Management und Langzeitaufbewahrung von digitalen Informationen im Gemeindeumfeld

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1 Verein Schweizerische Städte- & Gemeinde-Informatik Management und Langzeitaufbewahrung von digitalen Informationen im Gemeindeumfeld 30. November 2010, Swisscom-Center Olten I I I I I I I II IIII III IIII IIIIII III IIIII IIIIIIIIIIIIIIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Verein SSGI 2010

2 Projektteam Philipp Schärli, Gemeinde Buchrain Beat Bucher, Gemeinde Buchrain Bernhard Bühlmann, Bruno Bütler, Soreco Publica Barbara Hurter, Soreco Publica

3 Vorgehen / Umsetzung Mehrere Workshops zum Thema Komplettes Dossier mit anonymisierten Dokumenten erstellt Alle Vorgaben konnten umgesetzt werden

4 eine Community, entstanden im Umfeld der Open Source Software Plone eine Produktpalette auf der Basis von Plone zur Umsetzung der E- Government-Strategie Schweiz ein unkonventioneller Vorgehensansatz, um das kreative Potential des schweizerischen föderalistischen Systems aufzuzeigen und wegweisend auszuschöpfen.

5 Lösungsarchitektur PloneGov Webauftritt Electronic Publishing Persönliche Startseite Publisher Intranet Extranet BPM Steuerung Geschäftsprozesse Mein Konto egov Dienste Geschäftsverwaltung

6 OpenGever

7 Anwendungsfälle

8 Xpert.ivy BPMS 1. Umsetzung von Geschäftsprozessen direkt in Software 2. Kein Umweg über externe Spezifikation und Programmierung 3. Der Prozess ist Spezifikation und Lösung 4. Eine Software verbindet alle am Prozess beteiligten Stellen und Systeme 5. Der System bedient die Benutzer,nicht umgekehrt 6. Flexibilität

9 Umsetzung der Anforderungen 1. Registraturplan abbilden 2. Abbildung Kernprozesse 3. Abbildung der relevanten Informationen / Metadaten 4. Regelung der digitalen Berechtigungen 5. SuisseID (Beispiel: Login Amt für Migration) 6. Langzeitarchivierung

10 Anforderung 1: Registraturplan abbilden

11 Anforderung 2: Abbildung von 3 Kernprozessen Prozessbeschreibung in grafische BPM Darstellung überführt BMP-Modell kann in einen ausführbaren Prozess umgewandelt werden Der Prozess steht in den Vorlagen für die Standardabläufe zur Verfügung

12

13 Workflow steht als Standardablauf zur Verfügung

14 Starten des Workflows im Dossier

15 Die Schritte im Prozess Neues Dossier erstellen Dokumente scannen und ablegen Archivierung Prozess starten oder Aufgaben hinzufügen und zuweisen Externe Personen in Prozess integrieren (Beispiel: Amt für Migration, Sonja Hasler)

16 Arbeiten mit Dossiers

17 Dossier Übersicht

18 Dokumente

19 Anforderung 3: Dossier Metadaten

20 Anforderung 3: Journal

21 Anforderung 4: Berechtigungskonzept Hierarchische Berechtigungen Automatische Vererbung Übernahme der Berechtigunegn aus Active Directory oder IAM

22 Anforderung 4: Berechtigungssystem Beispiel: Sonja Hasler, Amt für Migration Kanton Luzern

23 Anforderung 5: Digitale Signatur / SuisseID Login mit SuisseID Ab sofort als Plugin verfügbar Digitlale Signatur mit SuisseID

24 Anforderung 6: Ablieferungsschnittstelle Automatische Generierung von PDF/A Metadaten der Registraturposition bestimmen Ablieferung ech0039: Standard für Datenaustausch

25 Beurteilung durch Gemeindevertreter

26 Abgrenzung Pilotgemeinde Buchrain Kein produktiver Betrieb Allfällige Einführung: frühestens 2012/2013

27 Feststellungen Prozesse stehen im Mittelpunkt

28 Feststellungen GEVER-Software muss: flexibel sein; offen für Schnittstellen sein; Dossier führen können; für die ganze Verwaltung gelten (keine Kanzleilösung).

29 Ziel / Wunsch / Vision Führungscockpit (Übersicht dank GEVER über laufende und pendente Geschäfte) Kundennähe (Online Status-Abfragen von Geschäften)

30 Erkenntnisse Oberstes Führungsgremium muss hinter GEVER stehen Ein Kochbuch sollte für die Einführung einer GEVER Lösung angeboten werden GEVER löst den heutigen Explorer ab. Heutige unstrukturierte Daten erhalten eine Struktur bei der Ablage. Wichtig: moderner Registraturplan GEVER bedeutet Arbeit GEVER bringt Transparenz -> Gefahr: Widerstand

31 Kontakt Gemeinde Buchrain Philipp Schaerli Hauptstrasse Buchrain 4teamwork GmbH Bernhard Bühlmann Engehaldenstrasse Bern philipp.schaerli at buchrain.ch b.buehlmann at 4teamwork.ch

32 Verein SSGI 2010 Vielen Dank!

Projektteam. Philipp Schärli, Gemeinde Buchrain. Beat Bucher, Gemeinde Buchrain. Bernhard Bühlmann, 4teamwork

Projektteam. Philipp Schärli, Gemeinde Buchrain. Beat Bucher, Gemeinde Buchrain. Bernhard Bühlmann, 4teamwork Präsentation SSGI 30.11.2010 Projektteam Philipp Schärli, Gemeinde Buchrain Beat Bucher, Gemeinde Buchrain Bernhard Bühlmann, 4teamwork Vorgehen / Umsetzung Mehrere Workshops zum Thema Komplettes Dossier

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