der Koordinations-, Reaktions- und Adaptionsfähigkeit der Unternehmung. (Horváth 1999) Management / Führung Das Bild vom Bus Teilsystem: Planung Information Controlling Dimension: Legitimation Orientierung Leistung Basis: Delegation/Kontrolle Ziele Kennzahlen Management Strategische Planung Ziel- u. Prioritätensetzung, Marketing etc. Kontrolle des Ressourcen-Einsatzes Budget, Controlling, Personalauswahl etc. Kontrolle des Betriebsablaufs Qualitätskontrolle, Personalführung etc. Veränderung und Innovation Forschung, Entwicklung, Personalentwicklung etc. Indikatorenmessung Stärken- Schwächen Analyse Vereinbarung der Ziele Datenvergleich Managementkreislauf Maßnahmen Indikatoren 2

3 Auftrag Indikatoren und Ziele Management Controlling Strategische Ziele Nahziele Leistungsmessung Aktivitäten Q.: Haiber 1997, 23 Handlung Entscheidung Information Controlling und Management als Regelkreis Controlling in einem System mit Verzögerung Q. Peter Senge: The Dance of Change Q. Peter Senge: The Dance of Change operativ vs. strategisch Instrumente des Controlling Gewinnerzielung Innensicht Kosten- und Erlöse als Daten konstant formalisiert quantitativ Maßnahmen kurzfristig rückwärts gerichtet logisch und kausal denkend Existenzsicherung Unternehmen und Umwelt heterogene Informationen dynamisch eigene Systematik qualitativ Strategien langfristig vorwärtsschauend systemorientiert / holistisch ABC-Analyse Benchmarking? Break-Even-Analyse? Deckungsbeitragsrechnung Erfahrungskurve Kennzahlensysteme Konkurrenzanalyse? Kurzfristige Erfolgsrechnung Lebenszykluskurve? Losgrößenoptimierung Make-or-Buy-Entscheidung Netzplantechnik Nutzwertanalyse Portfolio-Analyse Potenzial-Analyse Prozesskostenrechnung Qualitätsmanagement Qualitätszirkel Shareholder Value Szenario-Technik Vorschlagswesen Wertanalyse 3

4 Controlling im Non-profit Bereich? Öffentliche Unternehmen Gewinn nicht als Rechnungsgröße vorhanden Controlling nur für Unternehmen, deren Leistungssysteme dominant durch Pläne koordiniert werden (?) wenig Steuerungsmöglichkeit abhängig von der Politik Komplexeres Zielsystem NPM gerade controlling-orientiert ( Informationspyramide Stadt ) zunehmend neue Rechtsformen (Stiftungsuniversität) zunehmende Selbstständigkeit Fehlender Wettbewerb durch Benchmarking ersetzt Andere Kunden (stakeholder) andere Währung (Produkte) anderer Gewinn (outcome) Teil des Beteiligungs-Controllings des Trägers (Investitions-Controlling, strategisches Prozess- Controlling, Leistungswirkungs-Controlling) Controlling in der Bibliothek Wissen und Handlungskompetenz in Deutschland Lehrbücher Alter Wein... Bibliothek als System Praktiziertes Controlling klassische bibliothekarische Lehrbücher und Curricula erwähnen Controlling nicht durch NSM relativ späte Einführung von Kostenrechnung Entdeckung des Marketing COMBI (1999) = fast ohne Controlling Qualitätsmanagement / Leistungsmessung 2001: Bibliothekscontrolling mit BSC Elmar Mittler, in: Kehr/Neubauer/Stolzenburg, 1976, Bd. 1, S. 142 Fragt man nach den Aussichten des Planens im Bibliothekswesen, so ist man auf Anhieb geneigt, sie lapidar als schlecht zu bezeichnen. Es herrscht, wie man landläufig sagt Planungsmüdigkeit. Planung kostet Geld, das bei der schwierigen Lage der öffentlichen Finanzen noch mehr Mangelware ist als in den letzten zehn Jahren, in denen man schon von der öffentlichen Armut im Gegensatz zum privaten Reichtum sprach. Planung kostet Zeit und damit Personal, das gegenwärtig abgebaut wird, statt vermehrt zu werden. Planung hat in der Vergangenheit vor allem darin bestanden, Pläne zu entwerfen und damit zu einer Anspruchslawine beizutragen, von denen die öffentlichen Haushalte überrollt worden sind. Die Planungsmüdigkeit ist deshalb zu einem erheblichen Teil an Überdruss an Plänen. Demgegenüber gilt es, den Prozesscharakter des Planens als Methode rationaler Entscheidungsvorbereitung in den Vordergrund zustellen; das Planen damit als Mittel zur Ausnutzung gerade knapper Ressourcen auch in der einzelnen Bibliothek zu nutzen; Schwachstellen der bisherigen Planung zu überwinden. Bibliothek als Mess- und Regelsystem 4

5 Bibliotheksstatistik Marktforschung Die meisten Statistiken sind aber input- und produktorientiert und deskriptiv: Bestand, Katalogisate, Erwerbungsetat, Benutzer, Zahl der Besucher es fehlt der Vergleich und die analytische Perspektive: Effizienz, Effektivität, Qualität Qualitätsmanagement Kennzahlensysteme Evaluationen Audits Beschwerdemanagement Zertifizierung nach ISO 9000 u.a. z.b.: IFLA Indikatoren: Poll, Roswitha; te Boekhorst, Peter: Leistungsmessung in wissenschaftlichen Bibliotheken: Internationale Richtlinien, München: Saur, International Organization, for Standardization: Information and documentation - library performance indicators. Genf: ISO, 1998 [ISO 11620:1998(E)]. Ceynowa, Klaus; Coners, André: Balanced Scorecard für Wissenschaftliche Bibliotheken, Frankfurt/M.: Klostermann, Benchmarking Kundenzufriedenheitsanalyse Betriebsvergleich DBS Indikatorenraster Bibliothekspreise Hochschul-Ranking BIX Evaluationen Audits Happy Customer Index (Infratest) LIBQual+ TM 5

6 Umsetzungsprobleme Anforderungen an Controller Akzeptanz der Daten Interpretationsfähigkeit Qualitative Indikatoren Objektivität Methodik Ziele Datenschutz Betriebsverfassungsgesetz Datengewinnung Erhebungsmethodik Auswertungs-Know-how Informations-Visualisierung Vernetzung Kommunikation aber vor allem: ganzheitliches / systemisches Denken Systems Thinking Fazit Q. Peter Senge: The Dance of Change Wir brauchen mehr Controlling, um den Wandel bewältigen zu können! Nachweise: Berens, Wolfgang; Karlowitsch, Martin: Controlling im Non-Profit- Bereich. In: Controlling und Marketing in Wissenschaftlichen Bibliotheken (COMBI), Bd. 3, hrsg. v. Elisabeth Niggemann u.a., Berlin: DBI, Controlling für Öffentliche Bibliotheken: Wegweiser zu einer effizienten Steuerung, Berlin: dbi, Controlling und Marketing in Wissenschaftlichen Bibliotheken (COMBI). Entwicklung einer praxiswirksamen Marketingstrategie für Hochschulbibliotheken am Beispiel der Universitätsbibliotheken Düsseldorf und Magdeburg, hrsg. v. Elisabeth Niggemann und andere, 3 Bde., Berlin: dbi, Demmer, Christine; Hoerner, Rolf: Heiße Luft in neuen Schläuchen : ein kritischer Führer durch die Managementkonzepte, Frankfurt/M.: Eichborn, Haiber, Thomas: Controlling für öffentliche Unternehmen, München: Vahlen, Hobohm, Hans-Christoph: Grundlagen des Managfement und Strategisches Management. In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. v. Hans-Christoph Hobohm und Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer, Horváth, Peter: Controlling, 7. Aufl., München: Vahlen, Kissel, Gerhard: Bibliotheksmanagement - Anspruch, Wirklichkeit und Perspektiven. In: Zwischen Schreiben und Lesen : Perspektiven für Bibliotheken, Wissenschaft und Kultur ; Festschrift zum 60. Geburtstag von Hermann Havekost, hrsg. v. Hans-Joachim Wätjen, Oldenburg: BIS Verlag, 1995, S Küpper, Hans-Ulrich; Weber, Jürgen: Grundbegriffe des Controlling, Stuttgart: Schaefer-Poeschel, Mittler, Elmar: Bibliotheksplanung. In: Zur Theorie und Praxis des modernen Bibliothekswesens. Bd. 1: "Gesellschaftliche Aspekte", hrsg. v. Wolfgang Kehr, Karl Wilhelm Neubauer und Joachim Stoltzenburg, München: Verlag Dokumentation, 1976, S Picot, Arnold; Reichwald, Ralf; Wigand, Rolf: Die grenzenlose Unternehmung. Information, Organisation und Management. Lehrbuch zur Unternehmens-führung im Informationszeitalter, 5. akt. Aufl., Wiesbaden: Gabler, Senge, Peter; et al.: The Dance of Change. The Challenges to Sustaining Momentum in Learning Organizations. A Fifth Discipline Resource, New York u.a.: Currency Doubleday, te Boekhorst, Peter: Controlling. In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. v. Hans-Christoph Hobohm und Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer, Vollmuth, Hilmar J.: Controllinginstrumente, 2. Aufl., Planegg/München: Haufe, (Taschenguide) 6