Projektteam. Philipp Schärli, Gemeinde Buchrain. Beat Bucher, Gemeinde Buchrain. Bernhard Bühlmann, 4teamwork

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1 Präsentation SSGI

2 Projektteam Philipp Schärli, Gemeinde Buchrain Beat Bucher, Gemeinde Buchrain Bernhard Bühlmann, 4teamwork

3 Vorgehen / Umsetzung Mehrere Workshops zum Thema Komplettes Dossier mit anonymisierten Dokumenten erstellt Zeitachse Erreichte Ziele

4 Zielsetzungen 1. Registraturplan abbilden 2. Abbildung Kernprozesse 3. Abbildung der relevanten Informationen / Metadaten 4. Regelung der digitalen Berechtigungen 5. SuisseID (Beispiel: Login Amt für Migration) 6. Langzeitarchivierung

5

6 Plone ist ideal zur flexiblen Abbildung von Hierarchien und Arbeitsgruppen im Intra- und Internet Jetzt herunterladen:

7 eine Community, entstanden im Umfeld der Open Source Software Plone eine Produktpalette auf der Basis von Plone zur Umsetzung der E- Government-Strategie Schweiz ein unkonventioneller Vorgehensansatz, um das kreative Potential des schweizerischen föderalistischen Systems aufzuzeigen und wegweisend auszuschöpfen.

8 OpenGever Systemübersicht Webbasiert Integration externer Systeme

9 "Plone verliert vielleicht einen 100 Meter Sprint, aber im Zehnkampf ist das System unschlagbar!" Christoph Brütsch, Projektleiter Kanton Zug

10 Der egovernment Zehnkampf Webauftritt Electronic Publishing Persönliche Startseite Publisher Intranet BPM Steuerung Geschäftsprozesse Mein Konto egov Dienste Geschäftsverwaltung

11 Anforderungen 20 Min

12 Anforderung 1: Registraturplan abbilden Screenshot Metadaten Aufbewahrungsfristen Berechtigungskonzept

13

14 Anforderung 2: Abbildung von 3 Kernprozessen

15 Prozesslandkarte Gemeinde Buchrain

16 Einbürgerung Screenshot Papierdokumentation Screenshot von grafischer Prozess Darstellung Prozess wurde mit Workflowtool modelliert

17 Die Schritte im Prozess Neues Dossier erstellen Dokumente scannen und ablegen Archivierung Prozess starten oder Aufgaben hinzufügen und zuweisen Externe Personen in Prozess integrieren (Beispiel: Amt für Migration, Sonja Hasler)

18 Dokumente

19 Checklisten Im Prozess wird im aktuellen Schritt die Checkliste aufgelistet

20 Anforderung 3 Abbildung der Metadaten Metadatenmodell OpenGever: Aufbewahrungsfristen, Klassifizierung, etc.) Journal von Dokumenten und Dossiers

21 Anforderung 4: Berechtigungssystem Beispiel: Sonja Hasler

22 Anforderung 5: Digitale Signatur / SuisseID Login mit SuisseID Digitlale Signatur mit SuisseID

23 Anforderung 6: Ablieferungsschnittstelle ECH0039: Standard für Datenaustausch

24 Beurteilung durch Gemeindevertreter Ca. 8 min

25 Abgrenzung Buchrain war als Pilotgemeinde tätig. Wir bildeten die drei verlangen Prozesse gemäss Aufgabenstellung des SSGI ab kein produktiver Betrieb des Systems wie bei Vorredner Ein Wechsel kommt frühestens im 2012/2013 nach der geplanten Ablösung unser Fachapplikation in Frage.

26 Feststellungen Prozesse müssen schriftlich dokumentiert sein (Prozesslandkarte) -> Prozesse stehen im Mittelpunkt. GEVER-Software muss sich den Prozessen anpassen und nicht umgekehrt Schnittstellen (GEVER-Software muss mit Fachapplikationen <z.b. IT&T, GEKO, Klib, etc.> und Internetlösung kommunizieren können) In GEVER-Software müssen Geschäfte in Dossiers zusammengeführt werden können. GEVER muss für die ganze Verwaltung gelten (flächendeckend)-> keine nur Kanzleilösung installieren, sonst können die Vorteile von einer GEVER Lösung nicht vollumfänglich ausgeschöpft werden.

27 Ziel / Wunsch / Vision Führungscockpit (Persönliche Startseite à Dashboard): Übersicht über Stand der laufenden Projekte auf einen Blick, z.b. Einbürgerungsprozess, laufende Gemeinderatsgeschäfte, etc. Die erteilten und erledigten Aufträge werden zentral projektbezogen ausgewertet und so ist jederzeit der Stand der Arbeit ersichtlich. Somit kann ich als verantwortliche Person jederzeit steuernd eingreifen. Kundennähe: GEVER ermöglicht noch mehr Kundennähe Vorbild Amazon-Shop. Jederzeit kann der Status einer Bestellung nachverfolgt werden. Dies wird mittels einer GEVER-Lösung auch auf der Verwaltung möglich werden. Durch GEVER wird es möglich werden, dass ein Bürger jederzeit über seine eingereichten Gesuche den aktuellen Stand via Internet abrufen kann. Als Beispiel der Einbürgerungsprozess, Baubewilligungsgesuch, Prämienverbilligung, Anmeldung, Wohnsitzbestätigungs-Bestellung, etc. Der Kunde kann online abfragen, was für Unterlagen fehlen, welcher Status das Gesuch aufweist, welche Termine anstehen, etc.

28 Erkenntnisse GEVER kann nur erfolgreich eingeführt werden, wenn die Führung (Gemeinderat / Verwaltungsleitung) voll und ganz dahinter steht. Damit Gemeinden schneller zu einer GEVER-Lösung wechseln, sollten Muster Berechtigungskonzepte, Weisungen, organisatorische Abläufe, etc. vorhanden sein. Im Kanton Luzern könnte eine solche Dokumentation vom Gemeindeschreiberverband erarbeitet werden (Kochbuch). Trivial aber nicht zu unterschätzen. GEVER löst den heutigen Explorer ab. Die Ablage der elektronischen Daten erfolgt strukturiert und projektbezogen im GEVER System nach dem Registraturplan. Bei dieser Gelegenheit muss der aktuelle gültige Registraturplan hinterfragt werden. Genügt er noch den zukünftigen Anforderungen oder muss auf einen neuen Registraturplan gewechselt werden? Registraturplan in Anlehnung an das HRM Modell. GEVER bedeutet Arbeit. Alle müssen wollen und am gleichen Strick ziehen. GEVER bringt Transparenz in laufende Geschäfte. Dies kann zu widerständen führen. Aus diesem Grund ist eine offene und ehrliche Kommunikation wichtig.

29 Vielen Dank!

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