Geschäftsprozessoptimierung

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1 Geschäftsprozessoptimierung Kurzdarstellung Saarbrücken November 2011 Ihr Partner für Analyse - Konzeption - Implementierung

2 Definition Ziel einer Geschäftsprozessoptimierung ist es Optimierungspotenziale aufzuzeigen und diese in der Folge zu realisieren. Eine Prozessanalyse vom Kunden zum Kunden ist vor allem notwendig, da in komplexen Systemen Optimierungsmaßnahmen in Einzelbereichen oft zur Verschlechterung des Gesamtsystems führen. Zunächst stehen in Prozessanalysen Organisationsstrukturen und Prozesse im Vordergrund. Viele Optimierungsmaßnahmen sind aber auch durch Änderung der IT-Systeme oder erst durch deren Einsatz möglich. Die Detailgenauigkeit eines IT-Alignments kann im Rahmen einer Prozessanalyse oft nicht in der gesamten Breite erreicht werden, so dass die Prozessoptimierung und das IT-Alignment zwei sich ergänzende Untersuchungsmethoden darstellen. 2

3 Vorgehensweise I Standort bestimmen Geschäftspolitische Ausrichtung aufnehmen Prozessinventur erstellen Analysetiefe definieren Unternehmensstruktur abbilden Relevante Kennzahlen erheben Prozesse am Kunden orientieren Organisation an Prozesse anpassen Prozessschleifen reduzieren Informationsfluss optimieren Redundanzen reduzieren Schnittstellen reduzieren Strategische Orientierung Geschäftsprozess- und Organisationsstruktur-Design Analyse Soll Konzeption Umsetzung Veränderungsmanagement Ist-Organisation aufnehmen und bewerten Ist-Prozesse aufnehmen und bewerten IT-Systeme aufnehmen und bewerten Kennzahlen und Produkte aufnehmen und bewerten Risiken aufnehmen und bewerten MT-Berater in Projektteam integrieren Know-how während des Projektes transferieren Nach Bedarf informieren und motivieren 3

4 Vorgehensweise II Strategische Orientierung Geschäftsprozess- und Organisationsstruktur-Design Analyse Soll Konzeption Umsetzung Veränderungsmanagement Aufgaben zur Umsetzung der Soll-Konzeption festlegen Aufgaben exakt definieren Umsetzungsverantwortung übernehmen Aufgaben zuordnen Umsetzungsprojekt steuern Bei Bedarf Konzepte während der Projektlaufzeit an geänderte Ausgangssituationen anpassen 4

5 Beispiel: Gesamtergebnis Maximal eingeschätztes Potenzial i.h.v. ~ p.a. Maßnahmen Potenzialeinschätzung p.a. 11 Ablaufveränderungen/ -standardisierung 2 Änderung von Strukturen und Schnittstellen 31 8 IT Änderungen ~ Änderung von Rahmenbedingungen 2 Produktanpassung / -entwicklung 37 Quick wins Handlungsfelder, die direkt durch die verantwortliche Abteilung mit Unterstützung der Abt. IT umgesetzt werden können ~ ~

6 Beispiel: Strukturelle Optimierungsvorschläge auf Basis des System 3.2 (I) Auf Basis des bisher bekannten Funktionsumfangs von System 3.2 stellen sich keine neuen strukturellen Anforderungen an die Organisation des KreditCenters, daher bieten sich für die Gestaltung weiterhin die beiden klassischen Aufbauorganisationsformen sowie ggf. Mischformen an: Verrichtungsorientiert: Kundengruppen / Marktorientiert: BL KC BL KC Bestandsbearbeitung Antragsbearbeitung Sicherheiten Wertermittlung Bilanzanalyse PK GK FK L&A ISA Vorteile: Vorteile: Einheiten mit großem Spezial-Wissen Ggf. Synergieeffekte durch fabrikhaftes Arbeiten Nachteile: Viele Prozessschnittstellen Wenig Flexibilität gegenüber Markt Nur eine Einheit hin zum Kunden Priorisierung der Arbeiten innerhalb der Teams Nachteile: Spezialwissen muss überall vorliegen In kleinen Gruppen Vertretungsproblem für Spezialthemen 6

7 Beispiel: Strukturelle Optimierungsvorschläge auf Basis von System 3.2 (II) ManagementTeam empfiehlt, die heute vorhandene kundengruppenorientierte Strukturorganisation beizubehalten. Eine stärkere Fokussierung auf interne Kunden ist möglich. Um Synergie-Effekte zu nutzen, können Spezialthemen in einer Service-Einheit gebündelt werden. Z.B. Datenqualität, Prozessmanagement, 18 Management, Wertermittlungen. Beispiel einer möglichen Zielstruktur: BL KreditCenter PK GK FK L&A Intensiv Sanierung Abwicklung Gemeinsame Kunden Gemeinsame Kunden Ähnliche Vorgehensweise Qualität u. Service Outsourcingpotential: - PK Neugeschäft - PK Bestandsgeschäft - Abwicklung Wertermittlung 7

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