letterscan Ihr Scan- und Daten-Dienstleister

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1 letterscan Ihr Scan- und Daten-Dienstleister

2 Ihr Scan- und Datendienstleister Die letterscan GmbH & Co. KG ist Ihr zuverlässiger Partner für Scan- und Datendienstleistungen. Wir digitalisieren sämtliche Dokumententypen vom laufenden Posteingang bis hin zum Bauaktenarchiv formatunabhängig bis DIN A0 und indexieren diese nach Ihren individuellen Vorgaben. Auch Metadaten können wir zur Weiterverarbeitung oder Implementierung in bestehenden Systemen generieren. Eine revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und eine anschließende Vernichtung Ihrer Originale sind dank der Einhaltung der TR-RESISCAN des BSI möglich. 2

3 Branchen Die letterscan GmbH & Co. KG hat sich auf die Bearbeitung besonders sensibler Dokumente spezialisiert. Höchste Zuverlässigkeit, gewissenhafter Umgang ab Übernahme der Dokumente und die Einhaltung eines strengeren Sicherheitskonzepts, als es laut Bundesdatenschutzgesetz verlangt wäre, erlauben uns eine Fokussierung auf die folgenden Bereiche: legal (M&A, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) healthcare (Kliniken, Praxen, Versicherer, Hilfsorganisationen) real estate (Investment, Projektentwicklung, Asset Management) 3

4 Ersetzendes Scannen Alle Prozesse rund um die Bearbeitung der Dokumente unserer Kunden werden lückenlos protokolliert. Besondere streng wird die Einhaltung der Technischen Richtlinie des BSI, die ein ersetzendes Scannen erlaubt, überwacht. Ziel der als TR-RESISCAN abgekürzten Richtlinie ist die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente mit anschließender Vernichtung der Originale; das spart Personal-, Lager- und Logistikkosten. Die letterscan GmbH & Co. KG befindet sich darüber hinaus in der Zertifizierung nach ISO 9001:

5 Prozess TR-RESISCAN Der Prozess zur Einhaltung der TR-RESISCAN umfasst die Schritte der Dokumentenvorbereitung bis zur Integritätssicherung. Prozessschritte jenseits der Integritätssicherung (z.b. Sachbearbeitung, Zwischenspeicherung, langfristige Aufbewahrung und Archivierung) sind nicht Gegenstand dieser technischen Richtlinie. 5

6 Vorteile Die Digitalisierung Ihrer Dokumente bietet viele Vorteile: Prozessoptimierung Standortunabhängiger Zugriff Zeitgleiche oder aufeinander referenzierende Bearbeitung (BPM) Durchsuchbare Dokumente und Nutzung von Metadaten Kostenersparnis Personalkosten: Ablage- und Recherchezeiten entfallen Lagerkosten: Physische Einlagerung entfällt Logistikkosten: Digitaler Zugriff ersetzt Transport der Originale Druckkosten: Kosten für Geräte und Verbrauchsmaterial entfallen 6

7 Produktübersicht Die folgenden Produkte bietet die letterscan GmbH & Co. KG brachenübergreifend an: briefpost.digital letterbox b2b: Posteingang von Unternehmen nach Abteilungen, Mitarbeitern oder Bereichen getrennt letterbox b2e: Privater Posteingang Ihrer Mitarbeiter als Incentivierungsmaßnahme beleg.digital: Beleg- und Rechnungseingang inkl. Metadatenerfassung, Indexierung, Einhaltung individueller Sortierkriterien oder automatischer Import in DMS-, ERP- oder sonstige Systeme. 7

8 Produktübersicht Die folgenden branchenspezifischen Lösungen können jederzeit Ihrem individuellen Bedarf angepasst werden: archiv.digital vertrag.digital kanzlei.digital immobilien.digital patientenakte.digital personalakte.digital datenraum.digital Immobilien.digital manda.digital 8

9 briefpost.digital letterscan digitalisiert den täglichen Posteingang Ihres Unternehmens und stellt ihn nach Mitarbeitern, Abteilungen oder Projekten sortiert papierlos und verschlüsselt zur Verfügung. Sie erhalten Ihre Dokumente standortunabhängig als PDF/A dem ISO-Format für Langzeitarchivierung. Ihre Dokumente sind vollständig durchsuchbar, ein DMS wird nicht benötigt, kann aber jederzeit angebunden werden. Die Originale lassen Sie sich entweder nachsenden, einlagern oder datenschutzkonform vernichten. Die TR-RESISCAN erlaubt die Beweiswert erhaltende Archivierung. 9

10 archiv.digital letterscan digitalisiert und organisiert Ihre bestehende Archivstruktur als PDF/A, dem ISO-Standard für Langzeitarchivierung. Dank OCR-Volltextindexierung durchsuchen Sie Ihre Akten, Ordner und Belege innerhalb von Sekunden ohne Personalbindung auch ohne Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems. Eine spätere Implementierung ist natürlich jederzeit möglich. Gewinnen Sie teure Bürofläche zurück und nutzen Sie archiv.digital für Ihre On- und Offline-Archivierung. 10

11 datenraum.digital Gerade im Mergers & Acquisitions-Umfeld sowie der Immobilienbranche gewinnen virtuelle Datenräume immer mehr an Bedeutung. Dort müssen Dokumente den verschiedenen Parteien mit hoher Zugriffsgeschwindigkeit, indexiert und durchsuchbar zur Verfügung gestellt werden, dabei jedoch vor unberechtigtem Zugriff Dritter geschützt sein. letterscan bietet mit datenraum.digital verschlüsselte und dezidierte Server, die Digitalisierung und Indexierung der bereitzustellenden Dokumentenklassen sowie der anbietenden Seite alle Möglichkeiten zur Rechteverwaltung und Zugriffsauswertung. 11

12 Implementierung & Services Rund um die aufgeführten Produkte unterstützen wir Sie gerne bei allen vor- und nachgelagerten Prozessen: Datenschutzkonformer Transport Übernahme und Protokollierung der Originaldokumente Implementierung von Metadaten in bestehende Systeme Individuelle Erstellung von Indices Beweiswert erhaltende Archivierung Einlagerung der Originale (inkl. Zugriff via Scan on Demand) Datenschutzkonforme Vernichtung der Originale 12

13 Kontakt Wenn Sie Fragen zu unseren Produkten haben oder für Ihr Unternehmen eine maßgeschneiderte Lösung benötigen, beraten wir Sie gerne persönlich. Unser Büro finden Sie im Münchner Westen, gut angebunden an alle Autobahnen, Hauptbahnhof und die Flughafen-S-Bahn. letterscan GmbH & Co. KG Landsberger Straße München T: E: W: 13

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