ZWH Zentralstelle für die. Geschäftsprozessoptimierung für Bildungsstätten (GPO)

Transkript

1 Zentralstelle für die Weiterbildung im Handwerk ZWH-Initiative: Geschäftsprozessoptimierung für Bildungsstätten (GPO) 1

2 Informationen zu GPO 2

3 Entwicklung von GPO Das GPO-Verfahren wurde im Rahmen des BIBB-Modellversuchs Internetgestütztes Management-Informationssystem (IMI) für überbetriebliche Berufsbildungszentren entwickelt (Laufzeit 02/ /2007). Seit Oktober 2005 bietet die Zentralstelle für die Weiterbildung im Handwerk (ZWH) GPO als Benchmarkingverfahren an Dadurch wurde gewährleistet, dass das ZWH-Benchmarking konkret auf die Bedürfnisse von Berufsbildungsstätten ausgerichtet wurde. 3

4 Prozessorientierung GPO ist als Methode zum Vergleich und zur Orientierung an der besten Einrichtung ein komplexes Verfahren. Nach Sichtung der im Markt vorhandenen Verfahren und einem Abgleich mit den Bedürfnissen von Berufsbildungsstätten des Handwerks, eignet sich ein Verfahren, das Berufsbildungsstätten dabei hilft, vorhandene Prozesse zu identifizieren und Potenziale aufzuzeigen. Das gelingt, wenn nicht ausschließlich Finanzkennzahlen, sondern in erster Linie Organisationsprozesse verglichen werden, die für Berufsbildungsstätten typisch sind. 4

5 Worauf zielt das Verfahren ab? Kontinuierliche Qualitätssicherung: Im Rahmen des GPO-Verfahrens werden im regelmäßigen Turnus über 140 Leistungsfaktoren von Berufsbildungsstätten überprüft und Maßnahmen zur Ausschöpfung des identifizierten Entwicklungspotenzials erarbeitet. Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit: Um der Marktsituation im Bildungsbereich adäquat zu begegnen, sind innovative und erfolgreiche Strategien gefragt. Das GPO-Verfahren stellt eine effektive Methode dar, um von den besten der Branche zu lernen und dadurch die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Optimierung des Bildungsmanagements: g Das GPO-Verfahren zielt auf die Verbesserung organisatorischer Prozessabläufe in Abstimmung mit dem Markt und dem eigenen Angebot ab. Durch einen gezielten Erfahrungsaustausch können Best Practice Lösungen transferiert und im strategischen Bildungsmanagement der eigenen Organisation implementiert werden. 5

6 Produkte/ Dienstleistungen für Teilnehmer Fragenkatalog Herzstück des Benchmarkings ist ein Fragenkatalog, der mit seinen über 140 Fragestellungen alle Bereiche einer Bildungsorganisation umfasst. Ranking Jede Berufsbildungsstätte erhält ein Ranking, das detailliert aufführt, in welchen Bereichen sie führend ist und wo Entwicklungspotenziale bestehen. Management-Report Auf der Grundlage des Rankings wird für jede Bildungsstätte ein kurzgefasster Management-Report verfasst, der die größten Entwicklungspotenziale in Verbindung mit konkreten Optimierungsempfehlungen p g aufzeigt. Erfahrungsaustausch Jedes Jahr finden zwei Workshops zum Erfahrungsaustausch statt, die jeweils ein konkretes k Thema (z.b. Controlling oder Vertrieb) behandeln. 6

7 Effekte des Verfahrens: Transparenz der organisatorischen Aufstellung Feststellung des Entwicklungspotenzials Identifizierung von Maßnahmen zur Optimierung Austausch von bewährten Lösungen Knowhow-Zuwachs bei Führungskräften 7

8 Referenzen: Entwicklungspartner Die Handwerkskammern Lüneburg-Stade, Mannheim und für München und Oberbayern haben sich aktiv an der Entwicklung des GPO-Verfahrens beteiligt. Berufsbildungsstätten des Handwerks Aktuell nehmen 26 Handwerkskammern am GPO-Verfahren teil. Abstimmung mit ZDH & HPI Das GPO-Verfahren wurde mit dem Heinz-Piest-Institut und dem Zentralverband des Deutschen Handwerks abgestimmt. Empfehlung des BIBB Das Bundesinstitut für Berufsbildung empfiehlt die Teilnahme an derartigen Maßnahmen der Qualitätssicherung und berücksichtigt das Mitwirken hieran auch im Rahmen seiner Förderentscheidungen. 8

9 Originaltöne: Olaf Klang, BBZ der HWK Lüneburg-Stade Die ganzheitliche Betrachtung dieses Verfahrens eröffnet neue Blickwinkel und Lösungsmöglichkeiten für die anstehenden Herausforderungen von Bildungsstätten. Axel Eller, BiA der HWK Mannheim Die ZWH Potenzialanalyse ist eine sehr gute Ergänzung zu unseren Finanzkennzahlen und zeigt auf einen Blick, wo es Probleme gibt und wie man sie marktorientiert lösen kann. Max Stadler, BZ Traunstein der HWK für München und Oberbayern Das ZWH-Verfahren ist eine konkrete Standortanalyse und ermöglicht durch den Vergleich mit anderen Bildungsstätten den gezielten Austausch von funktionierenden Lösungen. Ralf Hanke und Alexander von Lützow, BBZ der HWK Hildesheim-Südniedersachsen Die Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen steht dem entwickelten Benchmarking-Verfahren der ZWH für die Bildungsstätten des Handwerks sehr positiv gegenüber, weil wir glauben, dadurch d über ein Werkzeug zu verfügen, um die Kernprozesse unserer Bildungseinrichtung einer verbesserten Analyse unterziehen zu können. 9

10 Pluspunkte: Bewährte Methodik Das GPO-Verfahren basiert auf der bewährten PulseRate-Benchmarking-Methode von der PerformNet AG zum prozessorientierten Vergleich von Bildungsorganisationen. Bisherige Erfahrungswerte Da der Vergleich von Bildungsstätten nicht unumstritten ist, hat die ZWH bereits Erfahrungen mit typischen Schwierigkeiten gemacht, die entsprechend berücksichtigt wurden. Anonymität Sämtliche Daten, die erhoben werden, gelangen nicht an die Öffentlichkeit. Die Ergebnisse der einzelnen Kammern werden jedoch im Kreis der Teilnehmer kommuniziert. Anpassungsfähigkeit Das Verfahren unterscheidet zwischen der überbetrieblichen Lehrlingsunterweisung, der Meistervorbereitung, der offenen Fort- und Weiterbildung sowie der Kooperation mit der Bundesagentur für Ab Arbeit und berücksichtigt hi somit unterschiedliche h Ab Arbeitsschwerpunkte von Bildungsstätten. 10

11 Funktionsweise des ZWH-Benchmarking 11

12 Ablauf des Verfahrens: Einführungsworkshop Kennenlernen der Methode und des Ablaufs Vorstellung und exemplarische Bearbeitung des Fragebogens Potenzialanalyse Bearbeitung und Ausfüllen des Fragebogens Diskussion der Fragestellungen im Kollegenkreis der Bildungsstätte Teilnehmerranking Individuelle Ergebnisse der Potenzialanalyse für jede einzelne Bildungsstätte Zusammenführung aller Ergebnisse in ein vergleichendes Ranking Strategieentwicklung Analyse der Ergebnisse (Potenzialanalyse & Ranking) im Kollegenkreis der Bildungsstätte Schlussfolgerung und Festlegung von Optimierungszielen Erfahrungsaustausch Besprechung der Ergebnisse im Teilnehmerkreis Präsentation und Austausch bewährter Lösungen und Strategien im Teilnehmerkreis 12

13 Zeitlicher Aufwand für Teilnehmer: Einführungsworkshop 1-2 Tage Potenzialanalyse 1-2 Tage (Netto-Zeit - nicht immer kann der Fragebogen am Stück bearbeitet werden) Teilnehmerranking kein zeitlicher Aufwand für die Bildungsstätte die Auswertung übernimmt die ZWH Strategieentwicklung 1 Tag Erfahrungsaustausch 2 Tage (2 Workshops im Jahr) 13

14 Einführungs- Workshop Potenzial- Analyse Teilnehmer- Ranking Strategieentwicklung Erfahrungsaustausch Wie funktionieren die Tools und die Methode? Wie sieht es in unserer eigenen Organisation aus? Wo stehen wir im Vergleich mit anderen aus der Branche? In welchen Bereichen wollen/ müssen wir uns verbessern? Wie machen es die Anderen? Was können wir übernehmen? Sollte die Methode an einigen Stellen verbessert werden? Stimmen unsere Erwartungen mit dem Ergebnis überein? Stimmen unsere Erwartungen mit dem Ergebnis überein? Was wollen wir bis zum nächsten Ranking erreichen? Umsetzung im Unternehmen Methoden- Workshop Evaluation: Haben wir unsere Ziele erreicht? Änderung wird mit allen Teilnehmern abgestimmt. Folgedurchlauf des Verfahrens 14

15 Bearbeitung des Fragebogens: Der Fragebogen umfasst über 140 Fragestellungen. Es ist wünschenswert, dass jede Bildungsstätte eigene Beispiele zu den einzelnen Antworten einbringt. Vorgehensweise bei der Bearbeitung: Der Fragebogen kann von mehreren Personen unabhängig voneinander ausgefüllt werden. Der Fragebogen kann gemeinsam im Kollegenkreis besprochen und ausgefüllt werden. Weniger effektiv ist es, wenn nur eine Person den Fragebogen alleine ausfüllt. Effekte: Es kann festgestellt werden, ob bei allen Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern dasselbe Verständnis über die organisatorische Aufstellung vorliegt. Es kann festgestellt werden, ob die Notwendigkeit und die Ausgestaltung der abgefragten Prozesse hinreichend klar ist oder ob eine Abstimmung darüber erforderlich ist. Es wird möglicherweise i auf Prozesse aufmerksam gemacht, die hilfreich i h wären, aber noch nicht implementiert sind. 15

16 Ausschnitt aus dem Fragenkatalog mit über 140 Fragestellungen Preispolitik r. Frage Punkt e Antwortmöglichkeit A Punkt e Antwortmöglichkeit B ÜLU MV F&W B.01 Haben Sie Zahlungsbedingungen für Ihre Lehrgänge festgelegt? 30 Ja, flexible und starre Zahlungsbedingungen. 20 Ja, nur starre Zahlungsbedingungen..02 Gibt es ein mehrstufiges Mahnverfahren, das automatisch greift? 30 Ja..03 Gibt es eine Übersicht, die sämtliche aktuellen Außenstände (fehlende Zahlungen) aufführt (OP- Listen)? 30 Ja, es gibt eine solche Übersicht, die für alle relevanten Mitarbeiter verfügbar ist. 20 Ja, es gibt eine solche Übersicht, allerdings mit sehr begrenztem Zugriff..04 Ist es den Mitarbeitern möglich, säumige Ja, aus allen Bereichen Ja, nur aus dem Schuldner bei der Anmeldung für einen Lehrgang g 20 (Beitrags-, Prüfungs- und 15 Bildungsbereich zu erkennen? Bildungswesen). (Bildungswesen)..05 Wird eine Deckungsbeitragsrechnung angewendet? 30 Ja, nach Vollkosten und Teilkosten. 20 Ja, nur nach Vollkosten..06 Gibt es eine Kostenstellen- bzw. Kostenträgerrechnung? 30 Ja, es gibt beides. 20 Es gibt nur eine Kostenstellenrechnung.

17 Bewertungsgrundlage: In die Kästchen wird für jeden Geschäftsbereich die Antwort a oder b eingetragen. Jeder Fragestellung liegt eine Punktzahl zur Bewertung zugrunde. Die Punktzahlen wurden zusammen mit drei Handwerkskammern im Pilotprojekt entwickelt. Die Bewertungsgrundlagen werden auf Anfrage an die Teilnehmer ausgegeben. Jede Fragestellung g wird grundsätzlich vier mal beantwortet immer in Bezug auf den jeweiligen Geschäftsbereich ÜLU = überbetriebliche Lehrlingsunterweisung MV = Meistervorbereitung F&W = Fort- und Weiterbildung BA = Kooperation mit der Bundesagentur Einzelne Fragestellungen g werden nicht zu allen Geschäftsbereichen angewendet, da sie nur für ausgewählte Bereiche sinnvoll sind. 17

18 Übersicht der Prozessbereiche: S Strategieplanung strategy A Produktpolitik product B Preispolitik price C Kommunikationspolitik promotion D Distributionspolitik place E Prozesspolitik process F Personalpolitik people G Umfeldpolitik physical facilities H Kundenpolitik participants 18

19 Auswertung der Potenzialanalyse und des Rankings: Jeder Teilnehmer erhält eine Übersicht der erfüllten und nicht erfüllten Prozesse. Es werden Prozesse empfohlen, die unbedingt erfüllt werden sollten. Jeder Teilnehmer erhält eine Auswertung seiner Potenzialanalyse auf der Grundlage des festgelegten Punktesystems. Jeder Teilnehmer erhält eine Gegenüberstellung seiner Ergebnisse mit den Ergebnissen aller anderen Teilnehmer. Diese Gegenüberstellung ist in verschiedene Prozessbereiche und Geschäftsbereiche aufgeteilt: 19

20 Workshops zum Erfahrungsaustausch: Besprechung der Ranking-Ergebnisse Die Ergebnisse des Rankings werden im Teilnehmerkreis präsentiert und diskutiert. Fragebogenbezogener Erfahrungsaustausch Einzelne Fragestellungen werden im Teilnehmerkreis diskutiert. Dabei werden unterschiedliche Lösungen vorgestellt. Die Erhebung dieser Lösungen erfolgt zudem direkt über den Fragebogen. Themenbezogener Erfahrungsaustausch Zwei Mal im Jahr erfolgen Workshops zum Erfahrungsaustausch über ein bestimmtes Thema, das gemeinsam mit den Teilnehmern beschlossen wird (z.b. Thema Controlling in Bildungsorganisationen oder Vertrieb im Bildungszentrum). Ausgewählte Teilnehmer halten Kurzpräsentationen zum Thema und berichtet über Verfahrensweisen und Strukturen der eigenen Bildungsorganisationen. 20

21 Aktueller Stand 21

22 Aktuelle Teilnehmer: HWK Aachen HWK Bielefeld HWK Braunschweig-Lüneburg-Stade HWK Cottbus HWK des Saarlandes HWK Dortmund HWK Dresden HWK Düsseldorf HWK Erfurt HWK Freiburg HWK für München HWK für Oberfranken HWK für Schwaben HWK Halle HWK Hamburg HWK Hildesheim HWK Karlsruhe HWK Kassel HWK Magdeburg HWK Mannheim HWK Münster HWK Potsdam HWK Osnabrück-Emsland HWK Südwestfalen HWK Region Stuttgart HWK Wiesbaden 22

23 Teilnahmebedingungen: Zielgruppe: Berufsbildungsstätten Einmalige Investition von Euro. Laufzeit: unbegrenzt. Das Angebot von zwei Workshops zum Erfahrungsaustausch wiederholt sich jährlich. 23

24 Ansprechpartner: Martin Diart Sternwartstraße Düsseldorf Tel.: 0211 / mdiart@zwh.dede Weitere Informationen unter i td 24