Change Management als Grundlage einer prozessorientierten Umorganisation

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1 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften Kiel, 13. Mai 2011 Change Management als Grundlage einer prozessorientierten Umorganisation Rainer Christian Beutel, Vorstand der KGSt Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

2 Change Management und Prozessorientierung Gehören untrennbar zusammen, denn Change Management ist erforderlich, damit die Akteure sich von tradierten Zuständigkeitsstrukturen (Dezernate, Fachbereiche) lösen und sich zu prozessorientiertem Denken und Handeln hinbewegen können. Prozessorientierung bedeutet nicht nur die Produktion von Verwaltungsdienstleistungen neu zu gestalten, sondern erfordert auch ein anderes Denken und Handeln, das vom Kundennutzen und der Ergebnisorientierung bestimmt wird. Change Management und Prozessorientierung ermöglichen Verwaltungen, neue Wege zu gehen und sich nachhaltig zu verändern. Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

3 Change Management und Prozessorientierung Wir können als kommunaler Fachverband für unsere 1750 Mitglieder mit 67 Millionen Einwohnern feststellen, dass das Interesse am Thema Prozesse in letzter Zeit gestiegen ist. Dabei haben insbesondere folgende Themen an Bedeutung gewonnen: Die Prozessoptimierung als Methode einer systematischen Haushaltskonsolidierung ohne Qualitätseinbußen. Die organisationsübergreifende Gestaltung und Optimierung von Prozessen zur Verbesserung des Nutzens für die Bürger. Die Festlegung von gemeinsamen Prozess- und Qualitätsstandards als Zielvorgabe für Prozess. Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

4 Herausforderung Prozessorientierung: Prozesse verändern Denken und Handeln, aber auch Strukturen und Organisationen Meine Organisationseinheit macht Der Bürger hat ein Anliegen Zentrale Dienste Bürger Bau Umwelt Verkehr Zentrale Dienste Bürger Bau Umwelt Verkehr Change Management Von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

5 Change Management und Prozessorientierung Change im Sinne von Prozessorientierung statt klassischer Funktionsorientierung wird forciert durch neue Herausforderungen wie das Management des demografischen Wandels. Mit Prozessen werden 90% der Bürger erreicht und 90% des Geldes bewegt. Die Konsolidierungspotenziale bei gleichbleibender bis steigender Qualität liegen bei 20% bis 40%. Beispiel: QM in der Bauaufsicht Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

6 Prozessoptimierung in der kommunalen Praxis am Beispiel einiger KGSt -Mitglieder die Stadt Esslingen am Neckar hat fast 200 Prozesse aufgenommen, in einer Datenbank dokumentiert und die Verknüpfung zu ihren Produkten und den Stellenbeschreibungen hergestellt. Sie baut Prozessmanagement systematisch und strategisch auf. die Stadt Dortmund weitet das Prinzip einer einheitlichen Anlaufstelle (Frontoffice) auf die elektronischen Dienstleistungen systematisch aus und richtet ihre IT- Dienstleistungen an Standards aus. die Stadt Graz hat ihre Prozesse modelliert und dokumentiert, diese systematisch optimiert, auf ihre Kunden ausgerichtet und flächendeckend mit IT-Services unterstützt. die Stadt Stuttgart baut Prozessmanagement im Rahmen von Umwelt- und Qualitätsmanagement auf und legt dabei klare Rollen der Prozessverantwortung fest. Hier unterstützt die Prozessbetrachtung die Wissensweitergabe in der Organisation und die Ergebnisorientierung der Mitarbeiter. Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

7 Kommunen optimieren ihre Prozesse, weil sie im Rahmen einer systematischen Haushaltskonsolidierung Kostensenkungen realisieren müssen. Schwachstellen, die in einem Prozess bestehen, beseitigen müssen. die Qualität der Dienstleistung für den Bürger und Kunden sicherstellen wollen. IT-Lösungen einführen, die interne Effizienzgewinne ermöglichen und gleichzeitig einen zeitgemäßen Service für den Bürger schaffen. ihre Prozesse an gesetzliche Vorgaben anpassen, wie beispielsweise bei der Einführung der EU-DLR. mit anderen Partnern in Netzwerken prozessbezogen zusammen arbeiten, beispielsweise im Sinne eines Shared Services. Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

8 Prozessorientierung ohne Change geht es nicht (das Eisbergmodell) Prozessdokumentation IT- Unterstützung Rechtl. Grundlagen Standards Prozessverantwortung Umgang m. Transparenz Denkmuster Macht Arbeiten mit Ergebnisorientierung Gewohnheit Kultur bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

9 Herausforderung: Arbeiten in Netzwerken Dezentralisierung Zentralisierung Vernetzung? Produkte Auftraggeber-/- nehmerleistung Prozesse Shared Services Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

10 Netzwerke - Herausforderung für den Wandel Erfolg oder Misserfolg einer organisatorischen Veränderungen wird durch die Akteure im Veränderungsprozess bestimmt. Die Bündelung von Dienstleistungen über mehrere Organisationen/ Organisationseinheiten hinweg ist ein komplexes und lang andauerndes Vorhaben. Wichtig für den praktischen Erfolg sind Konsequente Prozessorientierung bestimmt die Zusammenarbeit, das Arbeiten nach Prozessstandards und -verantwortung ist für alle Beteiligten Grundlage und Herausforderung zugleich Die Chemie muss stimmen Arbeiten im Netzwerk ist eine vertrauensintensive Zusammenarbeit Machtverlust ist ein unterschwelliges Motiv, Zusammenarbeit auszubremsen Kommunikation ist wichtig und kann diese Bremsen lösen Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

11 Netzwerke entstehen durch die Integration von Prozess- und Change Management Verstehen Strukturieren Verändern Beherrschen Veränderung von harten Faktoren (Prozesse, Strukturen etc.) Veränderung von weichen Faktoren (Rollen, Führungsstil, Verhalten etc.) Prozessmanagement in der Organisation leben Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

12 Netzwerke werden über Prozesse gesteuert und benötigen ein Prozessmanagement Ganzheitlicher Ansatz zur Steuerung der Organisation Systematische und kontinuierliche Gestaltung, Optimierung und Steuerung von Prozessen Dauerhafte Prozessorientierung Institutionalisierte Prozesssteuerung Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

13 Prozessgestaltung & -optimierung Organisationsmodell & Prozessverantwortung Prozesssteuerung & -controlling Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

14 Organisationskultur Strategieorientierung Kundenorientierung Führungsverantwortung Mitarbeiterorientierung Prozessgestaltung & -optimierung Organisationsmodell & Prozessverantwortung Prozesssteuerung & -controlling Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

15 Kontinuierliche Verbesserung und Lernen Organisationskultur Strategieorientierung Kundenorientierung Führungsverantwortung Mitarbeiterorientierung Prozessgestaltung & -optimierung Organisationsmodell & Prozessverantwortung Prozesssteuerung & -controlling Kontinuierliche Verbesserung und Lernen Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

16 Prozessorientierung und Change Management Prozessorientierung setzt bei allen Beteiligten eine Verhaltens- und Orientierungsveränderung voraus, die der Veränderungsprozess selbst erst erzeugt. Die Quellen der organisationalen Veränderungsfähigkeit hin zu einer Prozessorientierung liegen im Wissen und Können der Mitarbeiter. Prozessorientierung schafft eine andere Organisationskultur und eine andere Organisationskultur schafft Veränderungen! Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

17 Prozessorientierung fordert Kommunikation, ohne Kommunikation gibt es keine Veränderung Veränderungen entstehen durch direkte Kommunikation. Führungskräfte nehmen eine der schwierigsten und wichtigsten Rollen zugleich in Veränderungsprozessen ein: sie steuern den Prozess und müssen Mitarbeiter befähigen, veränderte Verantwortungen und Rahmenbedingungen anzunehmen. Sie selbst müssen gleichzeitig noch lernen prozessorientiert zu arbeiten. Führungskräfte sind ein kritischer Erfolgsfaktor im gesamten Veränderungsprozess. Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

18 Change und das Arbeiten in Netzwerken Herausforderungen im Projekt Bei Projekten, in denen eine neue Organisation im Sinne eines SSC gegründet wird, muss schon im Projektverlauf große Aufmerksamkeit auf die Schaffung einer gemeinsamen Kultur und den gemeinsamen Umgang miteinander, gelegt werden. Die gemeinsame Arbeit zur Harmonisierung und Standardisierung von Prozessen birgt die Chance konkret an dem künftig gemeinsamen Prozess zu arbeiten und sich an den Umgang miteinander zu gewöhnen. Gelingt diese Arbeit, so ist der Grundstein für eine gemeinsame Kultur aller Mitarbeiter eines SSC gelegt. Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

19 Change und das Arbeiten in Netzwerken Herausforderungen im Betrieb Neue prozessbezogene Arbeitsteilung mit Dritten beherrschen und leben lernen. Auftragnehmer- und Auftraggeberbeziehung erfordert einen Rollenwechsel vom Produzenten zum Besteller einer Dienstleistung = vom WIE zum WAS Die Beteiligten müssen mitgenommen werden, um Ängste abzubauen und den Rollenwechsel als Chance zu begreifen individuell abgestimmtes Qualifizierungs- und Fortbildungskonzept, Personal- und Organisationsentwicklungskonzept, Transparente, jederzeit verfügbare Informationen. Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

20 Das Thema Prozesse in der Arbeit der KGSt Von der Prozessoptimierung zum Prozessmanagement Bericht In sechs Schritten zum optimierten Prozess Prozesse in Vergleichsringen und Projektbegleitungen Bericht Prozessmanagement Steuerungsprozesse LEISTUNGSER- STELLUNGSPROZESSE Stützprozesse Vorhaben KGSt- Prozessbibliothek Multiklientenstudie Effizientes E-Government" (b.i.t.consult GmbH & KGSt) Seminarreihe GPO 1-5 (2-3 mal jährl.) zusätzlich Mentoring-Angebot & weitere Seminare KGSt Begleitung KDV Modellierungsstandard und Folgeprojekte Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

21 Prozess- und Changemanagement unterstützen den erforderlichen Wandel des gewohnten strukturellen Denkens und Handelns. sind zusammen Dreh- und Angelpunkt für eine prozessorientierte Neuausrichtung. sind Basis für die Arbeit in Netzwerken. Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

22 KGSt FORUM September Congress Centrum Nürnberg Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

23 WIR STÄRKEN KOMMUNEN Innovative Kommune Wir stärken professionelles Management, Führung und Wandel Nachhaltige Kommune Wir stärken zukunfts- und wirkungsorientiertes Handeln Attraktive Kommune Bürgerkommune Wir stärken wirtschaftsfreundliche Milieus Wir stärken Teilhabe und Engagement der Bürger Vielfältige Kommune Wir stärken Pluralität und Toleranz Vernetzte Kommune Wir stärken kommunale Arbeit mit öffentlichen und privaten Partnern Konzern Kommune Wir stärken Strategie und Steuerung Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

24 Bildquellen: Folie 9: Folie 18: Folie 18: Folie 21: Zugriff: Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai

25 Kontakt Rainer Christian Beutel Telefon: +49 (0)221/ Telefax: +49 (0)221/ Rainer Christian Beutel KGSt 2011 Jahrestagung der Deutschen Sektion des Internationalen Instituts für Verwaltungswissenschaften - Kiel, 13. Mai